Arşivleme
Uzun süre gelmeyen danışanı arşivlemek listeyi sade tutar. Arşivlenen kayıt aramada “arşiv dahil” filtresiyle bulunur, açılabilir ve tek tıkla geri alınır. Portal erişimi askıya alınır, otomatik hatırlatma ve pazarlama mesajları durur. Danışan tekrar geldiğinde kayıt aynen açılır.
Saklama politikası (klinik sektörlerde 10 yıl, diğerlerinde 5 yıl) süresi dolan kayıtları otomatik olarak “arşive aday” işaretler. Politika silmez, yalnızca işaretler.
Anonimleştirme: ne temizlenir, ne korunur
Danışan “verilerimi silin” dediğinde kurum KVKK gereği talebi karşılamakla, aynı zamanda mesleki ve mali mevzuat gereği bazı kayıtları saklamakla yükümlüdür. Anonimleştirme bu ikisini uzlaştırır.
- Temizlenen: ad ve soyad (sabit “Anonimleştirilmiş Danışan” olur), tercih edilen ad, doğum tarihi, cinsiyet, TC kimlik, e-posta, telefon, adres, kurum içi notlar, sektör alanları, yakın kişiler (velayet kısıtı gerekçesiyle birlikte), bekleme listesi kayıtları, SMS, WhatsApp ve mesaj gövdeleri, talep formundaki kişi bilgileri, şikâyet kaydındaki şikâyetçi adı ve özeti.
- Pasifleşen: portal hesabı (giriş yapılamaz), ticari ileti izinleri (her kanala ret düşülür).
- Korunan (anonim): randevu kayıtları, fatura ve ödeme kayıtları, seans notları, onam günlüğü, denetim izi ve yasal defterler (ilaç uygulama ve implant kaydı, kontrollü ilaç ve muayene defteri, MEB aylık planı, yasal bildirim kaydı). Açık sponsor bağı kapanır.
- Eklenen: zaman çizelgesine “anonimleştirildi” izi (kim, ne zaman, talep numarası).
Dikkat
Anonimleştirme geri alınamaz. Danışan fikrini değiştirirse yeni bir kayıt açılır. Eski randevu ve faturalar anonim kayıtta kalır ve yeni kayda bağlanamaz.
Adımlar
Talep portalden geldiyse KVKK ve saklama › Veri hakkı talepleri ekranında görünür ve oradan işlenir. Sözlü ya da yazılı geldiyse danışan kartındaki “Diğer işlemler” menüsünden KVKK / Anonimleştir sayfası açılarak başlatılır. Her iki yolda da işlem öncesi etki özeti gösterilir ve ikinci yöneticinin onayı istenir.
- 1Danışan kartı › Diğer işlemler › KVKK / Anonimleştir (ya da KVKK ve saklama › Veri hakkı talepleri › talep › İşle).
- 2Talebin kaynağını ve tarihini girin. Varsa yazılı talebi belge olarak ekleyin.
- 3Etki özetini okuyun: kaç randevu, fatura ve not anonim kalacak.
- 4Açık bakiye varsa uyarıyı değerlendirin. Bakiye anonim kayıtta kalır.
- 5İkinci yöneticinin onayını alın ve işlemi tamamlayın.
- 6Danışana tamamlandı bilgisini son bilinen kanaldan gönderin (sistem taslağı hazırlar).
Portalden gelen talepler ve süreler
Danışan portalden veri dışa aktarma, hesap kapatma ya da silme talebi açabilir. Talepler Veri hakkı talepleri ekranında kaynak, tür ve yaşla listelenir. KVKK’daki 30 günlük cevap süresi geri sayımla gösterilir. Dışa aktarma talebi tek tıkla arşiv dosyası üretir. Silme talebi yukarıdaki anonimleştirme akışına gider.
Sık sorulanlar
Danışan “tamamen silinsin” istiyor. Anonimleştirme yeterli mi?
KVKK, silme yerine anonimleştirmeyi eşdeğer kabul eder ve mesleki mevzuat bazı kayıtların saklanmasını zorunlu kılar (klinik kayıtlarda 10 yıl). Anonimleştirme sonrası kayıt hiçbir biçimde kişiyle ilişkilendirilemez. Bu, hukuki olarak silmeyle aynı sonucu verir ve saklama yükümlülüğünü de karşılar.
Anonimleştirilen danışanın faturasını yeniden yazdırabilir miyim?
Evet. Fatura mali belge olarak korunur ve üzerinde kesildiği andaki bilgiler basılı kalır. Ekranda ise danışan adı anonim görünür. GİB’e iletilmiş e-belge içeriği değiştirilemez. Bu yasal bir zorunluluktur.
Uzman kendi danışanını anonimleştirebilir mi?
Hayır. İşlem “danışan silme” izni ister ve bu izin varsayılan olarak yönetici, işletme yöneticisi ve kurum sahibinde bulunur. Uzman talebi kaydedip yöneticiye iletebilir. Veri hakkı talepleri ekranı bu iletimi görev olarak açar.
İlgili makaleler
Veri hakları talepleri: erişim, dışa aktarma, düzeltme, silme ve hesap kapatma
6 dk okuma
Saklama süreleri ve arşiv: kayıtlarım ne kadar saklanıyor?
3 dk okuma
Danışan kaydı açma, düzenleme ve mükerrer kayıt önleme
6 dk okuma