Hasta kayıtlarında mükerrer dosya nasıl önlenir?

Kliniğin, hastayı hangi bilgiyle tanıyacağına karar vermesi gerekir. Türkiye’de bunun en sağlam adayı TC kimlik numarasıdır; ikincil anahtar olarak cep telefonu iyi çalışır. Yabancı hastada pasaport numarası aynı işi görür. Karar verildikten sonra bu alan, kayıt ekranında boş bırakılabilir bir alan olmaktan çıkarılmalıdır.

Anahtarı belirlemek tek başına yetmez; yazım kuralı da belirlenmelidir. Telefon numarasının hangi biçimde girileceği, adın büyük harfle mi yoksa normal yazımla mı kaydedileceği ve Türkçe karakterlerin korunup korunmayacağı üç satırlık bir kılavuzda toplanır. Bu kılavuz kayıt ekranının yanında durduğunda ekipteki herkes aynı biçimde yazmaya başlar ve arama sonuçları ilk haftadan itibaren düzelir.

Akışı tersine çevirin: yeni kayıt ekranı, arama yapılmadan açılmasın. Personel önce telefon numarasının son hanelerini ya da kimlik numarasını yazar; sonuç gelmezse kayıt açılır. Bu tek değişiklik, mükerrer kaydın büyük bölümünü daha oluşmadan durdurur ve personele fazladan yalnızca birkaç saniyeye mal olur.

Aramanın nasıl yapıldığı da önemlidir. Ada göre arama harf farklarında sonuç vermez; telefon ve kimlik numarasına göre arama verir. Ayrıca kısmi arama desteklenmelidir: hasta numarasının tamamını hatırlamadığında son dört hane bile listeyi yeterince daraltır. Personelin bulamadığını söyleyip yeni kayıt açması, çoğu zaman yanlış alanda aramış olmasından kaynaklanır; bu yüzden aramanın hangi alanla yapılacağı da yazılı olmalıdır.

Kayıt sırasında alınan bilgi ne kadar tutarlıysa sonraki eşleştirme o kadar kolay olur. Ad ve soyadın kimlik belgesindeki gibi yazılması, cep telefonunun hastanın kendisine ait olması ve doğum tarihinin alınması üçlüsü çoğu klinikte yeterlidir. Eşin, çocuğun ya da bir yakının telefonu kaydedilecekse bunun için ayrı bir alan kullanılmalıdır.

Bu bilgiyi hastanın kendisinin girmesi, personelin kulaktan yazmasından daha isabetli sonuç verir. Randevu onayıyla birlikte gönderilen kısa bir ön kayıt formu; ad, kimlik numarası ve iletişim bilgisini hastanın kendi elinden alır. Yazım hataları böylece kaynağında azalır ve personelin işi veri girmekten doğrulamaya dönüşür; bu da kabul masasında geçen süreyi kısaltır.

Mevcut mükerrerleri temizlemek ayrı bir iştir ve kontrollü yapılmalıdır. Birleştirme sırasında hangi kaydın esas alınacağı, hangi bilgilerin taşınacağı ve şüphe hâlinde ne yapılacağı önceden yazılmalıdır. Genel kural şudur: klinik geçmişi en zengin kayıt esas alınır, diğerindeki belge, not ve ödeme kayıtları ona taşınır.

Yetki de sınırlanmalıdır. Birleştirme geri alınması zor bir işlemdir; her personelin yapabildiği bir işlem olduğunda hatalı birleştirme riski, mükerrer kaydın kendisinden büyük zarar verir. İki farklı kişinin aynı dosyada birleştirilmesi, bir hastanın tıbbi geçmişinin başkasına karışması demektir. Şüphe varsa birleştirmeyin; kayıtları işaretleyip hekime sorun. Bekleyen bir mükerrer kayıt her zaman geri alınabilir, hatalı birleştirme çoğu zaman alınamaz.

Kural konulduktan sonra bile mükerrer kayıt tamamen bitmez; hedef sıfır değil, kontrol altında tutmaktır. Ayda bir yapılacak kısa bir tarama yeterlidir: aynı telefon numarasına sahip farklı kayıtlar, aynı doğum tarihini ve benzer adı taşıyan kayıtlar, kimlik alanı boş bırakılmış kayıtlar. Bu üç liste çoğu kliniğin ihtiyacını karşılar.

Taramanın asıl faydası temizlik değil, kaynağı görmektir. Mükerrer kayıtlar hep aynı vardiyada mı açılıyor, hep online randevudan mı geliyor, hep aynı alan mı boş bırakılıyor — bu soruların cevabı süreçteki gerçek boşluğu gösterir. Bulunan boşluk kapatıldığında bir sonraki ay listenin kısaldığını görürsünüz; kısalmıyorsa kapattığınız yer gerçek kaynak değildir.