Dosyalar: kurum arşivi, arama ve süzgeç, önizleme, yeniden adlandırma ve silme

Sayfanın üstündeki kart, görebildiğiniz dosyaların toplam boyutunu ve sayısını verir (“1,2 GB · 340 dosya”). Paketinizin depolama kotası varsa kurum genelinde kullanılan oran (“%38 kullanıldı · 500 GB kotanın”) yazar ve tek çubuğun dolu kısmı bu oranı gösterir. Dolu kısım türlere göre renklere bölünür (PDF, Görsel, Belge, Ses/Video, Diğer), altında her türün sayısı ve boyutu yazar. Kota %75’i geçince oran sarı, %90’ı geçince kırmızı yazılır. Kota dolduğunda yeni yükleme durur, mevcut dosyalar erişilebilir kalır.

Taramadan geçemeyen ya da taranamayan dosya varsa kartta kırmızı bir satır çıkar (“3 dosya taramadan geçemedi ya da taranamadı: göster”). Dokununca liste yalnız bu dosyalara süzülür.

Dosyayı yükleme alanına sürükleyip bırakın ya da tıklayıp (telefonda dokunup) seçin, ardından Dosyayı yükle’ye basın. İsterseniz “Hangi danışana ait?” alanından bir danışan seçin: dosya yine kurum dosyasıdır ama listede danışanın adıyla görünür ve danışana göre süzülebilir. Yalnız erişiminiz olan danışanlar seçilebilir.

Yüklenen her dosya kullanıcılara açılmadan önce zararlı içerik taramasından geçer. Tarama genellikle bir dakikadan kısa sürer. Bu sürede satırda “Tarama sırasında” rozeti durur ve listenin üstünde bir kez “N dosya güvenlik taramasında” notu görünür. Tarama 10 dakikayı aşarsa not sarıya döner ve tarama servisinin çalışmıyor olabileceğini söyler, satırdaki rozet bekleme süresini gösterir (“Tarama 14 dk”). Taraması temiz dosyada durum yazmaz (gürültü olmasın diye). Zararlı içerik bulunan dosyada “Zararlı içerik” etiketi görünür ve dosya indirilemez.

Dosya en çok 200 MB olabilir ve bu sınıra kadar baştan sona taranır. Tarama tamamlanamayan dosyada (ör. içi denetlenemeyecek kadar büyük .zip arşivi) “Taranamadı, açılamaz” etiketi çıkar. Böyle bir dosya temiz sayılmaz: açılmaz, indirilmez, danışana da gösterilmez ve 7 gün sonra karantinadan silinir. Dosyayı küçültüp ya da başka biçimde kaydedip yeniden yükleyin.

Araç çubuğundaki arama kutusu dosya adında ve verdiğiniz görünen adda arar (en az iki harf, Türkçe büyük/küçük harf fark etmez). Filtrele düğmesi bilgisayarda açılır bir panel, telefonda alttan açılan bir sayfa getirir. Seçimleriniz Uygula deyince listeye yansır, düğmede kaç süzgeç etkin olduğu yazar.

Süzgeçler: Kaynak (Kurum dosyası, Seans notu eki, Mesaj eki, Ekip konuşması eki, Danışanın yüklediği, Klinik fotoğraf, Ölçüm eki, Belge eki, Destek talebi eki), Tür (PDF, Görsel, Belge, Tablo, Ses, Video, Metin, Dosya), Danışan, Tarih (Bugün, Son 7 gün, Son 30 gün, Bu ay, Özel aralık) ve Yalnız sorunlu. Etkin süzgeçler listenin üstünde çip olarak durur. Çipin çarpısı o süzgeci kaldırır. Süzgeçler adres çubuğuna yazılır, sayfayı yenilediğinizde ya da bağlantıyı bir ekip arkadaşınıza gönderdiğinizde aynı görünüm açılır.

Liste en yeni dosyadan başlar ve aşağı kaydırdıkça yüklenir. Her satırda tür simgesi, dosya adı, altında kaynağı ve bağlı kayıt (“Seans notu eki · Ayşe Kaya”), yükleyen (ekip üyesi ya da danışan), tarih (üzerine gelince tam tarih) ve boyut yer alır. Bağlı kaydın adına dokunarak nota, yazışmaya, belgeye ya da danışan kartına gidersiniz. Erişiminiz olmayan danışanın adı gösterilmez. Hukuki saklamadaki dosyada küçük bir kilit rozeti (“Saklamada”) görünür.

Taraması temiz görsel (JPEG, PNG, GIF, WebP), PDF, ses, video (MP4, WebM) ve 1 MB’a kadar düz metin dosyalarında Önizle düğmesi çıkar. Görsel pencerede açılır ve yakınlaştırılabilir. PDF tarayıcınızın kendi görüntüleyicisinde, yeni sekmede açılır. Ses ve video pencerede oynatılır. Pencerede ← ve → tuşlarıyla listedeki önceki/sonraki önizlenebilir dosyaya geçer, Esc ile kapatırsınız. Önizleme bağlantısı birkaç dakika geçerlidir.

Word, Excel, SVG, ZIP gibi türler güvenlik gereği önizlenmez (betik ya da etkin içerik taşıyabilirler). İndir ile bilgisayarınıza alınır. İndirilen dosya verdiğiniz görünen adla kaydedilir. Her önizleme kişi ve dosya başına günde bir kez “Önizledi”, her indirme “İndirdi” olarak erişim denetim kaydına düşer.

Satırın ⋯ menüsünden Yeniden adlandır’ı seçin. Değişen yalnız ekranda ve indirmede kullanılan görünen addır. Dosyanın özgün adı güvenlik kaydında değişmeden kalır ve pencerede altta yazar. Uzantı korunur: “scan_001.pdf” dosyasına “Kan tahlili” yazarsanız ad “Kan tahlili.pdf” olur. Eğik çizgi, iki nokta, yıldız, soru işareti, tırnak gibi dosya adında kullanılamayan karakterler kendiliğinden temizlenir. Ad en fazla 255 karakter olabilir. Özgün ada döndür görünen adı kaldırır. Destek talebi eklerinin adı değiştirilemez.

Buradan yalnız hiçbir kayda bağlı olmayan kurum dosyası silinir. Seans notu, mesaj, belge ya da destek talebi eki, danışanın portaldan yüklediği belge, klinik fotoğraf, ölçüm eki, uzman belgesi, hekim sevki ya da egzersiz görseli olarak kullanılan dosya bu ekrandan silinemez: silinseydi imzalı notun, yazışmanın ya da belgenin eki kopardı (klinik kayıtlarda saklama süresi 10 yıldır). Böyle bir dosyada menüde soluk “Silinemez” ve altında nedeni yazar (“Bu dosya bir seans notunun eki, kaydı korumak için buradan silinemez.”). Hukuki saklamadaki dosya da silinmez.

Silme onay ister ve geri alınamaz: dosya depodan kaldırılır, listeden ve kota hesabından düşer. Kim, ne zaman yükledi ve tarama sonucu bilgisi ise güvenlik kaydı olarak saklanır. Seans notu taslağına eklediğiniz bir dosyayı kaldırmak için notun Ekler alanındaki Kaldır’ı kullanın. Onaylanmış ya da kilitlenmiş notun eki kaldırılamaz.

Dosyalar ekranı kurumun özel ve güvenli arşividir: klinik ve kişisel veri içeren dosyalar karantinada taranır, şifreli saklanır, saklama süresine tabidir, yalnız yetkili kişilere ve kısa ömürlü bağlantılarla açılır. Vitrin › Yönet › Medya kitaplığı ise kurum vitrininde herkese açık yayımlanan görsellerin (yazı kapağı, yazı içi görsel) kitaplığıdır.

İkisi bilerek ayrı tutulur ve Dosyalar listesinde vitrin görselleri görünmez: aynı kitaplıkta durmaları bir klinik fotoğrafın yanlışlıkla vitrinde yayımlanması riskini doğurur. Saklama, yetki ve depolama kuralları da farklıdır. Vitrine görsel eklemek için her zaman vitrinin kendi medya kitaplığını kullanın.