KVKK aydınlatma ve açık rıza: metinler, onam günlüğü ve geri çekme

Aydınlatma metni kurumun veri sorumlusu olarak kim olduğunu, hangi veriyi hangi amaçla işlediğini ve danışanın haklarını anlatır. Kayıt açılırken, portal girişinde ve form doldurmadan önce gösterilir ve gösterildiği zaman damgasıyla kaydedilir. Açık rıza sağlık verisinin işlenmesi, ticari ileti, fotoğraf kullanımı gibi amaçlar için ayrı ayrı alınır. Genel “her şeye rıza” geçersizdir ve sistem amaç seçmeden onam kaydetmez. Tıbbi onam ise uygulanacak işlemin riskleri ve alternatifleri hakkında bilgilendirmeyi belgeler. Şablonu sektöre göre gelir.

Her sektör için iki ayrı hazır metin gelir: Danışan Aydınlatma Metni ve Danışan Açık Rıza Metni. İkisi de yeni danışana otomatik gönderilenler arasındadır. Yeni danışan eklendiğinde veya ilk randevuda portal belgesi olarak otomatik gönderilir. Belge oluşturulurken metindeki Kurum ünvanı, adres ve iletişim satırları Kurum profilinizden doldurulur. Danışan tam olarak bu doldurulmuş metni görür ve imza özeti bu metin üzerinden alınır. Resmî ünvan veya adres eksikse şablon önizlemesi sizi Kurum profiline yönlendirir. Danışana eksik alan için genel bir ifade gider.

Aydınlatma metninde danışan yalnız “Okudum” der. Bu beyan rıza değildir, kod istenmez ve onam günlüğüne açık rıza olarak yazılmaz: metnin ulaştığının kanıtı olarak saklanır. Açık rıza metninde her seçenek (ör. WhatsApp bildirimi, yakına bilgi verilmesi, fotoğraf, ticari ileti) ayrı ve işaretsiz gelir. Danışan istediğini işaretler, telefonuna gelen kodu girer ve onaylar. Her seçeneğin evet/hayır kararı zaman damgası, doğrulanan telefon ve metin sürümüyle onam günlüğüne yazılır. Fotoğraf seçenekleri klinik fotoğraf rızasına aynı kayıtla bağlanır. Ayrıca sorulmaz. Küçük danışanda metni veli/vasi onaylar ve kayıt “veli” olarak düşer.

1. 1Belge şablonları ekranında yeşil “KVKK metinleriniz hazır” satırını görün. “KVKK için … metin eksik” uyarısı çıkarsa “Hazır metinleri ekle” ile ekleyin.
2. 2Şablonu açıp önizlemede Kurum bilgilerinizin doğru yazıldığını kontrol edin. Eksik uyarısı varsa Kurum profilini tamamlayın.
3. 3Yeni danışanlara iki belge otomatik gider. Mevcut danışana belge ekranından gönderebilirsiniz.
4. 4Danışan aydınlatmada “Okudum” der. Açık rızada istediği seçenekleri işaretleyip kodla onaylar.
5. 5Her seçeneğin evet/hayır kararı onam günlüğüne yazılır. İmzalı belgede de seçimler listelenir.

Onam günlüğü kurum tarafından değiştirilemez ve silinemez. Denetimde “kim, ne zaman, hangi metne, hangi amaçla onay verdi” tek listede çıkar. Metin sürümü değiştiğinde ve değişiklik “yeniden onam gerekir” işaretliyse etkilenen danışanlara yeni onam görevi açılır. Eski onam geçmişte kalır. Danışan rızasını portalden ya da kuruma bildirerek geri çekebilir. Geri çekme günlüğe yazılır ve ilgili işlemler (ör. fotoğraf kullanımı) o andan itibaren durur. Geri çekme geçmişi silmez. Yalnızca ileriye dönük etki eder.