Veri hakları talepleri: erişim, dışa aktarma, düzeltme, silme ve hesap kapatma

Danışan portaldeki Ayarlar sayfasından talep açtığında Veri hakkı talepleri ekranında “yeni” durumuyla görünür. E-posta, dilekçe ya da sözlü gelen talepler “Yeni talep” ile elle kaydedilir. Kaynak ve tarih girilir, varsa belge eklenir. Her talebin yanında 30 günlük süre sayacı durur. 20. günde yöneticiye görev açılır, süre aşılırsa talep kırmızıya döner. Talep işlenirken durum “inceleniyor” olur ve danışana bilgilendirme gider. Henüz hiç talep yokken ekran sayaç ve arama yerine danışanın hangi hakları portaldan talep edebildiğini anlatan kısa bir açıklama gösterir.

Her tür için ekranda hazır işlem vardır ve sonuç danışana yazılı iletilir.

1. 1KVKK ve saklama › Veri hakkı talepleri › talebi açın. Türünü doğrulayın.
2. 2İlgili işlem düğmesini kullanın (dışa aktar / düzelt / anonimleştir).
3. 3Sonuç metnini gözden geçirin. Sistem taslak hazırlar.
4. 4Danışana gönderin ve talebi “tamamlandı” olarak kapatın.

• Erişim / bilgi: işlenen veri kategorileri, amaçlar ve aktarımların özeti otomatik üretilir. Kurum kontrol edip gönderir.
• Dışa aktarma: talep detayındaki Veri dökümünü indir düğmesi danışanın kurumdaki kişisel verilerinin tamamını tek JSON dosyasında üretir (aşağıda “İlgili kişi veri dökümü”).
• Düzeltme: talep edilen alanlar danışan kartında düzenlenir. Değişiklik zaman çizelgesine yazılır ve talebe bağlanır.
• Silme: anonimleştirme akışı başlar. Korunan kayıtlar ve gerekçe danışana açıklanır.
• Hesap kapatma: portal hesabı pasifleşir. Danışan kaydı korunur ya da anonimleştirme ile birleştirilir.
• İtiraz / kısıtlama: belirli işleme (ör. ticari ileti, otomatik karar) itiraz kaydedilir ve ilgili özellik o danışanda kapatılır.

Portaldeki “verilerimi indir” paketi yalnız danışanla paylaşılan kayıtları içerir ve seans notlarını kurumdan istemeyi önerir. Kurumdan istenen tam kopya, talep detayının altındaki İlgili kişi veri dökümü bölümünden üretilir. Döküm, veri devri paketiyle aynı bölümleri yalnız o danışanın kayıtlarıyla doldurur: kart ve yakınlar, randevular ve check-in, seans notları (yapılandırılmış alan değerleriyle), hedef ilerlemeleri, ölçümler, belgeler, onamlar, faturalar, ödemeler, kapora, telafi hakları ve sektörünüze özgü kayıtlar (hayvan ve aşılar, hukuk dosyası ve süreleri, reçete, alerji, ilaç, lab sonucu, rapor, sevk, diş şeması ve implant kaydı, öğün planı, egzersiz programı ve egzersiz uygunluğu, tetkik istemi, ilaç uygulama kaydı, kontrollü ilaç ve muayene defteri satırları, MEB aylık planı, sponsor bağı, şikâyet kaydı, advers olay, yama testi gibi). Yasal bildirim kayıtlarından yalnız kişiden saklanmayan ve paylaşılmış olanlar girer.

Çift/aile dosyasında danışanın üyesi olduğu dosyanın ortak notları dökümdedir (diğer üyenin altına yazılmış olsa bile). Diğer üyenin bireysel notları yer almaz. Grup ortak notları yalnız kilitliyse ve danışan o oturuma kayıtlıysa girer. Metinde geçen diğer katılımcıların sistemdeki adları “[Katılımcı]” ile maskelenir. Süreç notları girmez. Kaç tane olduğu dosyanın özetinde yazar. Kurum kataloğu, ekip listesi, hukuk dosyasının karşı tarafları, çatışma taraması bulguları, sponsorun irtibat kişisi ve yakının velayet kısıtı gerekçesi başkalarının verisi sayıldığı için dökümde yer almaz.

1. 1KVKK ve saklama › Veri hakkı talepleri › talebi açın.
2. 2Sayfanın altındaki İlgili kişi veri dökümü bölümünde Veri dökümünü indir’e basın.
3. 3Dosyayı açıp gözden geçirin: maskeleme yalnız sistemdeki adları kapsar, metindeki lakap ya da tarifleri siz kontrol edin.
4. 4Dosyayı danışana güvenli kanaldan teslim edin ve talebi Tamamlandı olarak kaydedin.

Tamamlanan talep silinmez. Talep, işlem ve yanıt birlikte saklanır. Uyum Yönetimi ekranındaki KVKK özeti dönem içinde alınan ve süresinde kapatılan talep oranını gösterir. Platform tarafında kurumların KVKK talepleri anonim istatistik olarak izlenir. Talep içeriği kurumda kalır.