Hızlı şablonlar: randevu notu, görev başlığı, mesaj konusu, hazır mesaj metinleri ve portal hazır yanıtları

Kurum Yapısı’nda her kapsamın kendi kartı vardır (Seans notları, Görev başlıkları, Mesaj konuları, Hazır mesaj metinleri, Portal hazır yanıtları). Kurumunuz henüz şablon eklemediyse formlarda PratiVia’nın hazır şablonları kullanılır ve ekran bunu tek satırla söyler. Hazır şablonlar değiştirilemez ama kopyalayıp kurumunuza göre uyarlayabilirsiniz. Yeni şablon için etiket ve metin girilir. Metinde danışan adı ve tarih gibi basit değişkenler kullanılabilir. Şablon kaydedildiği anda ilgili formda görünür. Kaydet düğmesinin yanındaki Vazgeç sizi listeye döndürür.

1. 1Kurum Yapısı › ilgili kapsam kartı (ör. Görev başlıkları).
2. 2“Yeni şablon” ile etiket ve metni girin ya da bir hazır şablonu kopyalayın.
3. 3Formda ilgili alana tıklayıp şablonu seçerek deneyin.

Randevu notu şablonları randevu formundaki iç not alanında listelenir. Danışan bu notu görmez. Görev başlığı şablonları Görevler ekranında yeni görev açarken başlık alanında çıkar ve iş dağılımı raporunda gruplama sağlar. Mesaj konusu şablonları hem kurum tarafında yeni konu açarken hem de portalde danışanın konu seçiminde görünür. Danışana gösterilecekler ayrıca işaretlenir.

Kurum Yapısı › Hazır mesaj metinleri ekranındaki metinler, Mesajlar ekranında ve ekip konuşmalarında yazma alanının solundaki Hazır metin düğmesiyle ya da satırın başında / yazarak açılan listede çıkar. Listede arama yapabilir, ↑/↓ ile gezinip Enter ile seçebilirsiniz. Metin imlecin bulunduğu yere eklenir ve göndermeden önce düzenlenebilir. Kurum kendi metnini kaydetmediyse sektörünüzün terimiyle yazılmış hazır metinler gelir.

Metne şu alanları yazabilirsiniz. Eklenirken kendiliğinden doldurulur: {danisan_adi} (danışanın adı), {kurum_adi}, {uzman_adi} (mesajı yazan kişinin adı) ve {randevu_tarihi} (danışanın sıradaki seansının tarihi ve saati). Doldurulamayan alan (ör. ekip konuşmasında danışan adı ya da planlı seansı olmayan danışanda tarih) metinde olduğu gibi kalır ve yazma alanının altında “Doldurulmamış alan” uyarısı çıkar. Göndermeden önce düzeltin.

Kurum Yapısı › Portal hazır yanıtları ekranındaki kısa cümleler, danışanın portalda mesaj yazarken yanıt kutusu boşken gördüğü çiplerdir (“Teşekkür ederim”, “Saati değiştirebilir miyiz?”). Danışan bir çipe dokununca metin yanıt kutusuna yazılır. Düzenleyip kendisi gönderir. Portalda en çok altı tanesi görünür. Arşive aldığınız yanıtlar görünmez. Kurum kendi listesini kaydetmediyse sektörünüzün terimiyle yazılmış beş öneri kullanılır. Bunları “Kurum şablonu olarak kopyala” ile listenize alıp değiştirebilirsiniz.

Bu metinler danışanın ağzından yazılır ve danışanın ekranına gider. Bu yüzden en fazla 200 karakterlik düz metin olmalıdır. Hazır mesaj metinlerindeki {danisan_adi} gibi alanlar burada kullanılamaz ve { } ya da < > işaretli metin kaydedilmez: hazır yanıtta kişisel ya da sağlıkla ilgili bilgi bulunmaz.

Şablon kullanımı serbest metni azalttığı için raporlar anlamlı gruplara ayrılır: hangi görev türü en çok gecikiyor, hangi mesaj konusu en sık açılıyor. Şablonu silmek geçmiş kayıtları etkilemez. Yalnızca yeni seçimlerde görünmez.