e-SMM, e-Fatura ve e-Arşiv: GİB iletimi ve kuyruk izleme

e-SMM (serbest meslek makbuzu) vergi mükellefi olmayan gerçek kişilere hizmet veren serbest meslek erbabının belgesidir. Stopaj ve KDV hesabı içerir. e-Arşiv, şirketlerin mükellef olmayan alıcıya kestiği faturadır. e-Fatura, e-Fatura mükellefi alıcıya kesilir ve alıcı sistemine ulaşır. Kurum profilinde kurum türü (şahıs/şirket) seçildiğinde öneri buna göre daralır.

Entegrasyonlar › Tahsilat ve e-belge altındaki e-Belge ekranında entegratör hesabınızın kimlikleri girilir. Kimlikler kaydedildiği anda şifrelenir ve bir daha görüntülenmez. Yalnızca değiştirilebilir. “Bağlantıyı test et” düğmesi entegratörle iletişimi doğrular. Bağlantı yokken kesilen faturalar “iletim bekliyor” durumunda kuyrukta durur. Bağlantı kurulunca gönderilir.

1. 1Entegratör sözleşmesini yapın ve kullanıcı/anahtar bilgilerini alın.
2. 2Entegrasyonlar › Tahsilat ve e-belge ayarları › e-Belge ekranında kimlikleri girin ve test edin.
3. 3Kurum profilinde vergi dairesi, vergi/TC numarası ve adresin dolu olduğunu kontrol edin.
4. 4Bir taslak faturayı kesip fatura detayında GİB yanıtını izleyin.

Kesim anında belge kuyruğa alınır ve arka planda iletilir. Fatura detayında durum şeridi vardır. GİB ya da entegratör hata döndüğünde neden Türkçe özetle gösterilir: eksik adres, geçersiz vergi numarası, mükellefiyet uyumsuzluğu. Alıcı bilgisi düzeltildikten sonra “yeniden dene” ile kuyruk tekrar işler. Geçici ağ hatalarında sistem kendisi artan aralıklarla yeniden dener.

Ayrı şirket olarak fatura kesen şubenin faturası, şirketin unvanı ve vergi numarasıyla, şubenin kendi e-belge hesabından (Şubeler › şube › Fatura kimliği › e-Belge hesabı) kesilir ve iptali de aynı hesaptan yapılır. Şubenin e-belge hesabı bağlı ve doğrulanmış değilse belge kurumun kimliğiyle kesilmez. Kuyrukta “Şubenin e-belge hesabı tanımlı değil” hatasıyla bekler. Hesap Test et ile doğrulandığında o şubenin bekleyen belgeleri kendiliğinden yeniden gönderilir. Şube serbest meslek mükellefiyse e-SMM’deki stopaj şubenin Fatura kimliğindeki Stopaj oranından (girilmemişse %20) hesaplanır. Şirket şubede stopaj uygulanmaz.

İletilmiş belge içeriği değiştirilemez. e-SMM ve e-Arşiv belgeleri süresi içinde iptal edilebilir. E-Fatura’da alıcının ret ya da itiraz akışı geçerlidir. Süre ve yol fatura detayında gösterilir. Süre geçtiyse iade belgesi düzenlenir. İptal edilen belge listede “iptal” etiketiyle kalır. Mali kayıt silinmez.