Takvim görünümleri ve randevu oluşturma

Ekip görünümünde her uzman bir satırdır ve gün soldan sağa akar. Kalabalık kurumda 15–20 kişinin günü tek ekrana sığar. Satır başında uzmanın adı, uzmanlığı ve günün dolu saati ile doluluk yüzdesi (ör. “5,5 sa · %70”) yazar. Satırların neye göre kurulacağını ızgaranın üstündeki seçiciyle değiştirirsiniz: Uzman, Kaynak (kurumda oda, koltuk ya da cihaz tanımlıysa, diş koltuğu, reformer, oda) ya da Şube (yalnız çok şubede). Ekip görünümü yalnız birden çok uzmanı olan kurumda görünür.

Gün görünümünde her uzman bir sütundur. En fazla altı sütun sığar, daha kalabalık kurumda ekip görünümü daha rahattır. Hafta görünümü tek uzmanın ya da seçilen uzmanların haftasını saat ızgarasında gösterir. Ay görünümü randevu vermek için değil yoğunluğu görmek içindir. Seçili aralıkta 5.000’den fazla randevu varsa takvim listeyi yarım göstermez. Daha kısa bir aralık ya da uzman/şube süzgeci seçmenizi söyler.

Takvim, kendi favori görünümünüzü seçmediyseniz kurumunuzun ayarıyla açılır: salon, diş kliniği, fizyoterapi, pilates, veteriner ve muayenehanelerde birden çok uzman varsa ekip görünümü. Psikoloji, diyet, koçluk, özel ders ve hukukta hafta görünümü. Kurum sahibi bunu Kurum Yapısı › Takvim görünümü ekranından değiştirebilir. Görünüm seçicinin yanındaki bayrak düğmesi o anki görünümü kendi açılış görünümünüz yapar. Sizin seçiminiz kurum ayarından önce gelir.

Izgara her uzmanın kendi çalışma saatini gösterir (uzmanın programı yoksa kurumun programı): mesai dışı açık gri, öğle arası gibi kapalı aralıklar çizgili, izin ve tatil pembe, tek seferlik ek çalışma açık yeşil bant olarak çizilir. Bant bir uyarıdır. Kurumun esneklik ayarı izin veriyorsa mesai dışına da kayıt açılabilir. Aynı uzmanın ardışık iki kaydı arasında boşluk varsa ortada “25 dk” gibi bir etiket görünür. Etikete tıklayınca o boşluğun süresiyle hızlı kayıt açılır. Bugünün sütununda/satırında kırmızı “şimdi” çizgisi ve saat rozeti vardır.

Bir kaydın üzerine fareyle gelince önizleme kartı açılır: saat, uzman, yer, varsa kaynak ve hayvan (veteriner), teyit durumu ve dikkat işaretleri. Karttan Ayrıntılar ve işlemler ya da Mesaj ile devam edersiniz. Kayda tıklamak eskisi gibi durum düğmeli sağ paneli açar.

Üst şeritten uzman, seans tipi ve durum filtreleri uygulanır. Çok şubeli kurumda şube süzgeci de görünür ve süzgeç açıkken o gün o şubede çalışmayan uzmanın sütunu soluk çizilir. Filtre seçimi tarayıcıda hatırlanır. Sekreter ve uzman aynı kurumda farklı varsayılanlarla çalışabilir. Rezervasyona kapalı saatler gölgeli görünür ve tıklanamaz.

Izgaranın üstündeki şerit, görünen dönemde ilgilenilmesi gereken kayıtları sayar. Hiçbiri yoksa “Dikkat gerektiren kayıt yok” yazar. Bir çipe bastığınızda o işi taşımayan kayıtlar soluklaşır ve ilgili kayıtlar öne çıkar. Aynı çipe yeniden basınca ya da “Odağı kaldır” ile odak kalkar. Aynı işaretler kaydın köşesinde küçük ikonlarla da görünür.

Hangi işlerin sayılacağı sektöre göre ayarlanmıştır (ör. not bekleyen kayıt güzellik, pilates, koçluk, özel ders ve hukukta varsayılan olarak sayılmaz) ve kurum sahibi Kurum Yapısı › Takvim görünümü ekranından değiştirebilir. Ödenmemiş bakiye yalnız faturalama yetkisi olan kullanıcıya görünür. Danışan kimliği gizlenen kayıtta danışana dair işaret gösterilmez.

• Geldi işaretlenmedi: başlangıçtan 10 dakika geçti, kayıt hâlâ “Geldi/Gelmedi” işaretlenmedi. Takvimde kesikli sarı çerçeveyle görünür.
• İzin çakışması: izinli ya da tatildeki uzmanın üstünde iptal edilmemiş kayıt var.
• Teyit bekliyor: önümüzdeki 48 saatte danışan teyidi bekleyen kayıt.
• Not bekliyor: “Geldi” işaretli ama bağlı seans notu yazılmamış kayıt.
• Ödenmemiş bakiye: danışanın açık faturası var.
• Eksik belge: danışanın bekleyen formu ya da onamı var.

Uzman sabah “bugün gelemiyorum” diye aradığında ön büro bunu takvimden işler: ekip görünümünde uzmanın satır başlığının, gün görünümünde sütun başlığının üzerine gelince çıkan takvim simgesine basın, türü (izin, tatil ya da bloke) ve tüm gün ya da saat aralığını seçip kaydedin. Uzman da kendi iznini buradan ya da Profil › İzinler ekranından girebilir.

Kayıttan sonra o döneme düşen kayıt varsa yeniden ata penceresi kendiliğinden açılır. Her kayıt için aynı saatte boş ve izinde olmayan uzmanlar listelenir (mesai dışındakiler “mesai dışı” notuyla sonda). Seçtiğiniz kayıtlar aktarılır, seçmedikleriniz yerinde kalır. İsterseniz danışanlara değişikliği bildirebilirsiniz. Saat değişmez, yalnız uzman değişir. Pencereyi daha sonra izinli uzmanın başlığındaki “N kayıt · yeniden ata” bağlantısından yeniden açabilirsiniz.

Başkası adına izin girerken gerekçe yazılmaz: çalışan izin nedeni (ör. hastalık) kişisel veridir. Takvimde yalnız tür (“İzinli”, “Tatilde”, “Bloklu”) görünür. Uzmanın kendi girdiği not yalnız kendisine görünür. Başkası adına izin girme yetkisi kurumun tüm takvimini gören ve kayıt açabilen rollerdedir (kurum sahibi, yönetici, sekreter). Uzman yalnız kendi iznini girer.

En hızlı yol takvimde boş bir saate tıklamaktır: uzman ve saat dolu gelir, yalnızca danışan ve hizmet seçersiniz. İkinci yol Hızlı Seans düğmesidir. Kurum Yapısı’nda açık bırakıldıysa yalnızca zorunlu alanları soran kısa form açılır. Üçüncü yol Seanslar › Yeni seans ekranıdır.

Yeni seans ekranının üstünde iki seçenek vardır: Hızlı seans ve Ayrıntılı seans. Hızlı kip danışan, uzman, hizmet, şube (yalnız çok şubede. Uzmanın o günkü şubesiyle otomatik olarak dolar), görüşme şekli, başlangıç, süre ve notu sorar. Ücret hizmetten, seans tipi kurum varsayılanından gelir. Ayrıntılı kip ücret, tahsilat modeli, seans tipi, rezervasyon kaynağı, hekim sevki ve tekrar kuralı dahil tüm alanları açar. Kipler arasında geçmek girdiklerinizi silmez: ayrıntılı kipte doldurup hızlı kipe döndüğünüz bilgiler “Ayrıntılı formda girdikleriniz” kutusunda listelenir ve kayıtta gönderilir. Ekran son seçtiğiniz kiple açılır.

Sağdaki Gerçek müsait saatler listesi sabah, öğleden sonra ve akşam diye gruplanır. Başlangıç saatini formdan da listeden de seçebilirsiniz. İkisi birbirini izler: formdaki saat listede varsa o düğme işaretli görünür, yoksa listenin üstünde “müsait değil” uyarısı çıkar.

Hızlı kip Kurum Yapısı › Hızlı Seans ayarına bağlıdır: ayar kapalıysa ekran yalnız ayrıntılı formu gösterir. Ayarda hizmet, şube ya da not zorunlu tutulduysa bu alanlar hızlı kipte de zorunludur (tek şubede şube alanı yoktur, kayıt varsayılan şubeye yazılır).

Yeni randevu formunda kaydet düğmesi sayfanın altında sabit durur. Uzun formu kaydırırken kaybolmaz. Formu doldurmaya başlayıp kaydetmeden çıkmak isterseniz ekran onay ister. Girdikleriniz yanlışlıkla kaybolmaz.

Kurum Yapısı › Hızlı Seans ekranındaki ayarlar (hangi alanların sorulacağı, varsayılanlar) kendiliğinden kaydedilmez: ekranın altındaki kaydet çubuğu “Kaydedilmemiş değişiklik var” uyarısı ve “Geri al” seçeneğiyle her zaman görünür, kaydettikten sonra sayfada kalırsınız ve çubuk “Kaydedildi” der. Kaydetmeden çıkmaya çalışırsanız uyarı alırsınız.

1. 1Takvimde uzman sütununda boş bir saate tıklayın.
2. 2Danışanı arayıp seçin. Kayıt yoksa aynı pencereden yeni danışan açabilirsiniz.
3. 3Hizmeti seçin. Süre ve KDV hariç ücret otomatik dolar.
4. 4Gerekirse seans tipini, şubeyi ve odayı değiştirin.
5. 5“Danışanı bilgilendir” kutusu kurumun varsayılanıyla açılır. İsterseniz kapatın ya da kanalları (SMS, e-posta, WhatsApp) değiştirin.
6. 6Kaydedin.

Takvimdeki hızlı panelde ve Yeni seans ekranının iki kipinde de aynı “Danışanı bilgilendir” kutusu bulunur. Kutunun açık mı kapalı mı geleceği ve hangi kanalların seçili olacağı Kurum Yapısı › Bildirimler’deki “oluşturulunca danışanı bilgilendir” ayarından gelir. Kutuyu kapatırsanız bildirim gitmez. Açık bırakırsanız seçtiğiniz kanallardan gider.

Seçtiğiniz kanal danışana ulaşamayacaksa kutu bunu kayıttan önce söyler: e-posta adresi ya da telefon kayıtlı değilse, danışan bildirim almak istemediğini kaydettiyse ya da o kanalı kendi tercihinde kapattıysa. Danışan tercih kaydetmediyse seçtiğiniz kanal olduğu gibi kullanılır. Otomatik hatırlatmalar ise tercih kaydı olmayan danışana yalnız SMS ile gider.

E-posta yalnız bir haber işaretidir: tarih-saat satırı ve portal bağlantısı taşır. Ayrıntılar danışanın portaldeki bildirimlerindedir.

Takvimdeki blokun rengi hizmetten (yoksa uzmandan) gelir. Durum blokun görünüşünden okunur: şu an süren kayıt lacivert zeminli, başladığı hâlde “Geldi” işaretlenmemiş kayıt kesikli sarı çerçeveli, iptal edilen kayıt çerçeveli ve adı üstü çizili, gelmedi soluk zeminli ve ✕ işaretli, onaylı ✓ işaretli görünür. Tam durum önizleme kartında yazar. Veteriner kliniklerinde kayıt hayvanın adıyla, sahibi parantez içinde görünür. Kaynak ayrılmış kayıtta koltuk/oda adı da yazar. Planlandı yeni kaydın durumudur. Danışan teyit bağlantısına tıkladığında ya da sekreter telefonla teyit alıp işaretlediğinde Teyit edildi olur. Randevu günü Geldi ya da Gelmedi işaretlenir. Gelmedi işareti iptal politikasına göre ücret ve raporlara yansır.

Izgaranın üstündeki durum süzgeci renkleri açıklar ve aynı zamanda hızlı süzgeçtir: Tümü, Planlandı, Şu an, Geldi, Gecikti (başlamış ama “Geldi/Gelmedi” işaretlenmemiş), Gelmedi, İptal ve İzin / blok çiplerinin yanında görünen aralıktaki kayıt sayısı yazar. Bir çipe dokunmak takvimi o duruma daraltır, yeniden dokunmak ya da Tümü süzgeci kaldırır. Sayısı 0 olan durum soluk görünür ve seçilemez. Sayılar uzman, hizmet, şube, yalnız online gibi diğer süzgeçlere ve seçili görünüme (gün, hafta, ay, ajanda) göre otomatik olarak güncellenir. “Şu an” ve “Gecikti” saat ilerledikçe değişir. Başka bir haftaya ya da aya geçtiğinizde seçili durum korunur. O aralıkta bu durumda kayıt yoksa takvim “Bu aralıkta … kayıt yok · Süzgeci kaldır” der. Filtre çekmecesindeki Durum seçimi aynı süzgeçtir. Seçim hatırlanır ve aktif süzgeçler arasında görünür. Süzgeç telefonda da vardır. Şerit yana kaydırılır.

İptal iki türlüdür: danışan iptali ve kurum iptali. Danışan portalden ya da bağlantıdan iptal ettiğinde kurumun iptal penceresi (ör. 24 saat) içinde olup olmadığı kaydedilir. Geç iptaller raporda ayrı sayılır.

• Planlandı: oluşturuldu, teyit bekliyor.
• Teyit edildi: danışan ya da ekip onayladı.
• Geldi / Gelmedi: randevu günü işlenir. Gelmedi ücret politikasını tetikler.
• İptal (danışan / kurum): zaman damgası ve iptal penceresi kaydı ile.
• Tamamlandı: seans notu ve varsa fatura bağlandığında.

Randevu detayı önce özetle açılır: en üstte danışanın adı (dokununca dosyası açılır), tarih, saat ve süre, uzman, hizmet ve yer, durum ve teyit rozetleri yer alır. Hemen altındaki Durum satırından Onayla, Geldi, Gelmedi ya da Seansı iptal et seçilir (iptal edilmiş kayıtta İptali geri al). Özetin altındaki sarı Sıradaki adım şeridi kaydın beklediği işi söyler ve işi yapacağınız düğmeyi verir: başlamış ama işaretlenmemiş seansta “Katılım işaretlenmedi · Geldi/Gelmedi olarak işaretle”, gerçekleşmiş seansta “Seans notu yazılmadı · Not yaz” ya da “Notu tamamla”, ücreti olan ve faturası kesilmemiş seansta “Fatura kes”, yakın tarihli ve teyit bekleyen seansta “Hatırlatma gönder”. Bekleyen iş yoksa şerit görünmez. Altta solda Ayrıntılar (yalnız dolu bilgiler) ve seans öncesi/sonrası ödev paneli, sağda Yaşam döngüsü (oluşturma, bildirimler, teyit, katılım, not, fatura) durur. Hatırlatma gönder, Takvime gönder ve Sil sağ üstteki ⋯ Diğer işlemler menüsündedir. Online seanslarda “Online seansı aç” düğmesi özetin sağında görünür.

Kaydı değiştirmek için Düzenle’ye basın (takvimdeki önizleme kartının düzenle bağlantısı formu doğrudan açar). Düzenleme kipinde form, seçili gün için Uygun saatler ve yalnız bir şey değiştirdiğinizde görünen Değişiklikler listesi (eski → yeni) açılır. Kaydet çubuğu yalnız bu kipte görünür ve kaydederken değişiklik sebebi sorulur. Düzenlemeyi bırak kaydedilmemiş değişiklikleri atıp özete döner. Zorunlu alanlar yıldızla işaretlidir. Hizmet, ekip, şube, seans tipi, kaynak ve not şablonu listelerine formun altındaki Listeleri düzenle satırından gidilir. Detaydan danışana bildirim gönderirken kanal seçimi danışanın kanal tercihlerine uyar: danışanın kendi tercihinde kapattığı kanal seçilemez. Tercih kaydetmemiş danışanda tüm kanallar seçilebilir. Randevuyu tamamlandı olarak kapatmak bazı sektörlerde kurallara bağlıdır: diş kliniğinde sterilizasyon kaydı, yetki belgesi gereken hizmetlerde geçerli belge istenebilir.