Çalışma saatleri, uzman uygunluğu ve danışan uygunluğu

Kurum Yapısı altındaki Çalışma Saatleri ekranı kurumun haftalık düzenini ve rezervasyona kapalı aralıkları tutar. Burada girilen düzen online randevu sayfasının gösterdiği saatlerin de çerçevesidir.

Henüz kaydetmediyseniz ekran sektörünüze uygun hazır düzeni gösterir: örneğin dil-konuşma, ergoterapi ve çocuk gelişiminde okul sonrası saatler ve Cumartesi açık. Koçluk ve özel derste hafta içi akşam ve hafta sonu. Hukuk bürosunda hafta içi mesai ve öğle arası. Muayenehanede hafta içi ile Cumartesi sabahı. Hazır düzeni olduğu gibi kaydedebilir ya da değiştirebilirsiniz.

Değişiklikler otomatik kaydedilmez. Ekranın altında her zaman görünen kaydet çubuğu kaydedilmemiş değişiklik olduğunda vurgulanır ve “Geri al” seçeneği sunar. Kaydetmeden sayfadan çıkmak isterseniz tarayıcı uyarır. Kaydettikten sonra sayfada kalırsınız ve çubuk “Kaydedildi” olarak döner.

Kurumun tamamen kapalı olduğu tarih aralıkları Çalışma Saatleri ekranının başlığındaki Kapalı günler düğmesiyle açılan ayrı sayfada tutulur. Haftalık düzenden bağımsızdır: kapalı gün eklemek çalışma saatlerinizi değiştirmez.

Hazır listeler bölümünden seçtiğiniz yılın resmî tatillerini (yılbaşı, ulusal bayramlar, Ramazan ve Kurban bayramları) tek tıkla ekleyebilirsiniz. Aynı tatil iki kez eklenmez. Arife ve 28 Ekim yarım günleri listede yoktur, isterseniz elle eklersiniz. Hukuk bürolarında ayrıca adli tatil (20 Temmuz – 31 Ağustos) düğmesi görünür. Yıllık izin, kongre ya da tadilat gibi kendi kapanışlarınızı ad, tür, başlangıç ve bitiş günüyle Kapanış ekle bölümünden girersiniz. Tek günlük kapanışta bitiş gününü boş bırakın. Bir kapanış en fazla 92 gün sürebilir.

Kapalı günlerde online randevu sayfası hiç saat göstermez ve takvimde gün boyu kapanışın adıyla işaretlenir. Ekibin takvimden kayıt açması için Kapalı günde kayıt bölümünden seçim yaparsınız: Uyar seçiliyse form uyarı gösterir ama acil durumda kayıt yapılabilir. Engelle seçiliyse o güne kayıt açılmaz. Değişiklikler sayfanın altındaki kaydet çubuğuyla kaydedilir.

Online randevu kuralları ekranındaki eski “Kapalı tarihler” listesi bu sayfaya taşındı. Daha önce girdiğiniz tarihler burada “Kapalı gün” adıyla görünür. Tek bir uzmanın izni kurum kapanışı değildir, onu aşağıdaki izinler bölümünde anlatıldığı gibi girin.

1. 1Kurum Yapısı › Çalışma Saatleri’ni açıp başlıktaki Kapalı günler düğmesine basın.
2. 2Hazır listeden yılı seçip resmî tatilleri ekleyin ya da Kapanış ekle bölümünden kendi kapanışınızı girin.
3. 3Kapalı günde kayıt için Uyar ya da Engelle’yi seçin.
4. 4Kaydet çubuğundan kaydedin. Takvim ve online randevu sayfası hemen bu günleri kapalı sayar.

Uzman uygunluğu iki parçadır. Haftalık çalışma düzeni (ör. salı ve perşembe öğleden sonra yok) yönetici tarafından Ekip › üye › Uygunluk & bildirim sayfasında girilir. Tarihli izin ve istisnalar (izin, tatil / yıllık izin, bloke saat, ek uygunluk) ise her kullanıcının kendi hesabında Profil › İzinler ve istisnalar sayfasından girilir. Ön büro da (kurum sahibi, yönetici, sekreter) bir uzman adına izin girebilir: Takvim’de uzmanın başlığındaki takvim simgesiyle. Bu yolla girilen izinde gerekçe yazılmaz. İzin için onay adımı bulunmaz, kaydedilen izin hemen geçerli olur ve takvimde bant olarak görünür.

Ekip üyesinin Uygunluk & bildirim sayfasında “Uygunluk saatleri” ve bildirimler bölümlerinin (başlık kurum terimini izler, ör. “Seans bildirimleri”) her biri kendi kaydet çubuğuyla kaydedilir. Değişiklik otomatik kaydedilmez ve kaydetmeden çıkarken uyarı alırsınız.

Yeni izin ekranında tarih aralığını seçtiğiniz anda o aralıktaki randevular kontrol edilir ve çakışanlar (en fazla beşi, kalan sayısıyla) listelenir. Bu bir uyarıdır, engel değildir: izin çakışan randevular varken de kaydedilir ve mevcut randevular otomatik iptal edilmez ya da taşınmaz. İsterseniz “Etkilenen danışanlar için bildirim gönder (SMS + e-posta)” kutusuyla çakışan randevuların danışanlarına SMS ve e-posta bildirimi kuyruğa alınır. Randevuları başka uzmana taşımak ya da iptal etmek ayrıca sizin işinizdir. İzin kaydedildikten sonra o aralığa takvimden de online randevu sayfasından da yeni randevu verilemez.

Uzman kurum grubunuzdaki başka bir kurumda da çalışıyorsa ve iki kurum da Uzman takvim doluluğu paylaşımını açtıysa, diğer kurumdaki randevuları burada yalnız dolu saat olarak sayılır: o saat uygunluk listesinde ve online randevu sayfasında sunulmaz, o saate randevu açmak istenirse “grubun başka bir kurumunda dolu” uyarısı çıkar. Diğer kurumdaki danışan ve hizmet bilgisi hiçbir zaman gösterilmez.

1. 1Profil › İzinler ve istisnalar › Yeni izin / istisna’yı açın.
2. 2Türü seçin: İzin, Tatil / yıllık izin, Bloke ya da Ek uygunluk.
3. 3Tüm gün ya da saatli aralığı ve isterseniz bir not girin.
4. 4Çakışan randevu uyarısı çıkarsa gerekiyorsa danışanlara bildirim seçeneğini işaretleyin.
5. 5Kaydedin. Aralık takviminizde ve online randevu sayfasında hemen kapanır. Çakışan randevuları ardından takvimden taşıyın ya da iptal edin.

Kurumunuz çok şubeliyse (ve “Şube yönetimi” açıksa) Ekip › üye › Uygunluk & bildirim sayfasında iki ek alan çıkar. Çalıştığı şubeler: uzmanın randevu aldığı şubeler. Hiçbiri seçili değilse uzman tüm şubelerde çalışır. Gün başına şube: uygunluk saatlerindeki her açık günün yanında küçük bir şube seçimi vardır. “Tüm şubeler” o gün her şubede çalıştığı anlamına gelir. Seçenekler uzmanın atandığı şubelerdir (atama yoksa tüm aktif şubeler). Tek şubede bu alanlar görünmez.

Çalıştığı şubelerden bir şubeyi çıkardığınızda o şubeye bağlı çalışma günleri kendiliğinden “Tüm şubeler”e döner ve ekran bunu bildirir. Profil › İzinler ve istisnalar’da Ek uygunluk girerken de şube seçebilirsiniz. O aralıkta uzman seçilen şubede sayılır.

Randevu formu ve takvimdeki hızlı randevu panelinde şube alanı uzmanın o günkü şubesiyle otomatik olarak dolar ve uzmanı ya da tarihi değiştirdiğinizde güncellenir. Şubeyi elle değiştirdiğinizde seçiminiz korunur. Uzman o gün başka şubede çalışıyorsa form “Ayşe Yılmaz salı günleri Kadıköy şubesinde çalışıyor” gibi bir uyarı gösterir. Uyarının sertliği uzmanın uygunluk programındaki davranıştan gelir (program yoksa kurum çalışma saatlerinin davranışı): Esnek uyarır ama kaydeder, Katı kaydı engeller, Kapalı hiçbir şey yapmaz. Atanmadığı bir şubeye yazılan randevu da aynı biçimde değerlendirilir.

Aynı uzmanın aynı gün başka bir şubedeki randevusu yenisiyle arada hiç boşluk bırakmadan bitiyor ya da başlıyorsa kayıttan sonra “şubeler arası geçiş için ara kalmıyor” uyarısı çıkar. Bu bir engel değildir. Takvimi bir şubeye süzdüğünüzde o gün o şubede çalışmayan uzmanın sütunu soluk görünür ve başlığında “Bu gün bu şubede değil” yazar.

Ekip › üye › Uygunluk & bildirim sayfasındaki Haftalık üst sınır alanına uzmanın bir haftada en çok kaç kayıt alacağını yazabilirsiniz (1 ile 100 arası). Alan boşsa sınır yoktur. Hafta İstanbul saatiyle pazartesi başlar. Sayılan kayıt uzmanın danışanlı ve iptal edilmemiş kayıtlarıdır, gelmedi işaretlenenler de sayılır. Blok ve toplantı gibi danışansız etkinlikler sayılmaz.

Ekipten kayıt açarken ya da kaydın saatini veya uzmanını değiştirirken sınır aşılırsa kayıt yine oluşur ve “Haftalık sınır aşılıyor” uyarısı çıkar. Tekrarlayan kayıtta tarih kontrolü her hafta için ayrı uyarı verir. Online randevu sayfasında ve portalde sınırı dolan haftanın saatleri hiç gösterilmez. Takvimin ekip çizelgesinde sınırı olan uzmanın satırında “Bu hafta 12/15” gibi bir satır görünür, sınıra ulaşınca sarı, aşınca kırmızı olur. Uzman kendi haftalık yükünü mobil uygulamada Daha ekranının başında görür.

Danışan kartındaki Uygunluk sayfası iki şeyi tutar: danışanın gelebildiği gün ve saat aralıkları ile hangi kanaldan (SMS, WhatsApp, e-posta, arama) bildirim almak istediği. Uygunluk bilgisi randevu vermeyi kısıtlamaz. Bekleme listesinden boşalan saate aday ararken ve “bir sonraki uygun saati öner” düğmesinde kullanılır.

Bildirim tercihleri ise bağlayıcıdır: danışan SMS istemiyorsa hatırlatma SMS’i gitmez. Ticari ileti izni (İYS) bu tercihten ayrıdır ve ayrıca kaydedilir. Tercih kaydedilmemiş danışana hatırlatma yalnız SMS ile gider. WhatsApp seçiliyse hatırlatma kurumda WhatsApp açıkken WhatsApp’tan da gider. WhatsApp bağlı değilken yalnız WhatsApp seçilirse ekran hatırlatma gitmeyeceği konusunda uyarır.

Sayfadaki iki bölümün (Uygunluk saatleri ve Bildirim tercihi) her birinin kendi kaydet çubuğu vardır: değişiklik otomatik kaydedilmez, çubuk kaydedilmemiş değişikliği gösterir, “Geri al” sunar ve kaydetmeden çıkarken uyarı alırsınız. Danışan formundaki iletişim izni kutuları yalnızca kayıt amaçlıdır. Danışanı bildirimlerden çıkarmak için bu sayfa kullanılır.

Kurum kapalıysa uzman uygunluğu dikkate alınmaz. Uzman izinliyse kurum açık olsa da saat önerilmez. Danışanın uygun olmadığı saat önerilmez ama elle seçilebilir. Takvimde bir saati seçemiyorsanız fare imlecinin yanındaki açıklama hangi katmanın engellediğini söyler.