Ekip üyesi davet etme, uzmanlık ve belge yükleme, erişimi kapatma

Ekip › Yeni ekranında ad, e-posta, rol ve varsa unvan girilir. Unvan alanı sektörünüze uygun unvanları (ör. Klinik Psikolog, Diyetisyen) ve ön büro unvanlarını öneri olarak açar, listede olmayanı yazabilirsiniz. Rol listesi kurumun Roller ekranındaki rollerden gelir. Hazır roller sektör diliyle adlandırılmıştır (Diş Hekimi, Psikolog, Sekreter). Üyenin neyi görüp yapabileceğini seçtiğiniz rolün izinleri belirler. Davet e-postası bağlantı içerir. Üye bağlantıdan parola belirler ve kurum MFA politikası gerektiriyorsa iki adımlı doğrulamayı kurar.

1. 1Ekip › Yeni ekip üyesi. Ad, e-posta ve rolü girin.
2. 2Uzman ise uzmanlık alanını ve takvimde görünürlüğü işaretleyin.
3. 3Çok şubeli kurumda Şubeler bölümünden çalıştığı şubeleri ve gerekiyorsa “Yalnız çalıştığı şubeler” erişimini seçin.
4. 4Daveti gönderin. Üye ilk girişte hesabını tamamlar.

Üyeyi düzenle ekranındaki “Ücret modeli (hakediş)” bölümünde uzmanın kazanç modeli seçilir: tahsilattan yüzde, seans başı sabit, saatlik ya da aylık maaş. Yanına oran ya da tutar girilir (yüzde en fazla 100). Raporlar › Ekip sayfasının Hakediş bölümündeki hakediş bu modelle hesaplanır. Model tanımlı değilse rapor satırında “Tanımla” bağlantısı bu ekrana götürür. Bölümü yalnız fiyat görme yetkisi olan kullanıcılar görür ve değiştirir. Profesyonel olarak işaretli olmayan üyede gösterilmez.

Hizmete, ürün satışına ya da ciroya göre farklı prim vermek için Ekip › Prim kuralları kullanılır (özellik kurumunuzda açıksa, bkz. “Prim kuralları ve prim dönemleri”). Bir üyeye uygulanan prim kuralı varsa tahsilat yüzdesi ve seans başı ücret modeli yerine kurallar geçer. Aylık maaş ve saatlik ücret “Temel ücret” olarak korunur. Kural yoksa bu bölümdeki ücret modeli eskisi gibi tek başına uygulanır.

Üyeyi düzenle ekranı otomatik kaydetmez: alttaki kaydet çubuğu (“Ekip üyesini güncelle”) kaydedilmemiş değişikliği gösterir, “Geri al” ve üye kaydına dönen “Vazgeç” sunar, kaydetmeden çıkarken uyarır. Aktif/Pasif seçimi de kaydedilince geçerli olur. Kaydedilmemişse yanında “Kaydedilmedi: şu an Aktif/Pasif” yazar. Kurum sahibinin e-postası değiştiriliyorsa düğme “Onay bağlantısı gönder” olur.

Sağlık sektörlerinde Üyeyi düzenle ekranında Meslek unvanı listeden seçilir (ör. Psikolog, Klinik psikolog, Psikolojik danışman, Ruh sağlığı ve hastalıkları uzmanı, Diyetisyen, Fizyoterapist). Liste mevzuattaki unvanlardır ve platform ekibi mevzuat değişince günceller. Serbest yazılan unvan Dal ve odak olarak kalır. Tanı kodu yetkisi (hekim mi), süpervizyon gereği ve Uzman Bul ile vitrinde basılan unvan bu seçimden okunur. Ekip listesinde unvanı seçilmemiş uzmanın yanında Unvan seçilmedi, gözetimde çalışması gereken unvanda (psikolog, stajyer, asistan hekim) süpervizörü yoksa Süpervizör atanmadı yazar. Dal ve odak metni belge başlığında, sevk mektubunda ve yazışmalarda adın yanında basılır. Metinde “uzman” geçiyor ama seçilen unvanda yoksa ya da metin başka bir listedeki unvanı taşıyorsa (ör. seçilen Psikolog, metin “Klinik psikolog”) kaydederken uyarı penceresi açılır (SMHB Yönetmeliği m.19/1). Onaylarsanız kayıt yapılır ve onay denetim izine yazılır. Kurum bu kuralı Ayarlar › Özellikler ekranında “Belge başlığı ve yazışmalarda unvan” satırından engele çevirebilir. Uzman seçilen unvanı mobil uygulamada Daha ekranının başında görür.

Üye kartında uzmanlık alanı, unvan ve portalde görünen kısa tanıtım bulunur. Portaldeki Uzman Bul sayfası bu bilgiyi kullanır. Belgeler bölümüne diploma, sertifika ve yetki belgeleri geçerlilik tarihiyle yüklenir. Hizmet yetkileri belgeye bağlı hizmetlerde bu tarihe bakar ve süresi yaklaşan belge için uyarı üretir. Danışan atamaları kartın Atamalar bölümünden ya da danışan kartından yapılır. Uzman yalnızca atanan danışanları görür.

Tüm ekibin diploma, meslek odası kaydı, sertifika ve mesleki sorumluluk sigortası belgeleri kendi sayfasındadır: Ekip › Yeterlilik belgeleri. Ekip ekranında listenin üstündeki tek satır belge sayısını ve süresi yaklaşan ya da dolan belge sayısını yazar ve sayfayı açar. Bir üyenin satır menüsündeki Yeterlilik belgeleri o kişinin belgelerini açar. Sayfada durum çipleri (Tümü, Süresi doldu, Yaklaşıyor, Geçerli) sayılarıyla süzgeçtir. Uzman, belge türü ve arama (belge adı, veren kurum, belge no) birlikte çalışır. Dikkat isteyen belge listenin başındadır ve kalan gün yazar.

Belge ekle ile uzmanı, belgeyi, adını ve geçerlilik tarihlerini girersiniz. Süresiz belgede son geçerlilik boş kalır. Belge listesi sektörünüze göre gelir: lazer/IPL, kalıcı makyaj, hijyen eğitimi, GETAT uygulama sertifikaları (akupunktur, kupa/hacamat, ozon, proloterapi, mezoterapi, sülük…, fizyoterapide kayropraktik, osteopati ve refleksoloji), implantoloji, sedasyon, radyasyon güvenliği, uzmanlık belgesi. Belge seçilince türü kendiliğinden gelir. Listede olmayan belge için “Listede yok” deyip türü kendiniz seçersiniz. Satırın ⋯ menüsünden belge düzenlenir, yeni dönemi açılır ya da onayla silinir. Belgelerin süresi her gün otomatik kontrol edilir. Süresi 30 gün içinde dolacak ya da dolmuş belge için uzmana ve yöneticilere hatırlatma gider ve bildirime basınca sayfa ilgili durumla süzülü açılır. Belge eklemek, düzenlemek ve silmek personel düzenleme yetkisi ister.

Kurumun kendi belgeleri Ekip › Kurum ve cihaz belgeleri sayfasındadır (Ekip ekranındaki ikinci özet satırı da oraya götürür): faaliyet izin belgesi/ruhsat, mesul müdür belgesi, GETAT merkez izni, işyeri ruhsatı, tıbbi atık sözleşmesi ve kurum sigortası bir kişiye bağlanmadan. Röntgen cihazı lisansı, dozimetre okuma dönemi, lazer cihaz bildirimi, tıbbi cihaz ÜTS kaydı, bakım/kalibrasyon ve otoklav validasyonu ise cihaz adıyla eklenir. Tıbbi cihaz ÜTS kaydında belge no alanının adı ÜTS kayıt no olur. Cihaz adına seri numarasını da yazın. Yenileme dönemi (ay) yazılan belgede ⋯ › Yeni dönemi aç önceki dönemi arşive alır ve yeni dönemi eskinin bitişinden başlatıp dönem kadar ileri tarihle açar. Arşivdeki dönemler “Arşiv” çipinde durur. Bu belgelerin hatırlatması kurum sahibi ve yöneticilere gider. Çocukla çalışan sektörlerde (çocuk gelişimi, dil-konuşma, ergoterapi, eğitim, psikoloji) kurum belgelerinde Çocuk koruma politikası, yeterlilik belgelerinde Çocuk koruma eğitimi ve Çocuk koruma sorumlusu görevlendirmesi önerilir. Üçünün de önerilen yenileme dönemi 12 aydır, süresi yaklaşınca hatırlatma gelir. Politikanın ve eğitimin içeriği kurumun sorumluluğundadır, PratiVia yalnız belgeyi, tarihini ve sorumlu kişiyi tutar. Geçerli görevlendirmesi olan kişi ekip listesinde ve kartında Çocuk koruma sorumlusu işaretiyle görünür, kartta politika belgesine bağlantı vardır. Panelim’deki kurulum kartı da sorumlu belirlenene kadar bunu hatırlatır.

Koçlukta MYK koç mesleki yeterlilik belgesi (önerilen yenileme 60 ay) ve ICF koçluk yetkinlik belgesi (ACC, PCC, MCC, önerilen yenileme 36 ay) listede yer alır. Yenileme şartını belgeyi veren kurumdan doğrulayın, süreyi belge satırında değiştirebilirsiniz. Psikoloji ve psikiyatride Psikoterapi yöntem eğitimi sertifikası süresiz eklenir.

Genel tıp, psikiyatri, diş hekimliği ve GETAT kurumunda her hekimin kendi Hekim mesleki mali sorumluluk sigortası belge satırı açılır. Belge no alanının adı Poliçe no olur, bitiş tarihini girerseniz 30 gün kala hatırlatma gelir. Kurumun sigortası ayrıca kurum belgelerindedir.

Pilates, yoga ve spor salonunda kurum belgelerine Spor tesisi açılış izni (yıllık vize), Federasyon yeterlilik belgesi ve Sağlık kuruluşu bağlantı sözleşmesi, yeterlilik belgelerine kademeli Antrenör belgesi ve MYK yoga eğitmeni belgesi eklenir. Antrenör belgesinde kademeyi seçersiniz, listede belge adının yanında görünür. Grup dersi açılırken eğitmenin kayıtlı belgesi ikinci kademenin altındaysa kayıt ekranında bilgi notu çıkar (Spor Tesisleri Yönetmeliği m.22). Ders yine açılır, kimin yürüteceği kurumunuzun kararıdır.

Eğitim, çocuk gelişimi, dil-konuşma ve ergoterapide kurum belgelerinde MEB kurum açma izni, yeterlilik belgelerinde Öğretmen çalışma izni (valilik) ve Öğretmenlik ya da alan diploması bulunur. Çalışma izninin bitiş tarihini girerseniz hatırlatma alırsınız. Kurumunuzun hukuki niteliği MEB izinli kurumsa, geçerli izni görünmeyen eğitim veren üyenin ekip kartında Çalışma izni görünmüyor rozeti çıkar (5580 sayılı Kanun m.8). Kayıt ve ders engellenmez, belgeyi eklemek ya da durumu değerlendirmek kurumunuzun kararıdır.

GETAT uygulaması yalnız yetki belgesindeki alanda yapılır ve yeni alan için belge yenilenir (GETAT Yönetmeliği m.9/6). Kurum ve cihaz belgelerinde GETAT uygulama merkezi / ünitesi izni seçilince Yetki belgesindeki uygulama alanları listesi açılır, belgedeki alanları işaretlersiniz. Birden çok şubeniz varsa izni ait olduğu şubeye bağlarsınız. Ünite alternatif tıp merkezinde, muayenehanede, ağız ve diş sağlığı kuruluşunda ve sağlık meslek hizmet biriminde açılabilir (Ek-4).

Sertifika listesi sektörünüze göre Ek-2’den gelir: diş hekimliğinde diş tabibinin yetkili olduğu alanlar, fizyoterapide kayropraktik, osteopati ve refleksoloji. Ek-2 her uygulamayı yapabilecek meslekleri sayar. Örneğin diş hekimi kayropraktik, osteopati, larva ve refleksolojide yetkili değildir. Kayropraktik ve osteopatiyi hekim ve fizyoterapist, refleksolojiyi hemşire ve ergoterapist de yapabilir. Hipnozda klinik psikolog yalnız tabip gözetiminde çalışır. Kontrol ekip üyesinin Meslek unvanı üzerinden yapılır, unvanı seçilmemiş üyede meslek denetimi yapılmaz. GETAT uygulama notunda ve GETAT sertifikası şartı olan hizmetin randevusunda alan izinde yoksa ya da meslek yetkili değilse uyarı görünür.

Yeterlilik belgeleri ve Kurum ve cihaz belgeleri sayfalarının üstündeki GETAT alan kapsaması kartı izinli her alanda kaç sertifikalı uygulayıcı olduğunu gösterir: iki ve üstü yeşil, tek uygulayıcı sarı, uygulayıcı yoksa kırmızı. Aynı kartta Kural dışı kayıtta seçimiyle kontrolün sertliği Uyar ya da Engelle olur. Kontrol kapatılamaz. Alanlar girilene kadar kayıt engellenmez. Alandaki son uygulayıcı pasife alınınca ya da sertifikası silinince “yeni uygulayıcıyı bildirin” görevi (3 ay, m.11/10), izin belgesi silinince “faaliyetin sona erdiğini bildirin” görevi (5 iş günü, m.11/9) açılır.

Üye kartındaki Uygunluk & bildirim sayfası üyenin haftalık uygunluk saatlerini ve hangi randevular için bildirim alacağını (tüm randevular, yalnızca kendi randevuları ya da hiç) tutar. Ayrıntı çalışma saatleri makalesindedir. Çok şubeli kurumda bu sayfanın başında Çalıştığı şubeler bölümü vardır: şube çiplerinden seçim yapıp Şubeleri kaydet dersiniz. Hiçbir şube seçili değilse üye tüm şubelerde çalışır. Seçili şubeler üye kaydında da “Çalıştığı şubeler” olarak görünür. Aynı bölümdeki Erişim seçimi (Tüm şubeler / Yalnız çalıştığı şubeler) kişinin hangi şubelerin kayıtlarını göreceğini belirler. Kurum sahibi ve yöneticilerde bu seçim yoktur. Ayrıntı “Şubeler” makalesindedir. Tek şubede bu bölüm görünmez. Tarihli izin ve istisnaları ise her üye kendi hesabında Profil › İzinler ve istisnalar sayfasından girer. Yöneticinin başka bir üye adına izin girdiği bir ekran yoktur. İzin için yönetici onayı adımı yoktur: kaydedilen izin hemen geçerli olur ve o aralığa yeni randevu verilemez. İzin girilirken çakışan mevcut randevular uyarı olarak listelenir ama kaydı engellemez. Bu randevuları taşımak ya da iptal etmek ayrıca yapılır.

Personel ayrıldığında Ekip listesindeki erişim anahtarıyla ya da Üyeyi düzenle ekranındaki Aktif/Pasif seçimiyle üyeyi Pasif yapın. Üye kuruma hemen erişemez hâle gelir ve oturum önbelleği temizlenir. Kurum sahibi pasifleştirilemez. Otomatik bir devir listesi yoktur: üyenin gelecek randevularını, açık görevlerini ve taslak notlarını pasifleştirmeden önce ilgili ekranlardan başka bir üyeye kendiniz aktarın. Kayıt silinmez. Geçmiş notlar ve işlemler yazarın adıyla korunur.