Otomasyonlar: gelmeyen danışan, tamamlanan seans, bekleyen belge ve geciken ödeme

Hazır otomasyonlar olaya göre gruplanır: Danışan gelmediğinde (takip görevi aç, yeniden planlama mesajı gönder), Seans tamamlandığında (not hatırlatma görevi aç, teşekkür mesajı gönder), Seans iptal edildiğinde (boşalan saat için görev aç) ve Fatura ödemesi geciktiğinde (takip görevi aç). Önce ne olduğunu, sonra ne yapılacağını okursunuz. Her kartta tek cümlelik fayda, kime gittiği ve ne zaman gittiği yazar. Danışana giden mesajın örnek hâli küçük bir balonda görünür.

Bu gruplara sektörünüze uyan olaylar eklenir. Sektörünüzle ilgisi olmayan olay ve öneri gösterilmez. Örneğin fizyoterapide Belirli sayıda terapi tamamlandığında (yeniden değerlendirme görevi), beslenmede Ölçüm güncelleme görevi, psikoloji ve psikiyatride online görüşmeler için not görevi, öz-ölçüm kullanan sektörlerde Danışan girdiği ölçüm uyarı eşiğini aştığında grubu çıkar. Güzellik, wellness, koçluk, eğitim ve veterinerde Uzun süredir gelmeyenlere mesaj önerilir. Reklam yasağı olan sağlık ve hukuk sektörlerinde ve terapi ilişkilerinde bu mesaj önerilmez, yalnız arama görevi önerilir. Olayların adları kurumunuzun terimleriyle yazılır.

Kartın sağındaki anahtar otomasyonu hemen açar ya da kapatır. Ayrıca kaydetmeniz gerekmez. Yanlışlıkla bastıysanız bildirimdeki Geri al yalnız o değişikliği geri alır. Arada açtığınız başka otomasyonlara dokunmaz. Sayfanın başındaki rozet kaç otomasyonun açık olduğunu söyler. SMS ya da WhatsApp bağlantısı kurulmamışsa kart bunu söyler ve Entegrasyonlar ekranına götürür. Bağlantı kurulana kadar o kanaldan mesaj gitmez.

Belirli sayıda seans tamamlandığında: seans “tamamlandı” işaretlenince danışanın o güne kadar tamamlanan seansları sayılır. Sayı sizin yazdığınız listedeyse (varsayılan 3, 6, 10) otomasyon çalışır. Sayıları düzenleyicideki Kaçıncı seans tamamlanınca? kutusuna virgülle yazarsınız. Metne Seans sayısı alanını ({seans_sayisi}) koyabilirsiniz. Seans sonradan “tamamlandı”dan çıkarılıp yeniden işaretlense de aynı sayı için ikinci görev açılmaz.

Doldurulacak belge beklediğinde: danışanın imzalaması gereken belge ya da doldurmadığı ön görüşme formu seçtiğiniz gün kadar (1–30 gün) beklerse çalışır. Görev belgenin uzmanına, yoksa danışanın sorumlu uzmanına atanır. Danışana SMS ya da e-posta seçerseniz kısa bir hatırlatma gider ve portaldeki Belgeler bölümüne yönlendirir. Her belge için bir kez çalışır.

Danışan bir süredir gelmediğinde: son tamamlanan seansının üzerinden seçtiğiniz gün (30–365) geçmiş, sonrasında tamamlanmış ya da ileri tarihli planlı kaydı olmayan aktif danışanlar için çalışır. Danışan dönüp yeniden uzaklaşırsa yeniden çalışır. Danışana giden “sizi bekliyoruz” mesajı ticari ileti sayılır: yalnız ticari ileti onayı vermiş kişilere gider (İYS kapısından geçer) ve e-postada ret bağlantısı bulunur. Ekibe açılan görev her zaman açılır. Wellness ve eğitim kurumlarında Üyeliği süren danışan bir süredir derse gelmediğinde olayı da vardır. Aktif (dondurulmamış) üyeliği ya da kontörü kalan paketi olan kişi, son gelişinden (gelinen randevu ya da katılınan grup dersi) ya da hiç gelmediyse üyeliğin başlangıcından bu yana seçtiğiniz gün (7–60, varsayılan 14) gelmediyse çalışır. İleri tarihli randevusu ya da grup dersi kaydı olan sayılmaz. Hazır öneri ekibe kişisel arama görevidir. Üyeye “sizi derste bekliyoruz” mesajı ticari ileti sayılır ve yalnız onay vermiş kişilere gider. Üyelikler ekranında her üyenin son gelişi ve son 4 haftadaki geliş sayısı yazar, 14 gündür gelmeyenler düğmesi bu üyeleri ayırır.

Danışan girdiği ölçüm uyarı eşiğini aştığında: danışanın portaldan girdiği ölçüm (tansiyon, şeker, ağrı…) öz-ölçüm uyarı kuralını aştığı anda çalışır. Eşikler uyarıyla aynıdır, ayrıca tanımlanmaz. Uzman zaten uygulama içi uyarı alır. Otomasyon buna yüksek öncelikli görev ekler. Hangi uyarıda? ile yalnız “Acil” seviyeyi seçebilirsiniz. Bu olayda danışana otomatik mesaj gönderilmez.

Plan gözden geçirme günü geldiğinde: danışan dosyasındaki tanı ve tedavi planında yazan gözden geçirme günü geldiğinde (ya da seçtiğiniz kadar gün önce) planın uzmanına görev açılır. Gözden geçirme günü değişirse yeni gün için yeniden çalışır.

Bu olaylardan seans sayısı ve ölçüm uyarısı anında, diğerleri her sabah 09:15’te (İstanbul saati) yapılan taramada çalışır. Tarama bir gün yapılamazsa kaçan olay sonraki günlerde yakalanır. Bir sabah aynı otomasyon için en çok 100 kayıt işlenir. Kalanı ertesi gün işlenir.

Karttaki Düzenle kartın içinde sade bir form açar. Kime, nasıl? satırında danışan mesajları için SMS, WhatsApp ya da e-posta. Ekip işleri için görev ya da uzmanın telefonuna bildirim seçilir. Zamanlama mesajın hemen mi yoksa bir süre sonra mı gideceğini belirler. Görevlerde aynı seçim görevin son tarihidir.

Mesaj kutusunun altındaki Ekle düğmeleri metne danışan adı, seans tarihi, hizmet, uzman adı ve kurum adı alanlarını koyar (fatura otomasyonunda fatura numarası da vardır). Birden fazla şubesi olan kurumda seans otomasyonlarına şube adı, şube adresi ve şube harita bağlantısı alanları ({sube_adi}, {sube_adresi}, {sube_harita}) da eklenir. Online görüşmede ya da şubesiz kayıtta bu alanlar boş kalır ve metinden silinir. E-posta kanalında metin portal bildirimine gider. Adres e-postaya yazılmaz. Sağdaki Gönderilecek hâli metni örnek bilgilerle canlı gösterir. Kapalı bir otomasyonda düğme Kaydet ve aç, açık olanda Kaydet yazar. Vazgeç (ya da değişiklik yokken Esc tuşu) formu kapatır. Kaydetmeden sayfadan çıkmak isterseniz tarayıcı sorar.

“Kendi otomasyonlarınız” bölümünde Yeni otomasyon ile olayı kendiniz seçersiniz: danışan gelmediğinde, seans tamamlandığında, seans iptal edildiğinde, yeni seans oluşturulduğunda, seans bilgisi her değiştiğinde, fatura ödemesi geciktiğinde, belirli sayıda seans tamamlandığında, doldurulacak belge beklediğinde, danışan bir süredir gelmediğinde, plan gözden geçirme günü geldiğinde ve (öz-ölçüm kullanan sektörlerde) ölçüm uyarı eşiği aşıldığında. Seçtiğiniz olay sayı ya da gün istiyorsa altında ek bir kutu çıkar. Her olay yalnız anlamlı gönderim yollarını sunar: örneğin ölçüm uyarısı ve plan gözden geçirmede yalnız görev ve uzman bildirimi vardır. Görev ve bildirimlerde başlık zorunludur ve alan içerebilir. Örneğin “{danisan_adi}: gelmedi” görev listesinde danışanın adıyla görünür.

Satırdaki anahtar otomasyonu açıp kapatır, satıra tıklamak düzenleyiciyi açar. Üç nokta menüsündeki Sil otomasyonu kaldırır ve bildirimde Geri al sunar.

Sayfanın sonundaki Deneyin bölümü en az bir otomasyon açıkken çalışır ve seans olaylarını dener (belge, gelmeyen danışan, ölçüm ve plan olayları tarama ile çalıştığı için burada denenmez). Son iki ay ile önümüzdeki aydaki kayıtlardan birini seçip “Şu olsaydı” listesinden bir olay seçersiniz, örneğin “Seans tamamlandığında”. Dene her otomasyon için ne olacağını gösterir: gidecekse kanalı, zamanlaması ve o kayda göre doldurulmuş metni. Gitmeyecekse nedenini (“Telefon numarası kayıtlı değil”). Deneme mesaj göndermez, görev açmaz ve kaydın durumunu değiştirmez.

Bildirimlerini kapatmış danışana otomasyon mesajı gitmez. Telefonu kayıtlı olmayan danışana SMS ve WhatsApp, e-postası olmayana e-posta gönderilmez. Bir süre sonra gidecek SMS ya da WhatsApp mesajı gönderim anında yeniden denetlenir: arada iptal edilen seansa mesaj gitmez. E-posta yalnız kısa bir haber verir. Metnin kendisi danışanın portal bildirimlerinde görünür.