Evde sağlık ve mobil vizit hizmeti nasıl planlanır?

İki ziyaret arasındaki yol, takvimde ayrı bir blok olarak yer almalıdır. Bu blok olmadan gün gerçekte olduğundan çok daha boş görünür ve o boşluğa yerleştirilen her ziyaret gecikmeyi büyütür.

Blok sürelerinin bölgeye ve saate göre belirlenmesi gerekir; trafik yoğunluğu aynı mesafeyi iki katına çıkarabilir. İlk haftalarda gerçekleşen süreleri not etmek, doğru blokları bulmanın en pratik yoludur. Ayrıca ziyaretin kendisi için de gerçekçi bir süre gerekir; evde muayene çoğu zaman muayenehanedekinden uzun sürer, çünkü ortam hazır değildir ve aileyle konuşma da sürecin doğal bir parçasıdır. Bu süreyi muayenehane standardına göre planlamak, gecikmenin en yaygın ve en kolay önlenebilir nedenidir.

Aynı bölgedeki ziyaretlerin aynı güne ve ardışık saatlere yerleştirilmesi, günlük yol süresini belirgin biçimde kısaltır. Randevuları geldiği sıraya göre planlamak ise rotayı kendiliğinden verimsiz hâle getirir.

Bunun için hasta adreslerinin kayıtta bölge bilgisiyle birlikte tutulması gerekir; bölge bilgisi olmadan gruplama her seferinde elle yapılır. Bazı günleri belirli bölgelere ayırmak da işleyen bir yöntemdir; hastalara randevu verilirken bölgelerine uygun gün önerilir ve rota kendiliğinden verimli kurulur. Acil durumlar bu düzeni bozabilir; bu yüzden günde bir miktar esneklik payı bırakmak gerçekçi bir yaklaşımdır. Sıkı planlanan bir gün ilk sapmada tamamen bozulur ve telafi imkânı kalmaz; paylı bir plan ise beklenmedik durumu soğurur.

Muayene notu, yapılan işlemler ve gözlemler ziyaret sırasında ya da hemen ardından kaydedilmelidir. Akşama bırakılan kayıtlar hem ayrıntısını kaybeder hem de mesai sonrasına iş taşır.

Bunun mümkün olması için kaydın mobil cihazdan yapılabilmesi gerekir; masaüstüne bağlı bir sistem sahada işe yaramaz. Kısa ve yapılandırılmış bir kayıt formu, uzun serbest metinden hem daha hızlı hem de sonradan daha kullanışlıdır. Ziyaret sırasında çekilen bir fotoğrafın da dosyaya eklenebilmesi ayrıca değerlidir; yara takibi ve ortam değerlendirmesi gibi durumlarda görsel kayıt, metinle anlatılamayacak bir bilgi taşır. Bunun için hastanın açık rızasının alınması ve görüntünün yalnızca dosyada saklanması ise zorunludur.

Kesin saat vermek mobil hizmette çoğu zaman mümkün değildir; ancak bir zaman aralığı vermek her zaman mümkündür. Aralık verildiğinde aile gün boyu beklemez ve klinik de gereksiz aramalarla meşgul olmaz.

Gecikme oluştuğunda bildirilmesi ise beklentiyi yönetmenin en etkili yoludur. Kısa bir mesaj, saatlerce süren belirsizliği ortadan kaldırır ve memnuniyetsizliğin büyük bölümünü önler. Yola çıkıldığında gönderilen bir bilgilendirme de aynı işlevi görür ve ailenin hazırlanmasını sağlar. Bu küçük iletişim adımları, hizmetin algılanan kalitesini muayenenin kendisi kadar etkiler ve neredeyse hiçbir maliyeti yoktur. Bir mesajın gönderilmesi saniyeler sürer; oysa gün boyu bekleyen bir ailenin yaşadığı rahatsızlık hizmetin tamamına gölge düşürür.

Ayda bir bakılacak birkaç sayı mobil planlamanın gerçeğe ne kadar yaklaştığını gösterir: planlanan ve gerçekleşen gün süresi farkı, günlük ziyaret sayısı ve ziyaret başına ortalama yol süresi.

Gün süresi sürekli aşılıyorsa blok tanımları gerçekçi değildir ve güncellenmelidir. Ziyaret başına yol süresi yüksekse coğrafi gruplama yeterince yapılmıyor demektir. Günlük ziyaret sayısındaki dalgalanma ise kapasite planlaması için önemlidir; sürdürülebilir bir sayının üzerine çıkmak kısa vadede daha çok hasta anlamına gelse de ekibi yıpratır ve hizmet kalitesini düşürür. Bu üç bilgi birlikte okunduğunda doğru kapasite kendiliğinden ortaya çıkar ve planlama tahminden çıkıp veriye dayanır. Ayrıca bölgeler arasındaki farklar da görünür hâle gelir; bazı bölgelerde aynı sürede çok daha az ziyaret yapılabildiği ancak bu okumayla fark edilir.