İlk kurulum kontrol listesi: ilk randevuya kadar 7 adım

Kurumun haftalık açılış düzeni takvimde randevu verilebilecek saatleri belirler. Online randevu sayfası da yalnızca bu saatleri gösterir. Kurum Yapısı altındaki Çalışma Saatleri ekranında her gün için açılış ve kapanış saati girilir, öğle arası gibi kapalı aralıklar eklenir.

Uzmanların kişisel düzeni kurum saatlerinden farklıysa Ekip menüsünden her üyenin uygunluk istisnaları ayrıca tanımlanır. Kurum saatleri üst sınırdır: uzman kurum kapalıyken randevu alamaz.

1. 1Kurum Yapısı › Çalışma Saatleri ekranını açın.
2. 2Her gün için açılış ve kapanış saatini girin. Kapalı günleri işaretsiz bırakın.
3. 3Öğle arası gibi rezervasyona kapalı aralıkları ekleyin.
4. 4Ekranın altındaki kaydet çubuğundan kaydedin. Değişiklikler otomatik kaydedilmez, çubuk kaydedilmemiş değişiklik olduğunda uyarır. Ardından takvimde gölgeli (kapalı) alanların doğru göründüğünü kontrol edin.

Hizmet, randevunun ne için olduğunu ve neyin faturalanacağını söyler. Her hizmetin bir süresi, KDV hariç net ücreti ve KDV oranı vardır. Randevu oluştururken hizmet seçildiğinde süre ve ücret otomatik olarak gelir. Sektörünüz için hazır bir katalog yüklenir. Adları ve ücretleri kendi kurumunuza göre düzenleyin.

Ücretini danışana göre değiştirdiğiniz hizmetler için hizmet kaydında liste fiyatını tutun. Randevu ya da fatura sırasında indirim uygulayın. Böylece raporlarda gerçek indirim oranını görürsünüz.

Seans tipi randevunun biçimidir: ilk görüşme, kontrol, online seans, grup dersi gibi. Hizmetten farkı, aynı hizmetin farklı biçimlerde verilebilmesidir. İlk görüşme süresi daha uzun, online seansta oda gerekmez. Seans tipleri Kurum Yapısı altında tanımlanır ve kurum dilinize göre adlandırılır.

Grup seansı yapan kurumlar burada kapasiteyi de belirler. Kapasite bir olan tipler bireysel randevu, birden büyük olanlar grup seansı olarak takvime düşer.

Ekip ekranından her üyeye bir rol ve varsa uzmanlık atarsınız. Üye e-postasına davet gider ve kendi parolasını belirler. Uzman rolündeki üyeler takvimde sütun olarak görünür. Sekreter ve muhasebe gibi roller takvimde sütun açmaz.

Tek kişilik kurumda ekip üyesi eklemeniz gerekmez: Profilim › Uzman kartım sayfasında “Hizmet veriyorum” ve “Kartımı yayınla”yı açmanız yeterlidir. Panelim’deki “Uzman kartını yayınla” adımı sizi doğrudan bu sayfaya götürür. Henüz randevu veren uzman yoksa Ekip ekranı da aynı yolu gösterir.

Kurum Yapısı altındaki Bildirimler ekranı randevu formunda işaretli gelecek kanalları (SMS, WhatsApp, e-posta), hatırlatmanın randevudan kaç saat önce gideceğini (kademeler) ve teyit bağlantısını belirler. Otomatik hatırlatmanın kanalı danışanın bildirim tercihinden gelir. Tercih kaydedilmemiş danışana hatırlatma yalnız SMS ile gider, WhatsApp seçen danışana kurumda WhatsApp açıksa WhatsApp’tan da gider. Hatırlatmayı 24 saat önce tek kademeyle başlatmak çoğu kurum için yeterlidir. SMS ya da WhatsApp sağlayıcısı henüz bağlı değilse kanal “Bağlı değil” rozetiyle görünür ve o kanaldan mesaj gitmez. Bağlantı Entegrasyonlar ekranından kurulur. Değişiklikleri alttaki kaydet çubuğundan kaydedin. Ekran otomatik kaydetmez.

Danışanın randevusunu tek tıkla teyit edebilmesi için teyit bağlantısını açık bırakın ve en az bir hatırlatma kademesi tanımlayın: teyit, hatırlatma mesajındaki bağlantıyla alınır. Randevu Teyidi ekranı bu iki koşulun sağlanıp sağlanmadığını gösterir. Teyit oranı takvimde görünür ve boş kalacak saatleri önceden haber verir.

Kartla tahsilat ve e-belge (e-SMM, e-Fatura, e-Arşiv) için sağlayıcı kimliklerinizi Ödeme ve Fatura entegrasyonu ekranına girersiniz. Kimlikler şifreli saklanır ve bir daha görüntülenemez. Yalnızca değiştirilebilir. Bu adım olmadan fatura kesebilirsiniz ama GİB’e iletim ve online ödeme çalışmaz.

Henüz sözleşmeniz yoksa adımı erteleyin. Nakit ve havale tahsilatı entegrasyon gerektirmez.

Portal, danışanın randevularını görebildiği, form doldurup ödeme yapabildiği ayrı bir adrestir. İlk danışan kaydından sonra portal daveti göndererek deneyin. Online randevu sayfasını yayına almak için Kurum Yapısı altındaki Online randevu kuralları ekranının üstündeki durum kartında “Sayfayı yayına al”a basın. Aynı kart uzman, hizmet veya açık gün eksikse bunu söyler ve ilgili ekrana götürür.

İlk girişten itibaren Panelim’in en üstünde bir kurulum kartı görünür. Kart ilk kurulumun tek yetkili listesidir ve beş adımı sayar: hizmet ve fiyat tanımlama, çalışma saatlerini girme, uzman kartını yayınlama, KVKK onam şablonunu aktifleştirme ve online randevu sayfasını açma. Kartın başındaki halka ilerlemeyi ve kalan tahmini süreyi gösterir. Sıradaki adım ayrıca vurgulanır: ne kazandıracağı, nasıl yapılacağı ve yaklaşık kaç dakika süreceği yazar. “Adıma git” sizi doğrudan işin yapıldığı ekrana götürür.

Sağdaki listede her adım gerçek kaydınıza bakar ve yanında kanıtı yazar (ör. “3 aktif hizmet”, “Sayfa kapalı”). Tamamlanan adımlara da tıklayıp sonradan gözden geçirebilirsiniz. Adımı siz işaretlemezsiniz: ilgili ekranda kaydettiğiniz anda kendiliğinden tamamlanır. Adımlar kurumunuzun terimleriyle yazılır. Örneğin psikolojide “Online seans sayfasını aç”, hukukta “Online görüşme sayfasını aç” görünür ve açılan sayfanın başlığı da aynı adı taşır.

Onam şablonu adımı, kuruma ait aktif bir onam şablonu olduğunda tamamlanır. Şablon türü “Onam Formu” olan ya da formda “Onam” kutusu işaretli her aktif şablon sayılır. Şablonu Klinik › Belge şablonları ekranında kurum bilgilerinizle güncelleyin, “Onam” kutusunu işaretleyin ve şablonun kullanım dışı olmadığından emin olun (gerekirse “⋯” menüsünden “Yeniden kullanıma al”).

Çocuk gelişimi, dil ve konuşma, ergoterapi, eğitim ve psikoloji kurumlarında kartın son adımı Çocuk koruma sorumlusunu belirleyindir. Sorumlu ayrı bir ayar değildir: Ekip › Yeterlilik belgeleri’nde sorumlu kişiye “Çocuk koruma sorumlusu görevlendirmesi” belgesini eklediğinizde (süresi dolmamış ve kişi etkinken) adım tamamlanır. Kanıt satırı sorumlunun adını ve Ekip › Kurum belgeleri’nde “Çocuk koruma politikası” yüklü olup olmadığını yazar. Sorumlu ekip listesinde ve kişinin kartında “Çocuk koruma sorumlusu” işaretiyle görünür.

Kartın altında “Sektörünüz için önerilenler” listesi bulunur. Bu öneriler sektörünüze özel ek ipuçlarıdır (ör. paket tanımlama, ölçüm formu, koltuk kapasitesi). İşin yapıldığı bir ekran varsa öneri o ekrana bağlanır.

Kurulum bitene dek üst şeritte “Kurulum 3/5” düğmesi görünür. Tıklayınca adımlar açılır ve hangi sayfada olursanız olun sıradaki adıma geçebilirsiniz. Bir adımın ekranındayken sayfanın üstünde sarı bir rehber şerit kaçıncı adımda olduğunuzu söyler. Adıma karttan geldiyseniz kaydettiğinizde şerit yeşile döner ve “Sıradaki adıma geç” düğmesini gösterir.

Beş adım bitince Panelim’de bir kez “Kurumunuz hazır” kartı çıkar: online randevu adresinizi buradan kopyalayabilir ya da QR ve paylaşım ekranına geçebilirsiniz.

Kartın sağ üstündeki Gizle menüsünde iki seçenek vardır: “3 gün sonra hatırlat” kartı ve üst şeritteki düğmeyi üç gün gizler, süre dolunca geri gelir. “Kalıcı olarak gizle” kartı bir daha göstermez ama adımlar kaybolmaz. Aynı beş adım Yönetim › Büyüme › Kurulum sayfasının başında “İlk kurulum” başlığıyla her zaman görünür ve oradan devam edebilirsiniz. Bu sayfadaki “Kurulum planı” ise ekibinizin elle takip ettiği serbest bir listedir. Kaydet çubuğuyla kaydedildiğinde geçerli olur.