Belge şablonları ve form oluşturucu

Ekranın en üstündeki “Yeni danışana otomatik gidenler” kartı, yeni bir danışan eklediğinizde ya da ilk randevu oluşturulduğunda otomatik olarak gönderilen belgeleri sırayla listeler. Başlığın yanındaki rozet kaç belge gittiğini söyler. Liste boşsa kart bunu söyler ve bir şablonu nasıl ekleyeceğinizi gösterir. Otomatik gönderime açık olduğu hâlde kullanım dışı bırakılmış bir şablon varsa kartın altında “kullanım dışı olduğu için gönderilmiyor” uyarısı çıkar.

Şablonlar altta kart kart dizilir: masaüstünde iki ya da üç sütun, telefonda tek sütun. Kartta türün simgesi, şablonun adı ve tek cümlelik açıklama durur (ör. “3 soru · Danışan portalda doldurur”, “Sözleşme · telefon koduyla onaylanır”, “Bilgilendirme metni · Danışan okuduğunu onaylar”). Rozetler bir bakışta durumu söyler: KVKK, Eski: değiştirin ve Kullanım dışı. Otomatik gönderilip gönderilmediğini kartın altındaki anahtar gösterir. Kartın adına dokunmak şablonu düzenleme ekranında açar.

Kartın altındaki tek anahtar “Yeni danışana otomatik gönder”dir. Dokunduğunuz anda kaydedilir ve üstteki kart hemen güncellenir. Kullanım dışı bir şablonda anahtarın yerinde Yeniden kullanıma al düğmesi durur. Dokununca şablon yeniden kullanıma girer. Sağ üstteki “⋯” menüsünde Düzenle, Kopyala, Kullanımdan kaldır (geri almak için Yeniden kullanıma al), otomatik giden sözleşmeli şablonlarda Yeniden onay iste ve en altta ayrı duran Sil bulunur. Kullanımdan kaldırılan şablon silinmez. Yeni belgelerde kullanılmaz ve listenin sonuna geçer.

Yeniden onay iste önce ne olacağını anlatan bir onay penceresi açar: metnin eski bir sürümünü onaylamış her danışan, güncel sürümü onaylaması için bir bildirim alır. Güncel sürümü zaten onaylamış olanlara bir şey gönderilmez. Sonuç, kaç danışana istek iletildiğini söyleyen kısa bir bildirimle görünür. Sil de etkisini anlatan bir onay ister. Yalnız kullanımdan kaldırmak istiyorsanız silmek yerine “Kullanımdan kaldır”ı seçin.

Liste üstündeki süzgeç çipleri şablonları türe göre ayırır ve her birinde sayı görünür: Tümü, Kayıt formları, Onam ve sözleşmeler, KVKK metinleri, Diğer ve (varsa) Kullanım dışı. Sekizden fazla şablonunuz olduğunda ad araması da çıkar. Hiç şablonunuz yoksa ekran üç hızlı başlangıç sunar: Kayıt formu, Onam formu ve Sözleşme. Seçtiğiniz tür yeni şablon ekranında hazır seçili açılır.

Kayıt / bilgi formu, danışanın portalda kendisinin doldurduğu soru setidir (ilk görüşme, iletişim bilgileri, tercih soruları). Onam formu, danışanın bilgilendirme maddelerini okuyup onay verdiği belgedir. Sözleşme, hizmet koşullarının okunup kabul edildiği belgedir. Diğer kartı, kurum içinde kullanılan türleri açar (sektörünüzde anlamlı olanlar listelenir: örneğin tedavi planı, ölçek ya da yalnız “Diğer”). Onam ve sözleşmede danışan portalda soru doldurmaz. Metni okuyup kabul cümlesini işaretler ve imzalar. Soru sormak istediğiniz her şablonu “Kayıt / bilgi formu” olarak hazırlayın.

Bir şablonun onam sayılması için iki yol vardır: “Onam formu” ya da “Sözleşme” kartını seçmek veya Nasıl kullanılacak? › Gelişmiş bölümündeki “Onam olarak işaretle” anahtarını açmak. Kurulum kartındaki “KVKK onam şablonunu aktifleştir” adımı, bu yollardan biriyle işaretlenmiş ve kullanımda (kullanım dışı bırakılmamış) bir şablon olduğunda tamamlanır. Belge şablonları ekranına menüde Klinik › Belge şablonları yolundan (koçluk, wellness, eğitim ve hukukta grubun adı Takip) ulaşırsınız.

KVKK için iki ayrı hazır metin gerekir. Aydınlatma metni bilgilendirmedir. Onay veya rıza gerektirmez, danışan yalnız okuduğunu onaylar (kod istenmez). Açık rıza metni yalnız rıza gereken işlemeleri kapsar. Her izin ayrı ve isteğe bağlıdır, hiçbiri hizmetin ön şartı değildir ve danışan seçimini telefonuna gelen kodla onaylar. İki metin de kurumunuzdaysa üstteki kartın altında yeşil “KVKK metinleriniz hazır” satırı görünür. Kartlarında KVKK rozeti ve “Bilgilendirme metni” ya da “isteğe bağlı izin” açıklaması yer alır.

Metinlerden biri ya da ikisi eksikse ekranda “KVKK için … metin eksik” uyarı kartı çıkar. Eksik metinlerin adı ve tek cümlelik açıklaması yazar. “Hazır metinleri ekle” sektörünüzün metinlerini ekler (zaten varsa tekrar eklemez). Kurumunuz eskiden açıldıysa aydınlatma ile rızayı tek metinde birleştiren eski bir onam şablonunuz olabilir. Kartında “Eski: değiştirin” rozeti durur ve uyarı kartı eski metnin yeni danışanlara hâlâ gönderildiğini söyler. İşaretli seçenekle eski metin yalnız otomatik gönderimden çıkarılır. Silinmez, imzalanmış belgeler korunur.

Hazır metin setine yeni bir seçenek eklendiğinde (ör. görüşme sırasında dikte izni) kartta “Açık rıza metninizin yeni sürümü var” yazar. Güncel metne geç şablonunuzu yeni sürüme taşır. Şablonun adı, otomatik gönderim ayarı ve imzalanmış belgeler değişmez. Yeni seçeneği kullanmak istediğiniz danışanlardan güncel metni yeniden isteyin.

Sektörünüzün hazır paketine kurumunuz açıldıktan sonra yeni bir şablon eklenirse (ör. uygulama onamı) ekranda “Sektör paketinize yeni şablon eklendi” kartı çıkar. Kart eksik şablonların adını ve yeni kişiye kendiliğinden gidip gitmeyeceğini yazar. Şablonları ekle onları kurumunuza kopyalar, zaten eklenmiş olan ikinci kez eklenmez. Uygulamaya özgü onamı hizmete bağlamak için “Uygulama onamı ve hizmete bağlı onam” makalesine bakın.

Hazır bir forma (ör. koçluk başlangıç formu, ilk görüşme formu) sonradan yeni soru eklenirse “Şablon güncellemesi var” kartı çıkar. Kurumunuzdaki kopya siz eklemeden değişmez. Yeni soruları ekle eksik soruları kopyanızın ilgili bölümüne ekler, doldurulmuş ve imzalanmış belgeler olduğu gibi kalır.

KVKK metni şablonunu açtığınızda soru bölümü ve canlı önizleme görünmez: metin ve seçenekler hazır metin setinden gelir ve bu ekrandan değiştirilmez. Altta önizleme, metni Kurum profilinizdeki resmî ünvan, adres ve iletişim bilgileriyle doldurulmuş hâliyle gösterir. Bu bilgilerden biri eksikse “Kurum bilgileriniz eksik” uyarısı çıkar ve Kurum profiline bağlantı verir. Adı, “Yeni danışana otomatik gönderilsin” anahtarını ve sözleşme ayarlarını değiştirebilirsiniz. Sürüm değişirse (metin değişince kendiliğinden ya da “Gelişmiş: sürüm bilgisi” bölümünden elle) yeni belgelerdeki yürürlük tarihi o gün olur ve “Yeniden onay iste” ile danışanlardan yeni sürüm istenebilir.

Ekran tek sayfadır ve altı numaralı bölümden oluşur: 1. Ne hazırlıyorsunuz?, 2. Şablonun adı, 3. Belge metni, 4. Sorular, 5. Nasıl kullanılacak? ve 6. Sözleşme ve onay (seçiminize göre “Onam ayarları” ya da “Sözleşme ayarları” adını alır). Masaüstünde sağda yapışkan canlı önizleme durur: başlık, sorular sırasıyla, zorunlu sorularda yıldız (*), seçenekler ve sözleşme açıksa özet maddeleri ile kabul kutusu danışanın göreceği gibi çizilir. Telefonda üstteki Düzenle | Önizle geçişiyle iki görünüm arasında gidip gelirsiniz.

Belge metni isteğe bağlıdır: yazdığınız metin belgenin başında danışana gösterilir ve PDF’e basılır. Sağdaki Alan ekle menüsü imlecin olduğu yere bir bilgi alanı koyar (ör. `{{DANISAN_AD_SOYAD}}`). Menüde kurum ünvanı/adresi/iletişimi, danışanın adı, doğum tarihi, telefonu, e-postası ve adresi, randevu tarihi, hizmeti ve ücreti, uzmanın adı ve bugünün tarihi bulunur. Randevu ücreti kişiye fiyat gösterilmeyen hizmette dolmaz, boşluk kalır. Hukuk bürosunda dosya numarası, dosya adı, esas numarası, mahkeme ve karşı taraf. Veteriner klinikte hayvanın adı, türü, ırkı ve mikroçip numarası da listelenir. TC kimlik numarası alan olarak eklenemez. Alanlar belge şablondan oluşturulurken (ya da kayıt paketiyle atanırken) kaydın bilgisiyle dolar: dosya alanları için belgenin bir hukuk dosyasına, randevu alanları için bir randevuya bağlı olması gerekir. Menüden eklediğiniz alanın altında bu koşul yazar. Bilgisi olmayan alan belgede elle doldurulacak boşluk (……………) olarak kalır ve belge ekranında hangi alanların boş kaldığını söyleyen uyarı çıkar. Menüde olmayan bir `{{…}}` yazarsanız “Tanınmayan alan” uyarısı görürsünüz. Bu ifade belgeye olduğu gibi geçer.

Her soru bir karttır: Soru metni, simgeli Cevap türü seçimi (kısa yazı, uzun yazı, tarih, evet/hayır, tek seçim, çoklu seçim, sayı, telefon, e-posta) ve Zorunlu anahtarı. Tek ve çoklu seçimde seçenekleri tek tek yazıp Enter’a basarak (ya da “Ekle” ile) eklersiniz. Seçenekleri oklarla sıralayıp silebilirsiniz, en az iki seçenek gerekir. Kartın üstündeki oklar soruyu yukarı/aşağı taşır, Çoğalt aynı sorunun kopyasını altına ekler, Sil soruyu kaldırır ve birkaç saniye boyunca “Geri al” sunar. Alttaki Soru ekle boş bir soru açar. Hızlı ekle çipleri (Ad Soyad, Telefon, E-posta, Doğum tarihi, Adres, Not) tek dokunuşla hazır soru ekler.

Soruların sistemdeki iç adı (anahtar) görünmez ve otomatik olarak verilir. Aynı metinli iki soru karışmaz. Kaydedilmiş bir şablonda soru metnini değiştirmek iç adı DEĞİŞTİRMEZ: daha önce doldurulmuş formların cevapları aynı soruya bağlı kalır. Sektör şablonlarındaki gövde metni ve gizlilik bilgileri de düzenlemede korunur.

Nasıl kullanılacak? bölümünde “Danışan portalda kendisi doldurabilsin” anahtarı şablonun portalda paylaşılıp paylaşılmayacağını, “Yeni danışana otomatik gönderilsin” anahtarı ise yeni danışan eklendiğinde ya da ilk randevu oluşturulduğunda şablonun otomatik atanıp portal daveti gidip gitmeyeceğini belirler (listede kartın altındaki “Yeni danışana otomatik gönder” anahtarıyla aynı ayardır). Seyrek gereken “Kayıt formu olarak işaretle” ve “Onam olarak işaretle” anahtarları Gelişmiş altındadır.

Ekran otomatik kaydetmez. Alttaki kaydet çubuğu hep görünür: oluşturmada “Şablon oluştur”, düzenlemede “Şablonu kaydet” (yalnız değişiklik varken açık, “Geri al” son kayıtlı hâle döndürür) ve listeye dönen “Vazgeç”. Eksik bir şey varsa kayıt yapılmaz. İlgili alanın altında Türkçe açıklama çıkar ve imleç ilk hatalı alana gider (ad en az 2 karakter, boş soru metni, iki seçenekten az seçimli soru, sorusuz kayıt formu). Kaydedilmemiş değişiklikle sayfadan çıkarken uyarı alırsınız. ⌘/Ctrl + Enter da kaydeder.

1. 1Belge şablonları › Yeni şablon. “Ne hazırlıyorsunuz?” bölümünden bir kart seçin.
2. 2İsterseniz “Örnek soruları ekle” ya da “Örnek metni ekle” ile hazır içerikle başlayın.
3. 3Şablona listede ve danışana gönderirken görünecek bir ad verin.
4. 4Soruları ekleyin, cevap türünü seçin, zorunlu olanları işaretleyin, sırayı oklarla düzenleyin.
5. 5Portalda paylaşım ve yeni danışana otomatik gönderim anahtarlarını ayarlayın.
6. 6Onam ya da sözleşmede maddeleri, kabul cümlesini ve yeniden onay sıklığını belirleyin.
7. 7Sağdaki önizlemeyi kontrol edip “Şablon oluştur” ile kaydedin.

“Danışan okuyup onaylasın” anahtarı açıkken danışan portalda önce Sözleşme bilgisi kutusunu görür: Kısaca neler var? maddeleri ve Mutlaka bilinmesi gerekenler ayrı kutularda listelenir. Ardından Kabul cümlesinin yanındaki kutuyu işaretleyip imzalar. Maddeler madde madde eklenir, sıralanır ve silinir. Onam ve sözleşme kartları bu anahtarı kendiliğinden açar. Kapatırsanız danışan belgeyi imzalayamaz, yalnız okur. Kayıt formunda açarsanız danışan önce soruları yanıtlar, sonra imzalar.

“Onaylarken telefonuna gelen kodla doğrulasın” açıksa danışan onay verirken telefonuna SMS ile gelen tek kullanımlık kodu girer. “Paylaşınca e-postayla haber verilsin” açıksa paylaşımda e-posta gider. E-postada metnin kendisi yer almaz, yalnız portalda bekleyen bir belge olduğu bildirilir. Ne zaman yeniden onay istensin? seçenekleri: Tek seferlik, Metin her değiştiğinde, Yılda bir.

Sürüm elle yönetilmez: kayıtlı bir sözleşmenin maddelerini, kabul cümlesini ya da türünü değiştirip kaydettiğinizde sürüm otomatik olarak bir üst sürüme geçer (ör. 1.0.0 → 1.1.0) ve ekran bunu kaydetmeden önce söyler. Yeni şablonun ilk sürümü 1.0.0’dır. Gerekirse sürüm numarası “Gelişmiş: sürüm bilgisi” altından elle de değiştirilebilir. Daha önce imzalanmış belgeler kendi sürümlerini korur.