Kimlik doğrulama (MERNİS) ve küçük danışanlar için veli/vasi onamı

Kurum MERNİS entegrasyonunu açmışsa danışan dosyasının Bilgiler bölümündeki “MERNİS doğrula” düğmesi TC kimlik, ad, soyad ve doğum yılını nüfus kaydıyla karşılaştırır. Sonuç yalnızca eşleşti ya da eşleşmedi olarak döner. Nüfus bilgisi kopyalanmaz. Sonuç, sorguyu yapan kişi ve zamanla birlikte değiştirilemez günlüğe yazılır.

Doğrulama hangi durumlarda gerekir? SGK ve özel sigorta talepleri, TC kimlikli e-Fatura, resmî rapor düzenleme ve kurumun kimlik politikası gerektiriyorsa. Psikoloji ve koçluk gibi sektörlerde çoğu kurum doğrulama yapmaz. Veri minimizasyonu açısından bu da doğru bir tercihtir.

Doğum tarihine göre 18 yaş altındaki danışanlarda kart üzerinde “Vasi onamı bekleniyor” bandı görünür. Vasi Onamı sayfasında veli/vasinin adı, yakınlık derecesi, telefon ve varsa velayet belgesi bilgisi girilir. “Onam iste” düğmesi veli/vasinin telefonuna aydınlatma metni bağlantısı ve tek kullanımlık kod gönderir. Veli metni okur, kodu girer ve onaylar.

1. 1Danışan kartı › Vasi onamı.
2. 2Veli/vasi bilgilerini girin. İki veli varsa ikisini de ekleyin.
3. 3Onam kapsamını seçin: hizmet, veri işleme, portal erişimi, iletişim.
4. 4“Onam iste” ile SMS gönderin. Veli bağlantıdan metni okuyup kodu girer.
5. 5Ayırt etme gücüne sahip çocuğun görüşünü sorduysanız “Çocuğun görüşü soruldu” kutusunu işaretleyin, isterseniz kısa not ekleyin. Görüş onamın yerine geçmez, kayıtta not olarak durur.
6. 6Onam tamamlanınca bant kalkar. Kayıt onam günlüğüne yazılır.

Ayrılmış aileler, tek velayet ya da bir ebeveynin çocukla iletişiminin mahkeme kararıyla kısıtlandığı durumlar çocukla çalışan kurumlarda sık görülür. Danışan dosyası › Bilgiler › İlişkili kişiler bölümünde anne, baba ya da vasi satırındaki Velayet ve erişim bağlantısıyla her kişi için velayeti seçersiniz: velayet ortak, velayet yalnız bu kişide, velayeti yok ya da bilinmiyor. Bu ayarı yönetici ve uzman değiştirir.

Bu kişiye bilgi verilmez işaretlendiğinde (velayeti yok seçimi de aynı sonucu doğurur) kişiye portal daveti gönderilemez, açık portal erişimi aynı anda kapanır ve oturumu bir sonraki işleminde düşer. Veli onamı bu kişiden alınamaz. Danışana giden SMS, WhatsApp ve e-posta bu kişinin numarasına ya da adresine gönderilmez, gönderim kayıtlarında engellendi olarak görünür.

Gerekçeyi (ör. kararın tarihi ve sayısı) ve dayanak belgeyi yalnız yönetici ve uzman görür. Belgeyi önce danışanın Belgeler bölümüne ekleyip bu ekrandan seçersiniz. Ön büro yalnız “Bilgi verilmez” rozetini görür. İşaretli kişi danışan formundan silinemez, önce işaret kaldırılır. Her değişiklik denetim kaydına ve zaman çizelgesine yazılır, gerekçe metni denetim kaydına yazılmaz.

Velayet kayıtta başka bir velide görünüyorsa diğer veliden onam alırken uyarı çıkar. Kayıt engellenmez, karar kurumdadır. Dayanak: Türk Medeni Kanunu m.336.

Onam kapsamı değiştiğinde (ör. portal erişimi eklendi) yeni onam istenir. Eski onam geçmişte kalır.

Çocukla çalışan sektörlerde (çocuk gelişimi, dil ve konuşma, ergoterapi, eğitim, psikoloji) her gün bir tarama çalışır. Danışanın 18. yaş gününe 30 gün kala sorumlu uzmana “18 yaşına giriyor” görevi açılır. Portal erişimi açıksa bildirim merkezine veli erişiminin hangi tarihte kapanacağını söyleyen kısa bir bildirim düşer. Bildirimde ad ya da sağlık bilgisi yazmaz.

Yaş gününde “Küçük/çocuk” türündeki kayıt doğum tarihine göre “Bireysel” olur ve veli erişimi kapanır. Uzmana yüksek öncelikli bir görev açılır: aydınlatma metnini ve gerekiyorsa açık rızayı kişinin kendisine gönderin, veli ve bakım veren bağlarını gözden geçirin. Kişinin kendi telefonu ya da e-postası kayıtlı değilse görev bunu da söyler. Tarama bir gün kaçarsa 30 gün içinde telafi eder, aynı kişi için görev ikinci kez açılmaz.