Online randevu sayfası ve gelen talepler

Online randevu kuralları ekranının en üstündeki durum kartı sayfanın şu an Yayında mı Kapalı mı olduğunu gösterir. “Sayfayı yayına al” düğmesi ANINDA kaydeder. Ayrıca bir kaydet düğmesine basmanız gerekmez. Açıkken “Sayfayı görüntüle” ile danışanın göreceği hâli açabilir, “Yayından kaldır” ile onay alarak kapatabilirsiniz.

Kartın altındaki … alınabilmesi için listesi (başlık kurum terimini izler: psikolojide “Seans alınabilmesi için”) üç koşulu denetler: hizmet veren ve uzman kartı yayında en az bir uzman, en az bir aktif hizmet ve çalışma programında en az bir açık gün. Biri eksikse sayfa açık olsa bile ziyaretçi boş bir takvim görür. Eksik satırın yanındaki bağlantı sizi düzelteceğiniz ekrana götürür. Tek başınıza çalışıyorsanız uzman sizsiniz: Profilim › Uzman kartım sayfasından kartınızı yayınlayın.

Kartın altındaki Sayfa ayarları (gün ve saatler, zaman sınırları, görünen alanlar, talepler, formlar) yayın durumundan bağımsızdır ve ekranın altındaki kaydet çubuğuyla kaydedilir. Sayfa adresi, QR kodu ve web sitesi düğmesi yayındayken bu ekranın paylaşım bölümünde de durur. Adresin ve vitrinin birlikte göründüğü yer sol menüdeki Online görünürlük ekranının üst kartıdır.

Sayfa çalışma saatlerini, kurumun kapalı günlerini (Çalışma Saatleri › Kapalı günler: bayram, adli tatil, izin), uzman uygunluğunu ve kaynak çakışmasını dikkate alır. Ekibin göremediği hiçbir saati göstermez. Kuralların ekranındaki Kapalı günler kartı yaklaşan kapanış sayısını gösterir ve düzenleme sayfasına götürür. Teyit zorunluluğu ve iptal politikası metni sayfada da görünür.

1. 1Online randevu kuralları ekranını açın. Durum kartındaki “… alınabilmesi için” listesinde eksik varsa bağlantılardan tamamlayın.
2. 2“Sayfayı yayına al” düğmesine basın. Kart “Randevu sayfanız yayında” olarak değişir.
3. 3Karşılama metnini ve varsa kurum görselini ekleyin.
4. 4Online alınabilecek hizmetleri işaretleyin. İlk görüşme gibi hizmetleri sınırlayabilirsiniz.
5. 5Görünecek uzmanları seçin. “Uzman seçmesin, ilk uygun” seçeneğini isterseniz açın.
6. 6Kapora istiyorsanız Ayarlar › Randevu politikası › Kapora ekranında kuralı belirleyin (kapora yok, sabit tutar, ücretin yüzdesi, tam ücret). Hizmete özel kural aynı ekrandaki hizmet satırından açılır.
7. 7Online görünürlük ekranının üst kartından adresi kopyalayıp web sitenize ve sosyal medya profilinize ekleyin.

Danışan sırayla hizmet, uzman (isteğe bağlı), gün ve saat seçer. Ad, telefon ve e-posta girer. Aydınlatma metnini onaylar. “Göndermeden önce telefonu SMS koduyla doğrula” ayarı açıksa ziyaretçi son adımda telefonuna gelen 6 haneli kodu girer. Böylece sahte kayıt engellenir. Doğrulama hem doğrudan randevuda hem de ekip onayı açıkken gelen başvurularda ve zaman önerme taleplerinde uygulanır. Doğrulanmamış numarayla başvuru Talepler’e düşmez. Ayar iki modda da açılıp kapatılabilir ve SMS kotanızdan düşer. Hizmette kapora varsa onaydan sonra Ödeme adımı gelir: saat 15 dakika danışan adına tutulur, danışan ödeme kuruluşunun güvenli sayfasında kartla öder (3D Secure) ve randevu ödeme tamamlanınca kesinleşir. Ödenmezse saat kendiliğinden serbest kalır. Online ödeme bağlı değilse kapora isteyen hizmette başvuru Talepler’e düşer (kurum onayı). Onay ekranında randevu özeti ve takvime ekleme bağlantısı görünür.

Online randevu sayfasından gelen kayıtlarda iki kurum içi kural uygulanmaz: Hizmet Yetkileri ekranındaki yetkili uzman listesi ve kontrendikasyon kuralları. Bu yüzden belirli uzmanlara bağlı ya da klinik ön değerlendirme isteyen hizmetleri online sayfada açmamayı ya da “Ekip onayı gerektir” ile talep olarak almayı düşünün.

Portaldeki Uzman Bul sayfası ise kurumdan bağımsızdır: il, ilçe ve sektöre göre yayında olan kurumları listeler ve her kurumun randevu sayfasına yönlendirir. Yayın durumu kapalı kurumlar burada görünmez.

Danışan istediği aralıkta boş saat bulamazsa “Zaman öner” seçeneğine geçer. Uygun olduğu gün ve saat aralıklarını ve kısa bir notu bırakır. Bu kayıt randevu değildir, taleptir ve ekibin Talepler ekranına düşer. Sekreter talebi açar, danışanla iletişime geçer ve uygun saati bulup randevuya çevirir.

Ekibin açtığı randevuda uyarıyı bir kişi okur ve devam edip etmeyeceğine karar verir. Online randevuda o kişi yoktur. Ziyaretçiye de uzmanın belge durumu ya da dosyasındaki klinik bir kayıt gösterilemez. Bu yüzden online yolda “uyar” kademesi “kurum onayına götür” anlamına gelir: saat anında ayrılmaz, başvuru Talepler’e düşer ve ziyaretçi “kurum onayı bekleniyor” mesajını görür.

Hizmet yetkisi (Kurum Yapısı › Hizmet Yetkileri): “Zorunlu” kademede o hizmet için yetkili listesinde olmayan ya da zorunlu belgesi geçersiz uzman sayfada gösterilmez, saatleri üretilmez. Doğrudan gönderilen rezervasyon ve talep reddedilir. “Uyar” kademede uzman görünür ama başvuru kurum onayına düşer. “Kapalı” kademede etkisi yoktur.

Kontrendikasyon (Kurum Yapısı › Kontrendikasyon Kuralları): telefonunu SMS koduyla doğrulayan ziyaretçi kurumdaki mevcut dosyasıyla eşleşir. Bu dosyada seçilen hizmetle eşleşen bir kural varsa (uyarı ya da engelleyici fark etmez) randevu anında onaylanmaz, Talepler’e düşer. Online yolda kontrendikasyon hiçbir zaman ret mesajı üretmez: ret, ziyaretçiye “dosyanızda bir kayıt var” demek olurdu. Yeni ziyaretçinin dosyasında klinik kayıt olmadığı için kural tetiklenmez.

Klinik kapı yüzünden kuyruğa düşen başvurunun görevi “Kurum onayı gerekli (klinik güvenlik)” başlığıyla açılır ve açıklamasında nedenin türü (hizmet yetkisi / kontrendikasyon) yazar. Ayrıntı görevde yoktur. Talebi randevuya çevirdiğinizde randevu formu klinik profile erişimi olan kullanıcıya eşleşen kaydı ve kural metnini gösterir. Aynı kurallar otomatik talep onayında ve portaldan randevu alan kayıtlı danışanda da uygulanır.

Talepler listesi kaynağına (randevu sayfası, portal, iletişim formu), durumuna (yeni, iletişimde, randevuya çevrildi, kapatıldı) ve yaşına göre süzülür. 48 saati aşan yeni talepler kırmızı bantla işaretlenir. Talep detayında danışanın yazdığı not, telefon ve uygun saat aralıkları vardır. “Randevuya çevir” düğmesi danışan kaydı yoksa kaydı da açar.