Saklama süreleri ve arşiv: kayıtlarım ne kadar saklanıyor?

Saklama süreleri seans notu, belge ve mesaj konusu için ayrı tutulur ve platform tarafından sektör bazında belirlenir. Sektördeki her kurumda aynıdır. KVKK ve saklama ekranı süreleri, gerekçesini ve süre dolunca ne olacağını gösterir. Kurumlar süreleri değiştiremez. Kurumunuz için farklı bir süre gerekiyorsa ekrandaki bağlantıdan destek talebi oluşturabilirsiniz.

Varsayılan olarak süre notlarda kaydın oluşturulmasından (yalnız kilitlenmiş ya da onaylanmış notlar), belgelerde belge tarihinden, mesaj konularında son mesajdan itibaren sayılır. Platform bir sektörde başlangıcı ilişkinin bitişi olarak seçebilir: o zaman danışanın süre içinde randevusu ya da notu oldukça kayıtları arşive düşmez. KVKK ve saklama ekranındaki Süre ne zaman başlar? satırı sektörünüzdeki kuralı gösterir. Mali belgeler (fatura, e-belge) kendi mevzuat süresini taşır ve bu politikanın dışındadır.

Hukuk bürolarında süre dosyanın kapanışından başlar ve bu kural değiştirilemez (Avukatlık Kanunu md. 39). Açık bir hukuk dosyasına bağlı not, belge ya da yazışma arşive düşmez. Dosyaya bağlı olmayan kayıtta müvekkilin bütün dosyalarının kapanması ve ilişkinin bitmesi beklenir. Varsayılan beş yıllık süre, ücret alacağındaki beş yıllık zamanaşımını (Türk Borçlar Kanunu md. 147) de karşılar.

Dil-konuşma, ergoterapi, çocuk gelişimi, fizyoterapi ve psikolojide platform, danışanın ödev için yüklediği ses ve video kayıtlarına (çalışma materyali) 6, 12 ya da 24 aylık ayrı bir süre seçebilir. Seçilmezse bu kayıtlar klinik kayıt süresine bağlıdır. Süre yükleme anında kaydın yanına yazılır. Süresi geçen materyal için kurum sahibine görev açılır, dosya kendiliğinden silinmez, karar kurumundur.

Hiçbir kayıt kendiliğinden silinmez. Sektörünüzde otomatik arşiv açıksa süresi dolan kayıt her gece arşive alınır: aktif listelerden kalkar, veri korunur ve arşivden her zaman açılabilir. Mesaj konusu hem kurumun hem danışanın listesinden arşive geçer. Otomatik arşiv kapalıysa kayıt listelerde kalmaya devam eder. Arşivdeki kayıt sayıları KVKK ve saklama ekranında görünür ve her arşivleme denetim izine yazılır.

Arşivleme geri alınabilir bir işarettir. Anonimleştirme ise danışanın kişisel verisini kalıcı olarak temizler ve geri alınamaz. Danışanın silme talebi gibi durumlarda danışan kaydından ayrıca yapılır. Randevu, fatura ve not kayıtları anonimleştirmede korunur, danışan adı anonim görünür.