Bir koçluk paketi “sekiz oturum” olarak satılır. Kaç haftada tamamlanacağı ise sözlü kalır. İlk oturumlar düzenli gider, sonra danışan bir oturumu erteler, koç “olur, sonraki hafta” der. Erteleme alışkanlık hâline gelir ve paket dördüncü ayda hâlâ beşinci oturumdadır. Koçluk ivmeyle çalışır: oturumlar arası mesafe açıldıkça hedefler soğur, danışan sürecin değerini sorgular ve kalan oturumlar çoğunlukla hiç yapılmaz. Kurum tarafında ise takvimde kayıt olmadığı için “açık paket” kavramı yoktur. Kaç danışanın kaç oturumu askıda kaldığı bilinmez. Bu pratik oturum aralığını paketin tanımına yazar, ertelemeyi kurallı bir hakka dönüştürür, paket bitiş tarihini takvime işler ve askıdaki oturumları kurumun gündemine taşır.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Koç, ertelemeyi esneklik olarak görür ve danışana iyilik yaptığını düşünür. Danışan ise ertelemeyi sürecin gevşediğinin işareti olarak okur. İki taraf da niyetini söylemediği için belirtiler ancak tamamlanmayan paketlerde ortaya çıkar.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Paketi oturum sayısıyla birlikte aralık ve bitiş tarihiyle satın. Bitiş tarihi olmayan paket ertelenir ve son oturumlar çoğu zaman yapılmaz.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Erteleme koçlukta olağandır. Sorunu yaratan, paketin zaman boyutunun hiç tasarlanmamış olmasıdır. Oturum sayısı satılır, süre satılmaz. Üç kök neden bu boşluğu üretir ve üçü de kurumun kendi tanımlarında, danışana hiçbir şey dayatmadan düzeltilebilir.
- 01
Paket tanımında süre yok
Paket şablonunda oturum sayısı ve ücret vardır, aralık ve bitiş yoktur. Süresi olmayan paketin bitiş tarihi de yoktur. Bitiş tarihi olmayan şey ertelenir, çünkü ertelemenin bedeli görünmez. Danışan sekiz oturumu bir yılda da tamamlayabileceğini varsayar.
- 02
Erteleme jest olarak veriliyor
Her erteleme koçun anlık kararına bırakıldığında koç ilişkiyi korumak için kabul eder ve kabul ettiği her seferinde bir sonraki ertelemeyi de kabul etmiş olur. Kural yokken hayır demek kişisel bir ret gibi görünür. Kural varken hayır demek kuralı hatırlatmaktır.
- 03
Askıdaki oturumun sahibi yok
Yapılmayan oturum takvimde yer almadığı için kimsenin listesine düşmez. Ne koç, ne sekreter, ne yönetici “üç ay önce yarım kalan paketler” sorusunu düzenli olarak sormaz. Görünmeyen iş, sahipsiz iştir ve sahipsiz iş yapılmaz.
Bu sorunun size bedeli
Her 20 paketten 4-7’si
En azÜst sınıra kadar
Son oturumu hiç yapılmadan askıda kalan ya da iadeyle kapanan satılmış paketler.
Yılda 12-24 danışan
Ayda 1-2 danışan birikince.
Her simge yaklaşık 2 danışanÜst sınıra kadar
Yapılmayan oturumların bedeline dair yazılı kural olmadığı için çıkan anlaşmazlıklar.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Her 20 paketten 15’i
En az
Hedef: biten paketlerin en az %75’inde son oturum bitiş tarihinden önce yapılmış olsun.
- Ortalama paket süresi
- Planlananın 1,8-2,5 katı
- Sekiz haftalık planlanan paketin fiilen tamamlanma süresi.
- Ertelenen yeni satış
- Koç başına ayda 1-2 paket
- Askıdaki paketler bitsin diye ertelenen yeni danışan kabulü.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, ertelemeyi yasaklamadan sürece zaman boyutu kazandırmaktır: paket bir bitiş tarihiyle satılır, erteleme sayılı ve süreli bir haktır, askıdaki oturumların bir sahibi vardır. Beş adım sırayla uygulanır. İlk adım tek başına paket süresini belirgin biçimde kısaltır.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez, her paket şablonu için
Paket şablonuna aralık ve bitiş tarihi ekleyin
Şablona aralığı, toplam süreyi ve süre dolunca kalan oturumun kuralını yazın.
Paket şablonu yalnızca oturum sayısı ve ücret taşımamalı. Oturum aralığını (haftada bir, iki haftada bir) ve toplam süreyi (ör. sekiz oturum, on hafta) da içermelidir. Süre, oturum sayısı çarpı aralık artı erteleme payından hesaplanır ve paket satıldığı gün bitiş tarihi kesinleşir.
- Şablona oturum aralığı ve toplam süre alanı ekleyin
- Süre dolunca kalan oturum kuralını yazın: uzatma, yanma ya da iade
- Bitiş tarihini sözleşmeye ve portale yazın
Ayrıntısını okuyun
Bitiş tarihi danışanın sözleşmesinde ve portalinde yazar. Koçun takviminde ise paket bir “süreç” olarak görünür. Süre dolduğunda kalan oturumların ne olacağı şablonda yazılıdır: belirli bir ücretle uzatma, kalan oturumların yanması ya da oransal iade. Kural satış anında okunduğu için sonradan tartışma konusu olmaz. Şablon bir kez doğru kurulduğunda her yeni satış aynı netliği ek bir çaba gerektirmeden taşır.
PratiVia’da: PratiVia’da seans paketi şablonunda adet, aralık ve geçerlilik süresi birlikte tanımlanır. Satış anında bitiş tarihi hesaplanır ve danışan portalinde paket kartında görünür.
Finans ve e-belge - 2Adım 2 / 5Her paket satışında
Oturumları paket süresine yayarak takvime yazın
Satış günü tüm oturumları seri olarak takvime yazın, seri bitiş tarihinde dursun.
Paket satılır satılmaz tüm oturumlar takvime tekrarlayan seri olarak yazılır. Danışan ilk oturumdan çıkarken kalan yedi oturumun tarihini bilir. Bu, erteleme kültürünü daha en başta değiştirir: ertelenen oturum bile takvimde somut bir tarihe bağlıdır.
- Paket satışında tüm oturumları seri olarak takvime yazın
- Seriyi paket süresiyle sınırlayın. Son oturum bitiş tarihinden önce olsun
- Portalde oturum listesi ve ilerleme çubuğunu danışana gösterin
Ayrıntısını okuyun
Seri paket süresiyle sınırlıdır ve kendini uzatmaz. Son oturum paket bitiş tarihinden önce yer alır. Koçun takvimi böylece gerçek yükünü gösterir ve yeni paket için boş kapasite görünür hâle gelir. Danışan için portaldeki oturum listesi ilerleme çubuğuyla birlikte durur: üçüncü oturum bitti, beş oturum ve altı hafta kaldı. Bu görünürlük, danışanın sürece bağlılığını sözlü hatırlatmadan daha güçlü biçimde besler.
PratiVia’da: PratiVia’da paket satışı sonrası “oturumları planla” adımı tüm oturumları seri olarak açar. Danışan portalinde kalan oturum, kalan süre ve ilerleme çubuğu birlikte görünür.
Randevu yönetimi - 3Adım 3 / 5Kurulumda bir kez. Her ertelemede uygulanır
Ertelemeyi sayılı ve süreli bir hakka dönüştürün
Erteleme hakkını sayı ve süreyle yazın, kural dolunca kararı koça bırakın.
Paket şablonuna erteleme hakkı yazılır: örneğin en fazla iki erteleme, her biri en çok iki hafta ileriye. Danışan ertelemek istediğinde portal ya da sekreter kalan erteleme hakkını gösterir ve yeni tarihi kural içinde önerir. Kural dolunca erteleme talebi koça karar için düşer. Koç kabul edebilir ama bu bir istisna olarak kayda geçer.
- Erteleme sayısını ve azami süresini paket şablonuna yazın
- Erteleme talebinde kalan hakkı ve kural içi tarihleri gösterin
- Hak dolunca talebi koçun kararına düşürün. İstisnayı kayda alın
Ayrıntısını okuyun
Bu düzen koçu “hayır” demekten kurtarır: kuralı danışan zaten satın alırken görmüştür ve portal onu hatırlatır. Erteleme hakkı danışana da yarar: süreç gevşemeden önce açıkça durup yeniden başlama kararı vermesini sağlar. İstisnalar raporda ayrı görünür ve hangi danışanın süreçten uzaklaştığını erkenden gösterir.
PratiVia’da: PratiVia’da paket şablonundaki erteleme kuralı portal ve randevu ekranında uygulanır. Kalan erteleme hakkı danışana gösterilir, hak dolunca talep koça görev olarak gider.
Portal ve mesajlar - 4Adım 4 / 5Bitişten 3 hafta ve 1 hafta önce
Bitiş tarihi yaklaşırken iki tarafı da uyarın
Bitişten üç hafta ve bir hafta önce kalan oturumları ve seçenekleri bildirin.
Paket bitiş tarihinden üç hafta önce koça ve danışana durum mesajı gider: kaç oturum kaldı, kaç hafta var, kalan oturumlar için hangi tarihler öneriliyor. Bir hafta kala ikinci mesaj kalan oturum kuralını hatırlatır: uzatma seçeneği, yanma ya da iade. Mesajlar yargısızdır ve seçenek sunar.
- Bitişten üç hafta önce durum mesajı: kalan oturum, kalan süre, önerilen tarihler
- Bir hafta önce kural hatırlatması: uzatma, yanma ya da iade seçenekleri
- Uzatma seçildiğinde ücret ve yeni bitişi tek adımda işleyin
Ayrıntısını okuyun
Bu iki uyarı, paketin fark edilmeden askıya düşmesini engeller. Danışan uzatmayı seçerse uzatma ücreti ve yeni bitiş tarihi tek adımda işlenir. Kalan oturumları yaptırmayı seçerse takvimde sıkıştırılmış tarihler önerilir. Koç için ise bitişe yaklaşan paketler haftalık listede görünür ve son oturumda süreç kapanışı konuşulur. İki mesaj arasında koçun kendi araması, uzatma kararını çoğu zaman netleştirir.
PratiVia’da: PratiVia’da paket bitişine yaklaşan danışanlar için otomatik iki kademeli bildirim ve koça haftalık “bitişe yaklaşan paketler” listesi vardır. Uzatma tek işlemle kaydedilir.
Randevu yönetimi - 5Adım 5 / 5Aylık
Askıdaki oturumlara sahip atayın ve aylık kapatın
Askı listesine tek sahip verin, her ay her danışan için uzatma, kapatma ya da iade seçin.
Paket süresi dolmuş ama kalan oturumu olan danışanlar “askıda” listesine düşer. Listenin sahibi kurumda tek bir kişidir (koç ya da yönetici). Ay başında liste açılır ve her danışan için karar verilir: uzatma teklif et, kalan oturumu kurala göre kapat, iade et. Karar verilmeyen askı kaydı raporda gecikmiş görünür.
- Süresi dolmuş ve kalan oturumu olan paketleri askı listesinde toplayın
- Listeye tek sahip atayın. Ay başında her kayıt için karar verin
- Tamamlanmayan paket oranını izleyin. Yüksekse şablon süresini gözden geçirin
Ayrıntısını okuyun
Liste aynı zamanda yeni satış kararının dayanağıdır: askıdaki paket sayısı düştükçe koçun kapasitesi gerçekten açılır. Aylık kapanış, tamamlanmayan paket oranını da üretir. Bu oran düşmüyorsa sorun ilk adımda, yani paket süresinin gerçekçi tanımlanmamasındadır ve şablon yeniden ayarlanır. Aylık kapanış aynı zamanda iade kararlarının mali kayıtla eşleşmesini sağlar.
PratiVia’da: PratiVia’da süresi dolan paketler kalan hakla birlikte listelenir ve sorumluya görev açılır. Karar (uzat, kapat, iade) tek ekranda işlenir ve rapora düşer.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia koçluk paketini oturum sayacının yanında süresi ve kuralları olan bir süreç olarak ele alır. Paket şablonu, takvim serisi, portal ve raporlar aynı tanımı paylaşır. Koç kural hatırlatır, kişisel karar vermek zorunda kalmaz.
Süreli paket şablonu
Adet, aralık, geçerlilik süresi, erteleme hakkı ve süre sonu kuralı tek şablonda tanımlanır. Satış anında bitiş tarihi kesinleşir.
Finans ve e-belgePaketten türeyen takvim serisi
Satış sonrası oturumlar paket süresine yayılmış seri olarak açılır. Koç kapasitesini gerçek hâliyle görür, danışan tarihlerini bilir.
Randevu yönetimiKural uygulayan portal
Erteleme talebi portalde kalan hakla birlikte işlenir. Kural içi tarihler önerilir, hak dolunca talep koça görev olarak gider.
Portal ve mesajlarAskı listesi ve tamamlanma raporu
Süresi dolan paketler sorumluya düşer. Karar tek ekranda verilir ve tamamlanmayan paket oranı aylık raporda izlenir.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Düzenin işlediği paketlerin daha hızlı bitmesinden ve askı listesinin kısalmasından anlaşılır. Dört gösterge ikinci paket döngüsünden itibaren anlamlı olur. İlk ayda yalnızca eğilim okunur ve karar için beklenir.
Süresinde tamamlanan paket oranı
%75 ve üzeri
Bitiş tarihinden önce son oturumu yapılan paketler / dönemde biten tüm paketler
Paket başına erteleme sayısı
Ortalama 1’in altında
Paket süresince yapılan erteleme kayıtları. İstisnalar ayrı sayılır
Askıdaki paket sayısı
Koç başına en fazla 2
Süresi dolmuş ve kalan oturumu olan paketler. Aylık kapanış sonrası ölçülür
Uzatma dönüşüm oranı
%40 ve üzeri
Bitiş uyarısı alan danışanlardan uzatma ya da yeni paket satın alanların payı
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Paket şablonlarına aralık, süre, erteleme hakkı ve süre sonu kuralını ekleyin. Sözleşme metnini güncelleyin.
Tüm paket şablonları süreli ve kurallı
2. hafta
Yeni satışlarda oturumları seri olarak planlayın. Açık paketlerin kalan oturumlarını takvime yazın.
Açık paketlerin tüm oturumları takvimde
3. hafta
Bitiş uyarılarını (3 hafta, 1 hafta) ve erteleme kuralını portalde devreye alın.
Uyarılar ve kural uygulaması çalışıyor
4. hafta
Askı listesini oluşturun, sahip atayın ve ilk aylık kapanışı yapın. Tamamlanmayan paket oranını kaydedin.
Askı listesi kapandı, ilk temel oran alındı
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Erteleme hakkı kaç olmalı?
Yaygın ve iyi çalışan düzen, oturum sayısının dörtte biri kadar erteleme hakkıdır: sekiz oturumda iki erteleme. Her erteleme en çok iki hafta ileriye alınır. Toplam paket süresi erteleme payıyla hesaplanır. Daha cömert kural paket süresini uzatır, daha sıkı kural istisna talebini artırır. İlk döngüde bu oranı deneyip erteleme ve istisna sayısına göre ayarlayın.
Danışan tüm oturumları peşin planlamak istemezse?
Oturumlar yine seri olarak açılır ama danışana “tarih teyidi bekliyor” işaretiyle gösterilir. İlk üç oturum kesin, sonrakiler öneri niteliğindedir. Danışan portalden önerilen tarihleri onaylar ya da kural içinde değiştirir. Böylece takvimde yer tutulur, esneklik de korunur. Hiç planlanmayan oturum askıya düşmenin en kısa yoludur. En azından öneri tarihi olmalıdır.
Kurumsal koçluk anlaşmalarında bu düzen nasıl işler?
Kurumsal anlaşmada paket şirket adına satılır, oturumlar çalışan bazında planlanır. Süre ve erteleme kuralı anlaşma metnine yazılır. Askı listesi çalışan bazında tutulur ve aylık rapor şirkete gönderilir: kaç çalışan kaç oturum tamamladı, kaç oturum askıda. Şirket için bu rapor bütçenin kullanımını gösterir ve uzatma kararını kolaylaştırır.
Paket süresi dolduğunda kalan oturumu iade etmek zorunda mıyım?
Zorunluluk sözleşmenize ve tüketici mevzuatına bağlıdır. Süre sonu kuralı satış anında yazılı ve danışan tarafından onaylı ise “yanma” kuralı uygulanabilir. Yazılı değilse iade ya da uzatma teklifi daha güvenli yoldur. Online satılan paketlerde cayma hakkı ayrıca geçerlidir. Kural belirsizse hukuki danışmanlık alın ve şablonu ona göre yazın.
Tek koçlu bir ofiste askı listesinin sahibi kim olur?
Koçun kendisi. Liste aylık takvim görevine bağlanır ve ay başında açılır. Her kayıt için karar birkaç dakika sürer. Tek kişilik kurumda bu görevin takvimde sabit bir saati olmalıdır. Aksi hâlde sahipsiz iş sorunu tek kişiyle de yaşanır. Görev tamamlanınca rapor otomatik güncellenir ve bir sonraki ayın listesi yeni kayıtlarla açılır.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
