Panelim ve Bekleyen İşler: günün nabzını okuma

Üst şeritte dört sayaç durur: bugünkü seanslar, yaklaşan 7 gün, aktif danışanlar ve taslak notlar. Altında iki grafik vardır: Son 30 gün katılım halkası geldi, gelmedi, iptal ve sonucu henüz girilmemiş seansları ayrı dilimlerde gösterir. Ortadaki oran gelenlerin, sonuçlanan (gelen + gelmeyen) seanslara oranıdır, iptaller oranı düşürmez. Önümüzdeki 7 gün çubukları her günün seans sayısını gösterir, bugün koyu renkle vurgulanır. Grafiklerin altında bugünün takvimi ve gelen kutusu yer alır.

Uzman rolü kendi randevularını ve kendi notlarını görür. Yönetici ve sekreter kurumun tamamını görür. Kurum geneline erişimi olan kullanıcı panelin üstündeki “Benim / Kurum” seçimiyle sayaçları ve grafikleri iki kapsam arasında değiştirebilir. Muhasebe rolünde klinik kartlar yerine tahsilat özeti öne çıkar.

Çok şubeli kurumda (ve “Şube yönetimi” açıkken) Kurum kapsamının yanında Tüm şubeler seçicisi çıkar: bir şube seçtiğinizde sayaçlar, grafikler ve ajanda o şubedeki randevulara. Aktif danışan sayısı o şubenin danışanlarına (şubesi boş olup o şubede randevusu olanlar dahil) iner. Seçim bu sekme boyunca hatırlanır. Erişimi “Yalnız çalıştığı şubeler” olan kullanıcıda seçici yalnız kendi şubelerini listeler ve Şubelerim yazar. Sayılar bu şubelerin toplamıdır. Tek şubede seçici görünmez.

Grafiklerin altındaki Sektörünüzün göstergeleri kartı sektörünüze özgü en fazla dört sayıyı kurum geneli gösterir. Hangi göstergelerin çıkacağını platform ekibi sektör bazında belirler. Örnekler: diş kliniğinde bugünkü koltuk doluluğu, randevu bekleyen tedavi, tedavi kabul oranı ve takibi gelen kontroller. Güzellik merkezinde kabin doluluğu, kapora ödeme oranı, bitmek üzere paketler ve azalan stok. Pilates stüdyosunda grup dersi doluluğu, bugünkü girişler, yenilenecek üyelikler ve bitmek üzere paketler. Kursta kullanılabilir telafi hakları. Akupunktur kliniğinde açık advers olaylar. Hukuk bürosunda yaklaşan süreler, açık dosyalar ve ödenmemiş faturalar. Veteriner klinikte yaklaşan aşı ve kontroller ile azalan stok.

Her kutucuğun altında neyin sayıldığı yazar (ör. “72 saatten eski, henüz kilitlenmemiş” ya da “Önümüzdeki 7 gün: kayıtlı kişi ÷ kapasite”). Değer sıfırsa ya da hesaplanamıyorsa (ör. hiç kaynak tanımlanmamışsa) nedeni yazar. Kutucuğa dokununca ilgili ekran açılır. Sayılar birkaç dakikada bir güncellenir.

Kart yalnız kurumun tamamını görebilen kullanıcılarda (kurum sahibi, yönetici ya da tüm danışanları görme izni olan) ve şube kapsamı olmayan kullanıcıda çıkar. Her gösterge ayrıca kendi ekranının iznini ister. Fatura, paket ve teklif göstergelerini yalnız fatura okuma izni olan görür. Kurumunuzda kapalı bir modülün ya da özelliğin göstergesi (ör. Medula kapalıyken bekleyen reçeteler, kapora kapalıyken kapora ödeme oranı) gösterilmez. Kapora ödeme oranı son 90 günde sonuçlanmış kaporalardan ödenenlerin (mahsup edilen, iade edilen, yanan dahil) süresi dolup ödenmeyenlere oranıdır. Bugünkü girişler randevu ve grup derslerinde bugün yapılan girişlerin toplamıdır.

Bekleyen İşler, “bugün kim neyi kaçırdı” sorusunu cevaplar. Kuyruklar yetkinize göre süzülür. Bir kuyruğu görmüyorsanız rolünüzde o izin yoktur, veri yok anlamına gelmez.

• Yüksek risk bayrakları: ölçek sonucu eşik üstüne çıkan danışanlar (ölçüm izni).
• Gecikmiş ödev ve ölçek atamaları: portalde süresi geçen görevler (Ödev ve takip modülü + ölçüm izni). Ölçüm Takibi modülü kapalı pakette önizleme görünür. Tam liste bağlantısı yalnız ölçüm modülü açıkken çıkar.
• Kilitlenmemiş seans notları: taslakta kalan ya da onay bekleyen notlar (not izni).
• Kaçan ücret: verilen ama faturaya yansımamış hizmet ve sarflar (fatura izni).
• Gecikmiş periyodik kontroller: vadesi geçen tekrar çağrılar (kontrol izni).
• Gecikmiş ilaç laboratuvar izlemi: tetkik tarihi geçen ilaç takipleri (ilaç yönetimi izni).
• Yıllık risk onamı: valproat kullanan hastada eksik ya da süresi yaklaşan onam formu (ilaç yönetimi izni).
• Sonucu gecikmiş tetkik, görülmemiş aralık dışı sonuç ve bilgilendirilmemiş sonuç: laboratuvar sonuçları açık kurumlarda tetkik istemi ve sonuç takibi (klinik profil okuma izni).

Bekleyen İşler’i günde iki kez açmak yeterlidir: sabah gün başlarken ve gün kapanırken. Her satır ilgili kayda gider. İşi bitirince satır kendiliğinden düşer, ayrıca “tamamlandı” işaretlemeniz gerekmez. Bir satırı bilinçli olarak erteliyorsanız kayda kısa bir not ekleyin. Kuyruk notu gösterir.

Kuyruk kabarıyorsa nedenini Raporlar’da değil kurum düzeninde arayın: not türü fazla alan istiyor olabilir, kontrol aralığı gerçekçi olmayabilir ya da fatura kesme sorumluluğu kimseye atanmamış olabilir.