Koçluk, danışanın kendi kaynaklarıyla hedefine ilerlemesini destekleyen bir çalışmadır. Psikolojik destek ya da terapi değildir. Bu ayrım koçluk eğitimlerinde vurgulanır ama kayıt düzeninde çoğu zaman karşılık bulmaz. Oturum notlarına ruh sağlığına dair gözlemler yazılır, danışanın anlattığı kişisel ayrıntılar ayrıntısıyla kaydedilir ve sınırın aşıldığı durumlar hiçbir yere geçmez. Sonuçta hem gereğinden geniş bir arşiv oluşur hem de yetki alanının dışına çıkmış görünme riski doğar. Bu pratik koçluk kayıtlarının kapsamını doğru çizer, mesleki sınırı kayıt düzeyinde korur ve yönlendirmeyi belgelenebilir hâle getirir.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Kayıt sınırıyla ilgili sorunlar gündelik akışta hiç görünmez. Notlar yazılır, dosyalar birikir ve kimse bunları sorgulamaz. Sorun, bir talep geldiğinde ya da bir sınır aşıldığında ortaya çıkar. Koçlukta bu tablo dört biçimde belirir.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Koçluk notuna hedef, aksiyon adımı ve danışanın kendi değerlendirmesi girer. Yönlendirme yaptığınız gün tarihi ve gerekçesiyle kayda geçer.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Bu tablo çoğunlukla kayıt konusunda hiçbir çerçeve çizilmemiş olmasından kaynaklanır. Koçluk eğitimlerinde mesleki sınır anlatılır ama bu sınırın kayıt düzeyinde nasıl korunacağı çoğu zaman konuşulmaz. Üç yapısal boşluk bu durumu üretir.
- 01
Kayıt kapsamı hiç tanımlanmamış
Bir oturum notunda neyin yer alacağı belirlenmediğinde koç aklında kalanı yazar. Bu, iyi niyetli bir davranıştır ama kapsamı sürekli genişletir. Koçlukta iyi bir kayıt, gerekli olanı taşıyan en kısa kayıttır. Gereğinden fazlası hem koruma yükü hem de yetki sınırı açısından risk üretir.
- 02
Mesleki sınır kayda yansıtılmıyor
Koçluk ile psikolojik destek arasındaki ayrım uygulamada gözetilse bile notlarda kaybolur. Klinik çağrışımlı bir ifade, koçun kendi yetki alanının dışına çıkmış görünmesine yol açar. Bu, hem mesleki hem de hukuki açıdan savunulması güç bir durum yaratır ve kolayca önlenebilir.
- 03
Yönlendirme bir kayıt olayı sayılmıyor
Sınırın aşıldığını fark edip yönlendirme yapmak, koçluk işinin en doğru ve en sorumlu kararlarından biridir. Buna rağmen bu karar çoğu zaman hiçbir yere yazılmaz. Kayda geçmediğinde ise doğru davranıldığı sonradan gösterilemez ve iyi bir mesleki karar belgesiz kalır.
Bu sorunun size bedeli
Her 20 oturum notundan 1’i
En az
Hedef: tanımlı kapsam dışında bilgi içeren oturum notunun yüzde beşin altında kalması.
- Gereğinden geniş kayıt
- Notların çoğu
- Koçluk süreci için gerekli olmayan kişisel ayrıntı içeren kayıtlar.
- Yetki dışı görünen ifade
- Notların bir kısmı
- Klinik çağrışımlı nitelendirme içeren ve savunulması güç kayıtlar.
- Kayda geçmeyen yönlendirme
- Neredeyse tamamı
- Sözlü kalan ve sonradan gösterilemeyen mesleki kararlar.
- Korunmasız saklanan dosya
- Tüm danışan geçmişi
- Kişisel cihaz ve genel bulut klasörlerinde tutulan koçluk kayıtları.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, kaydı koçluk sürecine yetecek doğru kapsamda tutmaktır. Aşağıdaki adımlar önce not kapsamını tanımlar, sonra dili mesleki sınıra uygun hâle getirir, ardından yönlendirmeyi kayda bağlar. Son iki adım kaydı korunaklı bir yere taşır ve saklama süresini belirler.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez, yılda bir gözden geçirme
Oturum notunun kapsamını yazılı olarak belirleyin
Not kapsamını hedef, aksiyon adımı ve danışan değerlendirmesiyle sınırlayın.
Bir koçluk notunda neyin yer alacağı önceden tanımlanmalıdır. Ele alınan hedef, kararlaştırılan aksiyon adımları ve danışanın kendi değerlendirmesi çoğu program için yeterli bir çekirdek oluşturur. Bu kapsamın dışında kalan kişisel ayrıntılar kayda girmemelidir.
- Nota girecek başlıkları yazılı olarak belirleyin
- Kapsam dışındaki kişisel ayrıntıları kaydetmeyin
- Kapsamı yılda bir gözden geçirin ve gerekirse daraltın
Ayrıntısını okuyun
Bu sınırlama ilk bakışta bir bilgi kaybı gibi görünebilir. Oysa koçlukta ihtiyaç duyulan, sürecin nereye gittiğini gösteren düzenli bir izdir. Ayrıca daha az kişisel veri taşıyan bir kayıt, hem korunması hem de bir talep durumunda paylaşılması çok daha kolay bir kayıttır. Toplanmayan veri, korunması gerekmeyen veridir ve bu, koçluk gibi klinik olmayan bir alanda en doğru yaklaşımdır.
PratiVia’da: PratiVia’da not türleri kurum düzeyinde tanımlanır. Koçluk oturumu için sınırlı ve yapılandırılmış bir şablon kurulur, tüm koçlarda aynı kapsam açılır.
Seans notları - 2Adım 2 / 5Her notta
Notlarda klinik dili tamamen bırakın
Gözlem diliyle yazın, danışan okusa rahatsız olacağı cümleyi yeniden kurun.
Koçluk notlarında ruh sağlığına ilişkin nitelendirme ya da tanı çağrıştıran ifadeler kullanılmamalıdır. Bunun yerine gözlem dili tercih edilmelidir: danışanın ne söylediği ve neyi hedeflediği yazılır, bunun ne anlama geldiğine dair bir değerlendirme yapılmaz.
- Tanı ve klinik nitelendirme ifadelerini nottan tamamen çıkarın
- Yorum yerine gözlem ve danışanın kendi ifadesini yazın
- Notu danışanla paylaşılabilir bir dille kurun
Ayrıntısını okuyun
Bu ayrım hukuki bir önlem olduğu kadar mesleki duruşun da kayda yansımasıdır. Koçun rolü danışanın kendi farkındalığını desteklemektir ve notun dili bu yaklaşımı yansıtmalıdır. Ayrıca danışan kendi kaydını görmek istediğinde, gözlem diliyle yazılmış bir not paylaşılabilirken yorum içeren bir not paylaşılamaz. Sade bir dil, kaydı hem daha doğru hem de daha kullanılabilir kılar. Not yazarken kendinize sorabileceğiniz tek soru şudur: bu cümleyi danışan okusa rahatsız olur mu. Cevabınız evetse cümle yeniden kurulmalıdır.
PratiVia’da: PratiVia’da not şablonuna yol gösterici başlıklar konabilir. Koç neyi yazacağını her seferinde yeniden düşünmez ve kapsam da korunur.
Seans notları - 3Adım 3 / 5Her yönlendirmede
Sınırın aşıldığı anları ve yönlendirmeyi kaydedin
Yönlendirmede tarihi, nesnel gerekçeyi ve yönlendirilen uzmanı dosyaya işleyin.
Konunun koçluk kapsamını aştığını fark etmek ve danışanı uygun bir uzmana yönlendirmek, mesleki açıdan en doğru karardır. Bu karar mutlaka kayda geçirilmelidir: hangi tarihte, hangi gerekçeyle ve nereye yönlendirildiği yazılmalıdır.
- Yönlendirmeyi tarih ve kısa gerekçesiyle kaydedin
- Gerekçeyi klinik değerlendirme yapmadan nesnel biçimde yazın
- Yönlendirilebilecek uzmanları önceden belirleyip listeleyin
Ayrıntısını okuyun
Kaydın gerekçesi kısa ve nesnel olmalıdır. Klinik bir değerlendirme yapmadan, konunun koçluk kapsamı dışında kaldığını belirtmek yeterlidir. Bu kayıt hem doğru davranıldığını gösterir hem de danışanın ileride yeniden başvurması hâlinde sürecin nerede durduğunu ortaya koyar. Yönlendirme yapılabilecek uzmanların önceden belirlenmiş olması da ayrıca faydalıdır. İhtiyaç anında araştırma yapmak hem yavaştır hem de yönlendirmeyi zayıflatır. Somut bir isim ve iletişim bilgisi verilebildiğinde danışanın o adımı atma olasılığı belirgin biçimde yükselir. Genel bir tavsiye çoğu zaman havada kalır.
PratiVia’da: PratiVia’da danışan dosyasına serbest not eklenebilir. Yönlendirme kaydı tarihiyle birlikte durur ve dosya erişimleri denetim kaydına yazıldığı için iz de korunur.
Danışan yönetimi - 4Adım 4 / 5Kurulumda bir kez
Kaydı korunaklı bir yere taşıyın
Notları kişisel cihazdan çıkarın, erişimi rol düzeyinde sınırlayın.
Koçluk kaydının klinik kayıt olmaması, korunmasına gerek olmadığı anlamına gelmez. Notlar kişiyi doğrudan tanımlar ve hedefleri, zorlukları ve kararlarıyla ilgili bilgi taşır. Kişisel bilgisayarda ya da genel bir bulut klasöründe tutulduğunda cihaz kaybı doğrudan bir veri güvenliği sorunu doğurur.
- Notları kişisel cihazdan çıkarıp erişimi denetlenen bir alana taşıyın
- Her koçun yalnızca kendi danışanlarını görmesini sağlayın
- Danışan iletişimini kurumsal bir kanala alın
Ayrıntısını okuyun
Erişimin sınırlanması da gereklidir. Çok koçlu bir yapıda her koçun tüm danışanların notlarına ulaşabilmesi için hiçbir gerekçe yoktur. Erişim rol düzeyinde tanımlandığında bu sınır personel değişiminden etkilenmez. Ayrıca danışanla iletişimin de kişisel numara yerine kurumsal bir kanaldan yürümesi, hem kaydın izlenebilir olmasını sağlar hem de çalışma saatleri dışındaki temas beklentisini doğal biçimde sınırlar.
PratiVia’da: PratiVia’da yetkiler rol bazlıdır ve danışan verisine erişimler değiştirilemez denetim kaydına yazılır. Koçlar yalnızca kendi danışanlarının kayıtlarını görebilir.
Ekip ve roller - 5Adım 5 / 5Kurulumda bir kez, yılda bir uygulama
Saklama süresini belirleyin ve uygulayın
Saklama süresini yazın ve temizliği her yıl aynı haftada çalıştırın.
Koçluk kayıtlarının ne kadar süreyle saklanacağı yazılı olmalıdır. Klinik alanlardaki gibi uzun saklama yükümlülükleri genellikle söz konusu değildir. Bu da sürenin çok daha kısa tutulabileceği anlamına gelir ve veri minimizasyonu açısından da doğrudur.
- Saklama süresini yazılı olarak belirleyin ve kısa tutun
- Süre sonunda silme mi anonimleştirme mi yapılacağını kararlaştırın
- Politikayı yılda bir kez fiilen çalıştırın
Ayrıntısını okuyun
Süre sonunda ne yapılacağı da tanımlanmalıdır. Programı yıllar önce tamamlanmış bir danışanın kaydını tutmaya devam etmek hiçbir fayda üretmez, yalnızca risk taşır. Kaydın silinmesi ya da kimlik alanlarının temizlenmesi seçenekleri değerlendirilebilir. Politikanın yılda bir kez fiilen çalıştırılması da unutulmamalıdır. Yazılmış ama uygulanmamış bir kural arşivi küçültmez ve koruma da sağlamaz. Bu temizliği yıl sonu muhasebe işleriyle aynı haftaya koymak, ertelenmesini önleyen pratik bir alışkanlıktır.
PratiVia’da: PratiVia’da danışan kaydı kalıcı silme yerine arşivleme ve kimlik alanlarının temizlenmesiyle anonimleştirilebilir. Yapılan işlem denetim kaydına iz bırakır.
Danışan yönetimi
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Genel not araçları neyin yazılacağına dair bir çerçeve sunmaz. Boş bir sayfa verir ve gerisini kullanıcıya bırakır. Koçlukta ise kaydın kapsamı, mesleki sınırın kendisidir. PratiVia bu sınırı şablon ve yetki düzeyinde kurar.
Not şablonu kapsamı belirler
Koçluk oturumu için sınırlı ve yapılandırılmış bir şablon tanımlanır. Neyin yazılacağı her seferinde yeniden düşünülmez ve kapsamın dışına taşmak zorlaşır.
Seans notlarıErişim koça ve danışana bağlı
Her koç yalnızca kendi danışanlarını görür. Çok koçlu bir yapıda gereksiz erişim baştan engellenmiş olur.
Ekip ve rollerYönlendirme kayda geçer
Mesleki sınırın aşıldığı ve yönlendirme yapıldığı an dosyada tarihiyle durur. Doğru davranıldığı sonradan gösterilebilir.
Danışan yönetimiSilme yerine anonimleştirme
Saklama süresi dolduğunda kayıt kimlik alanları temizlenerek anonimleştirilebilir. İşlem denetim kaydına iz bırakır ve geri alınamaz.
Danışan yönetimi
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Sınırın korunduğu, notların kapsamından ve yönlendirmelerin kayda geçme oranından okunur. Aşağıdaki dört gösterge bunu ölçer ve kayıt düzeninin hem mesleki hem de veri koruma açısından sağlam olduğunu doğrular.
Şablon dışına çıkan not
%5’in altı
Tanımlı kapsam dışında bilgi içeren oturum notu oranı.
Klinik ifade içeren not
Sıfır
Tanı ya da klinik nitelendirme içeren kayıt sayısı.
Kayda geçen yönlendirme
Tamamı
Yapılan yönlendirmelerin dosyaya işlenme oranı.
Kişisel cihazda duran kayıt
Sıfır
Kişisel bilgisayar ve bulut klasörlerinde kalan koçluk notu sayısı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Oturum notu kapsamını yazın ve şablon hâline getirin.
Tanımlı not kapsamı
2. hafta
Mevcut notları gözden geçirip klinik ifadeleri ve fazla ayrıntıyı temizleyin.
Kapsamına uygun kayıt arşivi
3. hafta
Notları korunaklı alana taşıyın. Erişimi koç bazında sınırlayın.
Erişimi denetlenen kayıt düzeni
4. hafta
Yönlendirme kaydı alışkanlığını kurun. Saklama politikasını yazın.
Yönlendirme kayıtları ve saklama kuralı
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Koçluk oturumunda not tutmalı mıyım?
Tutmak faydalıdır ancak kapsamı önceden belirlenmelidir. Ele alınan hedef, kararlaştırılan adımlar ve danışanın kendi değerlendirmesi çoğu program için yeterlidir. Danışanın anlattığı her şeyi yazmak ise ne gerekli ne de doğrudur. Hem koruma yükü üretir hem de koçluğun kapsamını aşan bir kayıt oluşturur. İyi bir koçluk notu, sürecin izini taşıyan en kısa nottur.
Notlarda ruh sağlığına dair gözlemlerimi yazabilir miyim?
Klinik nitelendirme ve tanı çağrıştıran ifadeler kullanmamalısınız. Bu, yetki alanınızın dışına çıkmış görünmenize yol açar. Ancak danışanın ne söylediğini gözlem diliyle kaydedebilirsiniz. Aradaki fark önemlidir: söylenenin aktarılması kayıt, ne anlama geldiğinin yorumlanması ise değerlendirmedir. Konunun kapsamı aştığını düşünüyorsanız doğru adım, yorum yazmadan yönlendirme yapmak ve bunu kaydetmektir.
Yönlendirme yaptığımı neden kaydetmeliyim?
Üç nedenle. Birincisi, doğru mesleki kararı verdiğinizi sonradan gösterebilmeniz için. İkincisi, danışan ileride yeniden başvurduğunda sürecin nerede durduğunun bilinmesi için. Üçüncüsü ise kendi işleyişiniz açısından: hangi konularda ne sıklıkla yönlendirme yaptığınız zamanla bir örüntü gösterir ve bu, kendi çalışma alanınızı netleştirmenize doğrudan yardımcı olur. Bu üç neden bir arada düşünüldüğünde, birkaç satırlık bir kayıt önemli bir mesleki güvenceye dönüşür.
Koçluk kayıtları için özel bir koruma gerekiyor mu?
Klinik kayıtlardaki kadar sıkı bir çerçeve genellikle söz konusu değildir. Yine de koçluk notu kişiyi tanımlayan bilgi taşır ve kişisel veri olarak korunmalıdır. Pratikte bunun anlamı şudur: kayıt kişisel cihaz yerine erişimi denetlenen bir alanda durmalı, her koç yalnızca kendi danışanlarını görmeli ve saklama süresi belirlenmiş olmalıdır. Kesin yükümlülükler için mevzuat danışmanınıza başvurun.
Danışan kendi kayıtlarını görmek isterse ne yapmalıyım?
Kişinin kendi verisine erişimi mevzuatta tanınmış bir haktır ve koçlukta bu talebi karşılamak klinik alanlara göre çok daha kolaydır. Notlarınız gözlem diliyle ve sınırlı kapsamda yazıldıysa doğrudan paylaşılabilir. Bu, kaydı sade tutmanın bir başka faydasıdır: paylaşılabilir bir not, hem şeffaflık üretir hem de talep geldiğinde ayrıca bir özet hazırlamayı gereksiz kılar.
Kayıtları ne kadar süre saklamalıyım?
Koçlukta uzun saklama yükümlülükleri genellikle bulunmaz. Bu, süreyi kısa tutabileceğiniz anlamına gelir ve veri minimizasyonu açısından da doğru olanıdır. Önemli olan sürenin belirlenmiş ve yazılı olmasıdır. Süre sonunda kaydın silinmesi ya da kimlik alanlarının temizlenmesi seçilebilir. Politikanın yılda bir kez fiilen çalıştırılması ise en çok atlanan ama en belirleyici adımdır.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
