Danışan dosyası: genel bakış, bölümler ve zaman çizelgesi

Başlıkta ad ve durum rozeti (aktif, aday, bekleme…) durur. Önceliği Öncelikli ya da Acil işaretlenmiş kayıtta yanında bayraklı öncelik rozeti de görünür. Düzenleme yetkiniz varsa rozetin üzerine gelince küçük bir kalem belirir (telefonda hep görünür). Dokunmak düzenleme formunu doğrudan Durum (ya da Öncelik) alanına odaklanmış açar. Altında tek satırda tercih edilen ad, yaş, danışan tipi, ödeme şekli ve sorumlu uzman yazar. Telefon ve e-posta tıklanabilir çiplerdir: telefona dokunmak arama, e-postaya dokunmak e-posta başlatır. Yanlarındaki kopyala düğmesi değeri panoya alır. İkisi de kayıtlı değilse tek bir “İletişim bilgisi yok · Ekle” çipi düzenleme sayfasını açar.

Eylemler en sık işe göre dizilir: Seans planla (ana eylem), Seans notu al ve Mesaj gönder. Diğer işler “Diğer işlemler” menüsündedir: fatura kes, ölçüm ekle, görev oluştur, bekleme listesine ekle, ilerleme raporu, takibi sonlandır, uygunluk ve bildirim, klinik profil, veli/vasi onamı ve KVKK / Anonimleştir. Her eylem rolünüzün yetkisine göre görünür. Kalem ikonu kaydı düzenler. Alt bölümlerde başlık kısalır (ad, durum ve eylemler kalır), içerik yukarı çıkar.

Uyarı şeridi yalnız gerçekten dikkat isteyen bilgiyi gösterir ve her bölümde görünür: ilaç alerjisi, son 30 günde risk eşiğini aşan ölçek yanıtı (dokununca Takip bölümü açılır) ve kayda yazılmış önemli not. Yoksa hiçbir şey çizilmez.

Sıradaki seans kartı tarihi büyük, günü ve saati, hizmeti, uzmanı ve “5 gün sonra” gibi kalan süreyi ve teyit istenen seansta teyit durumunu (teyit bekliyor, teyit alındı, reddedildi) gösterir. Online seans ayrıca işaretlenir ve seans günü Görüşmeye katıl düğmesi görüntülü görüşmeyi açar. Yanındaki Son seans katılım durumunu ve notunu söyler: gelinmiş ama notu yazılmamış seansta “Seans notu yazılmadı · Not yaz” düğmesi notu o seansa bağlı açar. Planlı seans yoksa kart doğrudan “Seans planla” sunar.

Dikkat isteyenler danışanla ilgili açık işleri tek listede toplar ve her satırda işi yapacağınız yere götüren düğme durur: vadesi geçmiş ödeme ya da açık bakiye, imzalanmamış notlar, notu yazılmamış eski seans, süresi geçmiş ödevler, imza ya da yanıt bekleyen belgeler (en eskisinin kaç gündür beklediğiyle), gönderilmemiş taslak belgeler, devam eden danışanda planlı seansın olmaması ve portal davetinin gönderilmemesi. Bekleyen iş yoksa liste yerine tek satırlık “Bekleyen iş yok” yazar. Her madde yalnız yetkiniz olan alanlardan gelir.

Tedavi planı varsa Tanı ve hedefler kartı tanı kodlarını (birincil tanı koyu) ve ilk üç hedefin ilerleme çubuğunu gösterir. Ölçüm kaydı varsa Ölçüm özeti her türün son değerini, önceki ölçüme göre değişimini ve küçük grafiğini verir. Altında son beş etkinlik durur. Yan sütunda Künye (yalnız dolu alanlar, boş alan sayısı ve “Tamamla”), Finans (açık bakiye, vadesi geçen, son ödeme, Fatura kes), Seans katılımı (katılım oranı, geldi, gelmedi, iptal, planlı) ve varsa açık görevler ile sektör kartları (diş şeması, laboratuvar işleri, hayvanlar) yer alır.

Her bölüm ilgili modülün danışana süzülmüş hâlidir ve kendi adresi vardır (ör. /danisanlar/…/finans). Bağlantıyı bir ekip arkadaşınıza gönderdiğinizde aynı bölüm açılır. Sekme çubuğu sayfa kaydırılırken üstte kalır.

• Seanslar: yaklaşan seanslar (en yakını vurgulu) ve aylara bölünmüş geçmiş. Yan sütunda seans yolculuğu ve paket hakkı.
• Notlar: tanı ve tedavi planı, seans notları (taslak/onaylı/kilitli) ve hekim sevki. “Not yaz” danışan seçili açılır. Son 30 günde gelinmiş ama notu yazılmamış seans varsa not listesinin üstünde “… tarihli seans için not yazılmadı · Not yaz” bildirimi durur ve notu o seansa bağlı açar. Notlar sekmesindeki sayı, imzalanmamış notlar ile bu notu yazılmamış seansın toplamıdır. Not yazma yetkiniz yoksa ya da dosya arşivliyse notu yazılmamış seans sayılmaz.
• Takip: ödev ve ölçekler (Ata), ölçümlerin değişimi, danışanın kendi girdiği ölçümler, ölçek başlangıç karşılaştırması. Eğitimde sınav sonuçları, hukukta belge talepleri.
• Belgeler: formlar ve onamlar ile otomatik gönderilen kayıt paketi.
• Mesajlar: danışanla açılmış konuşmalar (mesajlaşma modülü açıksa).
• Finans: açık bakiye, vadesi geçen ve son ödeme rakamları, faturalar, seans paketi hakkı ve dönemsel ekstre (PDF).
• Bilgiler: kaydın künyesi tek kartta dört grupta: Kimlik (ad, doğum tarihi ve yaş, cinsiyet, danışan tipi, meslek), İletişim (telefon, e-posta, tercih edilen kanal, adres), Hizmet ve ödeme (sorumlu uzman, varsayılan hizmet, şube, ödeme şekli, özel ücret) ve Kayıt ve ihtiyaç (kayıt tarihi, geliş kaynağı, yönlendiren, takip durumu, öncelik). Yalnız dolu alanlar görünür. Önemli boş alanlar kartın başında tek satırda listelenir (“Eksik bilgiler: doğum tarihi, adres · Tamamla”) ve Tamamla düzenleme sayfasını açar. Yanda izin ve erişim (portal daveti, iletişim izni, MERNİS), veli ve bakım verenler ve kayıt işlemleri. Altta ilişkili kişiler.
• Geçmiş: kayıttaki tüm etkinlikler yeniden eskiye. “Daha eski etkinlikler” ile geriye gidilir.

Genel bakışın yan sütunundaki sektör kartları kurumun açık modüllerine göre gelir: diş hekimliğinde diş şeması ve laboratuvar işleri, veteriner hekimlikte danışana bağlı hayvanlar. Ölçüm türleri ve terimler de sektörünüze göre değişir (ör. beslenmede “Vücut ölçümü”, genel tıpta “Vital bulgu”).

Kurum vitrininde Ne dediler sekmesini kullanan koçluk, wellness, eğitim (MEB izinli kurum statüsü hariç), güzellik ve veteriner kurumlarında danışan dosyasının Bilgiler bölümünde Vitrin görüşü paneli görünür. Görüş iste düğmesi danışana tek kullanımlık görüş bağlantısı gönderir: portal bildirimi her zaman gider, SMS ve e-posta yalnız danışanın ticari ileti onayı varsa. Sonuç ekranın altında ve bildirimde yazar. İstek gitmediyse nedeni söylenir (ör. tamamlanmış randevusu yok, son 90 günde zaten istek gönderildi, yanıt bekleyen bir isteği var).

Panel yalnız vitrin yöneticisi yetkisi ve danışan okuma yetkisi olan kişilere, vitrin modülü açıkken görünür. Güzellik ve veteriner kurumlarında önce kurum sahibi ya da yöneticisinin vitrindeki bir kerelik beyanı gerekir. Sağlık meslekleri ve hukuk sektörlerinde panel hiç görünmez. Aynı isteği vitrindeki Ne dediler yönetiminden toplu olarak da gönderebilirsiniz. Görüşü yalnız memnun olduğunu düşündüğünüz kişilerden istemek Ticari Reklam Yönetmeliği m.28/B açısından yönlendirme sayılabilir. Panel bu uyarıyı gösterir, vitrindeki otomatik istek kuralı koşulu karşılayan herkese aynı biçimde sorar.

Zaman çizelgesi danışana ait her olayı tarih sırasıyla listeler: randevu oluşturuldu, teyit edildi, not kilitlendi, form imzalandı, fatura ödendi, iletişim bilgisi değişti, portalden giriş yapıldı. Her satırda işlemi yapan kişi ve kanal yazar. Çizelge değiştirilemez ve silinemez. Danışanın “verilerime kim erişti” sorusunun kurum tarafındaki cevabı da buradan çıkarılır.

Çizelge türüne göre süzülür (klinik, finans, iletişim, sistem) ve dışa aktarılabilir. Veri hakkı taleplerinde bu dışa aktarım kullanılır.