Psikiyatride randevu tipleri ve görüşme süreleri nasıl ayrılır?

İlk görüşme, rutin kontrol, kısa kontrol ve rapor değerlendirmesi gibi randevu tipleri kendi süreleriyle tanımlanmalıdır. Tiplerin sayısını abartmamak gerekir; üç dört tip çoğu muayenehane için yeterlidir ve fazlası randevu verecek kişiyi zorlar.

Her tipin ne anlama geldiği de yazılı olmalıdır. Sekreterin telefonda hangi tipi seçeceğini bilmesi, sistemin işlemesi için şarttır. “Daha önce gelmemiş hasta” ile “üç aydır gelmemiş hasta” arasındaki farkın nasıl ele alınacağı gibi durumlar birkaç maddede netleştirilebilir. Bu netlik olmadan tipler tanımlanmış olsa bile yanlış seçilir ve sistem baştan işlevini kaybeder. Yazılı ölçüt, tereddüt anında bakılacak yerdir ve bir kez hazırlandığında yıllarca kullanılır.

Bir görüşmenin ne kadar sürdüğü tahmin edilmemeli, ölçülmelidir. Randevunun fiilen başladığı ve bittiği saat birkaç hafta boyunca kaydedildiğinde ortalama süre kendiliğinden çıkar.

Ölçümde bakılması gereken yalnızca ortalama değildir; dağılım da önemlidir. İlk görüşmelerin yarısı kırk dakikada bitiyor ama yarısı yetmiş dakika sürüyorsa, ortalama olan elli beş dakika hiçbir hasta için doğru değildir. Böyle bir durumda ya iki ayrı tip tanımlamak ya da uzun tarafa göre planlamak gerekir. Erken biten bir görüşmenin kimseye zararı yoktur; geç biten bir görüşme ise sonraki tüm hastaları etkiler. Planlamada bu asimetriyi gözetmek, ortalamaya bakmaktan daha isabetli sonuç verir.

Aynı güne alınacak ilk görüşme sayısına bir üst sınır konmalıdır. Bu sınır klinik bir karardır ve hekimin çalışma temposuna göre belirlenir; ancak sınırın var olması her muayenehanede işe yarar.

Sınırın takvimde uygulanabilir olması da gerekir. Sekreterin “bugün bir yeni hasta daha alabilir miyiz” diye sorması gereken bir düzen, yoğun bir günde kaçınılmaz olarak atlanır. Kontenjan takvimde tanımlıysa soru hiç doğmaz. Yeni hastaların haftaya dengeli dağıtılması ayrıca klinik olarak da anlamlıdır: art arda yapılan ilk görüşmeler yoğun dikkat gerektirir ve dördüncüsünde verilen değerlendirme, birincisiyle aynı kalitede olmayabilir. Bu, kimsenin yüksek sesle söylemediği ama herkesin bildiği bir gerçektir.

Telefonda ya da çevrim içi randevu sırasında hangi tipin seçileceği, birkaç basit soruyla belirlenebilir: daha önce gelinmiş mi, en son ne zaman gelinmiş, talep neyle ilgili. Bu üç soru çoğu durumda doğru tipi verir.

Çevrim içi randevu kullanılıyorsa aynı ayrım hastaya da sorulmalıdır. “İlk kez mi geliyorsunuz” sorusu, yanlış süreyle açılan randevuların büyük bölümünü baştan önler. Yine de yanlış seçim olacaktır; bunun için de bir düzeltme yolu bulunmalıdır. Görüşme başlamadan fark edilen bir tip hatası, takvimde hâlâ düzeltilebilir. Muayene odasında fark edilen ise düzeltilemez. Bu yüzden gün başında randevu listesine kısa bir göz atmak, en ucuz kontrol noktasıdır.

Ayda bir bakılacak iki sayı planın gerçeğe ne kadar yaklaştığını gösterir: randevu başına ortalama gecikme ve gün sonundaki toplam sapma.

Gecikme belirli bir tipte yoğunlaşıyorsa o tipin süresi yetersizdir ve güncellenmelidir. Gecikme günün ilerleyen saatlerinde büyüyorsa sorun tek bir tipte değil, günün toplam yükündedir; bu durumda hasta sayısını azaltmak ya da aralara kısa tampon eklemek gerekir. Öğle saatine ya da gün ortasına konacak yirmi dakikalık bir boşluk, birikmiş gecikmeyi soğurur ve günün ikinci yarısını kurtarır. Bu boşluğun kullanılmadığı günlerde ise dosya çalışması ya da telefonla dönüş için değerlendirilebilir; hiçbir şekilde boşa gitmez.