Takvim senkronu: Google Calendar ve Outlook bağlantısı

Takvim bağlantısı kurum ayarıdır. Entegrasyonlar ekranının Takvim eşitleme bölümündeki Google Takvim ve Outlook Takvim kartlarında “Bağla”ya basan kurum sahibi ya da yöneticisi sağlayıcının kendi izin ekranına yönlendirilir. PratiVia parolanızı görmez, yalnızca takvime etkinlik yazma yetkisi alır. Onaydan sonra Entegrasyonlar ekranına dönülür ve kart “Bağlı” rozetini, bağlanan hesabı, kullanılan takvimi (varsayılan olarak hesabın birincil takvimi) ve son senkron zamanını gösterir.

Her sağlayıcı için kurumda tek bir hesap bağlanır. Tüm uzmanların randevuları bu takvime yazılır. Uzmanların kendi kişisel takvimlerini ayrı ayrı bağlayacağı bir ekran yoktur. İşletme yöneticisi, sekreter ve uzman rolleri bağlantı kuramaz ve kaldıramaz.

1. 1Kurum sahibi ya da yönetici olarak Entegrasyonlar’ı açın.
2. 2Takvim bağlantıları bölümünde Google Takvim ya da Outlook Takvim kartında “Bağla”ya basın.
3. 3Sağlayıcı izin ekranında hesabı seçip onaylayın.
4. 4Entegrasyonlar’a döndüğünüzde kartta “Bağlı” rozetini ve hesabı kontrol edin.

Randevu oluşturulduğunda, saati ya da durumu değiştiğinde senkron işi otomatik olarak kuyruğa alınır ve dış takvimdeki etkinlik güncellenir. Randevu iptal edilir ya da silinirse etkinlik dış takvimden kaldırılır. Giden kayıt yalnızca başlık ile başlangıç ve bitiş saatini içerir. Hizmet ve notlar gitmez. Aktarım tek yönlüdür: dış takvimde kendiniz oluşturduğunuz etkinlikler PratiVia’ya okunmaz ve uygunluğunuzu kapatmaz. Dış takvimde meşgul olduğunuz saatleri PratiVia’da kapatmak için izin ya da takvim istisnası girin.

• Gizlilik kipi açık (varsayılan): başlıkta yalnızca kurum terminolojisiyle “PratiVia randevu” (ör. “PratiVia seans”) yazar. Danışan adı, hizmet ve not gitmez.
• Gizlilik kipi kapalı: randevu başlığında danışanın adı ve soyadı Google ya da Microsoft takvimine, yani Türkiye dışındaki sunuculara aktarılır. Online randevularda açıklamaya “Online seans” eklenir. Bu KVKK md. 9 kapsamında yurt dışına aktarımdır. Aktarım için hukuki sebep ve gerektiğinde danışanların açık rızası kurumun sorumluluğundadır.
• Gizlilik kipini Entegrasyonlar ekranındaki takvim kartındaki Gizlilik kipi anahtarından yalnızca kurum sahibi ya da yöneticisi değiştirebilir. İlk kapatmada yurt dışına aktarım beyanı açılır. Beyan onaylanmadan kip kapanmaz. Beyan bir kez alınır. Sürümü, zamanı ve onaylayan kişi kayda yazılır. Beyan yoksa senkron danışan adını her durumda maskeler.

Takvim bağlıyken randevu detayında “Takvime gönder” düğmesi, randevu listesinde ise satırın “⋯” menüsünde aynı adlı işlem görünür. O randevuyu dış takvime yeniden gönderir. Kurumda bağlı takvim yoksa düğme görünmez, randevu detayında “Takvime gönder: bağlı takvim yok” yazar. Gönderim başarısız olursa iş birkaç kez artan aralıklarla yeniden denenir.

Sağlayıcı izni yenilenemezse kart kırmızı “Bağlantı koptu” rozetine geçer ve nedenini yazar. “Yeniden bağla” ile izni yenileyin. Kartın ⋯ menüsündeki “Bağlantıyı kaldır” bağlantıyı ve saklanan erişim anahtarını siler. Daha önce dış takvime yazılmış etkinlikler olduğu yerde kalır, gerekirse onları dış takvimden kendiniz silin.