Belge gönderme, imza ve takip

Şablon boş kalıptır: kayıt formunun soruları, onamın ya da sözleşmenin metni. Bir kez hazırlanır, her danışan için yeniden kullanılır. Belge ise bir şablonun belirli bir danışan için açılmış hâlidir: danışana gönderilir, danışan doldurur ya da imzalar. Kurum içi belgeyi siz doldurursunuz.

Henüz hiç belge yoksa Formlar ve onamlar ekranı “Nasıl çalışır?” başlığıyla üç adımı gösterir: şablon hazırlayın, danışana gönderin, doldurulunca ya da imzalanınca burada görün. Kurumunuzda hiç şablon yoksa vurgu “Şablon hazırla” düğmesindedir. KVKK aydınlatma ve açık rıza metinleri eksikse Belge şablonları ekranına giden bir satır da çıkar. Belge varken listenin üstündeki kısa bilgi notu iki ekranın farkını hatırlatır. Notu kapatırsanız bu tarayıcıda bir daha görünmez.

Danışana form doldurt: kayıt ya da bilgi formu danışanın portalına gider, danışan bildirim alır ve formu doldurur. Onam ya da sözleşme imzalat: danışan metni portalda okur ve telefonuna gelen kodla onaylar. Seansta kendim dolduracağım: kurum içi belge (ör. değerlendirme, plan) açılır. Danışana bir şey gitmez, siz tamamlayıp kurum adına imzalarsınız.

Seçtiğiniz işe uyan şablonlar kart olarak listelenir. Uyan tek şablon varsa kendiliğinden seçilir. Uygun şablon yoksa ekran sizi doğru türle Belge şablonları › Yeni şablon ekranına götürür. Başlık şablon adından gelir. Değiştirmek isterseniz “Gelişmiş” bölümünü açın. Düğmenin hemen üstündeki “Sonra ne olacak?” cümlesi seçiminize göre ne olacağını söyler. Düğmenin adı da işe göre değişir: Formu gönder, İmzaya gönder ya da Belgeyi oluştur.

1. 1Formlar ve onamlar › Yeni belge. Ne yapmak istediğinizi seçin.
2. 2Kime bölümünde danışanı adıyla arayıp seçin.
3. 3Hangi şablon bölümünden şablonu seçin.
4. 4Formu gönder ya da İmzaya gönder dediğinizde açılan pencerede kime ne gideceğini okuyup onaylayın.

Form ve imza talebi danışanın portalına düşer ve danışana bildirim gider. Bu yüzden gönderim tek tıkla değil, onay penceresiyle yapılır ve geri alınamaz. Pencere belgenin adını ve hangi danışana gideceğini söyler. Aynı formu aynı danışana daha önce gönderdiyseniz form yeniden gönderilmez. Ekran bunu söyler, bekleyen belgeye listeden hatırlatma gönderebilirsiniz.

Onam ya da sözleşme gönderilirken belge önce oluşturulur, sonra imzaya gönderilir. Gönderim bir nedenle tamamlanamazsa (ör. reşit olmayan danışanda veli onayı eksikse) oluşan belge açılır. Sorunu giderip belgenin üstündeki “Danışana gönder” düğmesiyle yeniden deneyebilirsiniz, aynı belge ikinci kez oluşmaz.

Her satırın başındaki renkli simge belgenin türünü söyler (Belge şablonları ekranıyla aynı): kayıt formu mavi, onam yeşil, sözleşme lila, diğer kurum içi belgeler bej. Her satır belgenin kime ait olduğunu, durumunu ve sıradaki adımı gösterir. Danışandan imza ya da yanıt bekleyen belgede ne zamandır beklediği yazar (“3 gündür bekliyor”) ve satırda “Hatırlat” düğmesi durur. Henüz gönderilmemiş sözleşme ya da onamda “Danışana gönder”, soruları henüz doldurulmamış kurum içi belgede “Doldur” (kısmen doluysa “3/8 soru dolduruldu”), soruları tamamlanmış ya da bitmiş belgede “Görüntüle” görünür. Diğer işlemler satırın sonundaki “⋯” menüsündedir.

“Hatırlat” danışana portal bildirimi ve kısa bir e-posta gönderir. Aynı belgeye en fazla altı saatte bir hatırlatma gönderilebilir. Yakın zamanda hatırlatılan satırda “hatırlatıldı” yazar. Danışanın e-posta adresi yoksa hatırlatma gönderilemez ve ekran nedenini söyler. Üstteki sekmeler belgeleri tümü, imza bekleyenler ve taslaklar olarak ayırır. Arama başlıkta ve danışan adında yapılır.

İmza bekleyen onam ya da sözleşmeyi kişi klinikteyken kendi cihazınızda da imzalatabilirsiniz. SMS kodu gerekmez. Belge ayrıntısındaki durum bandında Tablette imzalat düğmesi bulunur. Önce cihaz için 4–6 haneli bir çıkış PIN’i belirlersiniz (yalnız bu cihazda tutulur, kaydedilmez) ve Danışana vere basarsınız. Ekran tam ekrana geçer ve yalnız imza sayfasını gösterir.

Kişi metni okur, açık rıza seçeneklerini tek tek işaretler, imzalayanı (kişinin kendisi ya da veli/yasal temsilci) ve adını yazar, imzasını parmak, kalem ya da fareyle çizer. Çizemeyen kişi Adımı yazarak imzalayı seçer. Bu durumda imza görüntüsü alınmaz, yazılan ad imza yerine geçer. Onay kutusu işaretlenmeden imza gönderilmez. İmzadan sonra ekran “cihazı görevliye geri verin” der. Cihazı PIN’le geri alırsınız. PIN’i unutursanız PIN’i unuttum: şifremle aç ile kendi hesap şifrenizle (ve varsa iki adımlı kodla) açarsınız.

İmza görüntüsü sunucuda şifreli saklanır ve özeti belgenin içerik özetine girer. Onam belgelerinde onam kaydına kanal “klinikte tablette imza”, tanık olarak siz ve cihaz bilgisi yazılır. İmzalı belgenin PDF’inde imza görüntüsü, imzalayan, sıfatı ve tanık personel basılır. Belge kilitlenir ve durum bandında “klinikte tablette imzaladı” yazar.

Aynı akış mobil uygulamada da var. Kişinin dosyasındaki İmza bekleyen belgeler kartında ve Onam kartında Tablette imzalat telefonu ya da tableti imza ekranına çevirir. Kilitliyken geri tuşu ve alt menü çalışmaz, cihaz yalnız PIN ya da şifrenizle geri alınır. İmza parmakla çizilir ya da ad yazılarak verilir, kayıt webdekiyle aynıdır.

1. 1Belge ayrıntısı › Tablette imzalat.
2. 2Çıkış PIN’i belirleyip Danışana ver’e basın ve cihazı kişiye verin.
3. 3Kişi metni okuyup seçeneklerini işaretler, imzalar.
4. 4Cihazı geri alın: PIN’i girin (ya da şifrenizle açın).

Belge açıldığında en üstteki durum bandı belgenin nerede olduğunu, sıradaki adımı ve tek ana eylemi gösterir: taslak sözleşmede “Danışana gönder”, kurum belgesinde “Kurum adına imzala”, bekleyen belgede bekleme süresi ve “Hatırlat”, imzalı belgede kimin ne zaman imzaladığı. Danışan formu doldurduysa yanıtları “Danışanın yanıtları” bölümünde soru metinleriyle okunur.

Onam ve sözleşme belgelerinde “Danışan imzadan önce bunları okur” bölümü, danışanın onaylamadan önce göreceği maddeleri, önemli notları ve onay cümlesini gösterir. KVKK aydınlatma ve açık rıza metinlerinde metnin kendisi kurum bilgilerinizle doldurulmuş hâliyle salt okunur önizlenir: bu metinler sürümlüdür ve belge başına değiştirilemez. Değişiklik Belge şablonları ekranındaki sürüm akışıyla yapılır.

Ölçeklerde “Sonucu portalda göster” anahtarı vardır: açarsanız danışan ölçek sonucunu (puan ve yorum) portalda görür, kapalıyken yalnız soruları görür. Paylaşım penceresinde de aynı seçim sorulur.

“Seansta kendim dolduracağım” ile açtığınız belgede şablondaki sorular, belge ayrıntısındaki Sorular bölümünde formdaki gibi doldurulur: uzun yanıt için geniş kutu, sayı, e-posta, telefon, tarih seçici, Evet/Hayır, tek ya da çoklu seçim. Zorunlu sorular yıldızla işaretlidir. Bölümün üstünde kaç sorunun dolduğu yazar (“5/8 soru dolduruldu”).

Kaydet yanıtları yarım bırakarak saklar. Zorunlu sorular boş kalabilir. Tamamla zorunlu soruların hepsinin yanıtlandığını denetler. Eksik varsa sorunun altında “Bu soruyu yanıtlayın.” yazar ve ekran ilk eksik soruya gider. Tamamlanınca durum bandında “Tamamlandı · ad · tarih” yazar ve yanıtlar okunur hâlde görünür. Değiştirmek için Düzenle’ye dokunun (değişiklikten sonra yeniden Tamamla’ya basın). Kaydetmeden sayfadan çıkmak isterseniz ekran sorar.

Sıradaki adım belgeyi kurum adına imzalamaktır. İmzalanan belge kilitlenir ve yanıtlar bir daha değiştirilemez. Belgeyi düzenleme yetkisi belgeyi açan uzmanda ve kurum sahibi/yöneticidedir. Yalnız görüntüleme yetkisi olan yanıtları okur.

Danışana gönderilen formlarda (portala giden kayıt formu, onam, sözleşme ya da otomatik giden belgeler) bu bölüm yoktur: soruları danışan portalda yanıtlar ve yanıtları “Danışanın yanıtları” bölümünde görürsünüz.

1. 1Formlar ve onamlar › Yeni belge › “Seansta kendim dolduracağım”. Danışanı ve şablonu seçip Belgeyi oluştur deyin.
2. 2Açılan belgede Sorular bölümünü doldurun. Ara verecekseniz Kaydet’e basın.
3. 3Bitince Tamamla’ya basın. “Kurum adına imzala” düğmesi ancak sorular tamamlanınca durum bandında belirir ve belgeyi kilitler. Kaydedilmiş belge adı, alandan çıkınca otomatik olarak kaydedilir.

Sorular bölümüne yazdığınız yanıtlar kurum içinde kalır: danışan portalının hiçbir ekranında, danışanın indirdiği belge kopyasında (PDF/HTML/toplu ZIP) ve “Verilerimi indir” paketinde yer almaz. Bu, seans notlarıyla aynı kuraldır. Danışan bu yanıtların örneğini kurumdan yazılı olarak isteyebilir ve “Verilerimi indir” paketi kaç belgedeki kurum içi yanıtın dışarıda kaldığını açıkça yazar.

Belge bilgilerinin altındaki PDF indir, kurumun kopyasını üretir: belge bilgileri, varsa danışanın yanıtları ve imza bilgisiyle birlikte kurum içi yanıtlar da soru metinleriyle “Kurum içi yanıtlar” başlığı altında yer alır. İmzalı belgeyi portalda paylaşırsanız danışan yalnız belge metnini ve imza bilgisini görür. Paylaşım penceresi bunu ayrıca söyler.

“Kurum adına imzala” belgeyi kilitler. İçerik bir daha değiştirilemez, bu yüzden işlem onay ister. İmzalı, kilitli ya da tamamlanmış belge danışan portalında paylaşılabilir. Paylaşım penceresi belgenin hangi danışanın portalına gideceğini söyler ve paylaşım geri alınamaz.

Danışana imzaya gönderilecek sözleşme ve onamlarda kurum imzası önerilmez: kurum adına imzalanan sözleşme danışana yalnız bilgi olarak gider ve danışandan imza istenemez. Danışan imzası bekleyen belge de kurum adına imzalanamaz. İmza danışandan beklenir.