Kurumsal anlaşmalı hasta ve işyeri check-up nasıl yönetilir?

Her kurumsal anlaşma; kapsadığı hizmetler, uygulanacak fiyatlar ve geçerlilik süresiyle birlikte bir kayıt olarak tutulmalıdır. Bu tanım olmadan kapsam kararı her hasta kabulünde yeniden verilir ve hatalar kaçınılmaz olur.

Birden çok anlaşma varsa her birinin ayrı tanımlanması gerekir; koşullar birbirine benzese bile farklar zamanla karışır. Anlaşmanın bitiş tarihinin de kayıtta durması ve yaklaştığında uyarı üretmesi faydalıdır; süresi dolmuş bir anlaşma kapsamında hizmet vermek sonradan tahsil edilemeyen bir alacak üretir. Yenileme görüşmesinin de zamanında başlatılması ancak bu uyarıyla mümkün olur ve kesintisiz bir geçiş sağlanır. Süre dolduktan sonra başlatılan bir yenileme ise hem pazarlık gücünü zayıflatır hem de arada verilen hizmetin karşılığını belirsiz bırakır.

Kurumsal bir hasta kaydedilirken hangi anlaşma kapsamında geldiği işaretlenmelidir. Bu bağ kurulduğunda doğru fiyat kendiliğinden uygulanır ve kapsam bilgisi hasta kabulü sırasında ekranda görünür.

İlişkinin hasta bazında tutulması, kişinin kurumdan ayrılması durumunda da doğru davranmayı sağlar; anlaşma kapsamı sona erdiğinde bireysel fiyatlandırmaya geçilmesi gerekir ve bu geçiş ancak ilişki kayıtlıysa fark edilir. Ayrıca kurumsal hastaların da kendi klinik dosyalarının olması gerekir; anlaşma bir ödeme düzenlemesidir, hastanın kaydı ise her koşulda kendisine aittir ve kurumdan bağımsız olarak korunmalıdır. Kişi kurumdan ayrılsa bile klinik dosyası yerinde kalır ve bireysel hasta olarak devam edebilir.

Anlaşma dışında kalan bir tetkik ya da işlem yapılacağında bunun kapsam dışı olduğu işlem sırasında görünmelidir. Ay sonunda fark edilen bir kapsam dışı kalem, çoğu zaman tahsil edilemez.

Hastanın da bu konuda bilgilendirilmesi gerekir; kurumsal anlaşması olduğunu düşünen bir kişi ek ücretle karşılaştığında haklı olarak rahatsız olur. Bilgilendirmenin işlem öncesinde yapılması ise bu rahatsızlığı tamamen ortadan kaldırır. Kapsam dışı kalemlerin ayrı bir tahsilat kalemi olarak izlenmesi de gereklidir; bireysel ödeme ile kurumsal faturalamanın karışması, iki tarafta da mutabakat sorunu üretir ve düzeltmesi zaman alır. Ayrı izlendiğinde ise hem kurumsal döküm hem bireysel tahsilat kendi içinde tutarlı kalır ve ay sonu kontrolü birkaç dakikaya iner.

İşyeri check-up gibi toplu programlar takvimde ayrı bloklar olarak planlanmalıdır. Normal randevu akışının içine yerleştirildiğinde hem bireysel hastalara yer kalmaz hem de program sıkışık geçer.

Program için gereken sürenin gerçekçi hesaplanması gerekir; kişi başına ayrılacak süre, kayıt ve bekleme payıyla birlikte düşünülmelidir. İlk programda gerçekleşen süreleri ölçmek, sonraki planlamaları doğru kurmanın en pratik yoludur. Ayrıca programın hangi günlere yayılacağı da bir karardır; tek güne sıkıştırılan bir program hem ekibi yorar hem de kalitesi düşer, iki güne yayılan aynı program ise çok daha rahat yürür ve hizmet kalitesi de korunur. Kurumla bu konuyu baştan konuşmak da mümkündür; çoğu işveren, çalışanlarının daha rahat bir programa alınmasını olumlu karşılar.

Kuruma gönderilecek döküm, verilen hizmetlerin kaydından otomatik olarak çıkmalıdır. Elle toplanan bir liste hem saatler alır hem de düzeltme talebiyle geri gelme olasılığı yüksektir.

Dökümün her ay aynı yapıda hazırlanması da önemlidir; kurumun muhasebe tarafı standart bir belge beklediğinde işlem hızlanır ve itiraz azalır. Dökümde hangi çalışana hangi hizmetin verildiğinin yer alması gerekir; ancak burada gizlilik sınırının gözetilmesi şarttır. Kuruma iletilecek bilginin kapsamı sözleşmede açıkça tanımlanmalıdır; hizmetin verildiği bilgisi ile klinik bulgular arasındaki ayrım hiçbir koşulda ihlal edilmemelidir. Bu sınırın sözleşmede yazılı olması, hem hekimi hem çalışanı korur ve kurumun beklentisini de baştan doğru konumlandırır.