Güzellik merkezinde sarf tüketimi uygulama başına nasıl izlenir?

Her uygulama için hangi ürünlerden ne kadar kullanılması gerektiği belirlenmelidir. Bu tanım hem maliyeti hesaplanabilir kılar hem de personel arasında tutarlılık sağlar.

Standardın gerçekçi olması önemlidir; masa başında belirlenen bir miktar sahada tutmaz. En pratik yöntem, birkaç uygulamayı gözlemleyip gerçekten kullanılan miktarı ölçmektir. Bölge büyüklüğü ya da cilt tipi gibi etkenlere göre değişen uygulamalarda aralık belirlemek de mümkündür. Standardın amacının kısıtlama değil öngörülebilirlik olduğunun ekibe anlatılması ise benimsenmeyi doğrudan etkiler; kısıtlama olarak algılanan bir kural uygulama kalitesini düşürür ve bu kimsenin işine yaramaz. Personelin standardın belirlenmesine katılması da benimsenmeyi doğrudan artırır; kendi ölçtükleri bir miktarı savunmak zorunda kalmazlar.

Yapılan her uygulama, kullandığı sarfı stoktan düşecek biçimde kaydedilmelidir. Bu bağ kurulduğunda mevcut stok her an güncel kalır ve uygulama maliyeti kendiliğinden hesaplanır.

Bu düzenin ek bir iş yükü getirmemesi gerekir; uygulama zaten kaydedilmektedir ve sarf düşümü buna bağlandığında ayrıca bir işlem yapılmaz. Standart dışı kullanım olduğunda ise bunun ayrıca işaretlenebilmesi faydalıdır. Sürekli standart dışı kullanım görülen bir uygulamada standardın kendisi gözden geçirilmelidir; sahada tutmayan bir tanımı ısrarla korumak yerine gerçeğe uyarlamak doğru olandır. Kayıtla fiilî stok arasındaki farkın dönemsel sayımla doğrulanması da gerekir. Kayıt tek başına yeterli değildir; fire, kırılma ve kayıt dışı kullanım ancak sayımla ortaya çıkar ve düzenli sayım bu farkı küçük tutar.

Her sarf kalemi için kritik stok seviyesi tanımlanmalıdır. Seviye, tedarik süresi içinde tüketilen miktara göre belirlenir ve bu seviyeye inildiğinde uyarı üretilmelidir.

Hesap karmaşık değildir: bir ürün siparişten teslime kaç günde geliyorsa, o sürede ne kadar kullanıldığını bilmek yeterlidir. Talebin dalgalı olduğu dönemler için bir miktar pay eklemek de yerinde olur; yaz ayları ya da bayram öncesi gibi yoğun dönemlerde tüketim belirgin biçimde artar ve bu, kritik seviyenin dönemsel olarak ayarlanmasını gerektirebilir. İthal ürünlerde tedarik süresinin uzayabileceği de hesaba katılmalıdır; kur dalgalanmaları ve gümrük süreçleri bu süreyi öngörülemez hâle getirebilir.

Depoya giren her ürünün son kullanma tarihi kaydedilmeli ve tarihi yaklaşanlar öne çıkarılmalıdır. Tarihi geçen ürün doğrudan zarardır ve tamamen önlenebilir.

Aylık bir kontrol çoğu merkez için yeterlidir. Tarihi yaklaşan ürünlerin öncelikli kullanılması basit ama etkili bir uygulamadır; depoda önden alınan ürünün en eski tarihli olması sağlandığında bu iş kendiliğinden yürür. Tarihi yaklaşan bir ürün stokta fazla miktarda varsa, bunun bir kampanyayla değerlendirilmesi de düşünülebilir. Ancak bu kararın uygulamanın niteliğini etkilememesi gerekir; tarihi yaklaşan bir ürünü kullanmak için gereksiz bir uygulama önermek hem etik hem güven açısından savunulamaz. Fark edildiğinde ise ürünün maliyetinden çok daha büyük bir kayba yol açar.

Ayda bir bakılacak tablo, hangi uygulamanın gerçekte ne kadar kazandırdığını gösterir: uygulama başına sarf maliyeti, ayrılan süre ve alınan ücret.

Bu üçü bir araya geldiğinde beklenmedik sonuçlar çıkar. Çok satan bir uygulama, yüksek sarf maliyeti nedeniyle az kazandırıyor olabilir; az yapılan bir uygulama ise en kârlı hizmet olabilir. Bu bilgi fiyatlama, kampanya ve tanıtım kararlarının tamamını etkiler. Personel süresinin de hesaba katılması gerekir; uzun süren bir uygulama, kabin ve personel kapasitesini de tüketir ve bu maliyet sarf kadar gerçektir. Yalnızca ürün maliyetine bakan bir hesap eksik kalır ve yanlış karar üretir.