Veteriner kliniğin en sadık müşterisi bile yılda iki üç kez gelir: yıllık aşı, bir hastalık, belki bir tırnak kesimi. Aradaki aylarda kliniğin adı sahibin zihninde silikleşir ve mahalledeki yeni klinik ya da online mama satıcısı o boşluğu doldurur. Oysa bir köpeğin ya da kedinin yaşamı, planlanabilir sağlık olaylarıyla doludur: yavru dönemi aşı ve parazit takvimi, kısırlaştırma yaşı, erişkin dönem kilo ve diş kontrolü, yedi yaş sonrası yaşlılık taraması, kronik hastalıkta düzenli kontrol. Bu olayların her biri klinikle temas nedenidir ve hiçbiri sahibin hafızasına bırakılmamalıdır. Bu pratik, hayvanın tür, ırk ve yaşına göre yıllık sağlık planı çıkarır, planı sahibin portalinde ve mesajlarında yaşatır, plan dışı temasları (doğum günü, mevsimsel uyarı) ölçülü tutar ve her hayvan için yeniden ziyaret oranını izler.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Hizmet kalitesi çoğu zaman yerindedir, sorun iki ziyaret arasındaki sessizliktedir. Sahip memnun ayrılır, sonra aylarca hiçbir şey duymaz. Klinik ise dolu bekleme salonuna bakıp bağlılığı yüksek sanır. Belirtiler yavaş ve sinsidir.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Her hayvanın önündeki on iki ayı yaşam evresine göre plana yazın. Sahip aşı dışında da gelir, çünkü kontrol, diş ve tarama zamanını klinikten öğrenir.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Kök neden, klinikle sahip arasındaki ilişkinin olay bazlı kurulmuş olmasıdır: hayvan hastalanır, sahip gelir. Planlı bir ilişki için hayvanın yaşam evresini bilen bir takvim gerekir. Üç eksiklik bu takvimi engeller.
- 01
Hayvan kaydında yaşam evresi tanımlı değil
Kayıtta tür ve doğum tarihi vardır ama bunlardan türeyen plan yoktur. Yaşam evresi tanımlandığında kısırlaştırma, kilo kontrolü ve yaşlılık taraması gibi olaylar takvimde birer madde olarak yer alır. Kayıt, plan üretmediği sürece yalnızca bir dosyadır.
- 02
Hatırlatma yalnızca aşıya bağlı
Çoğu klinik yalnızca aşı hatırlatması gönderir. Diş bakımı, kilo kontrolü ve parazit uygulaması hatırlatılmaz. Aşı yılda bir temas demektir ve bir temas bağlılık kurmaz. Planlı temas sayısı arttıkça klinik sahibin zihninde yer tutar.
- 03
Bağlılık ölçülmüyor
Yeniden ziyaret oranı, aktif hayvan sayısı ve kaybedilen sahip oranı raporlanmadığında bağlılık dolu bekleme salonuyla ölçülür. Oysa bekleme salonu yeni gelenlerle de dolar. Kaybedilenler görünmez. Ölçülmeyen bağlılık yönetilemez.
Bu sorunun size bedeli
Her 20 aşılanan hayvandan 5-8’i
En azÜst sınıra kadar
Bir önceki yıl aşılanan hayvanların bu yıl kliniğe gelmeyen payı.
Her 20 aktif sahipten 3-4’ü
En azÜst sınıra kadar
Memnuniyetsizlik belirtmeden yıl içinde başka kliniğe geçen sahipler.
Her 10 TL’den 1-2’si
En azÜst sınıra kadar
Mama ve bakım ürünlerinin online mağaza ya da petshop’tan alınan bölümü.
- Kaçırılan planlı ziyaret
- Hayvan başına yılda 2-4
- Kısırlaştırma, diş, kilo ve yaşlılık taraması gibi yapılmayan planlı ziyaretler.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Hedef, sahibe gelişigüzel mesaj göndermek yerine hayvanın yaşamına bağlı ve doğru zamanlı bir temas kurmaktır. Yaşam evresi tanımlanır, plan şablona bağlanır, mesajlar plandan türer, ürün ihtiyacı plana eklenir ve bağlılık hayvan bazında ölçülür. Adımlar mevcut kayıtlarla başlar.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez. Her yeni hayvanda otomatik
Hayvan kaydına yaşam evresi ve plan şablonu bağlayın
Tür, ırk ve doğum tarihinden evreyi çıkarın, her evreye yıllık plan şablonu bağlayın.
Tür, ırk ve doğum tarihinden yaşam evresi türetilir: yavru, genç erişkin, erişkin, yaşlı. Her evre için bir yıllık sağlık planı şablonu hazırlanır: yavruda aşı ve parazit takvimi, kısırlaştırma değerlendirmesi. Erişkinde yıllık aşı, diş ve kilo kontrolü, parazit uygulamaları. Yaşlıda altı ayda bir muayene ve yıllık kan taraması. Şablon hayvana bağlandığında takvim maddeleri hayvanın doğum tarihine göre hesaplanır.
- Yaşam evresi kuralını tür ve yaşa göre tanımlayın
- Her evre için yıllık plan şablonu hazırlayın ve hayvana otomatik bağlayın
- Evre değişiminde planı yenileyin ve sahibe kısa bilgi verin
Ayrıntısını okuyun
Evre değiştiğinde plan otomatik olarak yenilenir. Sahibe “Duman artık erişkin, planı güncellendi” mesajı gider. Kronik hastalık tanısı alan hayvanda plana kontrol aralığı eklenir. Hekim şablonu hayvana özel düzenleyebilir. Düzenleme kayda geçer. Böylece her hayvanın önündeki on iki ay klinikte görünür hâle gelir.
PratiVia’da: PratiVia yaşam evresini otomatik türetmez: aşı ve parazit dozlarında türe göre protokol sonraki dozu hesaplar ve hayvana bağlı hatırlatma açar. Kısırlaştırma, diş ve yaşlılık taraması Periyodik Kontroller’de kontrol türü olarak tanımlanıp hayvana açılır.
Danışan yönetimi - 2Adım 2 / 5Plan bağlandığında: her ziyarette güncellenir
Planı sahibin portaline açın
Portal kartında yapılanı, yaklaşanı ve geciken plan maddesini aynı sayfada gösterin.
Sahibin portalinde her hayvan için “sağlık planı” kartı bulunur: yapılanlar işaretli, yaklaşanlar tarihli, gecikenler vurgulu. Aşı kartı, kilo grafiği ve son muayene özeti aynı sayfadadır. Sahip hayvanının önündeki yılı görür ve randevusunu doğrudan plandaki maddeden alır.
- Portalde hayvan başına sağlık planı kartı açın: yapılan, yaklaşan, geciken
- Plan maddesinden doğrudan randevu alınmasını sağlayın
- Ziyaret sonrası hekimin kısa notunu karta düşürün
Ayrıntısını okuyun
Portal kartı kliniğin sözünü somutlaştırır: “Biz takip ediyoruz” cümlesi ekranda karşılık bulur. Birden fazla hayvanı olan sahip için kartlar sekmelenir. Plan maddesi randevuya çevrildiğinde kart güncellenir. Ziyaret sonrası hekimin kısa notu (“kilo ideal, diş taşı başlangıç”) karta düşer ve bir sonraki maddeyi gerekçelendirir. Sahip için bu kart, kliniğin hayvanını gerçekten izlediğinin görünür kanıtıdır ve başka kliniğe geçme eşiğini yükseltir.
PratiVia’da: PratiVia sahip portalinde hayvan sayfası aşı listesini ve QR’lı aşı kartı PDF’ini, kilo serisini ve reçeteleri gösterir. Yaklaşan aşı ve kontroller Hayvanlarım listesinde hayvan adıyla durur.
Portal ve mesajlar - 3Adım 3 / 5Plan maddesinden 2 hafta önce. Yılda en fazla 8 planlı temas
Mesajları plandan türetin ve sayısını sınırlayın
Her maddeden iki hafta önce hatırlatın, planlı teması yılda sekizle sınırlayın.
Her plan maddesi için vade öncesi hatırlatma gider: “Duman’ın yıllık aşısı Mart ayında. Randevu almak için dokunun.” Mesajlar hayvanın adıyla ve sahibin tercih ettiği kanaldan gider. Teyit bağlantısı doğrudan randevu almaya götürür. Planlı temas sayısı yılda altı ila sekizi aşmaz. Bunun üstü sahibi yorar ve mesajları görmezden gelmesine yol açar.
- Plan maddesinden iki hafta önce hayvan adıyla hatırlatma gönderin
- Planlı temas sayısını yılda 6-8 ile sınırlayın
- Ticari içeriği ayırın. Yalnızca İYS izinli sahibe ve yılda 2-3 kez gönderin
Ayrıntısını okuyun
Ticari içerik (mama kampanyası, yeni hizmet) planlı mesajdan ayrıdır ve İYS izni ister. İzni olan sahibe yılda en fazla iki üç mevsimsel içerik gönderilir. Doğum günü mesajı gibi sıcak temaslar bilgilendirme sayılır ama abartılmaz. Her mesajın okunma ve randevuya dönüşme oranı izlenir. Dönüşmeyen mesaj türü çıkarılır.
PratiVia’da: PratiVia’da periyodik kontrol hatırlatması hayvanın adıyla sahibe gider. Kontrol hatırlatması ticari ileti sayıldığı için e-posta/SMS yalnız İYS onayı olan kanala çıkar, onay yoksa portal bildirimi olarak kalır.
Portal ve mesajlar - 4Adım 4 / 5Ürün satışında: tüketim süresine göre
Mama ve ürün ihtiyacını plana ekleyin
Satılan mamanın tüketim süresini kaydedin, İYS izni varsa bitmeden haber verin.
Klinikte satılan mama ve bakım ürünü, hayvanın kilosu ve ürünün gramajından tahmini tüketim süresiyle kaydedilir. Süre yaklaştığında sahibe “Duman’ın maması bitmek üzere” mesajı ve portalden yeniden sipariş bağlantısı gider. Ürün klinikten alınır ya da teslim edilir. Bu, sahibin düzenli ihtiyacını klinikle temas nedenine çevirir.
- Ürün satışında tahmini tüketim süresini kaydedin
- Süre yaklaşınca portal kartı ve izin varsa mesajla yeniden sipariş bağlantısı gönderin
- Reçeteli ürünlerde hatırlatmayı hekim kontrolüne bağlayın
Ayrıntısını okuyun
Ürün hatırlatması ticari ileti sayılabileceği için İYS izni kontrol edilir. İzin yoksa hatırlatma yalnızca portal kartında görünür, mesaj gitmez. Reçeteli mama ve ilaçta hatırlatma hekim kontrolüne bağlanır. Stok ve satış envanter modülünde tutulur. Tüketim tahmini satış kaydından türer ve sahibin gerçek alışveriş ritmiyle düzeltilir. Ürün teması aynı zamanda kilo takibi için doğal bir fırsattır.
PratiVia’da: PratiVia’da tüketim süresinden otomatik yeniden sipariş hatırlatması yoktur. Ürün hareketi envanterde, satış faturada izlenir. Mama yenileme araması için Periyodik Kontroller’de bir kontrol türü açın. Kampanya mesajı İYS izin kontrolünden geçer.
Finans ve e-belge - 5Adım 5 / 5Aylık
Bağlılığı hayvan bazında ölçün ve kaybı erken yakalayın
Vadesi 60 günü geçen hayvanı aylık arama listesine alın, ayrılanın nedenini yazın.
Üç gösterge izlenir: aktif hayvan (son 12 ayda en az bir ziyaret), plan uyumu (yapılan plan maddesi / vadesi gelen madde) ve kayıp adayı (vadesi 60 gün geçen ve hatırlatmaya yanıt vermeyen hayvan). Kayıp adayı listesi resepsiyonun aylık arama listesidir. Arama nazik bir sorudur ve satış içermez: “Duman nasıl, planındaki kontrolü kaçırdık, uygun bir zaman var mı?”
- Aktif hayvan, plan uyumu ve kayıp adayı göstergelerini aylık raporlayın
- Kayıp adaylarını resepsiyonun aylık arama listesine düşürün
- Ayrılma nedenlerini kaydedin. En çok kaçırılan plan maddesini gözden geçirin
Ayrıntısını okuyun
Aramada başka kliniğe geçtiği öğrenilen sahip “ayrıldı” olarak işaretlenir ve nedeni yazılır. Nedenler aylık raporda toplanır. Rapor ayrıca hangi plan maddesinin en çok kaçırıldığını gösterir. Sürekli kaçırılan madde ya gereksizdir ya da mesajı yanlıştır. Bağlılık böylece bekleme salonuna bakarak tahmin edilen bir izlenim olmaktan çıkar ve yönetilebilir bir sayı hâline gelir.
PratiVia’da: PratiVia’da hazır bir bağlılık raporu yoktur. Periyodik Kontroller’in Gecikmiş süzgeci hayvan adıyla resepsiyonun arama listesidir ve vadesi geçen kontrol Bekleyen İşler’e düşer. Plan uyumu ve ayrılma nedeni aylık tabloda tutulur.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia veteriner kliniğinde kaydı hayvanın etrafında kurar: aşı protokolü sonraki dozu hesaplar, hatırlatma hayvanın adıyla sahibe gider ve sahip portalinde her hayvanın aşı kartı, kilo serisi ve reçeteleriyle kendi sayfası vardır.
Türe göre aşı protokolü
Aşı kaydı türün protokolünden sonraki dozu hesaplar ve hayvana bağlı hatırlatmayı açar. Diğer plan maddeleri kontrol türü olarak tanımlanır.
Danışan yönetimiHayvan başına portal kartı
Aşı kartı, kilo serisi ve reçeteler tek sayfada. Yaklaşan aşı ve kontroller hayvan adıyla görünür.
Portal ve mesajlarİzin katmanlı hatırlatma
Kontrol hatırlatması portal bildirimi olarak her zaman düşer. E-posta ve SMS ile ürün ve kampanya mesajları yalnız İYS onayıyla gider.
Portal ve mesajlarGecikmiş kontrol listesi
Vadesi geçen kontroller hayvan adıyla listelenir ve Bekleyen İşler’e düşer. Resepsiyonun arama listesi buradan çıkar.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bağlılığın arttığı, bekleme salonunun kalabalığından çok aynı hayvanların bir yıl sonra kliniğe yeniden gelmesinden anlaşılır. Dört gösterge ilk üç ayda eğilim, bir yılda sonuç verir. Sabırlı okunmalıdır.
Yıllık aşıya dönen hayvan oranı
%80 ve üzeri
Geçen yıl aşılanan hayvanlardan bu yıl aşı randevusuna gelenlerin payı
Plan uyumu
%70 ve üzeri
Vadesi gelen plan maddelerinden 30 gün içinde yapılanların payı
Hayvan başına yıllık ziyaret
3 ve üzeri
Aktif hayvanların son 12 aydaki randevu sayısı ortalaması
Fark edilmeyen kayıp oranı
Yılda %10’un altı
12 aydır ziyareti olmayan ve hatırlatmaya yanıt vermeyen hayvanlar / aktif hayvanlar
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Yaşam evresi kuralını ve dört evre için plan şablonlarını hazırlayın. Mevcut hayvan kayıtlarına doğum tarihi eksikse tamamlayın.
Plan şablonları hazır, kayıtlar evre türetebilecek durumda
2. hafta
Şablonları aktif hayvanlara bağlayın. Vadesi geçmiş plan maddelerini “geciken” olarak işaretleyin ve ilk arama listesini çıkarın.
Tüm aktif hayvanların planı ve geciken listesi hazır
3. hafta
Portalde hayvan kartını açın ve sahiplere portal davetini gönderin. Hatırlatma şablonlarını hayvan adıyla düzenleyin.
Sahipler portalda planı görüyor, hatırlatmalar plandan gidiyor
4. hafta
Ürün satışında tüketim süresini kaydetmeye başlayın. İlk aylık bağlılık raporunu okuyun ve kayıp adaylarını arayın.
İlk bağlılık ölçümü alındı, kayıp adayı araması yapıldı
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Sahibin birden fazla hayvanı varsa mesaj sayısı katlanır mı?
Hayır. Aynı sahibe giden hatırlatmalar sahip bazında tek mesajda birleştirilir: “Duman’ın aşısı ve Pamuk’un kilo kontrolü Mart ayında” gibi tek mesaj gider. Sahip başına yıllık temas sınırı bu birleştirmeyle korunur. Portalde ise her hayvanın kartı ayrı sekmede durur ve randevular hayvan bazında alınır. Böylece çok hayvanlı sahip yorulmaz.
Plan şablonu ırka göre farklılaşır mı?
Evet. Irk bazlı risk (büyük ırk köpekte eklem, bazı kedi ırklarında böbrek) şablona ek madde olarak tanımlanabilir. Hekim hayvana özel düzenleme yapabilir ve düzenleme kayda geçer. Başlangıçta tür ve yaş bazlı dört şablon yeterlidir. Irk maddeleri kliniğin hasta profiline göre birkaç ay içinde eklenir. Ekleme kayda geçer ve raporda ırk maddesi ayrı görünür.
Sahip mesaj almak istemiyorsa plan nasıl işler?
Plan portal kartında görünmeye devam eder. Sahip kartı açtığında yaklaşan maddeleri görür ve randevu alabilir. Bilgilendirme mesajlarını kapatan sahip için resepsiyonun aylık arama listesi devreye girer. Arama yine nazik bir hatırlatmadır. Ticari mesajlar ise İYS izni olmadığı için zaten gitmez. Sahibin tercihi kartında görünür ve resepsiyon aramada bunu bilir.
Kısırlaştırma gibi tartışmalı kararlar plana nasıl yazılır?
Plan maddesi “kısırlaştırma değerlendirmesi” olarak yazılır, karar değil görüşme önerir. Hekim sahibiyle konuşur ve sonuç karta işlenir. Sahip istemiyorsa madde “görüşüldü, ertelendi” olarak kapanır ve bir yıl sonra yeniden açılır. Böylece plan bilgilendirir, dayatmaz ve klinik-sahip ilişkisi zedelenmez. Ertelenen maddeler raporda ayrı sayılır ve hekimin görüşme yükünü gösterir.
Bağlılık ölçümü küçük klinikte anlamlı mı?
Tek hekimli klinikte bile yılda birkaç yüz aktif hayvan vardır ve yüzde on beşlik fark edilmeyen kayıp onlarca hayvan demektir. Aylık rapor birkaç dakikada okunur. Kayıp adayı listesi ise resepsiyonun bir saatlik arama işidir. Küçük klinikte her kaybedilen sahip oransal olarak daha ağır bastığı için ölçüm daha da anlamlıdır.
Son güncelleme: 18 Ekim 2026.
