Bekleme listesi: boşalan saati dakikalar içinde doldurma

Bekleme Listesi ekranından yeni kayıt açarken danışanı seçer ya da yeni aday olarak ad ve telefon girersiniz. İsteğe bağlı alanlar uzman, hizmet ve uygun zaman aralıklarıdır. Uzman ve hizmeti boş bırakmak kişiyi kurumun tüm uygun saatlerine aday yapar. Belirli bir uzmanı bekleyen danışanda ise uzmanı mutlaka seçin.

Aday henüz danışan değilse kaydı “aday” olarak tutulur. Randevu oluştuğunda aynı kayıt danışana dönüşür, ikinci bir kayıt açılmaz.

1. 1Bekleme Listesi › Yeni kayıt.
2. 2Danışanı arayın ya da ad ve telefonla aday oluşturun.
3. 3Beklenen uzman ve hizmeti seçin (boş bırakılabilir).
4. 4Uygun gün ve saat aralıklarını işaretleyin.
5. 5Öncelik verin (normal / yüksek) ve kaydedin.

Bir randevu iptal edildiğinde ya da teyit zorunluluğu nedeniyle serbest kaldığında sistem listedeki adayları eşleştirir: uzman, hizmet süresi ve uygun zaman aralığı tutan adaylar bulunur. Kurum ayarına göre davet ya öncelik sırasıyla tek tek (her adaya belirli dakika yanıt süresi) ya da hepsine aynı anda gider.

Davet SMS ya da WhatsApp ile ulaşır ve giriş istemeyen bir sayfaya götürür. Aday “Kabul” dediğinde randevu anında oluşur. Diğer adaylara “saat doldu” bilgisi gider ve listede kalmaya devam ederler.

Danışanla telefonda anlaştığınızda daveti beklemenize gerek yok. Satırdaki “Seansa dönüştür” randevu formunu danışan, uzman ve hizmetle ön-doldurulmuş açar. Kayda davet gönderilmişse davet edilen saat ve süre de forma gelir. Saati kontrol edip kaydettiğinizde randevu oluşur ve bekleme kaydı aynı anda “Seansa dönüştü” olur. Gönderilmiş bir davetin bağlantısı geçersizleşir. Danışan eski SMS ile ikinci bir randevu alamaz.

Danışanı bilgilendirmek isterseniz randevu formundaki bildirim seçeneklerini kullanın (SMS, WhatsApp ya da e-posta). Kurumun varsayılanı formda hazır gelir, isterseniz kapatabilirsiniz. Kayıt başka bir işlemle değiştiyse (ör. danışan o sırada davetin bağlantısını kullanıyorsa) randevu oluşmaz ve ekran sizi uyarır.

1. 1Bekleme Listesi’nde kaydın satırında “Seansa dönüştür”e basın.
2. 2Formda saati, uzmanı ve hizmeti kontrol edin.
3. 3Bildirim seçeneklerinden danışanın nasıl bilgilendirileceğini seçin.
4. 4Kaydedin. Listeye dönersiniz ve kayıt “Seansa dönüştü” görünür.

Çocuk gelişimi, dil ve konuşma terapisi ve ergoterapi kurumlarında kayda bir öncelik nedeni eklenebilir: erken müdahale (0-3 yaş), güncel RAM raporu, okula geçiş dönemi, gerileme ya da diğer. Kısa bir not da yazabilirsiniz. Neden sıra puanını kendiliğinden değiştirmez, kararı ekip verir. Nota tanı yazmayın.

Satırda danışanın yaş grubu doğum tarihinden okunur, 0-3 yaştaki çocuk ayrı bir rozetle görünür. Sırada bekleyen kayıtlarda kaç gündür beklendiği yazar, listenin üstündeki “Medyan bekleme” süzgeçteki bekleyenlerin ortanca süresidir. Neden süzgeciyle yalnız 0-3 yaşı ya da tek bir nedeni listeleyebilirsiniz.

Kaydı göremeyen kullanıcı (danışana atanmamış uzman) adı, yaş grubunu ve notu görmez, yalnız bekleme süresini görür.

Bekleme listesi bakılmadığında birkaç haftada eskir. PratiVia belirli aralıkla (varsayılan 21 gün) adaya “listede kalmak istiyor musunuz?” mesajı gönderir. Yanıt gelmezse kayıt pasife düşer ve listede gri görünür. Randevu alan aday listeden otomatik olarak çıkar.

Liste ekranındaki “eşleşme yok” rozeti, adayın beklediği uzman ya da saat aralığının hiç açılmadığını gösterir. Bu adaylarla ayrıca konuşup beklentiyi genişletmek gerekir.