Fatura kesme ve fatura yaşam döngüsü: taslak, kesildi, tahsil edildi

Ekran beş adımdır ve sağdaki özet kartı toplamı, seçilen ödeme yolunu, vadeyi ve bildirim kanallarını her an gösterir. 1. Ödemeyi nasıl istiyorsunuz? en baştadır: Online ödeme (kart), Havale / EFT ya da Kurumda ödeme. Seçim faturaya yazılır. Danışana giden bildirim ve portaldaki fatura bu yola göre konuşur. Kurumunuzda online ödeme yolu açık değilse kart seçeneği kilitlidir ve nedeni yazar. Açık yollar arasından biri kendiliğinden önerilir.

Havale / EFT seçildiğinde Ayarlar › Kurum profili › Ödeme bilgileri’ne girdiğiniz IBAN, alıcı adı ve banka bildirime ve portaldaki faturaya otomatik olarak eklenir. Danışandan açıklamaya fatura numarasını yazması istenir ve portalda IBAN tek dokunuşla kopyalanır. IBAN kayıtlı değilse ekran uyarır ve ayar bağlantısını gösterir. Para hesabınıza geçince ödemeyi faturada “Havale/EFT” yöntemiyle kaydedersiniz.

2. Danışan ve tarihler adımında son ödeme tarihini Bugün, 7, 15 ya da 30 gün kısayollarıyla tek dokunuşla seçebilirsiniz. 3. Kalemler’de hizmet listesinden seçim yapın. Listede olmayan bir kalem (rapor ücreti, malzeme, yol gideri gibi) için Diğer (listede olmayan kalem) seçeneğiyle açıklamayı kendiniz yazarsınız. 4. İndirim adımında kupon kodu yazılmaz, şu an geçerli ve aktif kuponlar listeden seçilir. Asgari tutarı tutmayan kupon nedeniyle birlikte kilitli görünür.

5. Bilgilendirme adımında danışana not yazabilir ve kesimde hangi kanallardan haber verileceğini seçersiniz: portal bildirimi her zaman yazılır, E-posta ve SMS isteğe bağlıdır. Danışanın e-postası ya da cep telefonu yoksa ya da danışan o kanalı kapattıysa kanal kilitlidir ve nedeni yazar. Portal hesabı yoksa bu da söylenir. Bildirimi önizle gönderilecek portal, e-posta ve SMS metnini gösterir. E-posta ve SMS yalnız “faturanız hazır” der ve portala yönlendirir. Tutar ve fatura numarası bu kanallara yazılmaz.

Kes ve gönder faturayı oluşturur, aynı adımda kesinleştirir ve seçili kanallardan bildirim gönderir. Bildirimi kapatırsanız düğme Fatura kes olur. Taslak olarak kaydet danışana hiçbir şey göndermez (kısayol: Ctrl/Cmd + Enter). “Kaydettikten sonra aynı danışana yeni fatura aç” işaretliyse kayıttan sonra form aynı danışan ve ödeme yoluyla yeni faturaya hazırlanır.

Taslak olarak kaydedilen fatura danışanın portalında görünmez. Randevu, grup seansı ya da seans paketinden gelindiğinde kalemler önceden dolar.

Fatura detayında taslağın tek birincil eylemi Kesinleştirdir. Onay penceresindeki “Danışana bildir” seçeneği açıksa danışanın portalına bildirim düşer. Seçtiğiniz E-posta ve SMS kanallarından da yalnızca “yeni faturanız hazır” diyen kısa bir ileti gider (tutar ve fatura numarası yazmaz). Hangi kanaldan gittiği, gitmeyen kanal varsa nedeni işlem sonunda açıkça söylenir. Detayın künyesinde faturada istenen ödeme yolu da yazar. Stok ürünü içeren kalemler kesinleştirme anında stoktan düşer.

Taslakta tahsilat formu görünmez: ödeme, fatura kesinleştikten sonra kaydedilir. e-Belge (GİB) gönderimi ayrı bir adımdır: e-belge entegrasyonu kuruluysa fatura detayındaki e-Belge bölümünden ya da “Diğer işlemler” menüsünden gönderilir. Entegrasyon kurulu değilse detayda e-belge kutusu ve belge türü görünmez.

PDF indir danışana gönderilebilir, yazdırılabilir bir fatura üretir: üstte kurumunuzun kimliği, fatura numarası ve durum rozeti (gönderildi, kısmi ödendi, ödendi, gecikmiş, iptal). Altında fatura edilen kişi, fatura bilgileri (fatura, hizmet ve son ödeme tarihi) ve büyük puntoyla Ödenecek tutar ile son ödeme günü. Kalem tablosunda tutarlar KDV hariçtir ve ara toplamla toplanır. KDV oran başına ayrı satırda (ör. KDV %10), varsa indirim, stopaj ve ödenen tutar gösterilir, en altta lacivert bantta kalan tutar yazar. Açık bakiyeli faturada Ayarlar’da tanımladığınız havale bilgisi (alıcı, banka, dörtlü gruplanmış IBAN ve açıklamaya yazılacak fatura numarası) Ödeme bilgileri kutusunda yer alır. Çok kalemli fatura sayfalara bölünür. Her sayfada tablo başlığı tekrarlanır ve altbilgide kurum adı, fatura numarası ve sayfa numarası bulunur.

Diş hekimliğinde faturaya bağlı tedavi planı kalemi ya da sarf kaydı varsa PDF’in sonuna Ayrıntılı döküm ve birim fiyatlar eki kendiliğinden eklenir: diş numarası, yüzey, işlem ve KDV hariç birim fiyat, altında randevuda kullanılan ilaç ve sarf malzemesi ile miktarı (ADSK Yön. m.19/11, USHAŞ Yön. m.12). Bağ, faturaya dönüşen tekliften ve faturanın randevusundan kurulur. Portaldeki fatura PDF’i aynı eki taşır.

1. 1Faturalar › Taslak sekmesinden faturayı açın.
2. 2Kalemleri ve tutarı kontrol edin.
3. 3“Kesinleştir”e basın. Danışana bildirim isteyip istemediğinizi seçip onaylayın.
4. 4Ödeme alındıysa aynı ekrandaki “Tahsilat kaydı” bölümünü doldurun.

Faturalar ekranındaki sekmeler kayıtları iş anlamıyla gruplar: Açık (kesinleşmiş, kapanmamış, altında kalan tutar), Vadesi geçen (vadesi bugünden önce olan açık faturalar), Taslak, Ödendi ve İptal/iade. Sayılar ve tutarlar tüm kayıtlar üzerinden sunucuda hesaplanır. Yalnız ekrana yüklenen satırları toplamaz.

Arama kutusu fatura numarasında ve danışan adında arar (“Ada Yılmaz” gibi ad soyad da olur). Danışan seçici ve başlangıç/bitiş tarihi (hizmet tarihi) listeyi ve sekme sayılarını birlikte süzer. Süzgeçler adres çubuğunda kalır, bağlantıyı paylaşabilirsiniz.

Çok şubeli kurumda her faturanın bir şubesi vardır ve yeni fatura ekranındaki Şube alanında ne görünüyorsa faturaya o yazılır: randevudan gelindiğinde randevunun şubesi, online görüşme ya da ev ziyareti randevusunda ve elle kesilen faturada varsayılan şube önerilir. İsterseniz değiştirebilirsiniz. Listede fatura numarasının altında şube adı görünür ve süzgeç satırındaki Tüm şubeler seçicisiyle liste ve sekme sayıları tek şubeye süzülür. Tahsilat ve iade faturanın şubesine sayılır. Erişimi “Yalnız çalıştığı şubeler” olan kullanıcı yalnız kendi şubelerinin faturalarını (şubesi boş faturada danışanın şubesi) görür ve süzgeçte Şubelerim yazar. Tek şubede şube alanı, rozeti ve süzgeci yoktur. Faturalar varsayılan şubeye yazılır.

Bir şube ayrı bir şirket olarak fatura kesiyorsa (Şubeler › şube › Fatura kimliği) o şubenin faturası şirketin kendi serisinden ÖNEK-YIL-0001 biçiminde numaralanır. Kurumun serisi etkilenmez. Listede şube adının altında Satıcı: şirket unvanı, fatura detayının künyesinde Satıcı satırı görünür. Fatura PDF’inde ve yazdırılan faturada satıcı olarak şirketin unvanı, vergi dairesi, vergi numarası ve adresi yer alır. Diğer şubelerin faturaları kurumun kimliği ve serisiyle kesilmeye devam eder.

“CSV indir” o anki sekme ve süzgeçteki faturaların tamamını (fatura no, danışan, durum, hizmet tarihi, vade, tutar, ödenen, kalan) Excel’in açtığı biçimde indirir. Dosya sunucuda hazırlanır. Binlerce faturada da tek indirmede gelir. Fiyat görme yetkisi olmayan kullanıcıda tutarlar “—” görünür, CSV ve tutar raporları sunulmaz. Başlıktaki Ayarlar düğmesi Faturalama ayarlarını açar. Otomatik tahsilat ve ödeme yöntemleri ekranlarına da oradan geçilir.

Fatura detayındaki Tahsilat kaydı bölümünde tutar, yöntem (Nakit, Kart (POS), Havale/EFT, Ön ödeme bakiyesi, Sigorta, Diğer), ödeme tarihi ve isteğe bağlı not (ör. POS fiş numarası) girilir. Ödeme tarihi geçmiş bir gün olabilir, gelecek olamaz. Birden fazla ödeme eklenebilir. Kalan bakiye anında güncellenir ve kalanı aşan tutar kaydedilmez. Bahşiş isteğe bağlıdır, fatura tutarına eklenmez.

Ön ödeme bakiyesi seçeneği danışanın kullanılabilir ön ödeme bakiyesini gösterir. Bakiyesi yoksa seçilemez. Kaydedilen tutar bakiyeden düşer ve hareket Ön ödemeler ekranında bu faturaya bağlı olarak görünür. Bakiye yetersizse kayıt yapılmaz.

Online kart ödemesi için “Diğer işlemler › Online ödeme sayfası” kullanılır (yalnız kurumda online ödeme açıksa).

Açık bakiyeli faturada “Taksitlendir” ile kurum içi vade planı kurulur. Taksit tutarları önizlemede gösterilir. Bir taksiti “Ödendi işaretle” ile kapattığınızda tahsilat varsayılan olarak faturaya da işlenir (yöntem seçilir). Böylece fatura bakiyesi ve taksit birlikte güncellenir. Tahsilatı faturaya daha önce ayrıca girdiyseniz onay penceresindeki seçeneği kaldırın.

Ödeme geçmişindeki her ödemenin altında “Bu ödemeyi iade et” vardır. İade nakit, havale/EFT ya da ön ödeme bakiyesine aktarım olarak kaydedilir. Online alınan kart ödemesi karta, sağlayıcı üzerinden iade edilir.

Faturayı iptal etmek “Diğer işlemler” menüsündedir ve onay ister. Ödenmiş, kısmen ödenmiş ya da zaten kapanmış fatura iptal edilemez: kısmi ödeme varsa önce ödemeyi iade edin (nakit ya da ön ödeme bakiyesine). Taslak ve iptal edilmiş faturaya danışan e-postası gönderilmez.

Faturalar ekranının üstündeki Bekleyen işler kartı kesinleştirilmeyi bekleyen taslakları, vadesi geçmiş faturaları (kalan tutarla), faturaya yansımamış sarf kalemlerini (envanter modülü açıksa) ve müdahale bekleyen e-belgeleri (e-belge entegrasyonu kuruluysa) sayar. Satıra basınca ilgili liste süzülmüş açılır. Sayısı 0 olan konular yazılmaz. Hiç iş yoksa kart yalnız “Bekleyen iş yok” der.

Kurumda henüz hiç fatura yokken ekran sekmeleri, süzgeçleri, yaşlandırmayı ve CSV düğmesini göstermez. Yerine faturanın nasıl oluştuğunu anlatan kısa bir açıklama ve İlk faturayı oluştur düğmesi çıkar. “Ayarlar” düğmesi her durumda başlıkta durur. Listede taslak faturanın Kalan sütunu “—” yazar: taslak danışana gitmediği için henüz alacak yoktur.

Kartın altında alacak yaşlandırması (her kovanın sayısı ve tutarı, toplam açık alacak vadesi gelmemiş bakiyeyi de içerir ve bu altında yazar), taksit planı sağlığı (taksit planı varsa), e-belge mutabakatı (müdahale bekleyen belgeler tek tek, faturasına bağlantılı) ve online ödeme mutabakatı (online ödeme kullanıldıysa) yer alır.

Faturalar › Ayarlar tüm faturalama tercihlerini tek sayfada toplar ve tek “Ayarları kaydet” çubuğuyla kaydeder: Otomatik faturalama (randevu tamamlanınca fatura kendiliğinden kesilsin mi), Gecikme hatırlatmaları (ilk hatırlatmadan önce beklenecek gün, hatırlatma günleri, portal bildirimine ek olarak e-posta ve SMS) ve Kart süresi uyarısı (otomatik ödemeye kayıtlı kartın süresi dolmadan kaç gün önce haber verilsin). Ayrıntı alanları yalnız ilgili anahtar açıkken görünür.

Gecikme hatırlatmaları kurumunuzda henüz açılmadıysa sayfa bunu açıkça yazar. Ayarlarınız kaydedilir ve özellik açıldığında geçerli olur, “Açılmasını isteyin” bağlantısı destek talebi açar. Sayfanın sonunda Otomatik tahsilat, Tahsilat takibi ve Ödeme ve e-belge ekranlarına bağlantılar vardır.

Alacak yaşlandırması vadesi geçen bakiyeyi 1-30, 31-60, 61-90 ve 90+ gün kovalarına böler. Tahsilat Takibi ekranı vadesi geçen faturaları gecikme gününe göre listeler. Kartın toplamı yalnız gecikmiş bakiyedir. Son hatırlatma sütunu kaçıncı hatırlatmanın ne zaman gittiğini, hiç gitmediyse “Gönderilmedi” yazar. Telefonda kişi adı ve gecikme günü fatura numarasının altında durur, tablo yana kaymaz. Vadesi geçmiş fatura varken üstteki satır otomatik hatırlatmaların açık olup olmadığını ve takvimini söyler. Takvimi değiştirmek için “Hatırlatma ayarları” düğmesi Faturalama ayarlarını açar.

Gecikme hatırlatmaları ticari ileti değil hizmet iletisidir. Bu yüzden danışanın İYS izni gerekmez. Ancak danışan tüm bildirimleri kapattıysa hatırlatma ona hiçbir kanaldan gitmez. E-postası ya da telefonu kayıtlı olmayan kanal atlanır.

Otomatik takvimi beklemeden de hatırlatabilirsiniz: Tahsilat Takibi satırındaki Hatırlat ya da fatura detayındaki “Diğer işlemler › Ödeme hatırlatması gönder” onaydan sonra danışana portal bildirimi gönderir. E-posta adresi varsa kısa bir yönlendirme e-postası da gider (tutar e-postaya yazılmaz). Aynı faturaya günde bir kez hatırlatma gönderilebilir ve her gönderim danışanın zaman çizelgesine yazılır.