KVKK ve saklama: veri hakkı talepleri, saklama süreleri, denetim izi ve veri devri

Ekranın ilk bölümü danışanların KVKK kapsamındaki taleplerine (verilerinin kopyası, hesap kapatma, anonimleştirme) açılır: inceleme bekleyen talep sayısı yazar ve Talepleri incele (bekleyen yoksa Tüm talepler) düğmesi listeyi açar. Bölüm yalnız “danışan silme” izni olan rollerde görünür. Talep işleme adımları “Veri hakkı talepleri” makalesindedir.

Kurum sahibi ve yöneticisi bu bölümde açık veri ihlali kaydı sayısını ve en yakın Kurul bildirimi için kalan süreyi görür. Süre daraldığında düğme öne çıkar ve kayıt listesini açar. Kaydın adımları “Veri ihlali kaydı” makalesinde anlatılır.

Bu bölümde notların, belgelerin ve mesajların ne kadar saklandığı yazar? Altında “Kim belirler?”, “Neden bu süre?” ve “Süre dolunca” satırları vardır. Süreleri platform, sektörünüzün yasal yükümlülüklerine göre belirler ve sektördeki her kurumda aynıdır. Kurumlar bu süreleri değiştiremez. Süre dolan kayıt hiçbir zaman silinmez: sektör ayarına göre ya arşive alınır ya da listelerde kalmaya devam eder. Ayrıntılar için “Saklama süreleri ve arşiv” makalesine bakın.

Ekip üyelerinin diploma, meslek odası kaydı, sertifika ve mesleki sorumluluk sigortası belgeleri Ekip › Yeterlilik belgeleri sayfasında listelenir (Ekip ekranındaki belge satırından açılır). Yeni belgede uzman, tür, belge adı ve tarihler yazılır. Süresiz bir belgenin son geçerlilik alanı boş bırakılır. Süreler her gün otomatik olarak denetlenir: süresi 30 gün içinde dolacak ya da dolmuş belgeler “Süresi doldu” ve “Yaklaşıyor” çiplerinde sayılır, listenin başında kalan günüyle görünür ve uzmana ile yöneticilere hatırlatma gider.

1. 1Ekip › Yeterlilik belgeleri sayfasında Belge ekle’ye basın.
2. 2Uzmanı ve belge türünü seçin, belge adını yazın.
3. 3Düzenlenme ve son geçerlilik tarihlerini girin (süresizse boş bırakın).
4. 4Belgeyi kaydet’e basın. Vazgeçmek için Vazgeç.

Bu bölüm yalnız Bakanlığa bildirim yükümlülüğü olan sağlık sektörlerinde görünür. Bekleyen, gönderilen ve hatalı kayıt sayıları ile her kaydın durumu listelenir. Gönderilemeyen kayıt fark edilmeden başarılı sayılmaz, nedeniyle bekletilir. Bakanlığa gönderim anahtarı gönderimin açık mı kapalı mı olduğunu gösterir. Kodlarda kaydedilmemiş değişiklik varsa anahtarı açtığınızda kodlar da birlikte kaydedilir. Yalnız kodları güncellemek için “Kodları kaydet” kullanılır.

Genel tıp, psikiyatri, psikoloji, diş hekimliği, geleneksel ve tamamlayıcı tıp, beslenme ve fizyoterapi kurumlarında Güven merkezi ekranının en üstünde sağlık bilgi sistemi tescil uyarısı görünür. Muayenehane (Ayakta Teşhis ve Tedavi Yapılan Özel Sağlık Kuruluşları Hakkında Yönetmelik m.24), diş hekimliği kuruluşu (Ağız ve Diş Sağlığı Hizmeti Sunulan Özel Sağlık Kuruluşları Hakkında Yönetmelik m.22/1), GETAT uygulama birimi (Geleneksel ve Tamamlayıcı Tıp Uygulamaları Yönetmeliği m.11/6) ile klinik psikolog, diyetisyen ve fizyoterapistin sağlık meslek hizmet birimi (Sağlık Meslek Mensuplarının Serbest Meslek İcrası Hakkında Yönetmelik m.18/1) Bakanlığın Kayıt Tescil Sistemi’nde kayıtlı bir sağlık bilgi sistemi kullanmak zorundadır. Uyarının dayanak satırı sektörünüze göre yazılır. PratiVia bugün tescilli değildir, yasal kayıt ve e-Nabız gönderimi için tescilli sisteminizi kullanmaya devam edin. Kurum sahibi ya da yöneticisi uyarıyı Okudum, anladım ile onaylar. Onay tarihiyle saklanır, denetim izine yazılır ve kurulum adımı tamamlanır. PratiVia tescil alınca uyarı kendiliğinden kalkar.

Denetim İzi ekranı kullanıcı, kayıt türü (danışan, not, belge, fatura, mesaj), işlem (okuma, oluşturma, güncelleme, dışa aktarma, silme) ve tarih aralığıyla süzülür. Her satırda kim, ne zaman, hangi kayda eriştiği Türkçe adlarıyla yazar (ör. “Kurum vitrini: Ekip sırasını değiştirdi”). Kayıt kimliği ve istek ayrıntısı ekranda değil, CSV indir ile alınan dosyada durur. Tarih aralığı uygulamanın Türkçe tarih seçicisiyle seçilir. Okuma kayıtları hedefli tutulur: danışan kartı, not, ölçüm, belge, dosya, reçete ve mesaj okumaları yazılır. Liste sayfaları yazılmaz. Denetim izini kurum sahibi ve yöneticileri görür.

Başka bir sisteme geçerken kurumun tüm verisini yapılandırılmış bir paket olarak alabilirsiniz. Bu mevzuattan doğan bir haktır. Paket danışanlar, randevular, seans notları (yapılandırılmış alan değerleri ve not türü tanımlarıyla), ölçümler, belgeler, onamlar, faturalar ve ödemelerin yanında sektörünüze özgü kayıtları da içerir: hayvanlar, sahiplik, aşılar, veteriner reçeteleri ve mikroçip olayları. Hukuk dosyaları, taraflar (kimlik numarası yalnız maskeli), zaman kayıtları, masraflar, avans defteri, süreler, duruşmalar ve çatışma onayları. Medula reçeteleri, alerji/ilaç/kronik durum, hatırlatmalar, e-Nabız kayıtları, lab sonuçları, raporlar, giden sevkler ve erişkin aşılar. Diş şeması ve geçmişi, tedavi planı kalemleri ve perio. Öğün planı sürümleri ve porsiyonlar. Ödeyen hesapları, grup dönemleri, koçluk saatleri. Hedef ilerlemeleri, grup ortak notları, çift/aile dosyaları, süpervizyon oturumları. Kapora, telafi hakları ve check-in. Advers olaylar, yama testleri, kurum belgeleri ve fire dahil stok hareketleri.

Devir paketi iste paketi arka planda hazırlar ve hazır olunca bildirim gönderir. Az kaydı olan kurumlar Hemen indir ile beklemeden alabilir. Talepler listesinde her paketin durumu, kayıt sayısı ve son indirme tarihi yazar. Paketin özetinde bölüm başına kayıt sayısı, doğrulama kodu, pakete alınmayan kayıtların sayısı (ör. süreç notları) ve bilinçli olarak alınmayan tabloların gerekçeli listesi (abonelik, entegrasyon şifreleri, gönderim günlükleri, vitrin, mesajlaşma gibi) bulunur. Kilitlenen seans notlarının bütünlük damgası artık yapılandırılmış alan değerlerini de kapsar. Eski notların damgası olduğu gibi geçerlidir.