Eğitimde aile hesabı, dönem kaydı ve haftalık veli özeti

Faturalar › Aile hesapları › Yeni aile hesabı’nda hesabın adını (ör. Yılmaz ailesi), fatura muhatabını (veli adı soyadı), fatura adresini ve iletişim bilgisini yazın. Kaydedince hesap sayfası açılır. Öğrenci ekle (kurumunuzun terimiyle) kutusundan kardeşleri arayıp Hesaba ekle deyin. Bir kişi aynı anda tek aile hesabında olabilir.

Bağlı kişiye kesilen yeni faturalarda (elle, randevudan otomatik ve iptal ücreti) muhatap aile hesabındaki ad ve adres olur. Fatura kaydı yine öğrencinin dosyasında durur. Hesaba Vergi kimlik no / TC kimlik no ve Vergi dairesi yazabilirsiniz: numara şifreli saklanır, ekranda yalnız maskeli (ilk ve son iki hane) görünür. Kurumsal ödeyende (şirket, vakıf) 10 haneli VKN yazarsanız yeni faturalar bu VKN’yle kesilir. Şirket olarak e-belge kesiyorsanız alıcı e-Fatura kullanıcısıysa belge e-Fatura, değilse e-Arşiv olur. 11 haneli TC kimlik numarası faturaya yalnız maskeli yazılır. Kayıtlı numarayı değiştirmek için düzenleme ekranında yeni numarayı yazın. Boş bırakırsanız korunur, Kayıtlı kimlik numarasını kaldır ile silinir. Kişiyi hesaptan çıkardığınızda kesilmiş faturaları değişmez, yeni faturaları kendi adına kesilir.

1. 1Faturalar › Aile hesapları › Yeni aile hesabı.
2. 2Muhatap ve adresi yazıp Kaydet ve devam et’e basın.
3. 3Kardeşleri arayıp Hesaba ekle deyin.

Hesap sayfasının üstünde kişilerin açık faturaları, ön ödeme bakiyeleri ve net borç toplamı yazar. Her kişinin satırında kendi tutarları görünür. Toplu ekstre bölümünde tarih aralığını seçip PDF indir dediğinizde bütün kişilerin fatura, tahsilat ve iadeleri tek dökümde, her satırda kişinin adıyla gelir.

Ön ödeme bakiyesi her çocuğun kendi hesabında kalır ve faturaya o çocuğun bakiyesinden mahsup edilir. Aile hesabı bakiyeleri birleştirmez, yalnız toplar. Tutarları yalnız fiyat görme yetkisi olan kullanıcılar görür.

Grup seansları › Dönemler › Yeni dönem iki adımdır: önce haftalık tekrarlanan dersi seçin, sonra dönemin adını, başlangıç ve bitiş tarihini ve dönem ücretini yazın. Dönem sayfasında öğrenciyi arayıp Döneme kaydet dediğinizde dönemdeki bütün planlı derslere kaydedilir. Derslerin tek tek ücreti alınmaz, dönem ücreti öğrenci adına taslak fatura olarak kesilir (ücret 0 ise ya da anahtarı kapatırsanız kesilmez). Dolu derse kayıt yapılmaz ve hangi günlerin atlandığı yazılır.

Derse sonradan yeni tarih eklendiyse öğrencinin satırındaki Dersleri eşitle eksik derslere de kaydeder. Fatura tekrar kesilmez. Dönemden çıkar gelecek dersleri iptal eder ve sıradaki bekleyenlere yer açar. Kesilmiş fatura otomatik olarak iptal edilmez, kararı fatura ekranından verirsiniz. Dönem dersleri normal ders kaydıdır: iptal ve gelmemede kurumunuzun telafi kuralı aynen işler.

1. 1Grup seansları › Dönemler › Yeni dönem.
2. 2Haftalık dersi seçin. Dönem adını, tarihleri ve ücreti yazın.
3. 3Dönem sayfasında öğrenciyi seçip Döneme kaydet’e basın.

Özel Öğretim Kurumları Yönetmeliği m.56/3-b dönemden ayrılan öğrenciye ücretin yüzde onu ile alınan ders karşılığı dışındaki kısmın iadesini, m.56/4 iadenin en geç bir ay içinde yapılmasını ister. Dönemden çıkar penceresi hesabı gösterir: dönem ücreti, alıkonan yüzde on, alınan ders karşılığı, ödenen ve iade. Dönem başlamadan ayrılan öğrencide yalnız yüzde on alıkonur. Alınan ders katıldığı ya da yoklaması işlenmemiş geçmiş derstir, gelmediği ders sayılmaz.

Çıkışta hesap ve son gün kayda geçer, veliye portalde bildirim gider. Son güne beş gün kala ve gün geçince kurum sahibine görev açılır. İadeyi ödeme yapan veliye yaptıktan sonra öğrencinin satırındaki İade yapıldı ile günü işaretleyin. Kesilmiş fatura kendiliğinden değişmez. Öğrencinin dönem faturası varsa aynı pencerede dönem faturasında iade kaydı bağlantısı çıkar, iadeyi faturada ödeme iadesi olarak da kaydedebilirsiniz.

MEB izinli kurumda kural zorunludur. Bireysel öğretmen ve diğer statüde dönem sayfasındaki Dönemden ayrılmada iade kartından sözleşmesinde yazılı kendi koşulunu seçebilir, bu durumda hesap gösterilmez. Pilates, yoga ve diğer sektörlerin dönemleri bu kuraldan etkilenmez.

Eğitim sektör paketinde Ders ve Kursiyer Kayıt Sözleşmesi şablonu vardır: ders türü, sayısı ve süresi, ücret ve ödeme planı, telafi, ayrılma ve iade, uzaktan kurulan sözleşmede cayma hakkı ve sözleşmenin kendiliğinden uzamadığı yazar. Mevcut kurum şablonu Belge şablonları ekranındaki “Sektör paketinize yeni şablon eklendi” kartından ekler, boşlukları kendi kopyasında doldurur. Şablon yeni kayda kendiliğinden gitmez, öğrenci ya da veliye belge olarak gönderilir ve portalde kodla imzalanır. MEB izinli kurumda Bakanlığın kursiyer kayıt sözleşmesi örneği esastır.

Eğitim kurumlarında her pazar 18.00’de, o hafta kaydı olan öğrenciler için haftanın özeti hazırlanır: kaç derse katıldığı, gelmediği ya da iptal edildiği, teslimi bu hafta olan ödevlerden kaçının tamamlandığı ve girilen sınav sonuçları (deneme neti ya da yüzde). Özet öğrencinin portal Bildirimler sayfasına yazılır. Bağlı veli de aynı bildirimi görür.

E-postada ayrıntı yazmaz: öğrenciye ve ödev yetkisi olan veliye yalnız “Haftalık özetiniz hazır” iletisi ve portala bağlantı gider. Öğrenci ya da veli portalde Ayarlar › Operasyonel bildirim kanalları › Haftalık özet’ten e-postayı kapatabilir. Özet Bildirimler’de durmaya devam eder. O hafta hiçbir hareket yoksa özet gönderilmez.