Görevler: iş dağıtımı, takip ekranı ve arşiv

Görevler menüsü açılır açılmaz durumu gösterir. Üstte dört sayaç vardır: açık görev, geciken, bugün teslim edilecek ve beklemede olan. Sayılar sunucuda sayılır. Kaç görev olursa olsun doğrudur. Her sayaca tıklamak takip ekranını o süzgeçle açar (örneğin “Geciken” doğrudan geciken listesini getirir). “Benim işlerim” size atanan ya da sizin açtığınız görevleri, “Tüm ekip” kurumdaki tüm görevleri sayar. Kayıt erişimi kısıtlı rollerde yalnız erişebildiğiniz görevler sayılır.

Altındaki “Sıradaki işler” listesi en acil 5 açık görevi gösterir: önce gecikenler, sonra son tarihi en yakın olanlar, tarihsizler en sonda. Satırın başındaki yuvarlağa tıklayınca görev tamamlanır ve sayaçlar anında güncellenir. Yanlışlıkla tamamladıysanız bildirimdeki “Geri al” ile geri açarsınız. Hiç açık görev yoksa ekran bunu açıkça söyler ve hızlı ekleme düğmesini gösterir. “Bugün” her zaman İstanbul saatine göre hesaplanır.

Görevler ekranında sağ üstteki “Görev ekle” tek bir ekran açar. Üstünde iki kip vardır. Hızlı ekle yalnız ne yapılacağını, kimin yapacağını ve son tarihi sorar. Ayrıntılı kip bunlara bağlı kişi kaydını, hatırlatmayı, açıklamayı, önceliği, kategoriyi, tahmini süreyi ve bildirim kanallarını ekler. Kipler arasında geçince hiçbir alan kaybolmaz: ayrıntılı kipte doldurduklarınız hızlı kipte “Ayrıntılı formda girdikleriniz” özetinde görünür ve kayıtta gider. Son seçtiğiniz kip hatırlanır. Kişi kartından açılan görev bağlamı hazır ve ayrıntılı kipte gelir.

Başlık alanındaki “Tek görev / Liste” seçimiyle birden çok işi alt alta yazabilirsiniz. Her satır ayrı görev olur ve seçtiğiniz kişi, tarih ve ayrıntılar hepsine uygulanır. Tekrarlayan görev (her cuma kasa sayımı) tekrar kuralıyla açılır ve her seferinde yeni kayıt üretir.

1. 1Görevler › Görev ekle.
2. 2Başlığı şablondan seçin ya da yazın. Kişiyi ve tarihi girin.
3. 3Gerekirse Ayrıntılı kipe geçip bağlam, öncelik ya da hatırlatma ekleyin.
4. 4Görevi kaydet: görev Görevler ekranındaki sayaçlara ve sıradaki işlere düşer.

Bazı olaylar görev üretir: teyit süresi geçen randevu (sekretere), gelen tetkik sonucu (uzmana), veri hakkı talebi (yöneticiye), süresi yaklaşan belge (yöneticiye), başarısız otomatik tahsilat (muhasebeye). Otomatik görevler “sistem” etiketiyle ayrışır. Kapatılamaz ama sahibi değiştirilebilir ve ilgili kayıt işlendiğinde otomatik olarak tamamlanır.

Görevler › Takip iş dağılımını kişi bazında gösterir: açık, geciken, bu hafta biten. Geciken görevler kırmızı, sahipsiz görevler gri bantla ayrılır. Yönetici görevi başka üyeye sürükleyerek devreder. İş yükü çubuğu kişi başına açık görev sayısını karşılaştırır. Dengesizlik burada görünür. Haftalık kapanış için “bu hafta tamamlananlar” listesi dışa aktarılır.

Tamamlanan görevler 7 gün listede kalır, sonra arşive geçer. Arşiv arama ve filtreyle taranır. Yanlışlıkla tamamlanan görev geri alınır. Arşiv silinmez. Görev geçmişi denetimde “kim, ne zaman, ne yaptı” sorusuna kaynak olur.