Koçluk kayıtlarının hastane dosyasına benzemediğini pek çok koç bilir, ancak o sınırı kabul ettikten sonra çoğu boşlukta kalır. Elinde ya hiçbir şey olmaz ve her oturum sıfırdan başlar, ya da kendi geliştirdiği düzensiz bir defter birikir. Üç ay sonra danışanın ilk oturumda ne söylediğini kimse bulamaz. Oysa koçlukta kayıt bir çalışma aracıdır: danışanın kendi belirlediği hedefi, oturumda ortaya çıkan farkındalıkları, birlikte kararlaştırılan eylem adımlarını ve bu adımların ne kadarının hayata geçtiğini taşır. İyi tasarlanmış bir şablon oturumu hızlandırır, ilerlemeyi gösterir, kurumsal anlaşmalarda raporlamayı kolaylaştırır ve en önemlisi koçu farkında olmadan sağlık hizmeti diline kaymaktan korur. Bu pratik böyle bir şablonu alan alan kurar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Koçun şikâyeti genellikle “not tutmayı sevmiyorum” diye başlar, ama temel sorun nota ne yazılacağının belirsiz olmasıdır. Belirsiz alan ya boş bırakılır ya da gereğinden fazla doldurulur. Dört belirti bu belirsizliğin gündelik yansımasıdır.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Gündem, farkındalık, eylem, engel, sonraki oturum. Beş dar alan kaydı beş dakikada bitirir, koçu yorum yazmaktan ve sağlık diline kaymaktan korur.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Sorunun kaynağı çoğu zaman elindeki aracın koçluğa göre tasarlanmamış olmasıdır. Piyasadaki çoğu not arayüzü ya terapi kaydından devşirilmiştir ya da boş bir metin kutusudur. İkisi de koçluğun ihtiyacını karşılamaz ve üç somut boşluk doğurur.
- 01
Hedef ve eylem, izlenebilir bir veri değil
Hedef ile eylem adımı çoğu kayıtta düz metin içinde gömülü durur. Durumu olmayan bir eylem adımı takip edilemez. Takip edilemeyen adım da bir sonraki oturumun gündemine kendi kendine gelmez. Alan olarak tanımlandığında ise her adımın yapıldı, kısmen yapıldı ya da ertelendi bilgisi kayıtta yaşar.
- 02
Oturum arasındaki süre kör nokta
Koçlukta değişimin büyük kısmı iki oturum arasındaki üç haftada olur, ama o dönemden koça hiçbir sinyal ulaşmaz. Danışanın kendi işaretlemesi olmadığında koç, oturumun ilk bölümünü hatırlatma ve toparlama ile harcar. Oysa o bilgi önceden gelmiş olabilirdi.
- 03
Dil sınırı şablona gömülmemiş
Koç mevzuat sınırını bilir ama yoğun bir günde yazarken alışkanlıkla klinik kelimeler kullanır. Sınır bir kural olarak akılda tutulduğu sürece ihlal edilir. Alan adlarına ve uyarılara gömüldüğünde ise yazarken neredeyse farkında olmadan korunur.
Bu sorunun size bedeli
Her 20 eylem adımından 9-13’ü
En azÜst sınıra kadar
Bir sonraki oturumda hiç açılmayan ve sonucu kaydedilmeyen adımlar.
Her 10 paketten 7’si
En az
Yazılı bir kapanış özeti olmadan biten koçluk paketleri.
Her 10 nottan 1-2’si
En azÜst sınıra kadar
Sağlık hizmeti çağrışımı yapan terim içeren ve uyuşmazlıkta aleyhe okunabilecek kayıtlar.
- Toparlanmaya giden oturum süresi
- Oturum başına 7-12 dakika
- Geçen oturumu hatırlamaya ve eylem adımlarını sormaya harcanan ücretli süre.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Tasarımın çıkış noktası şudur: koçluk kaydı danışanın kendi sözünü ve kendi kararını taşır. Koçun değerlendirmesi bu kayda girmez. Bu ilke alan adlarını, dolum biçimini ve paylaşım kurallarını belirler. Altı adım, şablonu kurar ve paketin tamamına yayar. Hiçbiri ek yazılım geliştirmeyi gerektirmez.
- 1Adım 1 / 6Kurulumda bir kez. Her oturumda kullanılır
Oturum kaydını beş sabit alana indirin
Her alanı iki üç cümleyle doldurun, kaydı oturum biter bitmez yazın.
Şablon beş alandan oluşur. Gündem: danışanın bu oturuma getirdiği konu, mümkünse kendi cümlesiyle. Farkındalık: oturum sırasında danışanın dile getirdiği fark ediş. Burada danışanın kendi ifadesi yazılır. Eylem: bir sonraki oturuma kadar yapılacak, sayısı üçü geçmeyen somut adımlar. Engel: danışanın kendi belirttiği zorluk ya da direnç. Sonraki oturum: tarih ve üzerinde durulacak konu başlığı.
- Gündem, farkındalık, eylem, engel ve sonraki oturum alanlarını tanımlayın
- Alanları danışanın ifadesiyle doldurun, koç yorumundan kaçının
- Kaydı oturum bitiminden sonraki beş dakikada tamamlayın
- Şablonu tüm koçlar için ortak ve değiştirilemez tutun
Ayrıntısını okuyun
Beş alan bilinçli olarak dardır. Geniş bir şablon koçu gereğinden çok yazmaya, dolayısıyla yorum yapmaya iter. Yorum ise koçluk kaydının en riskli bölümüdür. Alanların her biri iki üç cümleyle dolar ve oturum bitiminde beş dakikada tamamlanır. Kayıt oturum bittikten hemen sonra yazılır, çünkü koçluk görüşmesinde ekrana bakan koç, danışanın kurduğu güveni hızla zedeler.
PratiVia’da: PratiVia’da koçluğa özel not türü form oluşturucuyla tanımlanır. Beş alan zorunlu ve sabit gelir, kayıt oturum bitiminde tek ekrandan doldurulur ve geçmiş oturum özeti üstte açılır.
Seans notları - 2Adım 2 / 6Paket başında hedef: her oturumda adım
Hedefi ve eylem adımlarını yapılandırılmış alanda tutun
Hedefe danışanın gözlemlenebilir ölçütünü yazın, her adıma bir durum verin.
Paketin başında danışanın belirlediği hedef ayrı bir kayıt olarak açılır: başlık, danışanın kendi tanımı, başarı ölçütü ve hedef tarih. Ölçüt danışanın kendi belirlediği gözlemlenebilir bir çıktıdır. “Daha iyi hissetmek” yerine “üç ay içinde iki takım toplantısını kendim yönetmek” gibi. Her oturumda kararlaştırılan eylem adımları bu hedefe bağlanır ve her adım bir duruma sahip olur: yapıldı, kısmen yapıldı, ertelendi, iptal.
- Paket başında hedefi başlık, tanım, ölçüt ve tarihle ayrı kayıt olarak açın
- Her eylem adımını hedefe bağlayın ve duruma sahip kılın
- Tamamlanmamış adımları sonraki oturumun üstünde gösterin
- Hedef değiştiğinde eskisini gerekçesiyle kapatın
Ayrıntısını okuyun
Bu yapı iki kazanım getirir. Birincisi, bir sonraki oturum açılırken tamamlanmamış adımlar ekranın üstünde görünür ve gündem tartışmasız kurulur. İkincisi, hedefe bağlı adımların durum dağılımı paket boyunca bir ilerleme çizgisi oluşturur. Bu çizgi hiçbir klinik ölçek kullanmadan, tamamen danışanın kendi çıktıları üzerinden ilerlemeyi gösterir. Hedef değiştiğinde eskisi kapatılır, gerekçesi yazılır ve yenisi açılır. Hedefin değişmesi koçluk sürecinin doğal bir parçasıdır.
PratiVia’da: PratiVia’da hedef ve ona bağlı eylem adımları danışan kaydında ayrı bir bölümde durumlarıyla birlikte izlenir. Tamamlanmamış adımlar bir sonraki oturum formunun başında otomatik listelenir.
Danışan yönetimi - 3Adım 3 / 6Oturumlar arasında haftalık
Oturum arası ilerlemeyi danışanın kendisine işaretletin
Danışan adımlarını portalde işaretlesin, iki hafta boş kalırsa kısa teyit gönderin.
Danışan portalinde eylem adımları kendi listesi olarak görünür ve danışan tamamladığını işaretler, isterse tek satırlık bir not düşer. Bu işaretleme koça bildirim üretmez. Koç oturumdan önce listeye bakar ve gündemi buna göre kurar. Böylece oturum “ne yaptın” sorusu yerine “şu adımı tamamlamışsın, orada ne fark ettin” cümlesiyle açılır ve ücretli sürenin tamamı çalışmanın kendisine kalır.
- Eylem adımlarını danışan portalinde işaretlenebilir liste olarak gösterin
- Oturum öncesi listeyi okuyup gündemi hazır kurun
- İki hafta işaretleme olmamasını teyit sinyali sayın
- Oturum arası yazışmayı sözleşmedeki sınırla eşleyin
Ayrıntısını okuyun
İşaretleme isteğe bağlıdır. Hiç dokunmayan danışan da olacaktır ve bu kendi başına bir bilgidir. Uzun paketlerde iki hafta üst üste hiç işaretleme yapılmaması, koçun paket ortasında kısa bir teyit mesajı göndermesi için yeterli sinyaldir. Portal üzerinden yazılı iletişim kısa ve sınırlı tutulur. Koçluk oturumlar arasında sürekli danışmanlığa dönüşmemelidir, aksi hâlde hem paketin sınırları hem koçun zamanı erir. Sınır sözleşmede yazılıdır, portal de aynı sınırı uygular.
PratiVia’da: PratiVia danışan portalinde eylem adımları danışanın kendi listesi olarak görünür ve işaretlenir. Koç oturum öncesinde güncel durumu görür, mesajlaşma sınırları paket kapsamına göre ayarlanır.
Portal ve mesajlar - 4Adım 4 / 6Şablon kurulumunda: her kayıtta uyarı
Sağlık dili filtresini şablonun içine gömün
Alan adlarını koçluk diliyle seçin, kapsam dışı durumda yalnız yönlendirmeyi yazın.
Koçluk sağlık hizmeti değildir ve kayıt da bu gerçeği yansıtmalıdır. Şablonun alan adları bu yüzden özenle seçilir: seans yerine oturum, danışan yerine koçluk danışanı, şikâyet yerine gündem, değerlendirme yerine farkındalık. Kayıt formunun üst kısmında kısa ve sabit bir uyarı bulunur: bu kayıt bir sağlık kaydı değildir, tanı ve tedavi içermez. Uyarı koçu yazarken sınır içinde tutar ve kayıt sonradan başka bir gözle okunduğunda bağlamı okura hemen aktarır.
- Alan adlarını koçluk terminolojisiyle yazın. Klinik karşılıklarını kullanmayın
- Form başına sabit “sağlık kaydı değildir” uyarısı yerleştirin
- Kapsam dışı durumlarda yalnızca yönlendirme yapıldığını kaydedin
- Yönlendirmeleri ayrı alanda işaretleyip dönemsel olarak gözden geçirin
Ayrıntısını okuyun
İkinci katman, ihtiyaç anında yapılacak yönlendirmenin kaydıdır. Koç, danışanın anlattıklarında koçluğun kapsamı dışına çıkan bir durum sezdiğinde konuyu yorumlamaz, uzmana yönlendirir ve kayda yalnızca yönlendirmenin yapıldığını yazar. Belirti ya da tahmin yazmaz. “Kapsam dışı olduğunu değerlendirip ruh sağlığı uzmanına yönlendirdim, danışan bilgilendirildi” cümlesi hem koçu korur hem danışan için doğru olanı belgeler. Bu yönlendirmeler ayrıca ayrı bir alanda işaretlenerek koçun kendi sınır farkındalığını izlemesini sağlar.
PratiVia’da: PratiVia not türü tanımında alan adları ve sabit uyarı metni şablona gömülür. Koçluk kayıtları klinik not türlerinden ayrı tutulur ve yönlendirme işaretleri ayrı alanda izlenir.
Online formlar - 5Adım 5 / 6Kurulumda: her kurumsal anlaşmada yeniden
Kaydı kimin göreceğini baştan kurala bağlayın
Şirkete yalnız katılım ve genel ilerleme gitsin, devir özeti danışan onayıyla aktarılsın.
Bireysel koçlukta kayıt yalnızca koça açıktır. Ofis ortamında bile başka bir koç meslektaşının kaydını göremez. Kurumsal anlaşmalarda durum daha hassastır: ücreti şirket öder ama oturumun içeriği çalışanındır. Bu ayrım sözleşmede ve sistemde aynı anda yaşamalıdır. Şirkete giden bilgi yalnızca katılım ve genel ilerleme düzeyidir. Gündem, farkındalık ve engel alanları hiçbir koşulda paylaşılmaz.
- Kayıtları koç bazında kapalı tutun. Ofis içi genel erişim vermeyin
- Kurumsal raporu katılım ve toplulaştırılmış ilerlemeyle sınırlayın
- Koç değişiminde ham kayıt yerine onaylı devir özeti aktarın
- Tüm erişimleri denetim izinde tutun
Ayrıntısını okuyun
Sistem tarafında bu, rol bazlı yetki ve ayrı bir gizlilik katmanıyla sağlanır: kurumsal raporda yalnızca toplulaştırılmış veri görünür, tek bir çalışanın kaydına inilemez. Ofis yöneticisi faturalama için oturum sayısını görür, kayıt içeriğini görmez. Koç değişikliği gerektiğinde devir, danışanın yazılı onayıyla yapılır ve yeni koça ham kayıt yerine danışanın onayladığı bir devir özeti aktarılır. Her erişim kaydı izde tutulur. Bu iz hem danışana verilen sözün kanıtı hem de ofis içi güvenin temelidir.
PratiVia’da: PratiVia rol bazlı yetkilendirme ve gizlilik katmanıyla koçluk kayıtlarını koça özel tutar. Kurumsal raporlar toplulaştırılmış veri üretir ve her görüntüleme denetim izine yazılır.
Ekip ve roller - 6Adım 6 / 6Paketin son oturumunda
Paket sonunda kapanış özetini kayıtlardan üretin
Son oturumda hedefi, ölçütü ve tamamlanan adımları iki sayfalık özette toplayın.
Son oturumda iki sayfalık bir kapanış özeti hazırlanır: paket başındaki hedef, ölçütün karşılanma durumu, tamamlanan eylem adımlarının sayısı ve danışanın kendi cümleleriyle dile getirdiği başlıca fark edişler. Özet danışanla birlikte okunur. İçeriği, süreç boyunca zaten kayda geçmiş verinin bir derlemesidir. Danışan isterse düzeltme önerir ve özet buna göre son hâlini alır.
- Kapanış özetini hedef, ölçüt, tamamlanan adımlar ve danışan ifadeleriyle kurun
- Özeti son oturumda danışanla birlikte okuyup düzeltmeye açın
- Yalnızca özeti paylaşın. Ham oturum kayıtlarını paylaşmayın
- Saklama süresi sonunda kayıtları anonimleştirerek arşivleyin
Ayrıntısını okuyun
Kapanış özeti iki işe yarar. Danışan için sürecin somut bir çıktısıdır ve altı ay sonra yeniden okunduğunda değer üretmeye devam eder. Koç için ise ham kaydı hiç paylaşmadan gösterilebilecek tek belgedir. Danışan bir yerde belge istediğinde verilecek şey budur. Özet portal üzerinden paylaşılır ve ham oturum kayıtları paylaşılmaz. Paket kapandıktan sonra kayıtlar sözleşmede yazan saklama süresince tutulur, süre sonunda kalıcı silme yerine anonimleştirilerek arşive alınır.
PratiVia’da: PratiVia’da hedef ve eylem adımı verisi kapanış özeti şablonuna otomatik çekilir. Koç yorumunu ekler, özet portalden paylaşılır ve ham kayıtlar saklama politikasına göre arşive alınır.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia koçluk kaydını klinik dosyadan ayrı, koçluğun kendi mantığıyla kurar: alanlar koçluk diliyle adlandırılır, eylem adımları izlenebilir veri olur, danışan kendi listesini işaretler ve kurumsal raporlama gizlilik sınırını aşmaz.
Koçluğa özel not türü
Beş sabit alan, koçluk terminolojisi ve gömülü “sağlık kaydı değildir” uyarısı. Klinik not türlerinden tamamen ayrı tutulur.
Seans notlarıDurumlu eylem adımları
Hedefe bağlı adımlar yapıldı, ertelendi ya da iptal durumuyla izlenir. Tamamlanmamış olanlar sonraki oturumda üstte listelenir.
Danışan yönetimiDanışanın kendi işaretlediği liste
Portalde eylem adımları danışana ait bir liste olarak görünür. Koç oturum öncesi güncel durumu okuyarak gündemi hazır kurar.
Portal ve mesajlarGizlilik katmanlı kurumsal rapor
Şirkete yalnızca katılım ve toplulaştırılmış ilerleme gider. Kayıt içeriği koça özel kalır ve her erişim ize yazılır.
Ekip ve roller
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Kayıt tasarımının işe yarayıp yaramadığı iki yerden anlaşılır: koçun yazarken harcadığı süreden ve bir sonraki oturumun nasıl açıldığından. Aşağıdaki dört gösterge ilk paket döngüsü tamamlandığında ölçülebilir hâle gelir.
Kayıt tamamlama süresi
Oturum başına 5 dakika ve altı
Oturum bitişi ile kaydın kapatılması arasında geçen ortalama süre
Takip edilen eylem adımı oranı
%90 ve üzeri
Bir sonraki oturumda durumu güncellenen eylem adımlarının payı
Danışan işaretleme oranı
%60 ve üzeri
Portalde en az bir kez işaretleme yapılan oturum aralıklarının payı
Kapanış özeti üretilen paket oranı
%95 ve üzeri
Son oturumda yazılı kapanış özetiyle biten paketlerin toplam pakete oranı
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Beş alanlı oturum şablonunu ve sabit uyarı metnini kurun. Alan adlarını koçluk diline göre gözden geçirin.
Şablon yayında, tüm oturumlar aynı yapıyla kaydediliyor
2. hafta
Aktif danışanlar için hedef kayıtlarını açın ve mevcut eylem adımlarını duruma bağlayın.
Her aktif danışanın hedefi ve açık adımları görünür
3. hafta
Portalde eylem listesini açın, danışanları davet edin ve oturumları liste okunarak açmayı deneyin.
Oturumlar gündem hazır biçimde başlıyor
4. hafta
Kapanış özeti şablonunu hazırlayın, yetki ve kurumsal rapor kurallarını yazın, ilk ölçümleri okuyun.
Kapanış akışı hazır, yetki kuralları yazılı, ilk metrikler elde
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Koçluk kaydını hiç tutmasam olmaz mı?
Mevzuat koçtan klinik bir dosya tutmasını istemez, ancak kayıt tutmamak koçu iki yönden zayıflatır. Birincisi hizmet kalitesidir: hedefi ve verilen sözleri hatırlamayan bir süreç profesyonel görünmez ve danışan bunu hızla hisseder. İkincisi ispattır. Ücret, kapsam ya da verilen hizmet konusunda bir uyuşmazlık çıktığında elde yazılı hiçbir şey olmaması koçun aleyhinedir. Sade ve sınırlı bir kayıt her iki riski de ortadan kaldırır.
Danışanın anlattığı özel şeyleri kayda yazmalı mıyım?
Hayır, gerekmez. Kayıt, üzerinde çalışılan konunun ve alınan kararların izini taşır. Danışanın paylaştığı özel yaşam ayrıntıları, üçüncü kişilere ait bilgiler ve süreçle doğrudan ilgisi olmayan anlatılar kayıt dışında bırakılır. Veri minimizasyonu ilkesi tam olarak bunu söyler: ne kadar az hassas bilgi tutarsanız hem danışan o kadar güvende olur hem sizin sorumluluğunuz o kadar azalır.
Şirketin ödediği koçlukta rapor nasıl verilir?
Rapor toplulaştırılmış ve kişiselleştirilmemiş olmalıdır: kaç oturum yapıldı, katılım oranı ne, programa katılanların genel olarak hangi başlıklarda çalıştığı. Tek bir çalışanın hedefi, zorlandığı konu ya da oturum içeriği hiçbir biçimde aktarılmaz. Bu sınır sözleşmenin başında hem şirkete hem çalışana yazılı olarak anlatılır. Çalışan sınırı bildiği için açık konuşur, şirket de neyi alacağını baştan bilir ve sonradan beklenti çatışması çıkmaz.
Eylem adımlarını danışan hiç işaretlemezse süreç bozulur mu?
Bozulmaz. İşaretleme danışana sunulan bir kolaylıktır. İşaretleme yapmayan danışanla oturum yine adımlar üzerinden açılır, yalnızca durum sözlü olarak alınır ve koç kayda işler. Buna karşılık düzenli işaretleme yapan danışanlarda oturumun ilk dakikaları kazanılır ve ilerleme çizgisi daha doğru oluşur. Sürekli işaretleme yapmayan danışanda öncelikle bakılacak şey adımların gerçekçi olup olmadığıdır. Fazla iddialı adımlar genellikle hiç başlanmadan bırakılır.
Kayıt şablonunu her koç kendine göre değiştirebilir mi?
Birden fazla koçun çalıştığı ofiste şablon ortak olmalı ve koç bazında değiştirilmemelidir. Ortak şablon, devir durumunda kaydın okunabilir olmasını, kurumsal raporlamanın tutarlı üretilmesini ve dil sınırının herkeste aynı biçimde korunmasını sağlar. Koçun kendi çalışma tarzı serbest alanlarda zaten yaşar. Şablon değişikliği ihtiyacı doğduğunda karar ofis düzeyinde alınır ve yeni sürüm tüm koçlar için aynı anda devreye girer.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
