Müvekkil görüşmesi ve duruşma takvimi nasıl birlikte yönetilir?

Duruşma tarihleri, randevuların da tutulduğu ana takvime kaydedilmelidir. Ayrı bir ajandada duran duruşma, randevu verilirken görünmediği için çakışmayı önleyemez.

Duruşma kaydına dosya bilgisinin de eklenmesi faydalıdır; hangi dosyaya ait olduğu, karşı taraf ve mahkeme bilgisi kayıtta durduğunda hazırlık için ayrıca arama yapmak gerekmez. Yeni duruşma günü belirlendiğinde takvimin aynı gün güncellenmesi de şarttır; birkaç gün gecikmeyle işlenen bir tarih, o aralıkta verilen randevularla çakışma üretir. Bu güncellemenin bir sorumlusunun olması, işin düzenli yapılmasının tek güvencesidir. Duruşma bildirimini kimin takvime işleyeceği belirsiz kaldığında, herkes bir başkasının yaptığını varsayar ve tarih hiç girilmez.

Duruşma günü takvime yalnızca salondaki saat değil, yol ve bekleme süresini de kapsayan bir blok olarak işlenmelidir. Adliyede geçen süre çoğu zaman öngörülemez ve bu belirsizlik takvimde karşılık bulmalıdır.

Blok süresinin gerçekçi seçilmesi işin özüdür. İlk aylarda gerçekleşen süreleri not etmek, doğru bloğu bulmanın en pratik yoludur; adliyeden adliyeye ve mahkemeden mahkemeye belirgin farklar vardır. Bloğun erken bitmesi bir kayıp değildir; boşta kalan zaman dosya çalışmasıyla değerlendirilebilir. Asıl kayıp, bloğun kısa tutulması nedeniyle sonraki randevunun gecikmesi ve zincirleme olarak tüm günün kaymasıdır. Bir müvekkili adliye çıkışında bekletmek ise ilişki açısından da tamir edilmesi güç bir izlenim bırakır.

Duruşma öncesi dosya hazırlığı için takvimde ayrılmış bir zaman bulunmalıdır. Takvimde yeri olmayan bir iş, boş görünen saatler başka işlerle dolduğu için sürekli ertelenir.

Hazırlık zamanının duruşmadan hemen önceki güne değil, birkaç gün öncesine konması daha güvenlidir; eksik bir belge ya da alınması gereken bir bilgi çıktığında hâlâ zaman kalır. Son geceye bırakılan hazırlıkta ise ortaya çıkan her eksik bir krize dönüşür. Hazırlık bloğunun süresi dosyanın niteliğine göre değişir; karmaşık dosyalarda daha uzun bir blok ayrılması gerekir ve bu ayrımın baştan yapılması planlamayı gerçekçi kılar. Standart bir hazırlık süresi tanımlamak ise çoğu büroda tutmaz; dosyalar birbirine benzemez ve tek bir süre ya fazla ya eksik gelir.

Birden çok avukatın çalıştığı bir büroda kimin nerede olduğu ortak bir takvimden görülebilmelidir. Bu görünürlük olmadan her soru bir telefon ya da bir kapı vuruşuna dönüşür.

Ortak takvimin işe yaraması için herkesin kendi programını güncel tutması gerekir; eksik işlenen bir duruşma ortak görünümü yanıltıcı hâle getirir. Görünürlük düzeyinin de belirlenmesi gerekir; hangi bilginin herkes tarafından görüleceği ve hangisinin yalnızca ilgili avukatta kalacağı tanımlanmalıdır. Müvekkil kimliğinin görünmemesi gereken durumlar olabilir ve bu ayrım rol yetkileriyle sağlanmalıdır; takvimin ortak olması, her bilginin ortak olması anlamına gelmez. Meşguliyetin görünmesi planlama için yeterlidir; içeriğin görünmesi ise ayrı bir karardır ve gizlilik yükümlülüğü gözetilerek verilmelidir.

Ayda bir bakılacak birkaç sayı planlamanın gerçeğe ne kadar yaklaştığını gösterir: çakışma nedeniyle ertelenen randevu sayısı, duruşma bloklarının gerçek sürelerle uyumu ve hazırlık bloklarının kullanılma oranı.

Çakışma sayısı düşmüyorsa duruşmalar takvime geç işleniyor olabilir. Blok süreleri sürekli aşılıyorsa tanımlar gerçekçi değildir ve güncellenmelidir. Hazırlık blokları sürekli başka işlerle doluyorsa haftalık yük fazla planlanmış demektir ve bu, hazırlığın kalitesine doğrudan yansır. Bu üç bilgi birlikte okunduğunda düzeltilecek nokta doğrudan görünür; ayrıca gözden geçirmenin kısa tutulması her ay yapılmasını da güvenceye alır. Yirmi dakikayı geçmeyen bir bakış takvimden düşmez; uzun bir inceleme ise birkaç ay sonra tamamen bırakılır ve düzen yeniden kendi hâline kalır.