Bir veteriner kliniğinde operasyon günü, poliklinik akışından tamamen farklı bir planlama gerektirir: aynı anda ameliyathane, hekim, yardımcı personel ve yatış kapasitesi kullanılır. Bunlardan biri hesaba katılmadığında gün tıkanır ve operasyonlar öne ya da arkaya kayar. Yatan hastanın takibi ise ayrı bir sorundur. Verilen sıvı, uygulanan ilaç ve gözlenen durum çoğu klinikte kafesin üzerindeki bir kâğıda yazılır ve vardiya değiştiğinde bilginin bir kısmı devredilmez. Sahip ise gün boyu ne olduğunu bilmez ve arar. Bu pratik üç akışı birlikte kurar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Operasyon gününün aksadığı bir klinikte sorun çoğu zaman birkaç kaynağın aynı saatte birbiriyle çakışmasından doğar. Bu yüzden neyin geciktiğini bulmak da zordur. Kliniğin operasyon günü akışında dört belirti tekrar tekrar görülür.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Operasyon randevusu ancak ameliyathane, hekim, personel ve kafes aynı saatte boşsa gerçektir. Takvim dördünü birlikte kontrol etmeli.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Operasyon ve yatış süreçlerinin aksamasının nedeni, bu işlerin poliklinik mantığıyla planlanmasıdır. Poliklinikte planlanması gereken tek kaynak hekimin zamanıdır. Operasyonda ise birkaç kaynak aynı anda ve birbirine bağlı biçimde kullanılır. Aşağıdaki üç bulgu bu uyumsuzluğun klinikteki somut karşılığını gösterir.
- 01
Kaynaklar takvimde tanımlı değil
Ameliyathane, yatış kafesi ve yardımcı personel takvimde birer kaynak olarak tanımlanmadığında yalnızca hekim müsaitliği kontrol edilir. Bir operasyon randevusu, o anda gereken tüm kaynakların aynı anda uygun olması demektir. Biri eksikse randevu gerçek değildir. Çakışmalar bu tanımsızlığın doğrudan sonucudur.
- 02
Hazırlık kontrol listesi yok
Operasyon öncesi adımlar hafızadan takip edildiğinde yoğun günlerde biri mutlaka atlanır. Kontrol listesi bu işi kişiye bağlı olmaktan çıkarır ve devrini de mümkün kılar. Listenin dijital ve dosyaya bağlı olması ise hangi adımın kim tarafından ne zaman tamamlandığını da gösterir.
- 03
Yatış takibi zaman damgalı tutulmuyor
Hospitalizasyonda temel bilgi, neyin ne zaman yapıldığıdır. Zaman damgası olmayan bir kayıt vardiya devrinde işe yaramaz. Sıvı miktarı, ilaç saatleri ve gözlem notları saatiyle durmadığında sonraki ekip tabloyu kuramaz. Kâğıt çizelge ayrıca yalnızca o kafesin önünde okunabilir ve klinik geçmişe de bağlanmaz.
Bu sorunun size bedeli
Yılda 48-140 vaka
Haftada 1-3 vaka birikince.
Her simge yaklaşık 10 vakaÜst sınıra kadar
Kaynak çakışması ya da eksik hazırlık nedeniyle günü değişen operasyonlar.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Yılda 240-480 saat
Günde 1-2 saat. Bu, yaklaşık 30-60 tam iş günü eder.
Her kare 1 iş günü (en az)Üst sınıra kadar
Planlama boşlukları nedeniyle kullanılmayan ameliyathane zamanı.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
- Sahip bilgilendirme aramaları
- Vaka başına 2-4 arama
- Düzenli bilgi verilmediği için sahibin klinikle yaptığı görüşmeler.
- Vardiya devrinde bilgi kaybı
- Her devirde
- Sözlü devir sırasında aktarılmayan takip ayrıntıları.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, bir operasyon için gereken bütün kaynakların aynı saatte hazır olduğundan emin olmaktır. Günü katı bir programa sokmak gerekmez. Aşağıdaki adımlar kaynakları takvime tanımlar, hazırlığı kontrol listesine bağlar ve yatış takibini zaman damgalı hâle getirir. Son iki adım sahibi bilgilendirir ve süreci ölçer.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez
Ameliyathane ve yatışı takvimde kaynak yapın
Ameliyathaneyi, kafesleri ve personeli kaynak yapın, süreye hazırlık ve derlenmeyi katın.
Ameliyathane, yatış kafesleri ve gerekiyorsa yardımcı personel takvimde ayrı kaynaklar olarak tanımlanmalıdır. Operasyon randevusu verilirken bu kaynakların da uygunluğu kontrol edilmelidir. Yalnızca hekim müsaitliğine bakmak eksik bir kontroldür.
- Ameliyathane ve yatış kapasitesini takvimde kaynak olarak tanımlayın
- Her operasyon türü için hazırlık ve derlenme dâhil süre belirleyin
- Gerçekleşen süreleri ölçüp tanımları güncelleyin
Ayrıntısını okuyun
Her operasyon türü için gerçekçi bir süre tanımlamak da gerekir. Temizlik, hazırlık ve derlenme süreleri operasyonun kendi süresine eklenmediğinde plan kâğıt üzerinde tutar ama sahada tutmaz. Sürelerin ilk aylarda ölçülerek güncellenmesi en pratik yoldur. Gerçekleşen süreler kaydedildikçe planlama zamanla daha isabetli hâle gelir ve gün sonunda birikmiş gecikme kalmaz. Bu ölçümün ayrı bir çalışma gerektirmemesi de önemlidir. Randevunun başlangıç ve bitiş saatleri zaten kayıtta durduğu için fark ek bir iş yapmadan hesaplanabilir ve tek yapılması gereken buna düzenli bakmaktır.
PratiVia’da: PratiVia takviminde oda ve ekipman gibi kaynaklar tanımlanabilir, randevu oluşturulurken hekim ve kaynak uygunluğu birlikte kontrol edilir ve çakışma engellenir.
Randevu yönetimi - 2Adım 2 / 5Her operasyonda
Ameliyat öncesi hazırlığı kontrol listesine bağlayın
Açlık, tahlil, anestezi, onam ve iletişim teyidini dosyaya bağlı kısa listede işaretleyin.
Açlık süresi bilgisi, ön tahliller, anestezi değerlendirmesi, onam formu ve sahibin iletişim bilgisinin teyidi bir kontrol listesi hâline getirilmelidir. Liste hayvanın dosyasına bağlı olmalı ve her adım tamamlandıkça işaretlenmelidir.
- Hazırlık adımlarını kısa bir kontrol listesine dönüştürün
- Listeyi hayvan dosyasına bağlayın ve adımları işaretleyin
- Eksik adım varken operasyonu başlatmayın
Ayrıntısını okuyun
Listenin dijital olmasının somut bir faydası vardır: kimin hangi adımı ne zaman tamamladığı görülür ve devir yapılabilir. Sabah gelen ekip, hangi hazırlıkların tamamlandığını sormak zorunda kalmaz. Ayrıca eksik bir adım varsa bu operasyon öncesinde fark edilir. Masada fark edilen bir eksiklik ise hem gün planını bozar hem de gereksiz bir risk üretir. Listeyi kısa tutmak da önemlidir. Uygulanmayan uzun listeler hiç olmamasından daha yanıltıcıdır.
PratiVia’da: PratiVia’da online form ve görev kayıtları danışan dosyasına bağlanabilir. Hazırlık adımları tek tek işaretlenir ve hangi adımın kim tarafından tamamlandığı kayıtta görünür.
Online formlar - 3Adım 3 / 5Her uygulama ve gözlemde
Yatan hasta takibini zaman damgalı tutun
Sıvıyı, ilacı ve gözlemi saatiyle girin, vardiya devrini bu kayıt üzerinden yapın.
Verilen sıvı, uygulanan ilaç, ölçülen değerler ve gözlem notları saatiyle birlikte kaydedilmelidir. Zaman damgası olmadan bu bilgiler vardiya devrinde işe yaramaz. Sonraki ekip neyin ne zaman yapıldığını bilemez.
- Her uygulama ve gözlemi saatiyle kaydedin
- Kaydı hayvan dosyasına bağlayın
- Vardiya devrini kayıt üzerinden yapın
Ayrıntısını okuyun
Kaydın hayvanın dosyasında durması ayrıca yatış sonrası için de değerlidir. Taburcu sonrası bir sorun geliştiğinde yatış süresince neyin uygulandığı geriye dönük olarak okunabilir. Kafes üzerindeki kâğıt çizelge ise yatış bitince genellikle kaybolur ve klinik geçmişe hiç bağlanmaz. Vardiya devrinin de bu kayıt üzerinden yapılması gerekir. Sözlü devir kaydı tamamlayabilir ama yerini alamaz ve tek başına yapıldığında bilgi kaybı kaçınılmazdır. Devralan ekibin kaydı kendi başına okuyabilmesi, sorumluluğun da net biçimde geçmesini sağlar.
PratiVia’da: PratiVia’da danışan dosyasına zaman damgalı notlar ve ölçümler eklenir. Yatış süresince yapılan tüm uygulamalar tek akışta sıralanır ve vardiya devri bu akış üzerinden yapılır.
Seans notları - 4Adım 4 / 5Her operasyon ve yatışta
Sahibi planlı biçimde bilgilendirin
Sahibe ameliyat sonrası, yatışta her gün ve taburcu öncesi bilgi vereceğinizi söyleyin.
Sahibin ne zaman bilgi alacağı baştan söylenmelidir. Operasyon sonrası bir bilgilendirme, yatış devam ediyorsa günlük bir güncelleme ve taburcu öncesi bir görüşme çoğu vaka için yeterli bir düzendir.
- Bilgilendirme zamanlarını operasyon öncesinde sahibe söyleyin
- Her bilgilendirmede bir sonraki bilginin zamanını belirtin
- Seyri kötü vakalarda bilgilendirmeyi sıklaştırın
Ayrıntısını okuyun
Bu düzen kurulduğunda arama sayısı belirgin biçimde düşer, çünkü belirsizlik ortadan kalkar. Bilgilendirmenin kısa olması da yeterlidir: hayvanın durumu, o gün ne yapıldığı ve bir sonraki bilginin ne zaman verileceği. Kötü seyreden vakalarda ise sahip daha sık bilgilendirilmelidir. Sessizlik sahibin en çok kaygılandığı andır ve bu kaygı çoğu zaman durumun kendisinden daha yıpratıcıdır. Kötü haberin de zamanında ve açıkça verilmesi gerekir. Ertelenen bir bilgilendirme, hem güveni zedeler hem de sahibin karar vermesi gereken durumlarda onu geç bırakır.
PratiVia’da: PratiVia’da danışana mesaj gönderimi şablonla yapılabilir. Her bilgilendirme dosyada iz bırakır ve kimin ne zaman bilgi verdiği sonradan görülebilir.
Portal ve mesajlar - 5Adım 5 / 5Ayda bir, 30 dakika
Operasyon gününü sayılarla gözden geçirin
Ayda bir aynı üç sayıya bakın: süre sapması, erteleme ve ameliyathane kullanımı.
Ayda bir bakılacak birkaç sayı, planlamanın gerçeğe ne kadar yaklaştığını gösterir: planlanan ve gerçekleşen süreler arasındaki fark, ertelenen operasyon sayısı ve ameliyathanenin kullanım oranı.
- Planlanan ve gerçekleşen süreleri karşılaştırın
- Erteleme nedenlerini kategorilere ayırıp sayın
- Ameliyathane kullanım oranını ay ay izleyin
Ayrıntısını okuyun
Bu üç bilgi birlikte okunduğunda plan hatalarının nerede olduğu ortaya çıkar. Sürekli aşılan süre tanımları güncellenmelidir. Ertelemelerin nedeni hazırlık eksikliğiyse kontrol listesi gözden geçirilmelidir. Kullanım oranının düşük olması ise farklı bir sorunu işaret eder ve genellikle planlama boşluklarından kaynaklanır. Bu gözden geçirmenin kısa tutulması sürdürülebilirliği doğrudan belirler. Uzun toplantılar birkaç ay sonra takvimden düşer. Yarım saatlik bir bakış çoğu klinik için yeterlidir ve düzenli yapıldığında birikmiş sorunları tek tek çözmek zorunda kalmazsınız. Önemli olan bu bakışın her ay aynı üç sayıya yapılmasıdır. Ölçütler değiştiğinde karşılaştırma imkânı da kaybolur.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında randevu ve kaynak kullanım verileri dönem bazında görülebilir, planlanan ile gerçekleşen süre farkı ayrı bir hesap gerektirmeden okunur.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Poliklinik takvimleri tek kaynağı, yani hekimin zamanını yönetmek için tasarlanır. Operasyon ve yatış ise birkaç kaynağın eşzamanlı kullanıldığı, üstelik saatlik takip gerektiren bir iştir. PratiVia her iki ihtiyacı da aynı sistemde karşılar.
Çok kaynaklı randevu kontrolü
Ameliyathane ve yatış kapasitesi takvimde kaynak olarak tanımlanır. Randevu verilirken hepsinin uygunluğu birlikte kontrol edilir.
Randevu yönetimiDosyaya bağlı hazırlık listesi
Ameliyat öncesi adımlar hayvanın dosyasında işaretlenir. Hangi adımın kim tarafından tamamlandığı görünür ve devredilebilir.
Online formlarZaman damgalı yatış takibi
Uygulamalar ve gözlemler saatiyle kaydedilir. Vardiya devri kayıt üzerinden yapılır ve bilgi kaybı önlenir.
Seans notlarıİzlenebilir sahip bilgilendirmesi
Gönderilen her bilgilendirme dosyada iz bırakır. Kimin ne zaman bilgi verdiği sonradan gösterilebilir.
Portal ve mesajlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Düzenin kurulduğu, ertelenen operasyon sayısının düşmesinden ve gerçekleşen sürelerin plana yaklaşmasından anlaşılır. Aşağıdaki dört gösterge bunu ölçer. Ayrıca sahip bilgilendirmesinin klinik yüküne etkisini de ortaya koyar.
Ertelenen operasyon sayısı
Ay ay azalan
Kaynak çakışması veya eksik hazırlık nedeniyle günü değişen operasyonlar.
Planlanan ve gerçekleşen süre farkı
%15’in altı
Tanımlı operasyon süresi ile fiilî sürenin ortalama sapması.
Hazırlık listesi tamamlanma oranı
Tamamı
Operasyon öncesi tüm adımları işaretlenmiş vakaların payı.
Sahip bilgilendirme aramaları
Belirgin biçimde azalan
Vaka başına sahibin bilgi almak için yaptığı arama sayısı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Ameliyathane ve yatış kapasitesini takvimde kaynak olarak tanımlayın.
Çok kaynaklı operasyon takvimi
2. hafta
Ameliyat öncesi hazırlık kontrol listesini oluşturup dosyaya bağlayın.
İşaretlenebilir hazırlık listesi
3. hafta
Yatan hasta takibini zaman damgalı kayda geçirin. Vardiya devrini buna bağlayın.
Saatlik hospitalizasyon kaydı
4. hafta
Sahip bilgilendirme düzenini uygulayın ve ilk aylık gözden geçirmeyi yapın.
Bilgilendirme akışı ve süre raporu
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Ameliyathaneyi neden ayrı bir kaynak olarak tanımlamalıyım?
Çünkü bir operasyon randevusu, hekimle birlikte ameliyathanenin, yatış yerinin ve yardımcı personelin aynı anda uygun olmasını gerektirir. Ameliyathane takvimde tanımlı değilse, hekim müsait göründüğü için verilen bir randevu sabah çakışmaya dönüşür. Kaynak tanımı bu çakışmayı randevu verilirken önler. Aynı mantık yatış kapasitesi ve yardımcı personel için de geçerlidir. Hangi kaynak darboğaz oluşturuyorsa öncelikle o tanımlanmalıdır.
Kontrol listesi ekibi yavaşlatmaz mı?
Kısa tutulduğunda yavaşlatmaz. Aksine masada fark edilen eksikliklerin yol açtığı büyük gecikmeleri önler. Bir operasyonun hazırlık eksikliği nedeniyle ertelenmesi, listeyi işaretlemenin toplam süresinden kat kat fazla zaman kaybettirir. Önemli olan listenin gerçekten uygulanacak uzunlukta olmasıdır. Kimsenin doldurmadığı uzun bir liste, hiç liste olmamasından daha yanıltıcıdır, çünkü kontrol yapıldığı izlenimi verir.
Yatış takibini kâğıtta tutmanın sakıncası ne?
Kâğıt çizelge yalnızca o kafesin önünde okunabilir, yatış bitince genellikle kaybolur ve klinik geçmişe hiç bağlanmaz. Oysa yatış süresince neyin ne zaman uygulandığı, taburcu sonrası bir sorun geliştiğinde en çok ihtiyaç duyulan bilgidir. Dijital ve zaman damgalı kayıt hem vardiya devrini güvenli kılar hem de bu bilgiyi hayvanın dosyasında kalıcı hâle getirir. Kâğıt bir yardımcı olabilir, ancak ana kayıt olmamalıdır.
Sahibi ne sıklıkta bilgilendirmeliyim?
Operasyon sonrası bir bilgilendirme, yatış sürüyorsa günlük bir güncelleme ve taburcu öncesi bir görüşme çoğu vaka için yeterlidir. Önemli olan, sahibin bir sonraki bilgiyi ne zaman alacağını bilmesidir. Belirsizlik ortadan kalktığında sahibin klinikle iletişimi de sakinleşir ve arama sayısı düşer. Seyri kötü giden vakalarda ise sıklığı artırmak gerekir. Bilgilendirmenin kısa olması yeterlidir. Durum, o gün yapılanlar ve bir sonraki bilginin zamanı çoğu zaman yeterli bir çerçeve sunar.
Acil vakalar planlı programı bozuyor, ne yapmalıyım?
Acil vakaları planlamanın dışında tutmak yerine, takvimde onlar için pay bırakmak daha gerçekçi bir yaklaşımdır. Kliniğinizin acil vaka sıklığını birkaç ay ölçtüğünüzde bu payın ne kadar olması gerektiği ortaya çıkar. Pay bırakılmadığında her acil vaka planlı operasyonları geriye iter ve gün sonunda birikmiş gecikme oluşur. Payın kullanılmadığı günlerde ise bu zaman poliklinik ya da kontrol randevularıyla değerlendirilebilir.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
