Kurum Yapısı: şubeler, odalar, hizmetler ve seans tipleri

Bazı kurumlar ücreti yayımlamaz. Ücret görüşmede belirlenir ve danışana fatura ile ulaşır. Hizmet düzenleme ekranındaki “Ücret danışana görünsün” anahtarı kapatıldığında o hizmetin ücreti online randevu sayfasında, uzman sayfasında, portal randevularında ve bekleme listesi davetinde gösterilmez. Karar sunucuda uygulanır. Ücret danışana açık hiçbir yanıtta yer almaz. Ekip ücreti görmeye ve faturalamaya devam eder.

Seans kaydında ücret elle girilebilir ve görünürlük o seans için ayrıca seçilebilir: yeni seans formunda (ayrıntılı kip) “Ücret danışana görünsün” anahtarı, seans düzenleme ekranında “Hizmetin ayarı / Göster / Gizle” seçimi vardır. Seçim yapılmazsa hizmetin ayarı geçerlidir. Online randevu sayfasının kurum genelindeki fiyat gösterimi ayarı “Gizli” ise o sayfada hiçbir ücret görünmez.

Kurum Yapısı kartları işe göre üç grupta durur: Takvim ve kayıt akışı (çalışma saatleri, online seans kuralları, seans teyidi, hızlı seans, bildirim varsayılanları, seans kaynakları, seans tipleri), Hizmetler ve yerler (şubeler, hizmetler, hizmet yetkileri, kontrendikasyon kuralları) ve Not türleri ve hazır metinler. Her kartın rozeti durumunu söyler: “Varsayılan” etiketli bölümler sistem varsayılanıyla sorunsuz çalışır, ihtiyaç duydukça uyarlarsınız. Kendi kaydınız olan bölümler “Özelleştirildi” etiketi taşır. Bölüm sayfaları varsayılanla çalışırken ayrıca uyarı göstermez.

İlk kurulumun tek sayacı Panelim’deki kurulum kartı ve üst şeritteki “Kurulum 3/5” düğmesidir. Kurulum sürerken bu sayfada bir hatırlatma bandı görünür ve beş adımdan birine karşılık gelen, henüz tamamlanmamış kartlar (hizmetler, çalışma saatleri, randevu sayfası) “Kurulum adımı” etiketiyle işaretlenir.

Hizmet, şube, randevu kaynağı ve not türü düzenleme ekranları ile Bildirimler, Randevu Teyidi, Hızlı Seans ve Çalışma Saatleri ekranları aynı düzenle çalışır: hiçbir şey otomatik kaydedilmez. Ekranın altında her zaman görünen kaydet çubuğu, bir alanı değiştirdiğinizde “Kaydedilmemiş değişiklik var” der ve “Geri al” seçeneği sunar. Kaydettiğinizde sayfada kalırsınız, çubuk “Kaydedildi” olarak döner. Kaydetmeden sayfadan çıkmak isterseniz uyarı alırsınız.

Tek adresli kurumda da bir şube vardır ve kayıt sırasında otomatik açılır. Tek şubeniz olduğu sürece randevu, danışan ve takvim ekranlarında şube alanı görünmez. Kayıtlar bu şubeye yazılır. İkinci şubeyi eklediğinizde şube seçimi otomatik olarak açılır. Ayrıntılar: “Şubeler: ikinci şube, hizmet yerleri ve oda çakışması” makalesi.

Online görüşme ya da ev ziyareti için ayrı bir yer gerekiyorsa Şubeler ekranındaki Diğer hizmet yerleri bölümünden eklenir. Hizmet yerleri şube sayılmaz ve paket şube sınırını etkilemez.

Şube düzenleme ekranındaki “Aktif olarak kaydet” ve “Varsayılan olarak kaydet” anahtarları siz kaydettiğinizde uygulanır. Varsayılan şube pasife alınamaz ve silinemez. Geçmiş kaydı olan şube silinmez, pasife alınır. Bu eylemler listede kartın ⋯ menüsündedir.

Kaynak, aynı anda tek randevuya hizmet edebilen fiziksel şeydir: terapi odası, diş ünitesi, lazer cihazı, pilates reformeri. Kaynağı randevuya bağladığınızda takvim çakışmayı engeller. Güzellik ve diş sektörlerinde Panelim’deki “Bugünkü kaynak doluluğu” göstergesi bu kayıtlardan hesaplanır. Kaynak tanımı zorunlu değildir, tek odalı bir muayenehane kaynak tanımlamadan çalışabilir.

1. 1Kurum Yapısı › Randevu Kaynakları › Yeni.
2. 2Türünü seçin (oda, koltuk/ünit, ekipman). Çok şubeli kurumda bağlı olduğu şubeyi seçin.
3. 3Gerekiyorsa hangi hizmetlerde zorunlu olduğunu işaretleyin.
4. 4Kaydedin. Takvimde kaynak görünümünü açarak kontrol edin.

Hizmet kataloğu süre, net ücret ve KDV oranını tutar. Hizmet etiketleri (ör. “ilk görüşme”, “kontrol”) raporlarda kırılım sağlar. Hizmet düzenleme ekranındaki sarf malzemesi panelinin kendi kaydet çubuğu vardır (“Sarf şablonunu kaydet”). Hizmet formundan ayrı kaydedilir ve kaydedilmemiş sarf değişikliği varken sayfadan çıkarken de uyarı alırsınız. Hizmet Yetkileri ekranı ise hangi hizmeti hangi uzmanın verebileceğini ve hangi hizmetin hangi belgeye (diploma, sertifika) bağlı olduğunu belirler. Belge süresi dolduğunda randevu oluşturma sırasında uyarı ya da engel devreye girer.

Bir hizmetin belge şartları ve yetkili uzman listesi tek bir “Kuralları kaydet” düğmesiyle birlikte kaydedilir. Kaydedilmemiş değişiklik varken pencereyi kapatmak isterseniz ekran onay ister. Yetkili uzman listesinde kimseyi işaretlemezseniz hizmeti tüm ekip verebilir. İlk kişiyi işaretlediğinizde liste bir izin listesine dönüşür.

Uzman rolü bu matrisi yalnızca görüntüler. Kendi belge şartını kaldıramaz. Bu bilinçli bir kısıttır: yetki kısıtı yönetsel bir karardır.

Seans tipi randevunun biçimidir ve kurum dilinize göre adlandırılır. Kapasite alanı grup seansını bireysel randevudan ayırır. Tiplerde yapılan her değişiklik (ad, süre, kapasite) geçmiş sekmesinde tarih ve kullanıcıyla saklanır. “Bu tipin süresi ne zaman 50 dakikaya inmişti” sorusu buradan cevaplanır.

Not türleri seans notunun alanlarını belirleyen form tasarımlarıdır. SOAP, ilk görüşme, kontrol gibi hazır türler sektörünüze göre gelir ve form oluşturucuyla düzenlenir. Hızlı şablonlar ise randevu notu, görev başlığı ve mesaj konusu gibi kısa metinleri tek tıkla eklemenizi sağlar.

Not türleri listesinde kalem simgesi türü düzenler. “⋯” menüsünde Varsayılan yap (yeni notlarda önce seçili gelen tür) ve kurumun kendi eklediği türler için Sil bulunur.

Not türü düzenleme ekranı da kaydet çubuğuyla çalışır. Form alanlarında yaptığınız değişiklikler kaydedene kadar ekibin not formuna yansımaz.

Kontrendikasyon kuralları danışanın klinik profilindeki alerji, tanı ya da ilaçla çakışan hizmetleri tanımlar. Kural tetiklendiğinde ekibin takvimden açtığı ya da düzenlediği randevuda uyarı görünür. Kapı “Zorunlu” kademesindeyse randevu kaydedilemez. Danışan online randevu sayfasından randevu alırken eşleşme olursa başvuru reddedilmez. Anında onaylanmaz ve kurum onayı için Talepler’e düşer. Kapı sertliği kartı kaydedilmemiş bir seçim olduğunda bunu gösterir. Kaydedene kadar önceki kademe geçerlidir. Henüz kural yokken ekran yalnız kuralın ne işe yaradığını anlatır ve İlk kuralı yaz düğmesini gösterir. Kapı sertliği ayarı ilk kuraldan sonra, kural listesinin altında çıkar. Seans kaynakları ekranı da kaynak yokken yalnız açıklama ve İlk kaynağı ekle gösterir. Tarih seçimleri (ör. Çalışma Saatleri › Kapalı günler) uygulamanın Türkçe tarih seçicisiyle yapılır.