Hukuk büroları: dosya defteri, süreler, duruşmalar, masraf/avans ve çıkar çatışması

Hukuk Dosyaları › Yeni dosya ile müvekkil seçilir. Dosya başlığı, sorumlu avukat, uygulama alanı (aile, ticaret, iş, ceza…), dosya türü, ücret sözleşmesi, mahkeme, esas numarası ve vekâletname no/tarihi girilir. Dosya numarası boş bırakılırsa kurum serisinden (2026-0001) verilir.

Karşı taraf adı ve isterseniz TC / vergi kimlik no yazılır. Çıkar çatışması kontrolü düğmesi adı ve kimlik numarasını mevcut müvekkillerinizle ve diğer dosyalarınızın karşı taraf, karşı vekil ve üçüncü kişi kayıtlarıyla karşılaştırır (Türkçe karakter duyarsız, aynı kimlik numarası en güçlü eşleşmedir). Kontrolü çalıştırmasanız da sistem dosyayı kaydederken taramayı yeniden yapar. Eşleşme varsa bulgular listelenir ve Değerlendirmeniz kutusuna en az 10 karakterlik gerekçe yazmadan dosya açılmaz. Gerekçe değiştirilemez bir kayda yazılır.

Karşı taraf dosyanın Taraflar sekmesine de eklenir. Sonraki taramalar onu görür. Kimlik numarası şifreli saklanır, ekranda yalnız son 4 hanesi görünür.

İş, ticaret, gayrimenkul ve aile alanlarında Uyuşmazlık türü sorulur (işçi alacağı, işe iade, ticari para alacağı, tüketici, kira, ortaklığın giderilmesi, kat mülkiyeti, komşu hakkı). Dava dosyasında bu türlerden biri seçilince arabulucuya başvurmanın dava şartı olabileceği hatırlatılır (HUAK m.18/B, İş Mahkemeleri Kanunu m.3, TTK m.5/A). Uyarı dosya açmayı engellemez. Özet sekmesindeki Arabuluculuk dosyası aç aynı müvekkil ve uyuşmazlık için arabuluculuk dosyası açar, o dosya varsa uyarı kalkar. Arabuluculuk dosyasının künyesine Son tutanak tarihi yazılır: başvurudan son tutanağa kadar zamanaşımı durur, dava süresini bu tarihten Süreler sekmesinde hesaplayın. Süre türlerinde arabuluculuk görüşme süresi de vardır.

1. 1Hukuk Dosyaları › Yeni dosya. Müvekkili ve sorumlu avukatı seçin.
2. 2Uygulama alanını, dosya türünü ve mahkeme künyesini girin.
3. 3Karşı tarafı (varsa kimlik numarasıyla) yazın ve çıkar çatışması kontrolünü çalıştırın.
4. 4Eşleşme varsa değerlendirmenizi yazın. Dosyayı aç ile kaydedin.

Dosya açıldığında Özet sekmesi sıradaki süreyi, sonraki duruşmayı ve dosya avansını gösterir. Künye › Düzenle ile dosya türü, durum, mahkeme, esas numarası ve vekâletname bilgisi (no, tarih, süreli ya da süresiz) güncellenir (dosya kapatılınca kapanış tarihi bugün yazılır). Vekâletnamenin türü saklama süresinin başladığı günü belirlemenize yardım eder (Avukatlık Kanunu m.39). Sekme başlıklarındaki sayılar açık süreleri, yaklaşan duruşmaları ve bağlı kayıtları gösterir. Gecikmiş süre ya da düşük avans kırmızı işaretle görünür.

Not, görüşme, fatura, görev ve belge oluştururken formdaki Hukuk dosyası alanından müvekkilin açık ya da beklemedeki dosyası seçilir. Dosyanın Notlar, Görüşmeler, Faturalar, Görevler ve Belgeler sekmelerindeki Dosya notu yaz, Görüşme ver, Fatura kes, Görev ekle, Belge oluştur düğmeleri formu bu dosya seçili açar. Zaman kaydı ve masraf faturaları dosyaya otomatik olarak bağlanır. Dosyaya bağlı görüşme “geldi” işaretlenince kesilen otomatik fatura da aynı dosyaya bağlanır.

Oluşturulmuş bir kaydı sonradan bağlamak ya da bağı çözmek için notun, görüşmenin, faturanın, görevin veya belgenin ayrıntı sayfasındaki Hukuk dosyası kutusunu kullanın: bağlı değilse müvekkilin açık ya da beklemedeki dosyalarından birini seçip Dosyaya bağlaya, bağlıysa Bağı kaldıra basın. Bağlı dosyanın numarası dosyaya giden bağlantıdır. Kutu hukuk dosyaları modülü açıkken görünür. Bağlama ve bağı kaldırma dosya yazma iznini ister ve yalnız aynı müvekkilin dosyasına yapılabilir.

Bir sekmeyi görmek için o kaydın okuma izni de gerekir (ör. Faturalar için fatura okuma izni). İzni olmayan kullanıcı sekmeyi görmez.

Süreler sekmesindeki Süre ekle formunda süre türü seçilir (cevap dilekçesi, istinaf, temyiz, bilirkişi raporuna itiraz, idari dava açma, ödeme emrine itiraz, işe iade için arabulucu başvurusu, zamanaşımı ve diğerleri), tebliğ ya da olay tarihi girilir. Süre ve birim türden gelir. Mahkemenin verdiği farklı süreyi elle yazabilirsiniz. Formun altında hesaplanan son gün ve hesabın her adımı görünür.

Tebliğ şekli alanında fiziki tebligat, elektronik tebligat, duruşmada tefhim ya da diğer seçilir. Elektronik tebligatta tebliğ tarihi yerine Adresinize ulaştığı tarih istenir. Tebligat ulaşmayı izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır (Tebligat Kanunu m.7/a, Elektronik Tebligat Yönetmeliği m.9) ve süre bu günden hesaplanır. Beşinci gün hafta sonuna denk gelse de kaymaz. Yargıtay’ın bazı dairelerinde süreyi tebligatın açıldığı günden başlatan kararlar var. Tebligatı daha önce açtıysanız son günü gerekçesiyle erkene çekebilirsiniz. Süre satırında tebliğ şekli rozeti görünür.

Hesap kuralları: gün olarak verilen sürede başlangıç günü sayılmaz. Hafta, ay ve yıl olarak verilen süre karşılık gelen günde biter (ayda karşılık gün yoksa ayın son günü). Son gün adli tatile (20 Temmuz – 31 Ağustos) denk gelirse süre türünün kuralına göre tatilin bitiminden itibaren 1 hafta (HMK, İYUK) ya da 3 gün (CMK) uzar. İcra işlemleri ve zamanaşımı adli tatilden etkilenmez. Son gün hafta sonuna ya da resmî tatile denk gelirse izleyen iş gününe kayar. Resmî tatil takvimi bulunmayan bir yıla düşen hesapta uyarı gösterilir.

Hesap yardımcı bir araçtır, hukuki tavsiye değildir: son günü elle düzelt alanından değiştirebilirsiniz. Gerekçe zorunludur ve hesaplanan gün de kayıtta kalır. Yerine getirilen süreyi Yerine getirildi, gereksiz kalanı İptal et ile kapatırsınız.

Son güne 7, 3 ve 1 gün kala ve son gün sabah, süreden sorumlu avukata ve (ayar açıksa) kurumun sekreterlerine uygulama içi bildirim gider. E-postada yalnız “yaklaşan bir süre var” yazar, dosya ayrıntısı uygulamadadır. Müvekkile süre bildirimi gitmez.

Duruşma notunun Sonraki celse ve dilekçe taslağı notunun Son gün alanları dolu ve not bir dosyaya bağlıysa ilgili sekmede öneri çıkar. Tek dokunuşla süre ya da duruşma formuna aktarılır. Hukuk Dosyaları › Süre takvimi tüm dosyalardaki açık süreleri son güne göre (7 gün, 30 gün, tümü) listeler. Panel’deki Yaklaşan süreler göstergesi buraya açılır.

Bir dosyada birden çok duruşma tutulur: Duruşmalar sekmesinde tarih-saat, amaç (ön inceleme, tahkikat…) ve gerekirse farklı mahkeme girilir. Yapılan duruşma Yapıldı, ertelenen Ertelendi olarak işaretlenir. Dosyanın “sonraki duruşması” bu listedeki planlı en yakın duruşmadır ve geçen duruşmadan sonra bir sonrakine kendiliğinden geçer.

Özet sekmesindeki Müvekkil kartı müvekkilin portalında görünen tek yerdir: sonraki duruşma (salt okunur), Müvekkil hatırlatması (gönderme, 1, 2, 3 gün ya da 1 hafta önce) ve Şu an ne aşamada? cümlesi. Hatırlatma gündüz saatlerinde gider ve yalnız “Takviminizde yaklaşan bir tarih var” der. Mahkeme, esas numarası, dava türü ya da “duruşma” sözcüğü bildirime, SMS’e ve e-postaya yazılmaz.

Müvekkile düzenli bilgi: açık dosyada Şu an ne aşamada? notu 60 günden uzun güncellenmezse dosyanın sorumlusuna “Müvekkile dosyanın durumunu bildirin” görevi açılır (Avukatlık Kanunu m.135/2-l). İstinaf, temyiz ya da itiraz süresi kaydedildikten iki gün sonra not yazılmamışsa “Kanun yolu süresini müvekkile bildirin” görevi açılır. Tarama her sabah çalışır. Bildirim başlığı yalnız “Bir dosyada yaklaşan iş var” der. Mobil uygulama kuruluysa süre, duruşma ve müvekkile bilgi hatırlatmaları telefona da düşer, kilit ekranında yalnız bu cümle görünür. Dosya ve kişi bilgisi uygulamadaki bildirimde okunur. Süreyi Hukuk Dosyaları › Ayarlar’dan 15 ile 180 gün arasında değiştirebilirsiniz. Panel’deki Bilgi bekleyen dosyalar göstergesi bu dosyaları sayar.

Takvimin üstündeki Dosya olayları şeridi görünen aralıktaki duruşmaları ve son günleri gösterir. Bunlar randevu değildir, takvim ızgarasına yerleşmez. Başlıkta mahkeme ve esas numarası yalnız Hukuk Dosyaları › Ayarlar’da açarsanız görünür. Ekibe duruşmadan 7, 3, 1 gün önce ve günü bildirim gider.

Masraf/Avans sekmesinde dosya avansı müvekkil bakiyesinden AYRI bir emanet hesabı olarak tutulur. Avans alındı (ödeme yoluyla), Müvekkile iade ve Düzeltme (yön ve gerekçe zorunlu) hareketleri girilir. Hareketler değiştirilemez ve silinemez. Hata ters düzeltmeyle giderilir. Bakiye eksiye düşemez: aynı anda iki düşüm yapılsa bile yalnız bakiyenin yettiği kaydedilir.

Masraflar (harç, tebligat, bilirkişi, keşif, posta, yol, diğer) tutar, tarih, açıklama ve isteğe bağlı makbuz/dekont dosyasıyla yazılır. Müvekkile yansıt kapalıysa masraf büro gideridir. Yansıtılan masraf ya Avanstan düş ile avans hesabından düşülür ya da seçilip faturaya aktarılır: masraflar ücret faturasıyla karışmaz, KDV’siz ve stopajsız ayrı bir masraf yansıtma faturası taslağı oluşur. Faturalanmış ya da avanstan düşülmüş masraf tekrar faturalanamaz ve silinemez.

Adliyede ya da yolda mobil uygulamanın Daha › Hukuk dosyaları ekranı yaklaşan süreleri (7, 30 ya da 90 gün, geçmiş açık süreler daima listede) ve açık dosyaları verir. Dosyada özet, avans bakiyesi, açık süreler (Yerine getirildi notla), duruşmalar (sonuç ve not) ve Masrafı kaydet vardır. Makbuz telefon kamerasıyla eklenir. Yeni süre son günü web ile aynı kurallarla hesaplayıp ekler, Yeni duruşma planlı duruşma açar. Dosya açma, ücret ve icra webdedir (ayrıntı: “Mobilde dosya araçları”).

Düşük bakiye eşiği tanımlarsanız bakiye eşiğe ya da altına inince dosyada uyarı görünür ve sorumlu avukata bir kez bildirim gider (bakiye eşiğin üstüne çıkıp yeniden inerse tekrar gider).

Müvekkil parası sekmesi avukatın müvekkil adına aldığı parayı tutar: icra tahsilatı, sulh bedeli, hüküm gereği ödeme. Dosya avansından ayrıdır. Hareketler Müvekkil adına alındı, Müvekkile ödendi, Ücretten mahsup ve Masraftan mahsuptur. Ücretten mahsup yalnız bu dosyanın düzenlenmiş ücret faturası seçilerek yapılır, iki mahsupta da gerekçe zorunludur.

Defter değiştirilemez ve silinmez. Hatalı hareket Ters kaydet ile karşı hareketle düzeltilir, her hareket bir kez ters kaydedilir. Bakiye eksiye düşemez, aynı anda iki ödeme girilse bile yalnız bakiyenin yettiği kaydedilir.

Müvekkil adına alınan para gecikmeden bildirilip verilir (Avukatlık Kanunu m.135/2-o). Bakiye 15 günden uzun beklerse sekmede uyarı çıkar. Bu süre kanundaki bir sayı değildir, hatırlatma eşiğidir. Platform sektör ekranında yalnız toplam sayılar görünür, müvekkil kimliği görünmez.

İcra sekmesinde tahsilat girerken Para avukata geçti mi? sorusuna icra dairesinden alındı ya da borçlu doğrudan ödedi derseniz tahsilat aynı anda bu deftere yazılır. Borçlunun size doğrudan ödediği tahsilat icra dosyasına bildirilmelidir (m.135/1-r). Bildirince satırdaki İcra dosyasına bildirildi düğmesine basın, bu tek seferlik bir işarettir. İcra tahsilatını ters kaydetmek bu defteri değiştirmez, gerekiyorsa buradaki hareketi de ayrıca ters kaydedin.

Hareket eklerken Müvekkile portal bildirimi gönder varsayılan olarak seçilidir, kapatmak büronun kararıdır. Bildirimde hareketin adı ve tutarı portalde görünür, e-postaya yalnız “Dosyanızda yeni bir hareket var” yazılır. Ters kayıtta da bildirim gider. Hesap ekstresi (PDF) müvekkilin portalde Dosyalarım bölümünden indirdiği ekstrenin aynısıdır: tarih, hareket, tutar ve bakiye. İç not, dekont numarası ve ödeme yolu ekstreye girmez.

Bakiye 15 günden uzun beklerse her sabah 09:00 taramasında dosyanın sorumlu avukatına Müvekkil adına bekleyen parayı aktarın görevi açılır. Aynı dosyada 15 gün içinde açılmış görev varsa yenisi açılmaz. Müvekkile bu tarama için bir şey gönderilmez.

Zaman sekmesine avukat ve stajyer yaptıkları işi gün, dakika ve açıklamayla girer. Kayıt faturalanabilir ya da faturalanamaz işaretlenir. Saatlik ücret sözleşmeli dosyada saat ücreti dosyanın kararlaştırılan ücretinden kayda kopyalanır ve sonradan değişmez. Seçilen faturalanabilir kayıtlar Faturaya aktar ile dosyaya bağlı fatura taslağına dönüşür. Faturalanmış kayıt değiştirilemez ve yeniden faturalanamaz. Kayıtlarda onay adımı yoktur.

Belgeler sekmesinde Dosya yükle ile taranmış vekâletname, karar, dekont gibi dosyaları dosyaya eklersiniz (güvenlik taramasından geçer). Belge oluştur belge şablonlarından (ör. ücret sözleşmesi) bu dosyaya bağlı belge açar. Şablon kurum bilgilerini doldurur, müvekkil ve dosyaya özgü alanları siz tamamlarsınız.

Belge iste hazır listeleri açar (genel, boşanma / aile davası, iş davası, kira / tahliye, miras, icra takibi, ceza dosyası). Müvekkil portalde Dosyalarım › İstenen belgeler bölümünde her belgeyi ayrı yükler. Siz kalem kalem Onayla, Eksik ya da elden alınana Teslim alındı dersiniz. Tüm belgeler onaylanınca talep otomatik olarak tamamlanır. Müvekkile giden bildirim ve e-posta belge adı içermez.

Dosyayı, müvekkilin kaydına erişimi olan ve hukuk dosyası okuma izni bulunan ekip üyeleri görür. Dosya açma ve düzenleme ayrı bir izindir. Dosya sekmelerinin, masraf ve avans dökümünün açılması denetim izine yazılır. Stajyer dosyaları görür ve kendi zaman kaydını girer. Dosya açamaz, taraf ekleyemez.

Platform destek ekibi, kurum sahibinin onayıyla açılan destek oturumunda hukuk dosyası ve icra takibi ekranlarını açamaz. Görüşme notu, belge ve mesaj ekranları bu oturumda açık kalır. Destek talebinde müvekkil adı ve dosya içeriği yazmayın, sorunu ekran adı ve hata iletisiyle anlatın. Ayrıntı Ayarlar › Sözleşmeler’deki Veri İşleyen Sözleşmesi Avukatlık Meslek Sırrı Ekindedir.

Kapatılan dosya silinmez. Kapandı ya da Arşivde durumuna alınır. Arşivdeki dosyaya yeni kayıt bağlanmaz. Kapanmış dosyaya süre, duruşma ve masraf eklenmez, son fatura ve belge bağlanabilir. Saklama süresi dosyanın kapanışından sayılır (Avukatlık Kanunu md. 39). Künyedeki Saklama satırı bunu gösterir, açık dosyaya bağlı kayıt arşive düşmez.