Danışan kaydı açma, düzenleme ve mükerrer kayıt önleme

Danışanlar listesindeki “Yeni” düğmesi Hızlı kayıt ile açılır: ad, soyad ve cep telefonu. Sektörünüz gerektiriyorsa doğum tarihi ile veli adı ve telefonu. Sorumlu uzman son seçiminizden gelir. Adını yazarak arayıp değiştirebilirsiniz. Tek şubeli kurumda şube alanı hiç görünmez. Çok şubeli kurumda ayrıntılı formda bir şube seçebilirsiniz, siz seçmedikçe boş kalır. E-posta, doğum tarihi, TC kimlik (yalnız gerekiyorsa, şifreli saklanır), nereden duyduğu (“Diğer” seçilirse kısa açıklama alanı açılır) ve kısa not isteğe bağlı düğmelerle eklenir. Adres, fatura, yakın kişiler ve kurum içi not için formun hemen üstündeki seçiciden Ayrıntılı kayıt’a geçin (seçili kip tik işaretiyle görünür, tercihiniz hatırlanır). İki kip aynı taslağı kullanır: geçişte hiçbir bilgi silinmez. Ayrıntılı kipte girip hızlı kipte alanı olmayan bilgiler hızlı formun altında “Ayrıntılı formda girdikleriniz” olarak listelenir ve kaydettiğinizde onlar da kaydedilir. Güvenlik gereği ad, telefon gibi kişisel bilgiler sayfa adresine yazılmaz. Talep ya da bekleme listesinden çok bilgiyle gelindiğinde form doğrudan ayrıntılı açılır. Doğum tarihi takvimden seçilmez, GG.AA.YYYY biçiminde yazılır (ör. 14.05.1990): noktalar otomatik olarak gelir, “14/5/1990” gibi yapıştırılan tarih düzeltilir, takvimde olmayan (31.02) ya da gelecekteki tarih kaydedilmeden uyarılır ve alanın altında yaş görünür. Veri minimizasyonu ilkesi gereği yalnızca gerçekten kullanacağınız alanları doldurun. Boş alan hata değildir.

Telefonla arayan kişiye hemen seans vermek için iki yol vardır: Hızlı kayıtta Kaydet ve seans planla kişiyi kaydedip seans planlama ekranına onu seçili olarak götürür. Ya da doğrudan seans planlama ekranında (veya takvimde boş saate tıklayınca açılan panelde) danışan kutusuna adı yazın. Kayıt yoksa listenin sonundaki “… adıyla yeni danışan ekle” aynı kısa formu açar, kaydedince kişi seçili gelir. Seans hemen planlandığında kayıt aktif, yalnız kaydedildiğinde aday durumunda açılır.

Bilgi ve onam formunu SMS ile gönder seçiliyse (varsayılan açık) danışana portal hesabı açılır ve kurum adınızla kısa bir SMS gider. Danışan telefon numarası ve SMS koduyla portala girip e-posta, adres gibi bilgileri ve onay bekleyen belgeleri kendisi tamamlar. Aydınlatma metni de portalda yer alır. SMS’te danışan adı ya da belge adı yazmaz, bağlantı gizli bir anahtar taşımaz. Çocuk danışanlarda bu seçenek görünmez. Portal girişi veli/vasi üzerinden yürür. Telefonda kaydederken numarayı arayana geri okuyun: yanlış numaraya giden bağlantı başkasına ulaşır.

Tercih edilen ad ve hitap alanı portalde ve mesajlarda kullanılır. Resmî ad faturada kalır. Bu ayrım özellikle psikoloji ve koçluk kurumlarında danışan deneyimini belirgin biçimde iyileştirir.

Formdaki iletişim izni kutuları yalnızca izin alındığını kayda geçirir. Bildirim gönderimini kendiliğinden açıp kapatmaz. Danışana hangi kanaldan bildirim gideceği ve bildirimlerin tamamen kapatılması danışanın Uygunluk & bildirim ekranından yönetilir (yeni danışanda kayıt oluşturulduktan sonra).

Yeni danışan ve Danışanı düzenle formlarında kaydet çubuğu her ekran genişliğinde görünür. Uzun formu kaydırırken kaybolmaz. Çubuk kaydedilmemiş değişiklik olduğunda bunu söyler. “Geri dön” ya da “Vazgeç”e bastığınızda kaydedilmemiş değişiklik varsa ekran onay ister, sayfadan çıkarken de uyarır. Düğme yeni kayıtta “Kaydı oluştur”, düzenlemede “Değişiklikleri kaydet” adını taşır.

1. 1Danışanlar › Yeni (ya da seans ekranında danışan kutusuna adı yazıp “yeni danışan ekle”).
2. 2Ad, soyad ve cep telefonunu girin. Numarayı arayana geri okuyun.
3. 3Çıkan “kayıtlı danışan var” uyarısını kontrol edin. Aynı kişiyse mevcut kaydı açın ya da seçin.
4. 4Gerekirse isteğe bağlı düğmelerle e-posta, doğum tarihi, kaynak ya da kısa not ekleyin.
5. 5“Bilgi ve onam formunu SMS ile gönder” açık kalsın. Kalan bilgileri danışan portalda tamamlar.
6. 6Kişi kampanya ve duyuru iletisi almak istiyorsa “Ticari ileti onayı” ile telefonuna ya da e-postasına kod gönderip doğrulayın.
7. 7“Kaydet ve seans planla” ile seans ekranına geçin ya da “Yalnız kaydet” ile kaydı açın.

Kampanya ve duyuru iletileri (ticari elektronik ileti) için onayı kayıt sırasında alabilirsiniz. Alan yalnız kurumunuzun İYS entegrasyonu platform tarafından onaylandıysa görünür (Ayarlar › İYS ve ticari ileti). Hızlı kayıtta “Ticari ileti onayı” düğmesine basın. Ayrıntılı kayıtta aynı alan “Onam ve dahili notlar” kartındadır. Telefon bölümünde kanalları seçip (SMS, telefon araması) “Onay kodu gönder”e basın. Formdaki cep telefonuna kurum adınızla 6 haneli bir kod gider. E-posta bölümü e-posta adresine kod gönderir ve e-posta kanalını kanıtlar. Kişiden kodu isteyip girin. Altıncı hanede otomatik olarak doğrulanır ve bölüm “Onaylandı” olur. Onay metnini kişiye okumak için “Onay metnini göster”i kullanın.

Onay, kaydı oluşturduğunuzda kaydedilir: değiştirilemez onay kaydına kod doğrulamasıyla birlikte, ticari ileti izinleri listesine seçilen her kanal için yazılır, danışanın zaman çizelgesinde görünür ve 3 iş günü içinde kendiliğinden İYS’ye bildirilir. Doğrulama 30 dakika geçerlidir ve tek kayıtta kullanılır. Kod gönderildikten ya da onay alındıktan sonra telefon, e-posta veya kanal değişirse onay düşer ve yeni kod gerekir. Hızlı ve ayrıntılı kip arasında geçiş onayı silmez.

Kayıtlı bir danışan için onay ve ret, danışanın Uygunluk & bildirim ekranındaki “Ticari ileti onayı” bölümünden yönetilir: kod kayıttaki adrese gider, ret kod istemeden anında kaydedilir. Kanıtsız “izin alındı” kutusu kaldırıldı. Karttaki ticari ileti izni artık yalnız bu kayıtlardan türetilir.

Kod 10 dakika geçerlidir. Yeni kod 60 saniye sonra istenebilir, bir adrese günde en fazla 5 kod gider ve 5 hatalı denemeden sonra yeni kod gerekir. Onay isteğe bağlıdır: kişi onay vermezse kaydı onaysız oluşturun. Randevu hatırlatması, fatura ve doğrulama kodu gibi hizmet iletileri bu onaya bağlı değildir.

Diş hekimliği, genel tıp, psikiyatri, hukuk ve alternatif tıp kurumlarında meslek kurallarındaki reklam kısıtları nedeniyle bu alan hiç görünmez. 18 yaşından küçük kişiden ve çocuk-merkezli sektörlerde kayıt ekranında onay alınmaz.

Danışanlar listesinde her satır dört sütundur: Kayıt, Durum, İletişim ve izinler, Seanslar. Ad resmî ad-soyadla yazar. Tercih edilen ad varsa sorumlu uzmanın yanında “Hitap” olarak görünür. Durum sütunu her kaydın durumunu renkli noktayla yazar (Aktif, Aday, Bekleme, Pasif, Arşiv). Önceliği Öncelikli ya da Acil işaretlenmiş kaydın altında bayraklı ikinci bir etiket durur. Telefonda ayrı sütun yoktur. Durum ve öncelik adın yanında görünür.

Kurumunuzda danışan portalı açıksa listede ayrıca Portal sütunu çıkar ve her kişinin portala erişimini yazar: Kullanıyor (altında son giriş, ör. “son giriş dün”), Davet edildi (hesap açıldı, henüz giriş yok), Veli üzerinden (veli ya da bakım veren kendi hesabından izliyor), Kapalı (hesap var ama bu kayıtta portal erişimi kapatılmış, giriş yapılamaz) ya da Yok. Rozetin üzerine gelince davet ve giriş tarihi okunur. Rozete dokunmak kişinin Bilgiler sayfasını açar ve İzin, erişim ve doğrulama kartını altın kenarlıkla vurgular (portal daveti buradan gönderilir). Filtre panelindeki Portal erişimi seçimi listeyi bu durumlara göre süzer. Ör. “Davet edildi, giriş yok” seçip daveti kaçıranları bulabilir, kişinin dosyasında İzin, erişim ve doğrulama bölümünden daveti yeniden gönderebilirsiniz. Portal kurumunuzda kapalıysa sütun, simge ve süzgeç hiç görünmez. Telefonda portal durumu iletişim simgelerinin yanında yazıyla görünür.

Listenin üstündeki sayı çipleri aynı zamanda hızlı süzgeçtir: Tümü, Aktif, Aday, Bekleme (kaydı varsa Pasif ve Arşiv de) birine dokunmak listeyi o duruma daraltır, yeniden dokunmak ya da Tümü süzgeci kaldırır. İletişim eksiği telefonu ya da e-postası eksik kayıtları, Öncelikli önceliği Öncelikli veya Acil olanları gösterir. Bu ikisi durumla birlikte kullanılabilir. Seçili çip koyu zeminle görünür. Sayılar yalnız ekrandaki sayfayı değil, erişebildiğiniz tüm kayıtları sayar ve “bu çipe dokunursam kaç kayıt gelir” sorusunu cevaplar (arama ve Filtre panelindeki seçimler sayılara da uygulanır). Aynı süzgeçler Filtre panelinde de vardır.

İletişim sütununda telefon, e-posta ve ticari ileti simgeleri vardır. Renk dili hepsinde aynıdır: kırmızı eksik ya da ret, yeşil onaylı, soluk yok. Simgenin üstüne gelince ayrıntı okunur (ör. “Ticari ileti onayı var: SMS: onaylı · E-posta: onaylı”). Ticari ileti simgesi yalnız kurumunuzda ticari ileti onayı alınabiliyorsa çıkar.

Seanslar sütunu iki soruyu cevaplar: kaç seans aldı ve en son ne zaman geldi. Sıradaki seansı ne zaman. Daha önce gelmiş ama ileri seansı olmayan danışan sarı “Sıradaki seans yok” uyarısı alır. Bu danışanları İleri seansı yok süzgeciyle topluca görebilirsiniz.

Aynı kişiye ikinci dosya açmak geçmişi ikiye böler. Form telefon, e-posta, TC kimlik ya da ad soyad girildiğinde mevcut kayıtları arar ve eşleşme varsa uyarı gösterir (ayrıntılı kipte sağ panelin en üstünde). Seans ekranındaki kısa formda “Bu kişiyi seç” ile mevcut kayıtla devam edersiniz. Görme yetkiniz olmayan eşleşmeler (başka uzmanın danışanı) ad ve iletişim gösterilmeden yalnızca sayı olarak bildirilir. Uyarıya rağmen kaydetmek mümkündür (aynı numarayı kullanan aile bireyleri gibi), ama karar bilinçli verilmelidir.

Yine de mükerrer oluştuysa Danışanlar listesinde iki kaydı seçip “Birleştir” kullanılır. Birleştirme randevu, not, fatura ve belgeleri ana kayda taşır. Kaynak kayıt arşivlenir ve işlem denetim izine yazılır. Birleştirme geri alınamaz, bu yüzden yalnızca yönetici ve işletme yöneticisi rolleri yapabilir.

TC kimlik numarası isteğe bağlıdır ve girildiğinde şifreli saklanır. Listede ve kartta yalnızca son iki hanesi görünür. Sigorta, e-Fatura ve MERNİS doğrulaması gibi işlemler bu alanı kullanır. Kurum MERNİS entegrasyonunu açtıysa ad, soyad ve doğum tarihi nüfus kaydıyla eşleşmediğinde uyarı görürsünüz. Doğrulama sonucu değiştirilemez kayda yazılır.

Cep telefonu tek kullanımlık kodla doğrulanabilir. Doğrulanmış numara yeşil işaretle gösterilir ve teyit bağlantıları yalnızca doğrulanmış numaraya gider (kurum ayarına bağlı).

Kayıt sonradan her zaman düzenlenebilir. Ancak fatura kesilmiş danışanın resmî adı ve vergi bilgileri değiştirildiğinde geçmiş faturalar etkilenmez, yalnızca yeni faturalar yeni bilgiyi kullanır. Değişiklikler kimin ne zaman yaptığı bilgisiyle danışanın zaman çizelgesine düşer.

Danışan portalden kendi iletişim bilgisini güncellediğinde kurum tarafında “portalden güncellendi” etiketi görünür. Çakışma hâlinde son yazan kazanır ve eski değer zaman çizelgesinde kalır.