Koçlukta yeni danışan kazanımının büyük bölümü ücretsiz bir tanışma görüşmesiyle başlar. Bu görüşme iki taraf için de değerlidir: danışan koçu tanır, koç ise sürecin uygun olup olmadığını değerlendirir. Ancak görüşme bir yapıya bağlanmadığında sohbette kalır, bir sonuca varmadan biter ve takvimde ücretsiz saatler birikmeye başlar. Kaç görüşmenin pakete dönüştüğü ölçülmediği için hangi kanalın gerçekten işe yaradığı da bilinmez ve tanıtım çabası körlemesine yürür. Bu pratik tanışma görüşmesini yapılandırır ve getirisini ortaya koyar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Tanışma görüşmeleriyle ilgili sorun, tek tek bakıldığında hiçbirinin kötü geçmemesidir. Görüşmeler keyifli olur, taraflar memnun ayrılır ve yine de bir şey başlamaz. Kaybın büyüklüğü ancak toplamı görüldüğünde anlaşılır. Koçlukta bu şöyle görünür.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Tanışma görüşmesini otuz dakikalık dört bölüme ayırın ve somut bir sonraki adım önerisiyle bitirin. Belirsiz kapanış kararı erteler.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Tanışma görüşmesi çoğu zaman bir amaç etrafında kurulmadığı için sonuç üretmez. Amaçsız bir görüşme keyifli geçer ama karar üretmez. Üç yapısal eksiklik bu sonucu doğurur ve üçü de kolayca giderilebilir.
- 01
Görüşmenin amacı ve yapısı tanımlanmamış
Bir tanışma görüşmesinin cevaplaması gereken sorular bellidir: danışan ne istiyor, bu koçluk kapsamında mı, süreç nasıl işler ve bir sonraki adım ne. Bunlar bir yapıya bağlanmadığında konuşma kendi akışına bırakılır. Yapısı olmayan bir görüşme, sonucu tesadüfe bırakılmış bir görüşmedir.
- 02
Karar anı danışana ertelenmiş
Görüşmenin sonunda somut bir öneri yapılmadığında karar, danışanın koçtan uzaklaştığı ve motivasyonunun düştüğü döneme ertelenir. Ertelenmiş kararlar çoğu zaman hiç verilmez. Bu, dönüşüm üzerinde en yüksek etkisi olan ve en kolay düzeltilebilir yapısal boşluktur.
- 03
Ücretsiz görüşmenin maliyeti ölçülmüyor
Ücretsiz görüşmenin de bir maliyeti vardır: takvimde yer kaplar ve hazırlık gerektirir. Kaç görüşmenin pakete dönüştüğü ölçülmediğinde bu maliyet fark edilmez. Ayrıca hangi kanaldan gelen görüşmelerin daha yüksek oranda dönüştüğü de bilinmez ve tanıtım çabası körlemesine yürür.
Bu sorunun size bedeli
Her 10 görüşmeden 6-8’i
En azÜst sınıra kadar
Yapılandırılmamış tanışma görüşmelerinde tipik dönüşmeme oranı.
Yılda 96-240 saat
Haftada 2-5 saat. Bu, yaklaşık 12-30 tam iş günü eder.
Her kare 1 iş günü (en az)Üst sınıra kadar
Ücretsiz görüşmelere ayrılan ve karşılığı ölçülmeyen süre.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Her 20 görüşmeden 7’si
En az
Hedef: tanışma görüşmelerinin yüzde otuz beşi ve fazlasının ücretli programa dönüşmesi.
- Erken sonlanan program
- Başlayanların bir kısmı
- Uygunluk değerlendirilmeden başlatılan ve ilerlemeyen süreçler.
- Ölçülemeyen kanal performansı
- Tamamı
- Hangi kanaldan gelen görüşmenin dönüştüğü bilinmediği için yönetilemeyen tanıtım.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Tanışma görüşmesini verimli kılmanın yolu, onu baskı kurmadan ilerleyen belli bir yapıya bağlamaktır. Aşağıdaki adımlar görüşmeyi dört bölüme ayırır, uygunluk değerlendirmesini içine yerleştirir ve bir sonraki adımı görüşmenin içinde belirler. Son iki adım takibi ve ölçümü kurar.
- 1Adım 1 / 5Her tanışma görüşmesinde
Görüşmeye sabit bir yapı verin
Otuz dakikayı dört bölüme ayırın: ihtiyaç, koçluğun katkısı, süreç, sonraki adım.
Bir tanışma görüşmesi dört bölümden oluştuğunda hem akıcı hem de sonuç üretici olur: danışanın ne istediğini anlamak, koçluğun bu konuda ne yapabileceğini anlatmak, sürecin nasıl işlediğini açıklamak ve bir sonraki adımı belirlemek. Bu yapı görüşmeyi katılaştırmaz. Yalnızca hiçbir bölümün atlanmamasını sağlar.
- Görüşmeyi dört bölüme ayırın ve her seferinde aynı sırayı izleyin
- Süreyi baştan belirleyin ve danışana bildirin
- Hiçbir bölümü atlamayın, özellikle sonuncuyu
Ayrıntısını okuyun
Süreyi de baştan belirlemek gerekir. Otuz dakikalık bir görüşme dört bölüm için yeterlidir ve süre sınırı konuşmanın odaklı kalmasını sağlar. Süresiz bırakılan görüşmeler uzar, sohbete kayar ve paradoksal biçimde daha az sonuç üretir. Süreyi danışana baştan söylemek de faydalıdır. Ne kadar zaman ayıracağını bilen kişi konuşmaya daha hazırlıklı gelir ve asıl konuya daha hızlı girilir.
PratiVia’da: PratiVia takviminde tanışma görüşmesi ayrı bir randevu tipi olarak tanımlanabilir. Süresi belirlenir, online randevuya açılır ve diğer görüşmelerden ayrı izlenir.
Randevu yönetimi - 2Adım 2 / 5Her tanışma görüşmesinde
Uygunluk değerlendirmesini görüşmenin içine koyun
Kapsamı, hazırlığı ve beklentiyi sorun, uygun olmayanı gerekçesiyle yönlendirin.
Her başvuru koçluk için uygun değildir. Konunun koçluk kapsamına girip girmediği, danışanın süreç için hazır olup olmadığı ve beklentisinin gerçekçi olup olmadığı görüşmede değerlendirilmelidir. Bu değerlendirme dürüstçe yapıldığında dönüşüm oranı da yükselir, çünkü başlayan programlar sürer.
- Konunun koçluk kapsamına girip girmediğini görüşmede değerlendirin
- Beklentinin gerçekçi olup olmadığını açıkça konuşun
- Uygun değilse yönlendirin ve bunu kayda geçirin
Ayrıntısını okuyun
Uygun olmadığını düşündüğünüz bir başvuruyu geri çevirmek zor görünür ama uzun vadede en doğru karardır. Yürümeyen bir program hem danışanı hayal kırıklığına uğratır hem de koçun zamanını tüketir. Bu durumda yönlendirme yapmak, hem mesleki sorumluluğun gereğidir hem de itibar açısından güçlü bir davranıştır. Yönlendirilen kişi bunu genellikle unutmaz ve çevresine anlatır. Dürüst bir eleme, uzun vadede en etkili tanıtım biçimlerinden biri hâline gelir.
PratiVia’da: PratiVia’da tanışma görüşmesi kaydına sonuç ve gerekçe not olarak işlenebilir. Uygun bulunmayan başvurular da kayıtta kalır ve dönüşüm ölçümünde ayrı değerlendirilir.
Danışan yönetimi - 3Adım 3 / 5Her tanışma görüşmesinde
Bir sonraki adımı görüşme bitmeden belirleyin
İlk oturum tarihi ya da teklif günü gibi somut bir öneriyle kapatın.
Görüşmenin son bölümü mutlaka somut bir öneriyle kapanmalıdır. Bu öneri doğrudan bir program satışı olmayabilir. İlk oturum için bir tarih belirlemek, program teklifinin ne zaman iletileceğini söylemek ya da danışanın karar için neye ihtiyacı olduğunu netleştirmek de bir sonraki adımdır.
- Görüşmeyi somut bir sonraki adım önerisiyle kapatın
- Öneri baskı içermesin. Seçenek olarak sunulsun
- Danışan hazır değilse nedenini konuşup kayda geçirin
Ayrıntısını okuyun
Önemli olan görüşmenin belirsizlikle bitmemesidir. Düşünüp haber verme temennisiyle kapanan bir görüşme, kararı danışanın en az bilgiye sahip olduğu ana erteler. Somut bir öneri ise baskı kurmadan yol gösterir. Danışan hazır değilse bunu söyleyebilir ve bu cevap da değerlidir, çünkü nedenini konuşmayı mümkün kılar. Belirsiz biten her görüşme, fark edilmeden kaybedilen bir başvurudur.
PratiVia’da: PratiVia’da ilk oturum randevusu tanışma görüşmesi ekranından ayrılmadan oluşturulabilir. Teklif gönderimi ise aynı danışan kaydı üzerinden takip edilir.
Randevu yönetimi - 4Adım 4 / 5Görüşmeden 3-5 gün sonra
Karar vermeyen başvuruyu tek bir temasla takip edin
Karar vermeyene 3-5 gün sonra tek, konuşulana atıf yapan bir mesaj gönderin.
Görüşme sonrasında karar vermeyen başvuruların bir kısmı kararsız kalmıştır, bir kısmı ise unutmuştur. Birkaç gün sonra gönderilecek tek bir mesaj bu grubun önemli bir bölümünü geri kazandırır ve bu, dönüşüm oranını yükselten en düşük maliyetli adımdır.
- Karar vermeyen başvuruya birkaç gün sonra tek bir mesaj gönderin
- Mesajda satış baskısı kurmayın. Görüşmedeki bir konuya atıf yapın
- Yanıt gelmezse kaydı kapatıp nedenini işaretleyin
Ayrıntısını okuyun
Mesajın tonu belirleyicidir. Satış baskısı içeren bir metin çoğu kişiyi uzaklaştırır. Görüşmede konuşulan bir konuya atıfla soru sorup yardım teklif eden bir mesaj ise iyi karşılanır. Temasın tek seferlik olması da gereklidir. Tekrarlanan mesajlar hem rahatsız edicidir hem de koçluk ilişkisinin kurulmasını zorlaştırır. Yanıt gelmediğinde kaydı kapatmak ve nedenini kabaca işaretlemek, sonraki ölçümü anlamlı kılar.
PratiVia’da: PratiVia’da gönderilen mesajlar danışan kaydına iz olarak düşer. Aynı kişiye ikinci kez takip mesajı gönderilmesi kayıttan görüldüğü için önlenebilir.
Portal ve mesajlar - 5Adım 5 / 5Ayda bir, 20 dakika
Dönüşümü ve kanal performansını aylık ölçün
Ayda bir yapılan, dönüşen ve yönlendirilen görüşmeyi kanalıyla birlikte sayın.
Kaç tanışma görüşmesi yapıldığı, kaçının programa dönüştüğü, kaçının uygunluk nedeniyle yönlendirildiği ve dönüşenlerin hangi kanaldan geldiği ayda bir ölçülmelidir. Bu dört bilgi ücretsiz görüşmenin gerçek getirisini gösterir.
- Ayda bir dört sayıya bakın: görüşme, dönüşen, yönlendirilen, kanal dağılımı
- Uygunluk nedeniyle yönlendirilenleri ayrı kategoride tutun
- Çabanızı en yüksek dönüşüm veren kanala yöneltin
Ayrıntısını okuyun
Ölçümün en değerli çıktısı kanal karşılaştırmasıdır. Öneriyle gelen başvurular ile sosyal medyadan gelenler genellikle çok farklı dönüşüm oranlarına sahiptir. Bu fark bilindiğinde çaba doğru yere yönlendirilir. Ayrıca uygunluk nedeniyle yönlendirilen başvuruların ayrı tutulması da önemlidir. Bunlar doğru karar verilmiş vakalardır ve dönüşüm oranını düşürüyor gibi görünmeleri yanıltıcı olur. Bu ayrım yapıldığında gerçek dönüşüm oranı da belirgin biçimde yükselir ve tablo olduğundan kötü görünmez.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında randevu tipleri ve yeni danışan kayıtları birlikte görünür. Tanışma görüşmelerinin programa dönüşümü elle sayım yapmadan izlenebilir.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Genel randevu araçları tanışma görüşmesini diğer randevulardan ayırmaz. Ne kaç tane yapıldığını ne de kaçının sonuç verdiğini gösterir. Koçlukta ise bu görüşme büyümenin ana kapısıdır. PratiVia onu ayrı bir akış olarak izler.
Tanışma görüşmesi ayrı randevu tipi
Süresi ve kuralları farklı tanımlanır, online randevuya açılabilir. Kaç tane yapıldığı ve takvimde ne kadar yer kapladığı ayrı izlenir.
Randevu yönetimiSonuç kayda geçer
Görüşmenin nasıl sonuçlandığı ve gerekçesi danışan kaydına işlenir. Yönlendirilen başvurular da kayıtta kalır ve ölçümde ayrı değerlendirilir.
Danışan yönetimiTakip mesajı iz bırakır
Gönderilen tek seferlik takip kayda düşer. Aynı kişiye ikinci kez mesaj gönderilmesi kayıttan görülür ve önlenir.
Portal ve mesajlarDönüşüm raporlanabilir
Görüşmeden programa geçiş oranı ve kanal dağılımı raporlarda izlenir. Tanıtım çabası böylece veriye dayanarak yönlendirilir.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu düzenin işe yaradığı, dönüşüm oranının yükselmesinden ve ücretsiz saatlerin karşılığının ölçülebilmesinden anlaşılır. Aşağıdaki dört gösterge bunu ölçer ve hangi kanalın gerçekten değer ürettiğini de ortaya koyar.
Programa dönüşüm oranı
%35 ve üzeri
Tanışma görüşmelerinin ücretli programa dönüşen kısmı.
Sonraki adımı belirlenmiş görüşme
Tamamı
Somut bir öneriyle kapanan tanışma görüşmesi oranı.
Uygunluk nedeniyle yönlendirme
Ayrı izleniyor olması
Koçluk kapsamı dışında bulunup yönlendirilen başvuru oranı.
Ücretsiz görüşmeye ayrılan süre
Haftalık takvimin %10’unun altı
Tanışma görüşmelerinin toplam çalışma süresi içindeki payı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Görüşme yapısını dört bölüme ayırın ve süresini belirleyin.
Yapılandırılmış tanışma görüşmesi
2. hafta
Uygunluk değerlendirmesini görüşmenin içine yerleştirin.
Dürüst uygunluk elemesi
3. hafta
Sonraki adım önerisini rutine bağlayın. Takip mesajı şablonunu yazın.
Somut kapanış ve tek seferlik takip
4. hafta
Görüşme kayıtlarını kanal bilgisiyle tutun. İlk dönüşüm ölçümünü yapın.
Dört göstergeli dönüşüm tablosu
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Tanışma görüşmesi ücretsiz mi olmalı?
Her iki uygulama da yaygındır ve ikisinin de gerekçesi vardır. Ücretsiz görüşme başvuru sayısını artırır ama dönüşüm oranını düşürebilir. Ücretli görüşme ise tersini yapar. Doğru cevabı kendi verinizle bulabilirsiniz: iki dönemi ayrı ayrı ölçüp dönüşüm oranlarını karşılaştırmak, tahminle karar vermekten çok daha isabetli sonuç verir. Önemli olan hangisini seçerseniz seçin süresini ve kapsamını netleştirmektir.
Görüşmede program fiyatını söylemeli miyim?
Söylememek çoğu zaman ters teper. Kişi karar veremediği için süreç askıda kalır. Fiyatı kapsamıyla birlikte anlatmak ise doğru yaklaşımdır: kaç oturum, hangi sıklıkta ve neyi içerdiği belirtildiğinde rakam anlam kazanır. Ayrıca fiyatın görüşmenin sonunda, süreç anlatıldıktan sonra söylenmesi daha iyi karşılanır. Başta söylendiğinde konuşma bir pazarlığa dönüşme eğilimi gösterir.
Uygun olmadığını düşündüğüm başvuruyu nasıl geri çevirmeliyim?
Açıkça ve gerekçesiyle. Konunun koçluk kapsamına girmediğini ya da başka bir desteğin daha uygun olacağını söylemek, danışanı doğru yere yönlendirmek anlamına gelir. Mümkünse somut bir yönlendirme önerisi de sunun. Bu davranış itibar açısından da güçlüdür. Yönlendirilen kişi bunu genellikle unutmaz ve çevresine anlatır. Ayrıca yürümeyecek bir programı başlatmamak, ikinizin de zamanını korur.
Görüşme sonunda satış yapıyormuş gibi hissetmemek için ne yapmalıyım?
Bir sonraki adımı önermek yol göstermektir. Öneri bir seçenek olarak sunulduğunda ve danışanın hayır deme alanı korunduğunda baskı oluşmaz. Ayrıca önerinin doğrudan program satışı olması da gerekmez: ilk oturum için tarih belirlemek ya da teklifin ne zaman iletileceğini söylemek de somut birer adımdır. Rahatsız edici olan, belirsizlik bırakıp sonra ısrarla mesaj göndermektir.
Dönüşüm oranım düşükse sorun nerede?
Sorunun kaynağı üç ayrı noktada olabilir ve bunu yalnızca aşamalı ölçüm ayırt eder. Görüşmeler somut bir öneriyle kapanmıyorsa aksaklık görüşmenin yapısındadır. Öneri yapılıyor ama kabul edilmiyorsa mesele ya beklenti hizalamasında ya da fiyatın kapsamıyla birlikte anlatılmamasındadır. Görüşmeye gelenlerin çoğu zaten uygun değilse aksaklık görüşmeden önce, başvuruyu getiren kanaldadır. Üç aşamayı ayrı ölçmek, müdahaleyi doğru yere yapmanızı sağlar.
Ücretsiz görüşmeleri sınırlamalı mıyım?
Sınırlamak çoğu koç için doğru bir karardır. Ücretsiz görüşme de takvimde yer kaplar, hazırlık gerektirir ve programa dönüşmediğinde koç için doğrudan bir kayıptır. Haftalık takvimde bu görüşmelere ayrılacak süreyi baştan belirlemek, hem gelir üreten saatleri korur hem de görüşmelere daha hazırlıklı girmenizi sağlar. Sınırın ne olacağını ise dönüşüm oranınız gösterir.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
