Şubeler: ikinci şube, hizmet yerleri ve oda çakışması

Kurum Yapısı › Şubeler ekranı şubeleri kart olarak gösterir: renk şeridi, ad, ilçe/il ve varsayılan şubede Varsayılan rozeti. Pasife alınan şubede Pasif rozeti görünür. Şube ekle ile ad, tür (Şube (fiziksel adres), görüşme odası, stüdyo…. Online görüşme, ev ziyareti ve diğer hizmet yerleri şube sayılmaz), adres, harita bağlantısı, telefon ve erişim notu girilir. İl, ilçe ve mahalle standart listeden seçilir.

Online görüşme ya da ev ziyareti için ayrı bir yer tanımlamak isterseniz aynı ekranın altındaki Diğer hizmet yerleri bölümünden Hizmet yeri ekle’yi kullanın. Hizmet yerleri şube sayılmaz ve paket sınırını etkilemez.

Şube, aynı kurumun başka bir adresidir: danışanlar, ekip, portal ve abonelik ortaktır. Kendi ekibi, danışanları ve aboneliği olan ayrı bir işletme için ayrı kurum açılır. Yeni şube ekranı, zaten bir şubeniz varken bunu tek cümleyle hatırlatır ve yeni kurum ekleyin bağlantısını verir. Ayrı kurumları sonra bir kurum grubunda birleştirebilirsiniz.

Ruhsata tabi sektörlerde (genel tıp, psikiyatri, diş hekimliği, fizyoterapi, geleneksel ve tamamlayıcı tıp, veteriner hekimlik, güzellik salonu, özel ders ve eğitim) şube detayında Ruhsat sekmesi vardır. Tek şubeli kurumda da görünür, çünkü sağlıkta her adres ayrı ruhsatlı kuruluştur. Sekmede isteğe bağlı Ruhsat / izin belgesi no, Ruhsatı veren kurum, Mesul müdür (ekibinizin aktif üyeleri arasından) ve Tesis kodu tutulur. Aynı kişiyi iki şubeye mesul müdür atarsanız kayıttan sonra hangi şubelerde görevli göründüğünü yazan bir uyarı çıkar (mevzuata göre mesul müdür yalnız bir kuruluşta görev yapar). Kayıt engellenmez. Özel ders ve eğitim kurumlarında aynı sekme MEB izinli kurs için Kurum açma izni no, Kurum müdürü ve MEB kurum kodu adlarıyla görünür. Güzellik salonunda alanlar İşyeri açma ve çalışma ruhsatı no ve Sorumlu müdür adını alır. Sorumlu müdür yalnız bir salonda görev yaptığı için aynı kişi ikinci aktif şubeye atanamaz, kayıt hata verir (Ruhsat Yön. Ek-1 J m.10).

1. 1Kurum Yapısı › Şubeler › Şube ekle.
2. 2Ad ve türü seçin. Adres, harita ve iletişim bilgilerini girin.
3. 3Kaydedin. İkinci aktif şubeniz olduysa randevu ve takvim ekranlarında şube seçimi otomatik olarak görünür.

Tek aktif şubeniz varken randevu, grup seansı, danışan ve talep formlarında şube alanı, takvim ve randevu listesinde şube süzgeci, satırlarda şube adı görünmez. Kayıtlar fark edilmeden varsayılan şubeye yazılır. Online görüşme ya da ev ziyareti hizmet yeriniz varsa formda yalnız onlar “Hizmet yeri” olarak sunulur.

İkinci şubeyi aktifleştirdiğinizde formlarda Şube alanı (hizmet yerleriyle birlikteyse Yer) açılır ve boş bırakılırsa varsayılan şube kullanılır. Takvim ve randevu listesinde Şube süzgeci, satırlarda şube adı görünür. Bu davranış platformun “Şube yönetimi” modülüne bağlıdır. Modül kurumunuzda kapalıysa çok şubede de şube alanları gizli kalır ve Şubeler ekranı bunu not olarak yazar.

Hukuk sektöründe “Şube yönetimi” yeni kurumlarda varsayılan olarak kapalıdır: Avukatlık Kanunu’na göre avukatlık bürosu ve ortaklığı şube açamaz. Bugün birden çok aktif şubesi olan hukuk kurumlarının ayarı değişmemiştir.

Çok şubeli kurumda (ve “Şube yönetimi” açıkken) şube kartına tıkladığınızda şube detayı Genel, Ekip ve saatler, Hizmetler ve fiyatlar, envanter açıksa Stok ve Fatura kimliği sekmeleriyle açılır. Tek şubede sekme çubuğu yoktur. Üst şeritte “Kurum Yapısı › Şubeler › şubenin adı” yazar. Şubeler’e dokunarak (telefonda geri okuyla) listeye dönersiniz. Seçtiğiniz sekme adres çubuğuna da yazılır, bağlantıyı paylaştığınızda aynı sekme açılır. Şube kartlarında o şubede çalışan uzmanların baş harfleri ve şubenin açılış saatleri özetle görünür (ör. “Pzt–Cum 09:00–18:00 · Cmt 10:00–14:00”). Şubeye özel saat yoksa kurumun çalışma saatleri yazar.

Ekip ve saatler sekmesinin üstünde bu şubede çalışan uzmanlar listelenir. Bir uzman hiçbir şubeye atanmamışsa tüm şubelerde çalışır ve listede “Tüm şubeler” notuyla yer alır. Bu sayede ikinci şubeyi açtığınızda mevcut ekip hiçbir ayar yapmadan çalışmaya devam eder. Başka şubelere atanmış bir uzmanı sağ üstteki Ekip üyesi ekle kutusundan bu şubeye ekleyebilir (eklenecek kimse yoksa kutu görünmez), satırın ⋯ menüsündeki Bu şubeden çıkar ile çıkarabilirsiniz. Yalnız bu şubede çalışan uzman buradan çıkarılamaz. Önce başka bir şubeye ekleyin.

Her satırdaki 7 günlük ızgara uzmanın haftalık şube planıdır: dolu renkli nokta “bu şubede”, soluk nokta “başka şubede” (üzerine gelince şubenin adı yazar), boş halka “tüm şubeler”, tire “çalışmıyor” demektir. Gün şubesini değiştirmek için ⋯ menüsündeki Uygunluk ve şube günleri ile uzmanın uygunluk sayfasını açın.

Aynı sekmenin altındaki Şube açılış saatleri bölümünde Bu şubeye özel saatler anahtarını açarsanız şubenin kendi haftalık programını, kapalı aralıklarını ve davranış politikasını (esnek uyarı / katı engel / kapalı) girersiniz. Kurum çalışma saatleri başlangıç taslağı olarak gelir. Anahtar kapalıysa şube kurumun çalışma saatlerini kullanır. Kaydet çubuğu yalnız özel saatler açıkken (ya da anahtarı kapattıktan sonra kaydedene dek) görünür.

Şubeye özel saat tanımlıysa o şubedeki randevular kurum programı yerine bu saatlere göre denetlenir ve online randevu sayfası o şube için saatleri bu programdan üretir. Online randevudaki şube kartında açık günler kısaca yazar.

Kurumunuz çok şubeliyse online randevu sayfasında ziyaretçi hizmeti seçtikten sonra Şube seçin adımını görür: her şube adı, ilçe/il, (tanımlıysa) açık günler ve harita bağlantısıyla bir karttır. Seçilen şube randevuya yazılır ve saat adımında “Şube: …” satırından değiştirilebilir. Tek şubede ya da hizmet bir hizmet yerinde (ör. online görüşme) veriliyorsa bu adım hiç görünmez. Şube seçildikten sonra uzman listesinde yalnız o şubede çalışan uzmanlar görünür ve saatler yalnız uzmanın o şubedeki günlerinden üretilir (ör. salı günleri Kadıköy’de çalışan uzman Beşiktaş seçildiğinde salı saati göstermez). Aynı kural danışan portalındaki ve mobil uygulamadaki randevu alma ekranında da geçerlidir.

Kartın ⋯ menüsünde Varsayılan yap, Pasife al / Aktifleştir ve Sil bulunur. Varsayılan şube, şube seçilmeyen kayıtların yazıldığı yerdir. Pasife alınamaz ve silinemez: önce başka bir şubeyi varsayılan yapın.

Pasife alınan şube yeni kayıtlarda seçilemez. Geçmiş randevular, danışan kayıtları ve raporlar olduğu gibi kalır. Randevusu, grup seansı, danışanı, stok kaydı, odası ya da çalışan ekip üyesi (şubeye atanmış ya da haftalık programında bu şubede günü olan) olan şube silinmez: sistem kaç kayıt bağlı olduğunu yazar ve pasife almanızı önerir. Hiç kaydı olmayan şube onayla kalıcı olarak silinebilir. Pasife alınan şubeye bağlı çalışma günleri “tüm şubeler” gibi davranır.

Paketinizin şube sınırı yalnız aktif şubeleri sayar. Hizmet yerleri ve pasif şubeler sayılmaz. Şubeler ekranındaki sayaç paket sınırı varsa kullanımı (ör. “2 / 2 şube”), yoksa yalnız şube sayısını gösterir. Sınıra geldiğinizde yeni şube eklenemez ve pasif bir şube yeniden aktifleştirilemez. Ekran Paketi yükselt bağlantısıyla Abonelik ekranına yönlendirir. Daha küçük bir pakete geçmek isterseniz önce fazla şubeleri pasife almanız gerekir.

Çok şubeli kurumda şube detayının Hizmetler ve fiyatlar sekmesi kurumun aktif hizmetlerini listeler. Her satırdaki Bu şubede anahtarı hizmetin o şubede alınıp alınamayacağını, yanındaki kutu şubeye özel net (KDV hariç) fiyatı belirler. Kutu boşsa liste fiyatı geçerlidir ve kutuda soluk yazıyla görünür. Değişiklikler alttaki kaydet çubuğuyla birlikte kaydedilir. Pasif şubenin hizmetleri değiştirilemez.

Hiç şube ayarı yapılmamış hizmet her şubede liste fiyatıyla verilir. İkinci şubeyi açtığınızda mevcut hizmetler hiçbir ayar yapmadan çalışmaya devam eder. Bir hizmeti tek şubede kapattığınızda diğer şubelerde verilmeye devam eder.

Şube fiyatı randevu formunda (şube seçilince ücret o şubenin fiyatıyla dolar), yeni fatura ekranında (hizmet seçilince birim fiyat), online randevu sayfasında, danışan portalında ve mobil uygulamada kullanılır. Online randevu, portal ve mobil uygulama yalnız hizmeti veren şubeleri listeler. Hizmet tek şubede veriliyorsa şube adımı atlanır ve randevu o şubeye yazılır. Online görüşme ve ev ziyaretinde liste fiyatı geçerlidir. Hizmette fiyat danışana gizliyse şube fiyatı da gösterilmez.

Hizmet düzenleme ekranının altındaki Şubeler bölümü hizmetin hangi şubede hangi fiyatla verildiğini özetler. Bir satıra tıklayınca o şubenin Hizmetler ve fiyatlar sekmesi açılır. Fiyat görme yetkisi olmayan kullanıcı fiyatları görmez, yalnız hizmeti şubede açıp kapatabilir. Tek şubede bu sekme ve bölüm görünmez.

Çok şubeli kurumda (ve “Şube yönetimi” açıkken) her ekip üyesinin bir Erişim seçimi vardır: Tüm şubeler (varsayılan) ya da Yalnız çalıştığı şubeler. Seçim yeni üye davet ederken Şubeler bölümünde, mevcut üyede ise üyenin uygunluk sayfasındaki Çalıştığı şubeler bölümünde yapılır. “Yalnız çalıştığı şubeler” için en az bir şube seçmek gerekir. Kurum sahibi ve yöneticiler bu seçimden etkilenmez, her zaman tüm şubeleri görür. Bu yüzden onların kaydında seçim görünmez.

Erişimi “Yalnız çalıştığı şubeler” olan kişi takvimde, randevu ve grup seansı listelerinde yalnız kendi şubelerinin kayıtlarını görür. Kendi verdiği seanslar ise şubesi ne olursa olsun görünür. Online görüşme ve ev ziyareti gibi şubesiz kayıtlar, kendi şubelerinde çalışan uzmanlara aitse görünür. Danışan listesinde ve aramada şubesi kendi şubelerinden biri olan, şubesi boş olan, kendi şubelerinde randevusu olan ya da birincil uzmanı kendisi olan danışanlar listelenir. Başka şubenin danışanının kartı açılmaz. Faturalarda şubesi kendi şubelerinden biri olan faturalar (şubesi boş faturada danışanın şubesi) görünür. Bu kişi yeni randevuyu yalnız kendi şubelerine yazabilir.

Raporlar, Panelim ve Yönetici panosunda şube seçicisi yalnız kişinin şubelerini listeler ve “Tüm şubeler” yerine Şubelerim yazar. “Şubelerim” seçiliyken sayılar yalnız bu şubelerin toplamıdır. Şube erişimi rolün izinlerine ek bir sınırdır: kişi rolünün göremediği bir kaydı şube erişimiyle görmez.

“Şube yöneticisi” ayrı bir rol değildir: İşletme yöneticisi rolündeki bir üyenin erişimini “Yalnız çalıştığı şubeler” yaptığınızda Ekip listesinde rolü Şube yöneticisi olarak görünür. Ekip listesinde erişimi sınırlı her üyenin yanında Şube kapsamlı rozeti ve şube adları yazar. Şube yöneticisi kendi şube erişimini değiştiremez, başka bir üyeye “Tüm şubeler” veremez ve yalnız kendi şubelerini atayabilir.

Envanter modülü de açıksa şube detayında Stok sekmesi çıkar: bu şubede stoğu olan ya da şube kritik seviyesinin altında kalan ürünler listelenir. Sağ üstteki Transfer yap ile başka bir şubeye mal gönderirsiniz. Satırdaki ⋯ menüsünden Transfer et ve Şube kritik seviyesi açılır (boş bırakılırsa ürünün kritik seviyesi geçerlidir). Lot takibi açıksa sekmenin altında bu şubede son kullanma tarihi geçmiş ya da yaklaşan partiler şubedeki miktarlarıyla listelenir. Şube stoğu ve şube bazlı lotların ayrıntıları için envanter makalesine bakın.

Çok şubeli kurumda (ve “Şube yönetimi” açıkken) otomatik ve elle gönderilen randevu hatırlatmasının SMS’i ve danışanın portal bildirimi randevunun şubesini Şube, Adres ve Harita satırlarıyla taşır. WhatsApp hatırlatması (otomatik ve elle) Meta onaylı şube şablonuyla gider. Şube adı, adres ve harita bağlantısı şablonun parametreleridir. Tek şubede WhatsApp şube bilgisi olmayan şablonla gider. Harita bağlantısı şubede tanımladığınız bağlantıdır. Yoksa adresle bir harita araması bağlantısı üretilir. Metin uzunsa önce harita, sonra adres satırı düşer (SMS üç parçayı aşmaz). Online görüşme ve ev ziyaretinde ya da tek şubede metin değişmez. E-posta yalnız haber verir: adres e-postaya yazılmaz, danışan ayrıntıyı portaldaki bildirimde görür.

Danışan portalındaki randevu kartında da şube adı, adresi ve Haritada aç bağlantısı görünür. Otomasyon metinlerinde {sube_adi}, {sube_adresi} ve {sube_harita} alanlarını, platform bildirim şablonlarında {{sube_adi}}, {{sube_adresi}}, {{sube_harita}} değişkenlerini kullanabilirsiniz. Tek şubede bu alanlar boş kalır ve metinden silinir.

Kurum vitrininin Hakkında bölümünde Şubelerimiz listesi aktif şubeleri ad, adres, harita bağlantısı, telefon ve açılış saatleri özetiyle gösterir (şubeye özel saat yoksa kurumun çalışma saatleri). Listeyi Online görünürlük ekranındaki Şubeleri vitrinde göster anahtarıyla kapatabilirsiniz. Varsayılan açıktır.

Çok şubeli kurumda (ve “Şube yönetimi” açıkken) şube detayında Fatura kimliği sekmesi vardır. Varsayılan olarak her şubenin faturası kurumun kimliğiyle kesilir ve sekmede yalnız “Faturalar kurumun kimliğiyle kesilir.” yazar. Şube ayrı bir şirketse Bu şube ayrı bir şirket olarak fatura keser anahtarını açın ve şirket unvanını, mükellef türünü (şirket ya da serbest meslek), vergi kimlik numarasını (şirkette 10 haneli VKN, şahıs işletmesinde 11 haneli TC kimlik numarası), vergi dairesini, adresi ve fatura seri önekini girip kaydedin. Mükellef türü serbest meslekse Stopaj oranı (%) alanı da görünür (boş bırakılırsa yasal varsayılan %20). Bu şubenin faturalarında stopaj bu orandan önerilir, fatura formunda elle değiştirilebilir ve faturaya yazılan oran o faturada sabit kalır. Şirket mükellefte stopaj hesaplanmaz. Kaydı kurum sahibi ya da yöneticisi yapar.

Vergi numarası şifreli saklanır. Ekranda yalnız maskeli hâli (ör. 12••••••90) görünür, değiştirmek için yeni numarayı yazarsınız. Seri öneki 2–8 harf ya da rakamdır, büyük harfe çevrilir ve kurum içinde tekildir. Bu şubenin faturaları kurumun serisinden ayrı olarak ÖNEK-YIL-0001 biçiminde numaralanır (INV öneki kurumun serisine ayrılmıştır).

Kimlik kaydedilince altta iki kart çıkar: e-Belge hesabı ve Ödeme hesabı. Her kartta tek durum (Bağlanmadı, Doğrulama bekliyor, Bağlı, Bağlantı hatalı) ve duruma uyan tek düğme vardır: Bağla, Test et ya da Düzenle. Bağlı hesapta “Bağlantıyı test et” kartın ⋯ menüsündedir. e-Belge hesabına şirketin entegratörü, ortamı (test/canlı) ve entegratörün verdiği API anahtarı girilir. Ödeme hesabına sağlayıcı, ortam, API anahtarı, gizli anahtar ve hakediş IBAN’ı girilir. Bu hesabı yalnız kurum sahibi bağlar ve doğrular. Kayıtlı anahtarlar hiçbir ekranda geri gösterilmez.

Şirketin kendi üye işyeri anahtarı yoksa üçüncü kart olan Platform aracılı tahsilat ile başvurulur (yalnız kurum sahibi). Başvuru formu yalnız iletişim e-postası, cep telefonu, hakediş IBAN’ı (kayıtlıysa boş bırakılabilir) ve bilgilerin doğruluğu beyanını sorar. Unvan, vergi numarası, vergi dairesi ve adres Fatura kimliğinden alınır. Başvuru için kurumun Ödeme Aracılık Sözleşmesi’nin onaylanmış olması gerekir. Komisyon oranı kurumunkidir. Kartta tek durum görünür: Başvuru gönderilmedi, İncelemede, Onaylandı ya da Reddedildi. Reddedilen başvuruda PratiVia ekibinin gerekçesi kartta yazar ve Yeniden başvur düğmesi çıkar. Karar verildiğinde kurum sahiplerine e-postayla bildirim gider (ayrıntı uygulamadadır). Onaydan sonra bu şubenin faturalarında online kart ödemesi, kurumun aracılı tahsilatı açık olduğu sürece şirketin alt üye işyeri hesabına alınır. Kendi anahtarlarınızı bağlarsanız başvuru sona erer.

e-Belge hesabı doğrulanmamış şubenin faturası e-belge kuyruğunda “Şubenin e-belge hesabı tanımlı değil” hatasıyla bekler. Kurumun kimliğiyle kesilmez. Hesabı Test et ile doğruladığınızda bu şubenin bekleyen belgeleri kendiliğinden yeniden gönderilir. Ödeme hesabı bağlı ve doğrulanmış değilse bu şubenin faturalarında online kart ödemesi kapalıdır ve nedeni fatura ekranında yazar. Havale/EFT ya da elden tahsilat kaydı açıktır. Kayıtlı kartla otomatik tahsilat bu şubenin faturalarını çekmez (kartlar kurumun ödeme hesabında saklıdır).

Ayrı şirket olarak fatura kesen şube silinemez. Önce anahtarı kapatıp kurum kimliğine döndürmeniz gerekir. Anahtarı kapatmak yalnız bundan sonraki faturaları etkiler. Kesilmiş faturaların satıcısı ve numarası değişmez.

Randevu Kaynakları ekranında oda, koltuk/ünit ve cihaz tanımlanır. Çok şubeli kurumda kaynak bir şubeye bağlanabilir. Boş bırakılırsa tüm şubelerde geçerlidir. Tek şubede şube alanı görünmez. Takvim uzman, danışan ve kaynak için çakışmayı ayrı kontrol eder. Çakışan randevu bağlantıyla gösterilir. Kaynak düzenleme ekranı da kaydet çubuğuyla çalışır. “Aktif olarak kaydet” kutusu kaydettiğinizde uygulanır.