Grup seansları ve dersler: kapasite, çakışma, yoklama ve bekleme listesi

Grup Seansları ekranından ya da Randevular listesindeki grup düğmesinden yeni seans açarsınız. Ekranın üstünde Hızlı ve Ayrıntılı seçenekleri vardır. Hızlı kip uzman(lar), katılımcılar, hizmet, şube (yalnız çok şubede), salon/ekipman (kurumda kaynak tanımlıysa), görüşme şekli, başlangıç-bitiş, seans adı ve kapasiteyi sorar. Ücret hizmetten gelir. Ayrıntılı kip ücreti, açıklamayı ve tekrar serisini (günlük, haftalık, aylık, en fazla 52 oturum) de açar. Kapasitenin başlangıç değeri kurum ayarından gelir.

Katılımcı eklediğinizde “Danışanları bilgilendir” kutusu görünür (kurum varsayılanıyla açılır). Açık bırakırsanız kaydedilen katılımcılara “kaydınız oluşturuldu” bildirimi e-posta ve/veya SMS ile gider. Ayrıntı portal bildirimindedir. Tekrar serisinde yalnız ilk seans için tek bildirim gönderilir. Oluştururken eklenen katılımcılar serinin tüm oturumlarına kaydedilir.

1. 1Grup Seansları › Yeni.
2. 2Uzmanı, hizmeti, şubeyi (çok şubede) ve varsa salonu seçin.
3. 3Tarih ve saati girin. Gerekirse tekrar serisi ekleyin.
4. 4Katılımcıları ekleyin ve bildirim seçimini yapıp kaydedin.

Kaydetmeden önce her oturum için şunlar denetlenir: uzmanın (ve ek uzmanların) o saatte bireysel randevusu ya da başka bir grup dersi var mı, uzman izinli mi, seçilen salon ya da ekipman kapasitesi dolu mu (aynı salonu tutan randevu rezervasyonları ve dersler sayılır), gün kurumun kapalı günlerine denk geliyor mu. Çakışma varsa seans açılmaz ve uyarı hangi kayıtla çakıştığını yazar (ör. “Ece Kaya: 2 Kas 10:00–11:00 arasında ders kaydı var”). Danışan adı bu uyarıda yer almaz.

Tekrar serisinde çakışan oturumlar tarihleriyle listelenir. Seride çakışmayan oturum varsa Çakışan N oturumu atlayarak oluştur düğmesiyle yalnız uygun oturumlar açılır ve kaç oturumun atlandığı bildirilir. Kapalı günler politikası “uyar” ise oturum açılır, uyarı gösterilir. “Engelle” ise o gün çakışma sayılır. Var olan bir dersin saatini, salonunu ya da ek uzmanını değiştirdiğinizde aynı denetim yapılır.

Denetim iki yönlüdür: bir uzmanın grup dersi olan saatine bireysel randevu verilemez. Dersin tuttuğu salon da randevu kaynağı olarak dolu sayılır.

Katılımcı, Kayıt ve yoklama kartındaki danışan aramasıyla eklenir. Kontenjan doluysa düğme Bekleme listesine ekle olur ve kişi sıraya girer. Danışan portalden de dolu derste bekleme listesine yazılabilir. Sıra listeye giriş anına göredir.

Yer açıldığında (bir katılımcı çıkarıldığında, portalden dersi bıraktığında, kapasite artırıldığında ya da bir teklif reddedildiğinde veya süresi dolduğunda) sıradaki kişiye otomatik olarak süreli yer teklifi gider: portal bildirimi, nötr bir e-posta ve telefonu varsa giriş gerektirmeyen bağlantılı SMS. Teklif en fazla 4 saat geçerlidir ve dersten 30 dakika önce kapanır. Derse 30 dakikadan az kaldıysa teklif gönderilmez. Teklif süresince yer o kişi için tutulur. Kabul eden kaydolur. Ret ya da süre dolumunda yer sıradakine geçer. Kartta bekleme listesi sıra numarasıyla, teklif almış kişi teklifin bitiş saatiyle görünür.

Kurum telafi kuralını açtıysa ve danışanın kullanılabilir telafi hakkı varsa “Telafi hakkıyla kaydet” seçeneği çıkar: kayıt ücreti alınmaz, yoklamada paketten düşülmez.

Yoklama Kayıt ve yoklama kartında alınır. Düğmeler telefonda büyük dokunma alanlıdır. Geldi ders saatinde (başlangıçtan 60 dakika önce ile bitiş arası) anlık giriş damgası atar. Dersten sonra alınan yoklamada damga ders başlangıcıyla atılır, 24 saatten eski derste damga atılmaz. Satırdaki “⋯” menüsünde Ayrıldı (çıkış kaydet), Ödeme al, Geç bıraktı ve Kayıttan çıkar bulunur. Danışan kurumdaki Giriş QR’ını okutursa satırda QR simgesiyle giriş saati görünür.

Mobil uygulamada Daha › Grup seansları önümüzdeki 7 günün gruplarını “Lideri olduklarım” ya da “Tümü” süzgeciyle listeler. Yoklama ekranında Geldi, Gelmedi, Giriş, Çıkış ve Geri al aynı kurallarla çalışır. Bağlantı yokken yoklama dokunduğunuz saatle kuyruğa alınır ve 24 saat içinde gönderilir (ayrıntı: “Mobilde sektör araçları”).

“Geldi” işaretlenen katılımcının dersin hizmetiyle eşleşen, aktif ve süresi geçmemiş bir paketi varsa 1 kontör düşer. Birden çok uygun hak varsa sistem atlamaz: önce üyelik hakkı, sonra bitişi en yakın paket, eşitlikte en eski satılan paket kullanılır. Kural paket defterindeki satıra ve işlem bildirimine yazılır. “Geldi” geri alınırsa (Gelmedi, kayıttan çıkarma) kontör iade edilir ve giriş damgası düşer. Gelmeme ve bırakma kontör düşürmez. Uygun paketi olmayan katılımcıdan ücret “Ödeme al” ile fatura ekranından alınır.

Grup seansı detayındaki Ortak not kartından oturumun ortak notunu yazarsınız (seans notu modülü açıksa ve not okuma izniniz varsa kart görünür). Ortak not kendi sayfasında zengin metin editörüyle yazılır: oturumun teması, uygulanan teknikler, grup süreci, sonraki oturum planı. Taslak kaydet ile istediğiniz kadar düzenlersiniz. İmzala ve kilitle sonrası içerik değişmez. Taslağı yazan, grubu yürüten uzman ya da kurum yöneticisi düzenler. Grubu yürüten uzman ya da yönetici kilitler, stajyer taslak yazabilir ama kilitleyemez. Ortak notu yalnız grubu yürüten uzman, ek uzmanlar ve kurum yöneticisi bu ekrandan açar.

Ortak not gruptaki her katılımcının dosyasında (Danışan dosyası › Notlar › “Grup Seansı ortak notları”) görünür. Dosyada diğer katılımcıların adı yer almaz. Bir katılımcıya özel gözlemi Kayıt ve yoklama kartında o kişinin satırındaki “⋯” menüsünden Bireysel not ile yazarsınız: not o oturuma bağlı sıradan bir seans notu olarak açılır ve yalnız o katılımcının dosyasında görünür. Not yazılmışsa menüde Bireysel notu aç yazar. Bireysel notta not türü, onay, kilit ve süreç notu gizliliği kuralları aynen geçerlidir.

Danışan portalde Randevularım altında grup derslerini liste olarak görür: tarih, uzman, kontenjan ve kendi durumu. Kayıt olur, doluysa bekleme listesine girer, teklif aldıysa yeri alır ya da vazgeçer, kayıtlıysa Dersi bırak ile çıkar. Kurumun iptal bildirim süresinden önce bırakma zamanında sayılır. Sonra bırakma “geç bıraktı” olarak işlenir ve kurumun geç iptal ücreti varsa danışana gösterilir. Diğer katılımcıların adları portalde hiçbir zaman gösterilmez.

Wellness, eğitim ve koçluk kurumlarında online işaretli ders kurumun kendi görüntülü görüşme altyapısında canlı yapılabilir (Canlı çevrim içi grup dersi özelliği açıkken, paket kuralı online görüşmeyle aynıdır). Bu durumda görüşme bağlantısı alanını boş bırakabilirsiniz. Ders saatinden 30 dakika önce grup seansı detayında Canlı dersi başlat çıkar ve eğitmen odaya girer. Kayıtlı danışan ders başlangıcından 15 dakika önce portalde Derse katıl düğmesini görür, bilgilendirme maddelerini onaylar ve kamerası kapalı olarak bekleme alanına girer, eğitmen kabul edince derse katılır. Katılım, eğitmen danışanı bekleme alanından kabul ettiği anda devam kaydına “Canlı derste eğitmen kabulüyle” olarak yazılır ve uygun paketten QR girişiyle aynı kuralla kontör düşer. Birden çok kişi bekliyorsa Hepsini kabul et ile tek seferde alınır. Düğmeye basıp bağlanmayan ya da bağlanıp kabul edilmeyen danışan katılmış sayılmaz. Ders kaydedilmez. Çocuk katılımcıda bağlantı veli hesabının portalinde görünür. Eğitmen dersi telefondan da yürütebilir: mobil uzman uygulamasında grubun yoklama ekranındaki Canlı dersi başlat aynı odayı açar, kendi görüntüsünü, bekleme listesini (Kabul et, Reddet, Hepsini kabul et) ve kabul edilenlerin görüntüsünü gösterir. Bu ekran uygulamanın yeni sürümüyle gelir, eski sürümde güncelleme mesajı çıkar. Danışan da derse mobil uygulamadan katılabilir: Randevular ekranındaki ders satırında Derse katıl aynı bilgilendirme onayını ve bekleme listesini açar, kabul kuralı portalle aynıdır.

Seansı kurum vitrininde etkinlik olarak da duyurabilirsiniz (vitrin › Etkinlikler). Sektörünüz izin veriyorsa danışan olmayanlar vitrinden kaydolur. Bu kişiler kontenjana dahildir ve seans ekranında “Vitrinden N kişi kesin kayıtlı” notuyla görünür.