Randevu teyidi, hatırlatmalar ve iptal politikası

Kurum Yapısı altındaki Bildirimler ekranında dört ayar vardır: yeni randevuda “danışanı bilgilendir” seçeneğinin işaretli gelip gelmeyeceği, randevu formunda işaretli gelecek varsayılan kanallar (SMS, WhatsApp, e-posta), hatırlatma kademeleri ve hatırlatmaya eklenen tek tık teyit/iptal bağlantısı. Varsayılan kanallar yalnız randevu formunun ön seçimidir. Personel randevu kaydederken kanalları değiştirebilir.

Otomatik hatırlatmanın kanalı danışanın bildirim tercihinden gelir (danışan kartı › Uygunluk). Tercih kaydedilmemişse hatırlatma yalnız SMS ile gider. Tercihte e-posta seçiliyse e-posta da gider. WhatsApp seçiliyse hatırlatma WhatsApp’tan da gider: yeter ki kurumunuzda WhatsApp açık olsun ve yurt dışına aktarım beyanı verilmiş olsun. Bu iki koşuldan biri eksikse WhatsApp atlanır, diğer seçili kanallar aynen çalışır. Danışan hem SMS hem WhatsApp seçtiyse hatırlatma iki kanaldan da gider. Tek kanal seçtiyse tek mesaj gider. Danışan portalda “Randevu hatırlatmaları” için e-postayı ya da SMS’i kapatırsa o kanal gitmez.

Kanalların çalışması sağlayıcı bağlantısına bağlıdır. SMS için NetGSM, WhatsApp için Meta işletme hesabı entegrasyonlar ekranında bağlanır. Sağlayıcısı bağlı olmayan kanal ekranda “Bağlı değil” rozetiyle görünür ve Entegrasyonlar ekranına bağlantı verir. Sağlayıcı bağlanana kadar o kanaldan mesaj gitmez.

Bildirimler ekranındaki değişiklikler otomatik kaydedilmez. Ekranın altında her zaman görünen kaydet çubuğu kaydedilmemiş değişiklik olduğunda “Kaydedilmemiş değişiklik var” der ve “Geri al” seçeneği sunar. Kaydettikten sonra sayfada kalırsınız ve çubuk “Kaydedildi” olarak döner. Kaydetmeden sayfadan çıkmak isterseniz uyarı alırsınız. Danışan bir kanalı kapatmışsa onun tercihi bu varsayılanları ezer.

Hatırlatma kademesi, randevudan kaç saat önce hatırlatma gideceğini söyler (en çok beş kademe). Her kademe danışanın tercih ettiği kanallardan bir kez gider. Aynı kademe ikinci kez gönderilmez. Çoğu kurum için iki kademe yeterlidir: 24 saat ve 2 saat önce. Kademe eklemek ücretsiz değildir, SMS maliyetini ve danışanın sabrını düşünerek ikiyi aşmamanızı öneririz.

WhatsApp hatırlatması Meta’nın onayladığı hazır şablonla gider. Serbest metin taşımaz. Şablonda danışanın adı, kurum adı, tarih-saat ve uzman bilgisi bulunur. Hizmet adı ve teyit bağlantısı WhatsApp’a konmaz (teyit bağlantısı SMS’te ve portal bildiriminde yer alır). Sessiz saat ve günlük gönderim sınırı SMS’te olduğu gibi WhatsApp’a da uygulanır. WhatsApp mesajı sağlayıcı hatası yüzünden gidemezse birkaç kez yeniden denenir. Yine gidemezse Gönderim geçmişinde “Ulaşmadı” görünür ve yerine otomatik olarak SMS gönderilmez: isterseniz oradan yeniden gönderebilirsiniz.

Otomatik kademeleri beklemeden de hatırlatabilirsiniz: Seanslar listesinde satırın işlem menüsünden ya da randevu detayından Hatırlatma gönder. Pencere önce alıcıyı (ad, maskeli telefon ve e-posta) ve her kanalın gönderilebilir olup olmadığını nedeniyle gösterir. Kayıtlı iletişim bilgisi olmayan ya da danışanın kapattığı kanal seçilemez. Mesaj kutusu varsayılan hatırlatma metniyle dolu gelir ve isterseniz değiştirebilirsiniz (en çok 480 karakter, “Varsayılan metne dön” ile geri alınır). Değiştirdiğiniz metin SMS ile ve portal bildiriminde gider. E-posta yalnız tarih-saat ve portal bağlantısı taşır, WhatsApp otomatik hatırlatmayla aynı onaylı şablonla gider. Aynı randevu için dakikada en çok üç hatırlatma gönderilebilir.

Birden fazla şubeniz varsa (ve “Şube yönetimi” açıksa) şubedeki randevunun hatırlatma SMS’i ve portal bildirimi sonuna Şube, Adres ve Harita satırlarını ekler. WhatsApp hatırlatması (otomatik ve elle) şube adı, adres ve harita bağlantısı içeren şube şablonuyla gider. Elle gönderilen hatırlatmanın varsayılan metninde de “Yer” satırı yerine bu üç satır bulunur. Metin uzunsa önce harita, sonra adres satırı düşer. E-posta yine yalnız tarih-saat ve portal bağlantısı taşır. Adres e-postaya yazılmaz. Tek şubede ya da online görüşmede metin değişmez.

1. 1Bildirimler ekranında “Hatırlatma” bölümünü açın.
2. 2Birinci kademe olarak 24 saati ekleyin.
3. 3İkinci kademe olarak 2 saati ekleyin.
4. 4Teyit bağlantısını açık bırakın. Bağlantı teyit edilmemiş randevunun ilk hatırlatmasına (SMS ve portal bildirimi) eklenir.
5. 5Kaydedin. Mesaj metnine sektör terminolojisi ve kurum adı kendiliğinden yerleşir.

Teyit bağlantısı danışanı giriş istemeyen bir onay sayfasına götürür: “Randevumu teyit ediyorum” ya da “Gelemeyeceğim”. Sonuç anında takvime yazılır ve randevu durumu değişir. Bağlantı tek kullanımlıktır ve randevu geçtikten sonra çalışmaz.

Kurum Yapısı altındaki Randevu Teyidi ekranı teyidi zorunlu kılar: belirlenen süre içinde (ör. randevudan 12 saat önce) teyit gelmezse randevu otomatik olarak “teyit edilmedi” durumuna düşer, sekretere görev açılır ve isteğe göre saat bekleme listesine teklif edilir. Personelin kendi açtığı iç randevular bu kuraldan muaf tutulabilir.

Danışan teyidi hatırlatma mesajındaki bağlantıyla verir. Bu yüzden teyidin çalışması için Bildirimler ekranında teyit bağlantısının açık olması ve en az bir hatırlatma kademesi bulunması gerekir. Randevu Teyidi ekranı bu iki koşulun şu anki durumunu gösterir. Biri eksikse uyarır ve Bildirimler ekranına bağlantı verir. Ayarları “Teyit politikasını kaydet” ile kaydedersiniz. Kaydetmeden çıkarken uyarı alırsınız.

Ayarlar altındaki Randevu politikası ekranının İptal ve gelmeme bölümü kuralı yazıya döker: Ücretsiz değişiklik süresi (danışanın ücretsiz iptal edebileceği son saat, ör. 24 saat), Geç iptal / gelmeme ücreti ve danışana gösterilecek bilgilendirme metni. Üstteki kaynak satırı standart kuralın (24 saat, ücret yok) mı kurumunuzun kuralının mı geçerli olduğunu söyler. Standart kurala dön formu standart değerlerle doldurur, kaydetmek size kalır. Metin bildirimlerde ve portalde danışana gösterilir. Böylece kural sürpriz olmaz.

Geç iptal / gelmeme ücreti 0’dan büyükse randevu “gelmedi” ya da “geç iptal” olarak işaretlendiğinde danışana bu tutarda tek kalemli fatura otomatik olarak oluşur. Durum geri alınırsa (ör. yanlışlıkla “gelmedi” işaretlendiyse) fatura ödenmemişse iptal edilir. Ücret uygulamak istemiyorsanız alanı 0 bırakın.

Seans hakkı hekim sevkine bağlı hizmet veren sektörlerde (platform bu kapıyı sektör bazında açar) aynı ekranın Hekim sevki bölümü de görünür: sevk aranmaz (Kapalı), yoksa uyarılır (Uyar) ya da sevk olmadan kayıt oluşturulamaz (Zorunlu). Fizyoterapi, dil ve konuşma terapisi, ergoterapi ve beslenmede bu kapı varsayılan açıktır: siz bir seçim kaydetmedikçe Uyar kipi uygulanır (sevk yoksa randevu yine oluşur, uyarı görünür, geçerli sevk varsa randevu ona bağlanır ve seans hakkı düşer). Kapatmak için Kapalı’yı, sevksiz randevuyu engellemek için Zorunlu’yu kaydedin. Aynı tercih Ayarlar › Özellikler ekranında da görünür ve oradan da değiştirilebilir, iki ekran aynı ayarı yazar. Telafi özelliği sektörünüzde açıksa Telafi bölümünde iptal ve gelmemenin telafi hakkı doğurup doğurmayacağını seçersiniz (ayrıntı: “Telafi hakları”). Her bölüm kendi kaydet çubuğuyla kaydedilir. Kaydedilmemiş değişiklikle ayrılırken uyarı alırsınız.

Politika metni kurum dilinizle yazılır. Sağlık dışı sektörlerde mesafeli sözleşme kuralları gereği cayma hakkına ilişkin ifadeler otomatik eklenir ve kaldırılamaz.

Dil ve konuşma terapisti kekemelik, gelişimsel dil ve konuşma bozuklukları, disleksi ve hipernazalite gibi İş ve Görev Tanımları Yönetmeliği Ek-1/B durumlarında hekim yönlendirmesi olmadan çalışır. Yutma, ses ve edinilmiş dil bozukluklarında uzman hekimin yönlendirmesi gerekir. Ergoterapist sağlıklı kişide koruyucu programı kendisi yürütür, hastada hekim tanısı gerekir (SMHB m.16/2-a). Danışan dosyasındaki Sevk ve Rapor bölümünün başında Yetki kapsamı kartı vardır: danışanın durumunu listeden seçersiniz.

Hekim sevki kontrolü bu iki sektörde yalnız hekim yönlendirmesi gereken kapsamda çalışır. Geçerli sevk yoksa kartta Sevk eksik rozeti görünür ve “Hekim sevkini ekle” bağlantısı sevk formunu açar. Randevu oluştururken Uyar kipinde uyarı, Zorunlu kipte engel görürsünüz. Ek-1/B kapsamındaki danışanda sevk aranmaz. Kapsam henüz işaretlenmediyse randevu engellenmez, kapsamı işaretlemeniz istenir. MEB destekli bireyde (RAM raporu dayanak) kontrol uygulanmaz.

Diyetisyen sağlıklı bireye sağlıklı beslenme programını kendisi belirler. Hastalık durumunda program tabibin yönlendirmesi üzerine düzenlenir (1219 sayılı Kanun Ek m.13/ç). Dosyadaki Sevk ve Rapor bölümünün başındaki Yetki kapsamı kartında Sağlıklı birey ya da Hasta seçilir.

Klinik profilde aktif bir kronik hastalık kayıtlıysa (diyabet, hipertansiyon, böbrek hastalığı, gebelik gibi) kartta öneri görünür ve Öneriyi uygula ile seçilebilir. Kapsamı yine siz seçersiniz. Hasta kapsamında geçerli bir hekim yönlendirmesi kaydı yoksa kartta Hekim yönlendirmesi eksik rozeti, randevuda uyarı ve yeni öğün planı açarken uyarı şeridi görünür. Hekimin adı ve tarih yeterlidir, belge isteğe bağlıdır. Sağlıklı bireyde yönlendirme aranmaz. Kapsam işaretlenmemişse randevu engellenmez.

Fizyoterapist hastalık durumunda uzman hekimin teşhisine ve yönlendirmesine bağlı çalışır ve tedavinin gidişi hakkında hekime bilgi verir (1219 sayılı Kanun Ek m.13/b). Sağlıklı kişiye koruyucu program uyguladığınız danışanda dosyadaki Yetki kapsamı kartında “Sağlıklı kişi, koruyucu ve geliştirici program” seçin, sevk aranmaz. Kapsam işaretlenmemişse kontrol eskisi gibi her danışanda çalışır.

Sevk eklerken Tedavi planı metnini, İzinli uygulamaları ve Vücut bölgesi seçimini girebilirsiniz. Bölgeyi listeden işaretleyip tarafını (sol, sağ, iki taraf) seçersiniz, SGK yıllık bölge sayımı aynı adla yapılır. Sevk kartında adım göstergesi görünür: Sevk, Plan kontrolü, Seanslar, Hekime bilgi. Planı kontrol ettim plan kontrolünü kaydeder (SMHB m.16/2-c). Planın kişiye zarar vereceğini öngörüyorsanız Plan hakkında görüşüm var ile görüşünüzü yazın. Hekimin yanıtı kaydedilene kadar randevuda uyarı görünür. Planı değiştirdiğinizde plan kontrolü yeniden istenir.

Hizmetin uygulama türü sevkteki izinli uygulamalarda yoksa randevuda uyarı çıkar (SMHB m.16/2-e). Seans hakkının yüzde 80’i kullanılınca randevunun uzmanına Hekime ilerleme bilgisi verin görevi açılır. Bilgiyi verince sevk kartında Hekime bilgi verdim ile tarihini kaydedin. Kayıtlar değiştirilemez bir olay geçmişinde tutulur, düzeltme yeni kayıttır.

SGK ile sözleşmeli sağlık kuruluşu (fizyoterapi ya da genel tıp) Ayarlar › Özellikler’de SGK fizik tedavi rapor kurallarını açar. Sevk eklerken Ödeyici SGK seçilince Rapor kademesi (FTR uzmanı, sağlık kurulu, üçüncü basamak) ve G80 ya da yıldızlı tanı muafiyeti sorulur. Sevk kartında uyarılar görünür: rapordan sonra 15 gün içinde başlama, günde bir seans, beş iş gününden uzun ara (resmî tatiller sayılmaz) yeni rapor ister, bölge başına 365 günde 30 seans (iki bölge 60) ve kademenin seans sınırı. Uyarılar kaydı engellemez, Medula provizyonu ayrıca yapılır.

Fizyoterapi Tedavi Notu’nun başında Seans öncesi kontrol alanları vardır: yeni belirti ya da kırmızı bayrak, karar (devam, değiştirerek devam, durdur), durdurma nedeni (SMHB m.16/4 bentleri) ve yönlendirme. “Seansı durdur” seçilen notun ekranında Randevu kaydını klinik nedenle kapat düğmesi çıkar: randevu uzman iptali olur, paket seansı ve sevk hakkı düşmez. Randevu “geldi” işaretliyse durumu düzeltip düşen hakkı iade etmeniz önerilir. “Hekime bilgi verildi” seçildiyse sevk kartında “Hekime bilgi verdim” kaydını açın, “Acile yönlendirildi” seçildiyse advers olay kaydı önerilir.

Mobil uygulamada fizyoterapi kurumlarında Bugün listesindeki her randevunun altında Seans öncesi kontrol düğmesi çıkar. Sorgu sonucu, karar, durdurma nedeni ve yönlendirme dokunarak seçilir ve Tedavi Notu taslağına aynı alanlarla yazılır (bağlantı yoksa not kuyruğa alınır). Durdurmada aynı ekrandan randevu klinik nedenle kapatılır, acil yönlendirmede olay kaydı açılır. Danışan dosyasında ve kontrol ekranında hekim sevki kartı plan, izinli uygulamalar, kullanılan hak ve adımları gösterir. “Planı kontrol ettim” ve “Hekime bilgi verdim” buradan da kaydedilir, bu kayıtlar değiştirilemez olduğu için yalnız bağlantı varken gönderilir.