Veteriner hekimlikte aşı ve antiparaziter uygulamalar, tarihi baştan belli olan ender işlerdendir. Bir uygulamanın ne zaman tekrarlanacağı yapıldığı anda hesaplanabilir. Buna rağmen çoğu klinikte tekrar zamanı geldiğinde kimse haber vermez ve sahip hatırlarsa gelir. Karne hayvanın evinde durur, klinikte ise yalnızca yapılan uygulamanın kaydı vardır. Bir sonraki tarih hiçbir yerde uyarı üretmez. Sonuçta koruma kesintiye uğrar, hayvan aylar sonra bir şikâyetle gelir ve klinik hem gelirini hem de sürekliliği kaybeder. Bu pratik takvimi hatırlatmaya bağlar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Koruyucu hekimlik takibinin aksadığı bir klinikte hekim genellikle işlerin yolunda gittiğini düşünür, çünkü gelmeyenler görünmez. Eksiklik, ancak süresi geçip gelmeyen hayvanlar ayrıca listelendiğinde ortaya çıkar. Kliniğin gündelik akışında bu dört işaret belirir.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Aşıyı yaptığınız anda bir sonraki tarihi dosyaya yazın. Yapılacak iş kayıtta durmazsa hatırlatma da gitmez, hayvan da gelmez.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Aşı takibi çoğu zaman, bir sonraki uygulamanın tarihi kayıtta ayrı bir alan olarak tutulmadığı için aksar. Yapılan iş kaydedilir ama yapılacak iş hiçbir yerde durmaz. Bu asimetri üç somut boşluk üretir ve klinikte hepsi aynı anda görülür.
- 01
Sonraki tarih hesaplanıp kaydedilmiyor
Uygulama kaydedilirken bir sonraki tarihin de üretilmesi gerekir. Bu yapılmadığında takip diye bir şey oluşmaz. Kayıt yalnızca geçmişi tutuyorsa o kayıt bir arşivden ibarettir. Koruyucu hekimlik ise doğası gereği ileriye bakan bir iştir.
- 02
Protokol türe ve yaşa göre ayrılmamış
Yavru ile erişkin, kedi ile köpek, dışarı çıkan ile eve kapalı yaşayan hayvan aynı takvimi paylaşmaz. Tek bir standart aralık uygulandığında bazı hayvanlarda gereksiz sıklık, bazılarında ise koruma boşluğu oluşur. Protokolün kayıtta ayrışması, doğru aralığın otomatik hesaplanmasının ön koşuludur.
- 03
Hatırlatma gönderimi manuel işe bağlı
Hatırlatmaların elle gönderilmesi, yoğun günlerde ilk atlanan iştir. Bir hafta aksayan gönderim listesi hızla birikir ve sonra tamamen bırakılır. Otomatik gönderim ise yoğunluktan etkilenmez. Ayrıca kimin neyi ne zaman aldığının kaydını da otomatik tutar.
Bu sorunun size bedeli
Her 10 kayıtlı hayvandan 2-4’ü
En azÜst sınıra kadar
Aşı zamanı geldiği hâlde hatırlatılmadığı için gelmeyen hayvanlar.
Her 10 hayvandan 7’si
En az
Hedef: hayvanların yüzde yetmişi ve fazlasının planlanan tarih aralığında kliniğe gelmesi.
Her 10 hatırlatmadan 4’ü
En az
Hedef: gönderilen hatırlatmaların yüzde kırkı ve fazlasının randevuya dönüşmesi.
- Kaçırılan koruyucu hekimlik geliri
- Hasta başına yıllık 1-3 ziyaret
- Düzenli takip kurulduğunda gerçekleşecek ama kurulmadığı için oluşmayan ziyaretler.
- Karne sorgulama süresi
- Sorgu başına 3-6 dakika
- Bir sonraki uygulama tarihini bulmak için geçmiş kayıtlara bakma süresi.
- Koruma boşluğu
- Ölçülemez
- Aşı ve parazit korumasının kesintiye uğradığı dönemler.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, kliniğin hangi hayvanın hangi uygulamaya ne zaman ihtiyaç duyacağını kendi takviminden bilmesidir. Aşağıdaki adımlar protokolleri tanımlar, sonraki tarihi uygulama anında üretir ve hatırlatmayı otomatiğe bağlar. Son iki adım gelmeyenleri listeye çıkarır ve karneyi sahiple paylaşır.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez, yılda bir gözden geçirme
Protokolleri tür ve yaşa göre tanımlayın
Aralıkları tür, yaş ve yaşam biçimine göre yazın, yılda bir sistemdekini de güncelleyin.
Kliniğin uyguladığı aşı ve antiparaziter protokolleri yazılı hâle getirilmeli. Tür, yaş grubu ve yaşam biçimine göre ayrılmalıdır. Yavru dönemi serisi, erişkin tekrarları ve dış-iç parazit aralıkları ayrı ayrı tanımlandığında hesaplama otomatikleşebilir.
- Protokolleri tür, yaş ve yaşam biçimine göre yazılı hâle getirin
- Hekimler arasında ortak aralık kullanın
- Protokolü yılda bir güncel kılavuzlara göre gözden geçirin
Ayrıntısını okuyun
Protokolün yazılı olması hekimler arasındaki farkları da azaltır. Aynı klinikte iki hekimin farklı aralık önermesi, sahipte güvensizlik yaratır ve takibi zorlaştırır. Protokol elbette klinik bir karardır ve güncel kılavuzlara göre gözden geçirilmelidir. Bu pratik yalnızca kararın kayda nasıl yansıtılacağını anlatır. Yılda bir yapılacak kısa bir gözden geçirme, protokolün güncel kalmasını sağlamak için çoğu klinikte yeterlidir. Bu gözden geçirmede protokolün kayıttaki karşılığının da kontrol edilmesi gerekir. Kâğıtta güncellenip sistemde eski kalan bir aralık, hesaplamayı fark edilmeden yanlış üretmeye devam eder.
PratiVia’da: PratiVia’da hizmet ve protokol tanımları kurum düzeyinde yapılır. Her uygulama türü kendi tekrar aralığıyla tanımlanır ve tüm ekipte aynı biçimde kullanılır.
Danışan yönetimi - 2Adım 2 / 5Her uygulamada
Sonraki tarihi uygulama anında üretin
Her uygulamada sonraki tarihi hesaplayıp dosyaya yazın, alanı boş bırakmayın.
Bir aşı ya da antiparaziter uygulandığı anda, protokole göre bir sonraki tarih hesaplanıp hayvanın dosyasına yazılmalıdır. Bu tek adım, kaydı geçmişi tutan bir arşivden ileriye bakan bir takip sistemine dönüştürür.
- Her uygulamada bir sonraki tarihi hesaplayıp kaydedin
- Alanı boş bırakmayın. Erteleme durumunda güncelleyin
- Tarihi hayvan dosyasında göz önünde tutun
Ayrıntısını okuyun
Tarihin dosyada durması aynı zamanda her soruya anında cevap verilmesini sağlar. Sahip aradığında karneye bakmak ya da geçmiş kayıtları taramak gerekmez. Bir sonraki tarih zaten kayıtlıdır. Ayrıca uygulama ertelendiğinde ya da protokol değiştiğinde tarihin güncellenmesi de kolaydır. Önemli olan bu alanın boş bırakılmamasıdır. Boş bırakılan her kayıt, o hayvanın fark edilmeden takipten düşmesi anlamına gelir ve bu düşüş hiçbir yerde alarm üretmez.
PratiVia’da: PratiVia’da danışana bağlı hatırlatma kayıtları tarihiyle birlikte oluşturulur. Bir sonraki uygulama tarihi dosyada durur ve zamanı geldiğinde listede öne çıkar.
Danışan yönetimi - 3Adım 3 / 5Sürekli
Hatırlatmayı otomatik gönderin
Tarihten birkaç gün önce hayvanı, uygulamayı ve randevu bağlantısını içeren mesaj gitsin.
Tarih yaklaştığında sahibe otomatik bir hatırlatma gitmelidir. Elle gönderim yoğun günlerde atlanır ve birkaç hafta içinde tamamen bırakılır. Otomatik gönderim ise klinik yoğunluğundan etkilenmez.
- Hatırlatmayı tarihten birkaç gün önce otomatik gönderin
- Mesajı kısa tutun. Hayvan adı ve uygulama türünü belirtin
- Randevu alma bağlantısını mesaja ekleyin
Ayrıntısını okuyun
Mesajın içeriği kısa ve eyleme dönük olmalıdır: hangi hayvan, hangi uygulama, hangi tarih aralığı ve nasıl randevu alınacağı. Uzun ve genel metinler okunmaz. Gönderim zamanlaması da önemlidir. Tarihten birkaç gün önce gönderilen bir hatırlatma, tarih geçtikten sonra gönderilenden çok daha etkilidir. Sahibin doğrudan randevu alabileceği bir bağlantı eklemek ise hatırlatmanın ziyarete dönüşme oranını belirgin biçimde yükseltir ve klinik telefon trafiğini azaltır. Mesajı alan kişi o an harekete geçebildiğinde erteleme ihtimali de büyük ölçüde ortadan kalkar.
PratiVia’da: PratiVia’da hatırlatma mesajları SMS ve WhatsApp üzerinden otomatik gönderilir. Şablonda hayvan adı ve uygulama bilgisi yer alır, gönderim kaydı dosyaya iz olarak düşer.
Portal ve mesajlar - 4Adım 4 / 5Haftada bir, 30 dakika
Gelmeyenleri listeleyin ve arayın
Haftada yarım saat ayırıp gelmeyenleri arayın, gelmeme nedenini kayda işleyin.
Hatırlatma gönderilip de gelmeyen hayvanların listesi haftada bir çıkarılmalı ve bu liste üzerinden kısa bir arama yapılmalıdır. Otomatik mesaj her zaman yeterli olmaz. Bir telefon görüşmesi çoğu zaman ziyaretle sonuçlanır.
- Haftada bir gelmeyenler listesini çıkarın
- Kısa ve hatırlatma tonunda arayın
- Gelmeme nedenini kayda geçirin ve dosyayı güncelleyin
Ayrıntısını okuyun
Arama, satış konuşması havasına girmeden sade bir hatırlatma olarak yapılmalıdır. Sahibin çoğu unutmuştur ve hatırlatıldığında memnun olur. Ayrıca arama sırasında gelmeme nedenini öğrenmek de değerlidir. Taşınma, hayvanın kaybı ya da başka bir kliniğe geçiş gibi nedenler kaydın güncellenmesini gerektirir. Bu bilgiler kaydedilmediğinde aynı listede aynı isimler her hafta tekrar görünür ve liste zamanla anlamını yitirir. Güncel tutulan bir liste ise kısalır ve üzerinde çalışmak kolaylaşır. Uzun ve eskimiş bir liste ise kimsenin eline almak istemediği bir yüke dönüşür.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında tarihi geçmiş hatırlatmalar listelenebilir. Hangi hayvanın hangi uygulaması gecikmiş görünür ve arama sonucu doğrudan dosyaya not olarak yazılır.
Raporlar - 5Adım 5 / 5Her uygulamadan sonra
Karneyi sahiple dijital olarak paylaşın
Yapılanları ve sonraki tarihleri sahibin kendi erişebildiği dijital karnede gösterin.
Uygulama kaydının sahibin de görebileceği bir yerde durması, hem soruların azalmasını hem de sahibin sürece katılmasını sağlar. Yapılan uygulamalar ve bir sonraki tarihler kendi erişebildiği bir listede göründüğünde sorumluluk paylaşılmış olur.
- Uygulama kayıtlarını sahibin erişebileceği biçimde paylaşın
- Bir sonraki tarihleri de aynı listede gösterin
- Fiziksel karneyi sürdürseniz de ana kaydı dijital tutun
Ayrıntısını okuyun
Dijital karne ayrıca fiziksel karnenin kaybolması durumunda da güvence sağlar. Seyahat, konaklama ya da başka bir kliniğe başvuru gerektiğinde bilgi hazırdır. Fiziksel karneyi tamamen bırakmak gerekmez, ancak ana kaydın dijital olması ve sahibin buna erişebilmesi işleri belirgin biçimde kolaylaştırır. Bu erişim aynı zamanda kliniğe duyulan güveni de artırır. Şeffaf bir kayıt, sahibin kendi hayvanının bakımını takip edebilmesi anlamına gelir.
PratiVia’da: PratiVia portalında danışan kendi kayıtlarına erişebilir. Yapılan uygulamalar ve planlanan tarihler kendi ekranında görünür, klinikten ayrıca bilgi istemesi gerekmez.
Portal ve mesajlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Basit kayıt araçları yapılan uygulamayı yazar ve orada durur. Koruyucu hekimlikte ise değer, yapılacak olanın zamanında hatırlatılmasındadır. PratiVia uygulama kaydı ile bir sonraki tarihi birlikte üretir ve hatırlatmayı otomatik olarak yürütür.
Kayıt ile takvim aynı anda oluşur
Uygulama kaydedilirken bir sonraki tarih de dosyaya yazılır. Takip için ayrıca bir liste tutmak gerekmez.
Danışan yönetimiOtomatik ve izlenebilir hatırlatma
SMS ve WhatsApp gönderimleri tarihine göre otomatik yapılır. Her gönderim dosyada iz bırakır ve sonradan görülebilir.
Portal ve mesajlarGecikenler tek listede
Tarihi geçmiş uygulamalar raporda listelenir. Takipten düşen hayvanlar görünmez olmaktan çıkar.
RaporlarSahip kendi kaydını görür
Portal üzerinden yapılan uygulamalar ve planlanan tarihler sahibe açıktır. Bilgi için klinik aranmak zorunda kalınmaz.
Portal ve mesajlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Takibin kurulduğu, zamanında gelen hayvan oranının yükselmesinden ve geciken uygulama sayısının düşmesinden anlaşılır. Aşağıdaki dört gösterge bunu ölçer ve koruyucu hekimliğin klinikteki payını da ortaya koyar.
Sonraki tarihi kayıtlı uygulama oranı
Tamamı
Bir sonraki tarihi hesaplanmış ve dosyaya yazılmış uygulamaların payı.
Zamanında gelen hasta oranı
%70 ve üzeri
Planlanan tarih aralığında kliniğe gelen hayvanların payı.
Geciken uygulama sayısı
Ay ay azalan
Tarihi geçtiği hâlde yapılmamış aşı ve antiparaziter sayısı.
Hatırlatma sonrası randevu oranı
%40 ve üzeri
Gönderilen hatırlatmaların randevuya dönüşme oranı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Aşı ve antiparaziter protokollerini tür ve yaşa göre yazılı hâle getirin.
Tanımlı protokol seti
2. hafta
Her uygulamada sonraki tarihi üretme alışkanlığını kurun.
Dosyada duran sonraki tarihler
3. hafta
Otomatik hatırlatma şablonlarını ve gönderim zamanlamasını ayarlayın.
Çalışan hatırlatma akışı
4. hafta
İlk gelmeyenler listesini çıkarıp arayın. Sonuçları kayda geçirin.
Güncellenmiş takip listesi
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Aşı hatırlatması ne kadar önce gönderilmeli?
Tarihten birkaç gün önce gönderilen bir hatırlatma, tarih geçtikten sonra gönderilenden belirgin biçimde daha etkilidir, çünkü sahibe randevu planlaması için zaman tanır. Çok erken gönderim ise unutulur. Kliniğinizin randevu doluluğuna göre bir aralık seçmek en doğrusudur. Randevu bulmak zorsa daha erken, kolaysa daha yakın bir zamanlama uygun olur. Gönderim sonrası dönüş oranını izleyerek bu aralığı zamanla kendinize göre ayarlayabilirsiniz.
Sahip hatırlatmaya rağmen gelmiyorsa ne yapmalı?
Haftada bir çıkarılacak bir gelmeyenler listesi üzerinden kısa bir telefon araması çoğu durumda sonuç verir. Otomatik mesajlar her zaman görülmez ya da görüldüğü an unutulur. Bir görüşme ise hem hatırlatır hem de randevuyu o an oluşturmayı mümkün kılar. Konuşmanın tonu dostça bir hatırlatma olmalıdır. Ayrıca gelmeme nedenini öğrenip kaydetmek gerekir. Taşınma veya hayvanın kaybı gibi durumlarda kaydın güncellenmesi şarttır.
Tek bir standart aşı takvimi kullanabilir miyim?
Uygun değildir. Yavru ile erişkin hayvan, kedi ile köpek, dışarı çıkan ile eve kapalı yaşayan hayvan farklı risk profillerine sahiptir ve protokolleri de buna göre ayrışır. Tek bir aralık uygulandığında bazı hayvanlarda gereksiz sıklık, bazılarında ise koruma boşluğu oluşur. Protokolü tür, yaş ve yaşam biçimine göre ayırmak hem klinik olarak doğrudur hem de hesaplamanın otomatikleşmesini mümkün kılar.
Dijital karne fiziksel karnenin yerini alır mı?
Fiziksel karne bazı durumlarda hâlâ istenebildiği için tamamen bırakmak pratik olmayabilir. Ancak ana kaydın dijital olması gerekir. Dijital kayıt kaybolmaz, her yerden erişilebilir ve bir sonraki tarihleri de içerir. Sahibin kendi erişebildiği bir liste, klinik aramalarını da azaltır. İkisini birlikte yürütmek çoğu klinik için en pratik çözümdür. Fiziksel karne verilir, kaydın kendisi dijital olarak tutulur.
Kaç hastamın takipten düştüğünü nasıl bilebilirim?
Tarihi geçmiş uygulamaların listelenebilmesiyle. Klinikler genellikle yalnızca geleni görür. Gelmeyen sayısı ise hiçbir yerde durmaz ve bu yüzden sorun hiç gündeme gelmez. Bir sonraki tarih her uygulamada kaydedildiğinde, tarihi geçenler otomatik olarak bir listeye düşer. Bu listenin uzunluğu kliniğin koruyucu hekimlik performansının en doğrudan göstergesidir ve ay ay izlendiğinde ilerlemeyi net biçimde ortaya koyar.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
