e-Nabız ve dış sistemlerle hasta verisi paylaşımı nasıl yönetilir?

Dış laboratuvar, görüntüleme merkezi ya da başka bir kaynaktan gelen her sonuç hastanın dosyasına işlenmelidir. Bu bağlantı kurulmadığında sonuç fiilen kaybolmuş sayılır.

Sonucun geldiği tarih, kaynağı ve varsa yorumu da kaydedilmelidir. Kaynağın kaydedilmesi özellikle önemlidir; farklı laboratuvarların referans aralıkları değişebilir ve bu bilgi olmadan yapılan bir karşılaştırma yanıltıcı olur. Kâğıt olarak gelen sonuçların taranıp dosyaya eklenmesi de gerekir; çekmecede duran bir rapor, muayene sırasında bakılamıyorsa hiçbir işe yaramaz. Bu işlemin kim tarafından yapılacağının belirlenmesi ise sürekliliği sağlar; herkesin sorumluluğu olan bir iş yoğun bir günde tamamen atlanır ve o gün gelen sonuçlar kaybolur.

İstenen her tetkik, sonucu gelene kadar bir bekleyen listesinde kalmalıdır. Bu liste her gün gözden geçirilmelidir.

Sonucu gelmeyen istemler ancak böyle görünür hâle gelir; hastanın kendisi aramadıkça askıda kalan bir tetkik, gecikmenin en sık nedenlerinden biridir. Beklenen sürenin de kaydedilmesi faydalıdır; bir sonucun normalde ne kadar sürede geldiği bilindiğinde gecikme hemen fark edilir. Anormal çıkan sonuçların ayrıca işaretlenmesi ise önceliklendirmeyi sağlar; bu sonuçlar hastaya mesajla değil telefonla iletilmelidir çünkü hem açıklama gerektirir hem de hastanın soru sorabilmesi gerekir. Yazılı iletilen bir kötü sonuç, açıklama olmadan çok daha büyük bir kaygı üretir.

Hasta verisinin kiminle, hangi amaçla ve hangi izinle paylaşıldığı kaydedilmelidir. Özel nitelikli sağlık verisinde bu kayıt doğrudan bir koruma unsurudur.

Paylaşımın hukuki dayanağının bilinmesi gerekir; bazı paylaşımlar mevzuattan doğar, bazıları ise hastanın açık rızasını gerektirir. Bu ayrımın bir uzmanla netleştirilmesi ve büro içinde herkesin bilmesi şarttır. Rıza gerektiren durumlarda rızanın kapsamı ve süresi de belirtilmelidir; genel bir onay ifadesi her paylaşımı kapsamaz. Rızanın geri çekilebileceğinin hastaya söylenmesi ve geri çekildiğinde paylaşımın derhâl durdurulması da gereklidir. Bu kaydın sürümüyle saklanması ise bir itiraz durumunda tek dayanaktır. Ekipteki herkesin hangi paylaşımın hangi dayanakla yapıldığını bilmesi de gerekir; tek kişinin bildiği bir kural pratikte uygulanmaz.

Başka bir hekime ya da merkeze yönlendirilen hasta için gönderilecek bilgi paketi standart olmalıdır: yönlendirme nedeni, mevcut bulgular, yapılan tetkikler ve kullanılan ilaçlar.

Bu paketin eksik gönderilmesi hem tetkiklerin tekrarlanmasına hem de hastanın aynı öyküyü baştan anlatmasına yol açar. Paylaşılacak bilginin amaçla sınırlı tutulması da gerekir; tüm dosyayı göndermek yerine ilgili bilgiyi seçmek hem veri minimizasyonu ilkesine uygundur hem de karşı taraf için daha kullanışlıdır. Gönderilen bilginin dosyaya kaydedilmesi ayrıca gereklidir. Dönen görüşün de aynı dosyaya işlenmesi ise takibin kopmamasını sağlar; bu adım sık atlanır ve hastanın ileri merkezde ne olduğu hiç öğrenilmez.

Kimin hangi kayda eriştiği ve hangi paylaşımların yapıldığı dönemsel olarak gözden geçirilmelidir. Bu okuma hem güvenlik hem de akış iyileştirmesi sağlar.

Beklenmedik erişimler ancak böyle fark edilir; bir kayda erişmemesi gereken birinin eriştiği durumlar nadirdir ama tam da bu yüzden kontrol edilmediğinde hiç görülmez. Paylaşım hacminin izlenmesi de bilgi verir; belirli bir kaynağa çok sayıda sevk yapılıyorsa o ilişkinin düzenlenmesi gündeme gelebilir. Bekleyen istem sayısının seyri ise akıştaki bir tıkanmayı gösterir; sürekli artan bir bekleyen listesi, takip düzeninin işlemediğinin en net işaretidir ve nedeni araştırılmalıdır. Sorun bazen kaynağın gecikmesidir ve bu durumda çözüm büronun dışındadır; tedarikçi değişikliği bile gündeme gelebilir.