Koçluk mesleği doğası gereği uzaktan yürütülebilir. Fiziksel bir muayene ya da uygulama gerektirmez, konuşmaya dayanır. Bu yüzden koçların çoğu oturumlarının büyük bölümünü çevrim içi yapıyor. Buna karşılık altyapı genellikle parça parça kuruluyor: takvim bir yerde, video bağlantısı başka bir uygulamada, notlar üçüncü bir yerde ve ödevler mesajlaşmada. Her oturum öncesi bunları bir araya getirmek birkaç dakika alıyor ve bu dakikalar günde beş oturumda kayda değer bir toplama ulaşıyor. Üstelik bir şey unutulduğunda oturum gecikiyor. Bu pratik altyapıyı toparlar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Bu dağınıklık hiçbir zaman büyük bir kriz üretmez. Her oturumdan birkaç dakika çalar ve zaman zaman küçük bir aksaklığa yol açar. Günde beş oturum yapan bir koç için ise bu birkaç dakika haftalık bir çalışma gününe yaklaşır. Tablo şudur.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Görüşme bağlantısı randevuyla birlikte oluşsun ve hatırlatmada da aynısı gitsin. Elle kurulan bağlantı yoğun bir günde unutulur.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Uzaktan çalışmadaki zorlukların çoğu, her parçanın ayrı bir araçta durmasından kaynaklanır. Koçluk sürecinin tamamı birkaç basit bileşenden oluşur ve bunların aynı yerde toplanması hem zaman kazandırır hem de hata payını düşürür.
- 01
Randevu ve bağlantı ayrı yürüyor
Görüşme bağlantısının randevudan bağımsız oluşturulması, her oturumda elle bir iş üretir. Randevu oluşturulduğunda bağlantı da oluşmuyorsa, bu iş her seferinde birinin hatırlamasına kalır. Yoğun bir günde hatırlanmayan tek şey de bu olur.
- 02
Süreç kaydı tek yerde toplanmıyor
Notlar, ödevler ve paylaşılan belgeler farklı araçlarda durduğunda danışanın süreci hiçbir yerde bütün olarak görünmez. Geçmişe dönmek gerektiğinde arama yapmak gerekir ve bu, oturum sırasında yapılamayacak kadar zaman alır.
- 03
Saat dilimi yönetimi düşünülmemiş
Yurt dışındaki danışanlarla çalışırken saat dilimi farkı elle hesaplandığında hata kaçınılmazdır. Yaz saati uygulamalarındaki değişiklikler bu hatayı daha da olası kılar. Randevunun her iki taraf için de kendi saatiyle görünmesi bu sorunu tamamen ortadan kaldırır.
Bu sorunun size bedeli
Yılda 48-140 oturum
Haftada 1-3 oturum birikince.
Her simge yaklaşık 10 oturumÜst sınıra kadar
Bağlantı ulaşmadığı ya da bulunamadığı için geç başlayan görüşmeler.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
- Oturum öncesi hazırlık
- Oturum başına 3-6 dakika
- Bağlantı, not ve ödev bilgilerini bir araya getirmek için harcanan süre.
- Kaybolan ödev
- Ödevlerin bir kısmı
- Mesajlaşmada kaybolduğu için hatırlanmayan oturum arası çalışmalar.
- Saat dilimi hatası
- Yurt dışı danışanlarda ayda birkaç kez
- Yanlış saat nedeniyle kaçırılan ya da geciken görüşmeler.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, yeni bir araç yığını kurmadan süreci tek bir akışta toplamaktır. Görüşme bağlantısını randevuyla birleştirmek, notu ve ödevi danışan kaydına bağlamak ve saat dilimi hesabını sisteme bırakmak bu dağınıklığı büyük ölçüde ortadan kaldırır. Son adım ise gizlilik çerçevesini yazıya döker.
- 1Adım 1 / 5Her randevuda
Bağlantıyı randevuya bağlayın
Bağlantı randevuyla otomatik oluşsun, onay ve hatırlatma mesajında aynısı gitsin.
Görüşme bağlantısı randevu oluşturulduğunda otomatik üretilmeli ve danışana onay mesajıyla birlikte gitmelidir. Elle oluşturulan bir bağlantı yoğun günlerde kaçınılmaz olarak atlanır.
- Bağlantıyı randevu oluşturulduğunda otomatik üretin
- Hatırlatma mesajına da bağlantıyı ekleyin
- Teknik sorun için alternatif bir iletişim yolu belirleyin
Ayrıntısını okuyun
Hatırlatma mesajının da aynı bağlantıyı içermesi gerekir. Danışan oturumdan hemen önce eski bir mesajı aramak zorunda kalmamalıdır. Bağlantının değişmemesi de bir kolaylıktır. Düzenli çalışılan bir danışan için aynı bağlantının kullanılması, her seferinde yeni bir adres göndermekten daha pratiktir. Teknik bir sorun yaşandığında ne yapılacağının da baştan söylenmiş olması faydalıdır. Alternatif bir iletişim yolu belirlenmediğinde bağlantı kurulamayan bir oturum tamamen kaybedilir. Telefon numarası ya da ikinci bir platform gibi basit bir yedek, bu riski neredeyse tamamen ortadan kaldırır.
PratiVia’da: PratiVia’da online görüşme randevuları oluşturulduğunda bağlantı otomatik üretilir. Onay ve hatırlatma mesajlarında yer alır, danışan ayrıca aramak zorunda kalmaz.
Randevu yönetimi - 2Adım 2 / 5Her oturumda
Oturum notunu danışan kaydına bağlayın
Notu oturumda ya da hemen sonra danışan kaydına yazın: konu, hedef, ödev.
Oturum notları danışanın kendi kaydında ve kronolojik olarak tutulmalıdır. Böylece geçmiş bir konuya dönmek gerektiğinde arama yapmak gerekmez.
- Notları danışan kaydında kronolojik tutun
- Notu oturum sırasında ya da hemen sonrasında yazın
- Gereğinden fazla kişisel bilgi biriktirmeyin
Ayrıntısını okuyun
Notun oturum sırasında ya da hemen sonrasında yazılması da önemlidir. Gün sonuna bırakılan notlar hem eksilir hem de oturumlar birbirine karışır. Koçluk notlarının klinik kayıt olmadığını da hatırlamak gerekir. Koçluk bir sağlık hizmeti değildir ve kayıt düzeni de buna göre kurulmalıdır. Notun içeriğinde konuşulan konular, belirlenen hedefler ve verilen ödevler yer alması yeterlidir. Ayrıntılı bir kişisel bilgi birikimi tutmak ne gereklidir ne de doğrudur. Toplanan her veri korunması gereken bir yükümlülüktür. Notların danışan tarafından talep edilebileceği de göz önünde bulundurulmalıdır. Yazarken bu ihtimali düşünmek, hem içeriği hem üslubu doğru kurmayı sağlar.
PratiVia’da: PratiVia’da oturum notları randevuya bağlı olarak kaydedilir ve danışan dosyasında tarih sırasıyla listelenir. Geçmiş bir konuya dönmek ayrı bir arama gerektirmez.
Seans notları - 3Adım 3 / 5Her oturum sonrası
Ödev ve materyali kalıcı bir yerde paylaşın
Ödevi teslim tarihiyle kalıcı bir alana koyun, tamamlanınca işaretlensin.
Oturum arası çalışmalar, danışanın istediği an bakabileceği kalıcı bir yerde durmalıdır. Mesajlaşmada gönderilen bir ödev birkaç gün içinde sohbet geçmişinde kaybolur.
- Ödevleri kalıcı erişilebilir bir yerde paylaşın
- Her ödeve bir tamamlanma zamanı yazın
- Tamamlanma durumunu işaretlenebilir hâle getirin
Ayrıntısını okuyun
Kalıcı erişimin ikinci faydası birikimdir. Danışan süreç boyunca aldığı tüm çalışmaları bir arada görebilir ve geçmişe dönebilir. Bu birikim koçluk sürecinin ilerlemesini de somutlaştırır. Ödevin ne zamana kadar yapılacağının belirtilmesi de faydalıdır. Süresi olmayan bir çalışma bir sonraki oturuma kadar ertelenir ve genellikle hiç yapılmaz. Tamamlanma durumunun işaretlenebilmesi ise takibi kolaylaştırır ve oturuma bu bilgiyle başlamayı mümkün kılar. Yapılmamış bir ödevin nedenini sormak da değerlidir. Çoğu zaman ödevin kendisi uygun değildir ve bu bilgi bir sonraki çalışmayı doğru kurmayı sağlar.
PratiVia’da: PratiVia portalında paylaşılan belgeler ve görevler danışanın kendi ekranında durur. Ödevler tamamlanma durumuyla birlikte izlenir ve geçmiş çalışmalar da listede kalır.
Portal ve mesajlar - 4Adım 4 / 5Her randevuda
Saat dilimini sisteme bırakın
Randevu iki tarafa da kendi saatiyle görünsün, onayda saat dilimi yazsın.
Farklı saat diliminde bulunan danışanlarla çalışılıyorsa randevunun her iki taraf için de kendi saatiyle görünmesi gerekir. Elle yapılan hesaplamalar er ya da geç hata üretir.
- Randevuyu her iki tarafın kendi saatiyle gösterin
- Hatırlatma mesajlarını danışanın saatiyle gönderin
- Yaz saati geçişlerinde randevuları kontrol edin
Ayrıntısını okuyun
Yaz saati uygulamalarındaki değişiklikler bu riski artırır. İki ülke aynı tarihte saat değiştirmediğinde birkaç haftalık bir dönemde fark değişir ve elle hesap tutmaz. Randevu onay ve hatırlatma mesajlarının danışanın kendi saatiyle gitmesi de aynı ölçüde önemlidir. Bu ayrıntı yurt dışındaki danışanlarla çalışan koçlar için sanıldığından daha büyük bir sorun kaynağıdır. Kaçırılan bir oturum hem gelir kaybı hem de güven açısından maliyetlidir. Randevu onayında saat diliminin açıkça yazılması ise ek bir güvence sağlar ve karışıklığı baştan önler.
PratiVia’da: PratiVia’da randevular saat dilimi bilgisiyle tutulur. Danışana giden onay ve hatırlatma mesajları kendi yerel saatiyle iletilir ve elle hesap gerekmez.
Randevu yönetimi - 5Adım 5 / 5Süreç başında bir kez
Kayıt ve gizlilik çerçevesini yazın
Kaydı, notları ve kuruma raporlanacak bilgiyi süreç başında yazılı belirleyin.
Oturumların kaydedilip kaydedilmeyeceği, notların nasıl tutulduğu ve bu bilgilerin kimlerle paylaşılabileceği süreç başında yazılı olarak belirtilmelidir.
- Kayıt alınıp alınmayacağını süreç başında yazılı belirtin
- Kurumsal anlaşmalarda raporlama sınırını netleştirin
- Gizlilik güvencesini danışana açıkça anlatın
Ayrıntısını okuyun
Koçlukta kayıt alma bazı yaklaşımlarda kullanılan bir yöntemdir. Alınacaksa danışanın açık onayı gerekir ve saklama süresi de belirlenmelidir. Kurumsal koçluk anlaşmalarında ise ek bir başlık doğar: kuruma ne raporlanacağı. Bu sınırın hem danışana hem kuruma baştan anlatılması şarttır. Danışan, söylediklerinin işverene gitmeyeceğini bilmeden açık konuşamaz ve süreç yüzeysel kalır. Bu güvencenin sözleşmede yazılı olması ve danışana açıkça söylenmesi, koçluk ilişkisinin kurulabilmesinin ön koşuludur. Bu güvence verilmeden başlayan bir kurumsal süreçte danışan kendini koruma altına alır ve gerçek konular hiç gündeme gelmez.
PratiVia’da: PratiVia’da çalışma koşulları ve onam metinleri sürümüyle birlikte dijital olarak onaylatılır. Hangi metnin ne zaman kabul edildiği kayıttan doğrulanabilir.
Online formlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Takvim bir uygulamada, video başka birinde, notlar üçüncüde ve ödevler mesajlaşmada olduğunda her oturum bir toparlama işine dönüşür. Koçlukta ise oturum sayısı yüksektir ve bu kayıp her gün tekrarlanır. PratiVia hepsini tek akışa alır.
Randevudan doğan bağlantı
Görüşme bağlantısı randevuyla birlikte oluşur. Onay ve hatırlatma mesajlarında yer alır ve ayrıca gönderilmesi gerekmez.
Randevu yönetimiKayda bağlı oturum notu
Notlar danışan dosyasında kronolojik durur. Geçmiş bir konuya dönmek arama gerektirmez.
Seans notlarıPortalda duran ödevler
Çalışmalar danışanın ekranında kalır. Tamamlanma durumu izlenir ve sohbet geçmişinde kaybolmaz.
Portal ve mesajlarSaat dilimi farkındalığı
Randevular her iki taraf için kendi saatiyle görünür. Yaz saati geçişlerinde bile hesap tutar.
Randevu yönetimi
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu düzenin işlediğini gösteren en somut işaret, oturum öncesi hazırlığın neredeyse sıfıra inmesidir. İkincisi de bağlantı ya da saat kaynaklı hiçbir aksamanın yaşanmamasıdır. Aşağıdaki göstergeler bunları ölçer.
Oturum öncesi hazırlık süresi
Bir dakikanın altı
Bağlantı, not ve ödev bilgilerine ulaşmak için harcanan süre.
Bağlantı kaynaklı gecikme
Sıfır
Bağlantı ulaşmadığı için geciken oturum sayısı.
Saat dilimi hatası
Sıfır
Yanlış saat nedeniyle kaçırılan ya da geciken görüşme sayısı.
Tamamlanan ödev oranı
Ay ay artan
Verilen oturum arası çalışmaların tamamlanma oranı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Görüşme bağlantısını randevu akışına bağlayın.
Otomatik bağlantı gönderimi
2. hafta
Oturum notlarını danışan kaydına taşıyın.
Kronolojik oturum geçmişi
3. hafta
Ödev paylaşımını kalıcı bir yere taşıyın.
İzlenebilir ödev akışı
4. hafta
Saat dilimi ayarını ve gizlilik çerçevesini devreye alın.
Hatasız randevu ve yazılı çerçeve
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Bağlantıyı neden randevuya bağlamalıyım?
Çünkü elle oluşturulan bir bağlantı yoğun günlerde kaçınılmaz olarak atlanır ve danışan oturum saatinde bağlantıyı aramaya başlar. İki taraf da beklemek zorunda kalır. Randevu oluşturulduğunda bağlantının da otomatik üretilmesi bu işi tamamen ortadan kaldırır. Hatırlatma mesajının aynı bağlantıyı içermesi de önemlidir. Danışan oturumdan hemen önce eski bir mesajı aramak zorunda kalmamalıdır.
Koçluk notları ne kadar ayrıntılı olmalı?
Konuşulan konular, belirlenen hedefler ve verilen ödevler yeterlidir. Koçluk bir sağlık hizmeti değildir ve kayıt düzeni de klinik kayıt gibi kurulmamalıdır. Ayrıntılı bir kişisel bilgi birikimi tutmak ne gereklidir ne de doğrudur. Toplanan her veri korunması gereken bir yükümlülüktür. Notun oturum sırasında ya da hemen sonrasında yazılması ise ayrı bir gerekliliktir. Gün sonuna bırakıldığında oturumlar birbirine karışır.
Ödevleri mesajla göndermenin sakıncası ne?
Birkaç gün içinde sohbet geçmişinde kaybolur ve danışan ne yapması gerektiğini tam hatırlamaz. Kalıcı bir yerde duran ödev ise istediği an bakılabilir. İkinci fayda birikimdir. Danışan süreç boyunca aldığı tüm çalışmaları bir arada görür ve bu, ilerlemeyi somutlaştırır. Her ödeve bir tamamlanma zamanı yazmak da faydalıdır. Süresi olmayan bir çalışma bir sonraki oturuma ertelenir ve genellikle hiç yapılmaz.
Farklı saat dilimlerini nasıl yönetmeliyim?
Elle hesaplamayı bırakarak. Randevunun her iki taraf için de kendi saatiyle görünmesi ve hatırlatma mesajlarının danışanın yerel saatiyle gitmesi gerekir. Yaz saati uygulamaları bu riski artırır. İki ülke aynı tarihte saat değiştirmediğinde birkaç haftalık bir dönemde fark değişir ve elle yapılan hesap tutmaz. Kaçırılan bir oturum hem gelir kaybı hem güven açısından maliyetlidir.
Kurumsal koçlukta gizliliği nasıl kurmalıyım?
Kuruma ne raporlanacağını sözleşmede netleştirerek ve bu sınırı danışana açıkça anlatarak. Danışan, söylediklerinin işverene gitmeyeceğini bilmeden açık konuşamaz ve süreç yüzeysel kalır. Genellikle katılım bilgisi paylaşılabilir, oturum içeriği paylaşılamaz. Bu güvencenin sözleşmede yazılı olması ve ilk oturumda dile getirilmesi, koçluk ilişkisinin kurulabilmesinin ön koşuludur ve atlandığında süreç baştan sakatlanır.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
