Bildirim kanalları: SMS, WhatsApp, e-posta ve push

SMS ve WhatsApp altyapısını PratiVia sağlar. Kurumunuzda sağlayıcı bilgisi girilmez. Entegrasyonlar ekranının Mesajlaşma ve görüşme bölümünde her kanal kendi kartında durur: “Açık” rozetli kanal kullanıma hazırdır, bağlantı testi kartın ⋯ menüsündeki Bağlantıyı test et ile yapılır. “Henüz açık değil” rozetli kanal için kurum sahibi ya da yöneticisi Açılmasını iste’ye basar. Talep PratiVia ekibine gider, kart “Talep edildi” der ve yazışma Destek ekranında sürer. E-posta kanalı kurulum gerektirmez. Gönderen adı kurum adıdır, yanıt adresi kurum e-postasına ayarlanabilir. Mobil push danışan uygulamayı kurup bildirime izin verdiğinde kendiliğinden açılır.

Bildirimler ekranında sağlayıcısı bağlı olmayan SMS ya da WhatsApp kanalı “Bağlı değil” rozetiyle gösterilir ve Entegrasyonlar ekranına bağlantı verir. Bu kanaldaki hücreleri açık bıraksanız bile sağlayıcı bağlanana kadar o kanaldan hiçbir mesaj gitmez.

• WhatsApp ve yurt dışına aktarım (KVKK md. 9): WhatsApp ile gönderilen bildirimlerde danışanın telefon numarası ve mesaj metni Meta Platforms Ireland Ltd. sunucularına aktarılır. Bildirimler ekranında WhatsApp kanalını ilk kez seçtiğinizde bir beyan penceresi açılır. Kurum sahibi ya da yöneticisi aktarım için gerekli hukuki sebebe ve gerektiğinde danışan açık rızasına sahip olduğunu beyan eder. Beyan bir kez alınır. Sürümü, zamanı, IP adresi ve onaylayan kişi kaydedilir. Durumu Entegrasyonlar ekranındaki “WhatsApp bildirimleri: yurt dışına aktarım beyanı” kartında görürsünüz.
• Beyan verilmeden WhatsApp kanalı seçilse bile (ör. tek bir randevuda) mesaj gönderilmez. Teslim geçmişinde “engellendi” olarak görünür.

Kurum Yapısı › Bildirimler ekranı randevu bildirimlerinin varsayılanlarını tutar: yeni randevuda “danışanı bilgilendir” seçeneğinin işaretli gelmesi, randevu formunda işaretli gelecek kanallar (SMS, WhatsApp, e-posta), hatırlatma kademeleri (randevudan kaç saat önce) ve teyit bağlantısı. Randevu oluşturma, değişiklik ve iptal bildiriminde kanalı personel formda seçer. Danışan bildirim tercihi kaydettiyse o tercih kazanır.

Otomatik randevu hatırlatmasının kanalı danışanın bildirim tercihinden (danışan kartı › Uygunluk) gelir. Tercih kaydedilmemişse hatırlatma yalnız SMS ile gider. WhatsApp seçen danışana hatırlatma, kurumda WhatsApp açık ve yurt dışına aktarım beyanı verilmişse Meta onaylı hatırlatma şablonuyla WhatsApp’tan gider. Değilse WhatsApp atlanır ve diğer seçili kanallar aynen çalışır. SMS ve WhatsApp ikisi de seçiliyse hatırlatma iki kanaldan da gider. WhatsApp gönderimi başarısız olursa yerine otomatik olarak SMS gönderilmez. İleti Gönderim geçmişinde “Ulaşmadı” görünür. Ödeme, belge ve mesaj gibi diğer olayların kanalı kendi ekranlarında ya da Büyüme › Otomasyon’da belirlenir.

WhatsApp mesajı telefon numarasını ve mesaj metnini Meta aracılığıyla yurt dışına aktarır ve kurumunuzun adı sağlık hizmeti aldığını dolaylı gösterebilir. Bu yüzden psikoloji, psikiyatri, beslenme, fizyoterapi, dil-konuşma, ergoterapi, diş, çocuk gelişimi, tamamlayıcı tıp ve genel tıp sektörlerinde WhatsApp yalnız danışanın kayıtlı olumlu açık rızası varsa gider: danışan portalde açık rıza metnindeki “WhatsApp üzerinden bildirim” seçeneğini işaretleyip kodla onayladığında rıza kaydolur. Rıza yoksa ya da danışan metnin yeni sürümünde işareti kaldırdıysa WhatsApp işi gönderilmeden durdurulur ve teslim kaydı “engellendi” olarak düşer (neden: WhatsApp açık rızası yok). Aynı olayın portal bildirimi ile seçili SMS ve e-postası etkilenmez. Diğer sektörlerde WhatsApp, danışan İYS’de reddetmediği sürece gönderilir.

Danışan gelmeyince yeniden planlama mesajı ya da seans sonrası teşekkür gibi bir olaydan SONRA giden mesajlar bu ekranda değil, Büyüme › Otomasyon’da kurulur. Ekranın altındaki “Otomasyonlar” bağlantısı oraya götürür. Otomasyon ekranı da SMS ya da WhatsApp bağlantısı yoksa bunu kartlarda söyler.

1. 1Kurum Yapısı › Bildirimler.
2. 2Randevu formunda işaretli gelecek kanalları seçin.
3. 3Hatırlatma kademelerini ve teyit bağlantısını ayarlayın.
4. 4Alttaki kaydet çubuğundan kaydedin. Değişiklik yalnızca yeni gönderimleri etkiler.

E-posta yurt dışı bir sağlayıcı üzerinden gider ve alıcının kutusunda süresiz kalır. Bu yüzden 20 Eylül 2026’dan itibaren sistemin danışana gönderdiği e-postalar kişisel ve klinik ayrıntı taşımaz. E-postada yalnızca kurum adı, nötr bir başlık (“Randevu hatırlatması”, “Yeni belgeleriniz var”, “Yeni faturanız hazır”), gerekiyorsa tek işlevsel satır (hatırlatmada tarih-saat, faturada son ödeme tarihi) ve portala giden bağlantı bulunur. Danışan adı, hizmet adı, uzman adı, ölçek ve ilaç adı, belge adı, tutar ve kart bilgisi e-postaya girmez. Bunların tamamı danışanın portalındaki Bildirimler sayfasında görünür. Personele giden e-postalar için de aynı kural geçerlidir: danışan adı, skor ve görev başlığı yerine “uygulamada bildiriminiz var” yazılır. Ayrıntı panel zilindeki bildirimde durur. SMS ve WhatsApp bu kuraldan etkilenmez. Kurumun kendi yazdığı duyuru metinleri e-postada değil, danışanın portal bildiriminde okunur.

SMS ve portal bildirimi metni kurum terminolojisiyle üretilir. E-posta yalnız kısa bir haber ve portal bağlantısı taşır. WhatsApp’ta işletmeden başlayan ileti Meta’nın onayladığı şablonla gider: randevu hatırlatmasında tek şubeli kurum için danışan adı, kurum adı, randevu adı, tarih-saat ve uzman bilgisini taşıyan şablon, çok şubeli kurum için bunlara ek olarak şube adı, adres ve harita bağlantısını taşıyan şube şablonu kullanılır. Şablonları Meta’ya PratiVia onaylatır. Kurumun ayrıca şablon göndermesi gerekmez. Otomasyon metinlerinde değişkenler süslü parantezle yazılır ve gönderimde dolar. Platformun sağladığı mevzuat cümleleri (ticari ileti reddi, veri sorumlusu bilgisi) korumalıdır. Gönderim sonrası teslim durumu sağlayıcıdan alınır: gönderildi, ulaştı, teslim edilemedi (numara geçersiz, kapalı, reddetti). Kurumun tüm gönderimleri, sade durum ve nedenleriyle, zilin altındaki Gönderim geçmişi ekranında tek listede görünür. Teslim edilemeyen hatırlatmalar sekreterin arama listesine düşer.