Seans paketleri ve ön ödeme bakiyesi: sayaç, düşüm ve geçerlilik

Paket satıldığında, kalan hak 2’ye indiğinde ve son kullanım gününe 7 gün kala danışana portal bildirimi gider. Ayrıntı (paket adı, kalan hak, son kullanım tarihi) bildirimde yer alır. Danışanın e-posta adresi varsa yalnız nötr bir başlık ve portal bağlantısı içeren kısa bir e-posta da gönderilir. Paket bilgisi e-postaya yazılmaz. Bildirimleri kapatmış danışana hiçbir şey gönderilmez.

Seans Paketleri › Yeni paket formunda danışan, paket adı, isteğe bağlı hizmet, toplam seans, satış tarihi, isteğe bağlı geçerlilik bitişi, satış kanalı, paket bedeli (KDV dahil) ve not girilir. Satış tarihi bugünden ileri olamaz. Son kullanım tarihi satıştan önce ya da geçmişte olamaz.

Uzaktan satışta (online/telefon) cayma hakkı doğar: paket bedeli ve danışanın imzaladığı ya da portalda onayladığı ön bilgilendirme + mesafeli satış sözleşmesi zorunludur. Belge seçicide belgeler türü, tarihi ve imza durumuyla listelenir. Danışan, cayma süresi dolmadan hizmete başlanmasına onay verdiyse kutu işaretlenir.

Satırın “⋯” menüsündeki Faturala, yeni fatura ekranını paket kalemiyle açar. Paket bedeli KDV dahil olduğu için kalemin birim fiyatı KDV’den ayrıştırılarak yazılır. Fatura toplamı bedele eşit çıkar. Fatura oluşunca paket ona bağlanır ve menüde Faturayı gör görünür. Bir paket tek faturaya bağlanır.

1. 1Seans Paketleri › Yeni paket. Danışanı seçin, sık sattığınız bir paket varsa “Şablondan doldur” ile bilgileri getirin.
2. 2Uzaktan satışta bedeli ve onaylı sözleşme belgesini seçin.
3. 3Paketi kaydedin. Satırın “⋯” menüsünden Faturala ile faturayı oluşturun.

Fizyoterapi ve koçluk kurumları hazır bir şablonla başlar (fizyoterapide “6 Seans Tedavi Paketi”, koçlukta “4 Seans Koçluk Paketi”, tek seanslık hizmete bağlı, bedeli ve geçerliliği değiştirilebilir). Paketler hizmet listesinde ayrı bir “hizmet” olarak durmaz, online randevuda seçilemez. Sık sattığınız paketleri (ör. “10 seans, 6 ay geçerli”) Seans Paketleri › Şablonlar ekranında bir kez tanımlayın: ad, isteğe bağlı hizmet, toplam seans, isteğe bağlı önerilen bedel (KDV dahil) ve geçerlilik (gün). Bedel boş bırakılırsa satışta girilir. Geçerlilik boşsa paket süresizdir.

Yeni paket formunun üstündeki Şablondan doldur seçimi ad, hizmet, seans sayısı ve bedeli getirir. Geçerlilik bitişi satış tarihine geçerlilik günü eklenerek önerilir. Danışan, satış tarihi, kanal ve sözleşme alanlarına dokunulmaz ve her alan yine elle değiştirilebilir. Formu elle doldurduysanız Şablon olarak kaydet ile o değerleri sonraki satışlar için saklayabilirsiniz (aynı adda şablon varsa düğme görünmez).

Şablon listesindeki anahtarın yanında durumu yazar: Satışta ya da Gizli (gizli şablon satış formunda çıkmaz, listede “Satış formunda gizli” etiketiyle durur). Düzenle ve onaylı Sil de buradadır. Satılan paket şablonun değerlerini kopyalar: şablonu değiştirmek ya da silmek daha önce satılmış paketleri etkilemez.

Kurumda henüz paket yoksa ekran yalnız “İlk paketi sat” ve “Önce şablon tanımla” düğmeleri olan bir boş durum gösterir. Başlıkta aynı düğmeler tekrar etmez. Şablonlar sayfasındaki şablon açıklaması da ilk şablondan sonra görünür. Paket olunca liste başındaki çipler süzgeçten bağımsızdır: aktif paket sayısı, kullanılabilir toplam hak, Az kalan (2 ve altı hak) ve Süresi 14 gün içinde dolacak. Son ikisine tıklayınca liste o paketlere süzülür. Durum sekmeleri sayılarıyla görünür: Tümü ve Aktif her zaman, diğerleri (Seansları bitti, Süresi doldu, İptal edildi, Cayma ile sonlandı, Feshedildi) kaydı varsa. Paket ya da danışan adında arama ve danışan süzgeci vardır. Süzgeçler adrese yazılır. Danışan kartındaki “Defteri aç” bağlantısı listeyi o danışana süzülmüş açar.

Her satırda danışan adı (danışan kartına bağlantı), hizmet, kalan hakkı gösteren ince bir çubuk (az kaldığında sarı), kalan / toplam hak, kullanılan hak, geçerlilik bitişi (“… tarihine kadar” ya da “Süresiz”) ve satış bilgisi yer alır. Kullanılan sayı defterdeki net kullanımdır (düşüm − iade). Süre yanması ve iptal “kullanıldı” sayılmaz. Hareketler paketteki her hareketi (satış, kullanım, iade, hak düşümü, cayma, fesih) tarih ve saatle, işlemi yapan kişiyle ve bağlı randevuya bağlantıyla gösterir. Liste sayfa sayfa yüklenir (“Daha fazla yükle”).

Randevu tamamlandığında, danışanın o randevunun hizmetiyle eşleşen ve süresi geçmemiş tek aktif paketi varsa hak kendiliğinden düşer ve hareket randevuya bağlanır. Aynı hizmet için birden fazla aktif paket varsa ya da pakette hizmet seçilmemişse otomatik düşüm yapılmaz. Bu durumda hak satırdaki Seans düş ile düşülür. Düşüm onay ister, kimin hangi paketinden kaç hak kalacağını gösterir ve isteğe bağlı açıklama deftere yazılır. Aynı anda iki düşüm isteği gelse de bakiye eksiye inmez.

“⋯” › Seans iade et yanlış düşülen hakkı geri ekler: iade edilecek sayı (en fazla net kullanım kadar) ve isteğe bağlı gerekçe girilir. Süresi dolmuş pakete iade yapılmaz. Önce geçerlilik uzatılmalıdır. Düşüm ve iade faturalama yazma yetkisi ister.

Geçerlilik bitiş günü dahil paket kullanılabilir. Gün geçince paket her gece yapılan taramada Süresi doldu durumuna çekilir ve kalan hak defterde “hak düşümü” olarak sıfırlanır. Tarih geçmiş ama tarama henüz yapılmamışsa satırda uyarı görünür ve “Seans düş” kapalıdır.

Tek paketi uzatmak için satırdaki “⋯ › Geçerliliği uzat”ı, birden çoğu için başlıktaki “⋯ › Geçerliliği toplu uzat”ı kullanın. Seçili paketlerin geçerlilik bitişi tek işlemde ileri alınır (bugün de seçilebilir). İsteğe bağlı gerekçe paketin notuna yazılır. Yalnız aktif ve seansları bitmiş paketler uzatılabilir. Uzatılamayan paketler gerekçesiyle panelde listelenir. Süzgeç değişince seçim temizlenir.

Cayma yalnız uzaktan satışta ve 14 günlük süre içinde, Fesih ise kalan hakkı olan her pakette “⋯” menüsündedir. Onay penceresi, kaydetmeden önce kullanılan seansı, mahsup edilen tutarı ve iade tutarını gösterir. Gerekçe isteğe bağlıdır. İade danışanın ön ödeme bakiyesine işlenir. Nakit ya da kart iadesi Ön ödemeler ekranında “Düzelt ya da iade et” ile bu bakiye üzerinden kaydedilir. İade edilecek tutar yoksa bildirimde açıkça söylenir. Fesihte yerine getirme son günü de yazılır.

İptal kurum kaynaklıdır: kalan hak sıfırlanır, otomatik para iadesi oluşmaz. Talep danışandan geliyorsa cayma ya da fesih kullanılmalıdır.

Ön ödeme, danışanın kuruma önceden yaptığı ₺ cinsinden ödemedir ve Ön ödemeler ekranında izlenir. Fatura ödemesindeki yöntemin adı da aynıdır: “Ön ödeme bakiyesi”. Ekranın üstünde kurumun danışanlar adına tuttuğu toplam ön ödeme ve bakiyesi olan danışan sayısı görünür. Bakiyeler listesinde isimle arama yapılır. Sıfır bakiyeler varsayılan olarak gizlidir.

Kurumda henüz ön ödeme yokken ekran özet ve bakiye listesi yerine ön ödemenin nasıl çalıştığını anlatan kısa bir açıklama ve İlk bakiyeyi yükle düğmesi gösterir.

“Bakiye yükle” ekranı önce Bu ödeme ne için? diye sorar. Henüz belli değil: bakiyeye yükle seçiliyse danışan, tutar ve paranın nasıl alındığı (Nakit, Kart (POS), Havale/EFT, Diğer ya da ücretsiz tanımlama) girilir. Yükleme ciroya yazılmaz. Bakiye bir fatura ödemesinde “Ön ödeme bakiyesi” yöntemiyle ya da tamamlanan randevunun ücretinde kullanıldığında tahsilat olarak raporlara girer. Fatura ödemesinde bakiye yetersizse ödeme kaydedilmez. Ödeme belli hizmetler içinse Belli hizmetler için peşin ödeme seçilir. Ekran sizi yeni faturaya götürür, faturayı kesip tahsilatı detayda işlersiniz.

KDV yüklemede sorulmaz. Yazılan tutar danışandan alınan paranın kendisidir. KDV, bakiyenin harcandığı faturada o hizmetin oranıyla hesaplanır (bakiye farklı oranlı hizmetlere de harcanabilir, oran faturanın kaleminde değiştirilebilir). “KDV nasıl işler?” açıklaması yazdığınız tutarın %10 ve %20 KDV’li hizmette nasıl karşılandığını örnekler. Kurumunuz serbest meslek makbuzu (e-SMM) düzenliyorsa ekran tahsilat anında makbuz yükümlülüğünü hatırlatır ve belli hizmetler için fatura yolunu önerir. Avans uygulamanız için mali müşavirinize danışın.

Satır menüsündeki “Düzelt ya da iade et” ile bakiye artırılır, azaltılır ya da danışana iade edilen tutar düşülür. Gerekçe zorunludur ve bakiye sıfırın altına inemez. Hareketler silinmez. Yanlış kayıt ters yönde yeni bir düzeltmeyle kapatılır.

Hareket geçmişi kendi ekranındadır: Ön ödemeler başlığındaki “Hareket geçmişi” düğmesiyle açılır. Bir danışanın bakiye satırına basmak ya da satır menüsündeki “Hareketlerini gör” o kişinin hareketlerini açar. Süzgeçler: kişi, hareket türü (Yükleme, Kullanım, İade, Süresi doldu, Düzeltme, aktarımlar), yükleme yöntemi ve tarih (Tüm zamanlar, Bu ay, Son 30 gün, Bu yıl kısayolları ya da başlangıç–bitiş). Üstteki özet süzgece uyan tüm hareketlerin sayısını ve yüklenen, kullanılan, iade/çıkış toplamlarını gösterir. Yalnız ekrana yüklenenleri değil, tüm kayıtları sayar.

Yüklemeler “+”, kullanımlar ve iadeler “−” ile gösterilir. Yöntem, faturaya bağlantı ve kaydı yapan ekip üyesi satırda yazar. Kişi adına basmak listeyi o kişiye daraltır, yanındaki simge kişinin kaydını açar. Liste 50’şer hareketle gelir ve aşağı kaydırdıkça devamı otomatik olarak yüklenir. Binlerce harekette de hızlı açılır. “CSV indir” süzgeçteki hareketlerin tamamını (dosya sunucuda hazırlanır, 100.000 satırı aşarsa son satır süzgeci daraltmanızı söyler) “on-odeme-hareketleri” adlı dosyaya indirir. Süzgeçler aynı sekme boyunca hatırlanır.