Raporlar ve yönetici panosu: grafik özeti, gelir, seans, ekip ve danışan sayfaları

Sayfanın üstündeki dönem çubuğu aşağı kaydırınca da üst şeridin altında görünür kalır. Hazır düğmeler: 7G (son 7 gün), 30G, 90G, Bu ay, Geçen ay, Bu yıl. Özel düğmesi küçük bir kutu açar. Başlangıç ve bitiş tarihini seçip “Uygula”ya basarsınız. Başlangıç bitişten sonraysa ya da dönem üç yıldan uzunsa kutuda uyarı çıkar ve raporlar son geçerli dönemi göstermeye devam eder. Günler İstanbul saatine göre sayılır. “7G” bugün dahil tam yedi gündür.

Çubuğun altındaki satır karşılaştırılan önceki dönemi yazar (ör. 12 Eyl – 11 Eki için 13 Ağu – 11 Eyl). Seçilen dönem ve şube adres çubuğuna yazılır ve bu sekme boyunca hatırlanır: “Ayrıntılar” bağlantıları, alt sayfalar ve paylaştığınız bağlantı aynı dönemle açılır. Özet ekranındaki “Yenile” sonucu önbellek yerine hemen yeniden hesaplatır. “Hesaplandı” saati çubuğun altında yazar.

Ölçüt kartları: Tahsilat, Faturalanan, Gerçekleşen seanslar, Gelmedi oranı, Yeni danışan ve Seans başına ortalama gelir (faturalanan ÷ gerçekleşen seans). Her kartta değer, önceki döneme göre değişim rozeti ve küçük bir eğilim çizgisi vardır. ⓘ düğmesi ölçütün tanımını açar. Oranlarda değişim puan olarak yazılır. Fiyat görme yetkisi yoksa tutar kartlarının yerine Aktif danışan kartı gelir.

Gelir eğilimi tahsilatı çubuk, faturalananı çizgi olarak dönem dilimlerine göre gösterir (31 güne kadar gün, 120 güne kadar hafta, daha uzunsa ay). Seanslar grafiği her dilimde gerçekleşen, iptal ve gelmedi sayılarını üst üste koyar. Altındaki “Gelmeyenler” ve “İptaller” bağlantıları süzülmüş listeyi açar. Gelir nereden geliyor kartı faturalananı hizmete göre (ilk 6 hizmet + Diğer) ya da tahsilatı ödeme yöntemine göre gösterir. Ekip kartı uzman başına gerçekleşen seansı ya da faturalananı çubukla verir. Bir isme dokunmak o uzmanın seans listesini açar.

En yoğun zamanlar haftanın günü × saat ısı haritasıdır. Koyu hücre daha çok gerçekleşen seans demektir ve başlık en yoğun iki saatlik dilimi yazar (ör. “En yoğun: Salı 15:00–17:00”). Yeni ve dönen danışanlar her dilimde seansı gerçekleşen danışanları ilk kez gelen ve tekrar gelen diye ayırır. Alacaklar kartı dönemden bağımsız, bugün itibarıyla açık bakiyeyi, vadesi geçen tutarı ve vade yaşı kovalarını gösterir.

Grafiklerin üzerine gelince ya da dokununca o dilimin sayıları küçük bir kutuda görünür. Ekran okuyucu her grafiğin tek cümlelik özetini ve aynı verinin tablosunu okur. Seçilen dönemde hiç hareket yoksa (randevu, fatura, tahsilat, yeni kayıt) sayfa boş kartlar yerine tek bir “Bu dönemde henüz hareket yok” mesajı ve dönemi genişletme düğmeleri gösterir. Bir grafik tek başına boşsa yalnız o kart kısa bir not yazar.

Raporlar › Gelir sayfasının üstünde dönemin tahsilatı, faturalananı ve bugünkü açık bakiye yazar. Bölümler: Tahsilatlar (gelirin kaynağı: ödeme yöntemine göre tahsilat, iadeler ve net tahsilat, hizmete göre faturalanan. Altında dönemde alınan ödemelerin listesi, ödeme yöntemine göre süzülebilir: satır bağlı faturayı açar), Faturalar (dönemde oluşturulan faturaların durum dağılımı ve hizmet günü dönemde olan faturaların listesi. Açık, Vadesi geçen, Ödendi, Taslak, Kapalı süzgeçleriyle: satır faturayı açar), Alacaklar, Ön ödemeler ve Aylık gelir.

Alacaklar dönemden bağımsızdır: gönderilmiş ve henüz ödenmemiş faturaların kalanını, vadesi geçen kısmı ve vade yaşına göre kovaları (vadesi gelmemiş, 1-30, 31-60, 61-90, 90+ gün) gösterir. En yüksek bakiyeli ilk 10 kayıt listelenir, tüm liste “Tümünü CSV indir” ile alınır. Altında vadesi geçen faturaların listesi vardır.

Ön ödemeler bakiye yüklemelerini gelirden AYRI gösterir: yükleme kasaya giren paradır ama henüz kazanılmamıştır. Bakiye bir faturaya kullanıldığında “Ön ödeme bakiyesi” yöntemiyle tahsilat olarak sayılır, böylece aynı para iki kez gelir yazılmaz. Bölümde dönemdeki yüklemeler, ücretsiz tanımlanan bakiye, faturaya kullanılan tutar, diğer hareketler ve bugünkü ön ödeme yükümlülüğü yer alır. Aylık gelir dönem seçiminden bağımsız olarak son 12 ayın faturalanan ve tahsilatını ve kaba bir tahsilat tahminini verir.

Hukuk bürolarında Gelir sayfasında Dosya dağılımı bölümü de vardır. Dosya türü (dava, danışmanlık, icra takibi, arabuluculuk, diğer) ve uygulama alanı kırılımında dönemde açılan, dönemde kapanan ve bugün açık dosya sayısını ve dosyaya bağlı faturalanan tutarı gösterir. Arabuluculuk ve danışmanlık gelirini davadan ayırmak için kullanılır. Mahkeme adı serbest metin olduğundan mahkeme türüne göre kırılım yoktur. Kısıtlı erişimli kullanıcı yalnız erişebildiği müvekkillerin dosyalarını görür, tablo CSV olarak indirilir.

Raporlar › Seanslar (sektörünüzün terimiyle) üstte toplam, gerçekleşen, gelmedi (sayı ve oran) ve iptal (sayı ve oran) özetini verir. Liste bölümü dönemde başlayan kayıtları yeniden eskiye sıralar. Tümü, Gerçekleşen, Gelmeyenler, İptaller ve Planlı hızlı süzgeçleri ve uzman seçicisi vardır. Saati geçtiği hâlde hâlâ planlı ya da onaylı görünen kayıtlar sarı Kapatılmadı etiketiyle işaretlenir: kaydı açıp gerçekleşti, gelmedi ya da iptal olarak güncelleyin. Satıra dokunmak kaydın ayrıntısını açar. Telefonda tablo satırları alt alta kartlara dönüşür.

Durum ve katılım bölümü kayıtları son durumuna göre paylarıyla, uzman bazında katılım tablosunu (toplam, gelen, gelmeyen, gelmeme oranı) ve dönemde en az bir kez gelmeyen danışanları gösterir. Ekranda ilk 10’u, CSV’de tamamı vardır.

Performans tablosu her uzman için dönemdeki kayıt sayısını, tamamlananı, gelmedi oranını ve (fiyat görme yetkisiyle) faturalanan geliri ve seans başına ortalamayı verir. “Sırala” seçicisiyle tablo istenen ölçüte göre dizilir. Satıra dokunmak o uzmanın süzülmüş seans listesini açar.

Hakediş bölümü her uzman için dönemde gerçekleşen seansları (grup dersleri dahil), randevu faturasına bağlı ve dönemde alınan ödemeleri (iadeler düşülmüş) ve ücret modeline göre hakedişi gösterir. Ücret modelleri: tahsilattan yüzde, seans başı sabit, saatlik ve aylık maaş. Maaş seçilen dönemin gün sayısına göre orantılanır. Ücret modeli tanımlı olmayan uzman için hakediş hesaplanmaz ve satırdaki “Tanımla” bağlantısı ekip üyesi düzenleme ekranını açar. Bahşiş paneli personel bazında bahşiş toplamını verir. Bahşiş kurum cirosuna ve hakedişe eklenmez ve yalnız fatura görme yetkisi olan kullanıcılara görünür.

Kurumda prim kuralları açık ve etkin kural varsa, kuralın kapsadığı kişinin hakedişi kurallarla hesaplanır (hizmet/ürün primi, kademeli prim, grup dersi ücreti, maaş ve saatlik ücret temel ücret olarak eklenir): “Ücret modeli” sütununda “Prim kuralları” yazar, tablonun altındaki Kural kırılımı kişi başına kalemleri açar. Altta Prim dönemleri paneli onaylanmış dönemleri listeler. Geniş erişimi olmayan uzman bu panelde yalnız kendi dökümünü görür ve PDF’ini indirir (bkz. “Prim kuralları ve prim dönemleri”).

Üstte dönemin yeni kayıt ve gelen danışan sayısı ile bugünkü aktif ve toplam kayıt sayısı yazar. Bölümler: Yeni (dönemde açılan kayıtlar, geliş kaynağıyla), En çok gelir getiren (dönemdeki net tahsilata göre ilk 50 kayıt, fiyat görme yetkisi gerekir), 60 gündür gelmeyen (daha önce gelmiş, son 60 günde seansı ve ileri tarihli kaydı olmayan aktif kayıtlar: bugüne göre) ve Durum ve kaynak (kayıtların bugünkü durumu, dönemde kaydolanların geliş kaynağı ve dönemde oluşturulan belgeler). Satıra dokunmak danışan kartını açar. Gelmeyen bir danışanla iletişimi kartından başlatırsınız.

Talepler bölümü dönemde gelen talepleri sayar: kaçı danışan oldu, talebin geldiği günden ilk gelinen seansa kaç gün geçti (medyan, İstanbul takvim günü), kaçı kapasite dolu olduğu için kapandı, kaçı başka yere yönlendirildi. Altında kapatılan ve reddedilen taleplerin kapanış nedeni dağılımı vardır. Neden seçilmeden kapanmış eski talepler “Neden yazılmamış” satırında görünür. Danışan olup henüz gelmeyen kişi süreye girmez. Kurum geneli erişimi olmayan uzman yalnız kendisine atanan talepleri görür.

Psikoloji, psikiyatri ve koçlukta Sonuç özeti bölümü de vardır (ölçüm görme izni gerekir). Yayımlanmış anlamlı değişim eşiği (MCID, yoksa MDC) olan bir ölçeği dönemde en az iki kez dolduran kişilerde ilk ve son puan karşılaştırılır: anlamlı iyileşen, anlamlı kötüleşen ve eşik altında kalan oranı yazar. Koçlukta hedef ilerleme yüzdesinin dönemdeki ilk ve son ortalaması da görünür. Kişi adı ya da kişi başına sonuç yoktur. 5 kişiden az olan satırda sayı ve oran gizlenir. Kurumlar arası karşılaştırma yapılmaz. Bölümü açmak okuma denetim kaydına yazılır.

Çocuk gelişimi, dil ve konuşma ve ergoterapi kurumlarında Yaş ve engel grubu bölümü de vardır. Bugün aktif kayıtları yaş grubuna (0-3, 4-6, 7-12, 13-17, 18 ve üstü) ve RAM raporundaki isteğe bağlı engel grubuna göre sayar. Dönem seçimi bu tabloyu değiştirmez. Kişiyi tanınır kılmamak için 1-4 kişilik hücreler “<5” görünür ve bu hücreyi içeren toplam da yazılmaz. Tıbbi tanı kodu bu tabloda yer almaz. Engel grubu boş olan kayıtlar “Belirtilmemiş” sütunundadır, tablo CSV olarak indirilir.

Aynı kurumlarda Bekleme süresi bölümü bugün bekleme listesinde olan kayıtları yaş grubuna göre gösterir: bekleyen kişi sayısı, medyan ve en uzun bekleme günü, öncelik nedeni girilmiş kayıt sayısı. Süre kaydın bekleme listesine eklendiği günden bugüne İstanbul günüyle sayılır. 1-4 kişilik satırda sayılar “<5” görünür ve süre yazılmaz. Tablo sıralama ya da otomatik öncelik önermez, CSV olarak indirilir.

Kurumunuz çok şubeliyse (ve “Şube yönetimi” açıksa) dönem çubuğunda tek bir Tüm şubeler seçicisi görünür. Bir şube seçtiğinizde tüm rapor sayfaları o şubeye süzülür: randevu sayıları randevunun şubesinden, faturalanan tutar faturanın şubesinden, tahsilat ve iadeler ödendikleri faturanın şubesinden sayılır. Faturaya bağlı olmayan ön ödeme bir şubeye atfedilemediği için şube seçiliyken Ön ödemeler bölümü gösterilmez. Tek şubede seçici görünmez.

Özet ekranının altındaki Şubelere göre kartı dönemdeki randevu, gerçekleşen, gelmedi oranı ve (fiyat görme yetkinizle) faturalanan ile net tahsilatı şube şube gösterir. Online görüşme, ev ziyareti ve şubesiz kayıtlar “Diğer” satırındadır. Bir şubeye dokunmak raporu o şubeye süzer. Ayrı şirket olarak fatura kesen şube varsa altta Tüzel kişiliğe göre tablosu çıkar. Erişimi “Yalnız çalıştığı şubeler” olan kullanıcıda seçici yalnız kendi şubelerini listeler ve “Tüm şubeler” yerine Şubelerim yazar.

Kurum geneli danışan erişimi olan kullanıcılar kurumun tamamını görür. Bu erişimi olmayan uzman yalnız kendi seanslarını ve erişebildiği danışanları görür. Hakediş tablosunda yalnız kendi satırı vardır. Fiyat görme yetkisi olmayan kullanıcıda tutar kartları, gelir grafikleri, Gelir sayfası ve “En çok gelir getiren” listesi görünmez. Ekip sayfasında yalnız seans sayıları gösterilir.

Raporlar paket kapsamındadır. Paketiniz raporları içermiyorsa ekran hata yerine “Raporlar paketinize dahil değil” mesajını gösterir. Abonelik ekranına erişimi olan kullanıcıya “Paketleri karşılaştır” bağlantısı çıkar. Eski “sekme” bağlantıları (ör. `/raporlar?sekme=gelir`) ilgili alt sayfaya yönlenir.

Yönetici panosu Finans menüsünde ayrı bir öğedir ve yalnız kurum geneli danışan erişimi olan kullanıcıların (kurum sahibi, yönetici ve bu yetkiyi taşıyan roller) menüsünde görünür. Pano gelişmiş raporlardan ayrı bir paket özelliğidir: her pakette (Başlangıç dahil) varsayılan olarak açıktır ve platform yöneticisi paket bazında kapatabilir. Pano bugünkü seans sayısını, önümüzdeki 7 gündeki planlı randevuları, aktif danışan ve aktif ekip sayısını, onay bekleyen notları ve uzman başına bugünkü doluluğu gösterir. “Bu ayın tahsilatı” paneli ay başından bugüne kesilen faturaları (taslak ve iptal hariç) ve aynı sürede alınan ödemeleri (iadeler düşülmüş) yan yana koyar. Ödemeler önceki aylarda kesilen faturalara da ait olabildiği için oran %100’ü aşabilir. Bu ay henüz fatura kesilmediyse panel yalnız bunu söyler. Bugün planlı seans yoksa doluluk paneli tek satırlık bir boş durum gösterir.