Güvenli mesajlaşma: konu bazlı yazışma, ekler ve yanıt süresi

Kurum tarafında Mesajlar ekranı ya da danışan kartının Mesajlar sekmesinden yeni konu açılır. Başlık hızlı şablonlardan seçilir ya da yazılır. Danışan portalden konu açtığında mesaj atanan uzmana düşer. Uzman atanmamışsa sekretere gelir. “Tüm mesajları oku” izni olan sekreter konuları görür ve yönlendirir. Muhasebe ve işletme yöneticisi mesajları görmez.

Ekip arkadaşlarınızla danışan portalında görünmeyen özel yazışma Mesajlar › Ekip konuşmaları sayfasındadır (kendi adresi: /mesajlar/ekip). “Yeni konuşma” penceresinde katılımcıları seçer, isteğe bağlı konu ve ilk mesajı yazarsınız. Konuşmayı yalnız seçilen kişiler görür. Kurum sahibi ve yöneticisi dahil, katılımcı olmayan hiç kimse konuşmayı listede göremez, açamaz, eklerini indiremez ya da dışa aktaramaz. Yeni mesaj bildirimi de yalnız katılımcılara gider. Kendi mesajlarınız sağda, diğerleri gönderenin adıyla solda durur. Sayfanın üstündeki şerit Mesajlar sekmeleriyle aynıdır. Listede her konuşmanın katılımcıları (siz hariç) baş harfli yuvarlaklarla, son mesaj da yazanın adıyla (“Elif: …”, “Siz: …”) görünür. Dört konuşmayı geçince arama kutusu belirir: kişi adı, konu ya da konuşmada geçen bir mesaj metniyle bütün ekip konuşmalarınızda (yalnız listede yüklü olanlarda değil) arar. Yazışma danışan yazışmasıyla aynı düzendedir: gün ayırıcıları, Enter ile gönderme, “Gönderiliyor…” / “Gönderilemedi · Yeniden dene”.

Ekip konuşmalarında okundu bilgisi kişiseldir: bir konuşmayı siz açtığınızda yalnız sizin için okundu sayılır, ekip arkadaşınızın görünümü değişmez. Okumadığınız mesaj bulunan konuşma sarımsı zeminli ve kalın yazılır, sağındaki koyu yuvarlak kaç yeni mesaj olduğunu söyler. Toplam sayı Mesajlar sekmelerindeki Ekip konuşmaları bağlantısında ve sağ üstteki Mesajlar simgesinin rozetinde görünür (rozet danışan ve ekip mesajlarının toplamıdır, panelde ekip sayısı alttaki “Ekip konuşmaları” bağlantısında ayrıca yazar). Bilgisayarda satırın üzerine gelince Okundu olarak işaretle (açık zarf) ya da Okunmadı olarak işaretle (noktalı zarf) simgesi belirir. Açık konuşmanın (⋯) menüsünde de “Okunmadı olarak işaretle” vardır. Son mesajı siz yazdıysanız altında kimlerin gördüğü (Gördü: Elif, Kaan) ya da “İletildi · henüz görülmedi” yazar.

Ekip konuşmasında bir arkadaşınızı anmak için yazma alanına @ yazın: konuşmanın katılımcıları (siz hariç) bir listede açılır, adın baş harfleriyle süzülür. ↑/↓ ile seçip Enter ya da Tab ile eklersiniz, Esc listeyi kapatır. Anılan kişinin adı mesajda vurgulu görünür (sizi anan mesajda altın renkte). Anılan kişiye bildirim zilinde Ekip ve onay kategorisinde “Ekip konuşmasında sizden bahsedildi” bildirimi düşer. Bildirime tıklamak konuşmayı açar ve sizi anan mesaja iner (mesaj kısa süre sarı çerçeveyle vurgulanır, eski bir mesajsa yazışmanın eski sayfaları kendiliğinden yüklenir). Bildirimde mesajın içeriği yazmaz ve e-posta gönderilmez. Yalnız konuşmanın katılımcıları anılabilir. Danışan konuşmalarında anma yoktur. Ekip konuşmaları listesinin üstündeki Beni etiketleyenler çipi yalnız sizi anan konuşmaları, en yeni anma en üstte olacak şekilde gösterir. Çipteki @ sayısı okumadığınız anma sayısıdır. Bu görünümde satırın zamanı son anmanın zamanıdır ve satıra tıklamak doğrudan o mesaja iner. Arama kutusu yalnız Tümü görünümündedir. Okumadığınız bir anma bulunan konuşmanın satırında da sarı @ rozeti görünür. Sağ üstteki Mesajlar panelinin altında, sizi anan okunmamış mesaj varsa Sizi anan bağlantısı çıkar ve listeyi bu süzgeçle açar.

Danışanlardan gelen okunmamış mesaj sayısı her sayfanın sağ üstündeki Mesajlar simgesinde rozet olarak görünür. Sayı yalnız erişebildiğiniz danışanların mesajlarını kapsar ve konuyu açtığınızda düşer. Simgeye tıklamak Mesajlar panelini açar (aşağıda). Konu içindeki her mesaj gönderen, zaman ve okundu bilgisiyle saklanır. Konu kapatılabilir. Danışan kapalı konuya yazamaz, yeni konu açar. Kapalı konular danışanın zaman çizelgesinde kalır.

Gönderilmiş mesaj silinmez: klinik yazışma danışan kaydının parçasıdır ve iptal/talep mesajları anlaşmazlıkta kanıttır. Bunun yerine üç araç vardır. Arşiv: konu işlemleri (⋯) menüsündeki “Arşivle” konuyu gelen kutusundan “Arşiv” görünümüne taşır. Danışanın portalı etkilenmez. “Kapat ve arşivle” aynı anda danışanın yazmasını da kapatır. Danışan (kapatılmamış konuya) ya da ekip yeni mesaj yazınca konu gelen kutusuna otomatik olarak döner. “Arşivden çıkar” ile de geri alınır. Geri çekme: kendi gönderdiğiniz mesajı, danışan henüz okumadıysa kısa süre içinde (varsayılan 10 dakika) balonun altındaki “Geri çek” ile geri alırsınız. Danışan yerinde “Bu mesaj gönderen tarafından geri çekildi” görür. Yanlış kişiye gönderim: kurum sahibi ya da yöneticisi, süre ve okunma sınırı olmadan “Yanlış kişiye gönderildi” ile mesajı danışanın ekranından hemen kaldırır. Gerekçe zorunludur. İçerik KVKK ihlal değerlendirmesi için kısıtlı olarak saklanır, her geri çekme denetim kaydına geçer. Geri çekilen mesajın içeriği ve ekleri PDF/CSV dışa aktarımına ve danışanın veri dökümüne de girmez.

Mesajlar ekranı iki bölmelidir: solda konuşmalar, sağda açık yazışma (telefonda önce liste görünür, bir konuşmaya dokununca yazışma tam ekran açılır, sol üstteki ok listeye döner). Listenin üstündeki arama kutusu danışan adı, telefonu, e-postası ya da konu başlığıyla arar. Altındaki Tümü, Okunmamış, Yanıt bekleyen ve Arşiv çipleri listeyi süzer ve her birinde kaç konuşma olduğu yazar. Satırlar sağ üstteki panelle aynıdır: danışanın baş harfli yuvarlağı, adı, son mesajın zamanı, son mesajdan kısa önizleme (“Siz:”, ekip arkadaşının adı ya da “Otomatik yanıt” önekiyle), ek etiketi, okunmamış sayısı ve “Yanıt bekliyor · 2 sa” etiketi. Satırlar Bugün, Dün, Bu hafta ve Daha eski başlıkları altında durur. Aşağı kaydırdıkça eski konuşmalar yüklenir. Klavyede ↑/↓ ile satırlar arasında gezinir, Enter ile açarsınız.

Bilgisayarda bir satırın üzerine gelince sağ üstte hızlı eylemler belirir: okunmamış konuşmada Okundu olarak işaretle (açık zarf simgesi), (⋯) menüsünde danışan kartı, Okunmadı olarak işaretle, Arşivle ve “Kapat ve arşivle”. Yeni yazışma, listenin üstündeki Yeni mesaj düğmesiyle açılan pencereden başlar: danışanı seçin, isterseniz konu yazın ya da hızlı şablondan seçin.

Açık yazışmanın başlığında danışanın adı, “Yanıt bekliyor”, “Mesajlaşma kapalı” ya da “Arşivde” etiketleri ve Danışan kartı ile Seans planla kısa yolları vardır. Başlıktaki (⋯) Konu işlemleri menüsünden yazışmayı PDF ya da CSV olarak indirir, okunmadı olarak işaretler, mesajlaşmayı kapatır/açar (kapatırken onay sorulur), arşivler ya da arşivden çıkarırsınız. Mesajlar gün ayırıcılarıyla (Bugün, Dün, gün adı) ve kişi başına gruplanır. Saat grubun son balonunda yazar, diğer balonlarda üzerine gelince ya da dokununca görünür. Kendi mesajlarınızın son balonunun altında danışanın okuyup okumadığı yazar. Yazışma açılınca en yeni mesaja iner. Yukarı kaydırınca eski mesajlar yüklenir, yukarıdayken yeni mesaj gelirse altta Yeni mesaj düğmesi çıkar.

Yanıt alanı yazdıkça uzar. Enter gönderir, Shift+Enter yeni satır açar (telefonda Enter yeni satırdır, gönder düğmesine dokunun). Dosyayı ataş simgesiyle seçebilir, yazışmanın üzerine sürükleyip bırakabilir ya da yapıştırabilirsiniz. Seçilen dosyalar gönderilmeden önce çip olarak görünür ve çarpıyla çıkarılır. Gönderdiğiniz mesaj hemen “Gönderiliyor…” olarak belirir. Bağlantı koparsa balon “Gönderilemedi” olur ve Yeniden dene ile aynı metin tekrar gönderilir (Vazgeç metni yanıt alanına geri koyar). Sınıra yaklaşınca karakter sayacı görünür. Sık yazdığınız metinler için yazma alanının solundaki Hazır metin düğmesini kullanın ya da satırın başında / yazın: kurumun hazır mesaj metinleri aranabilir bir listede açılır, seçtiğiniz metin danışan adı, kurum adı ve sıradaki seans tarihi doldurularak imlecin olduğu yere eklenir (metinleri Kurum Yapısı › Hazır mesaj metinleri ekranında yönetirsiniz).

Mesajlara giriş her sayfanın sağ üstündeki konuşma balonu simgesidir (sol menüde ayrı bir Mesajlar öğesi yoktur). Simgeye tıkladığınızda bulunduğunuz sayfadan ayrılmadan bir panel açılır. Tam Mesajlar ekranına panelin içinden geçersiniz. Bildirim zilinin panelinin aynısıdır. İkisi aynı anda açık olmaz. Telefonda panel tam ekran açılır ve sağ üstteki çarpıyla kapanır. Bilgisayarda panelin dışına tıklamak ya da Esc tuşu paneli kapatır.

Üstteki üç düğme listeyi süzer: Okunmamış yalnız danışanın yeni mesaj yazdığı konuşmaları, Tümü son konuşmaları, Yanıt bekleyen ise danışanın son yazdığı ve sizin (ya da ekibinizin) henüz yanıt vermediği konuşmaları gösterir. Düğmelerdeki sayı o bölümde kaç konuşma olduğunu söyler. Panel okunmamış mesaj varsa doğrudan Okunmamış bölümüyle açılır.

Her satırda danışanın baş harfli renkli yuvarlağı, adı, son mesajın zamanı ve son mesajdan kısa bir önizleme vardır. Son mesajı siz yazdıysanız başında Siz:, bir ekip arkadaşınız yazdıysa onun adı, otomatik yanıtsa Otomatik yanıt: yazar. Sizin mesajınızın yanındaki çift onay işareti danışanın mesajı okuduğunu, tek işaret henüz okumadığını gösterir. Ek gönderilmişse “2 dosya” gibi bir etiket, geri çekilmiş mesajda “Bu mesaj geri çekildi” görünür.

Okunmamış konuşmalar sarımsı zeminli ve kalın yazılıdır. Sağdaki koyu yuvarlak kaç okunmamış mesaj olduğunu söyler. Yanıt bekliyor etiketi danışanın ne kadar süredir beklediğini gösterir. Birkaç saati geçince etiket kırmızıya döner. Mesajlaşması kapatılmış konuşmada Mesajlaşma kapalı yazar. Satırlar Bugün, Dün, Bu hafta ve Daha eski başlıkları altında sıralanır. Aşağı kaydırdıkça eski konuşmalar yüklenir.

Bir satıra tıklamak o konuşmayı Mesajlar ekranında açar ve danışanın mesajlarını okundu sayar. Tümünü okundu say bütün okunmamış mesajları tek seferde okundu yapar. Bilgisayarda bir satırın üzerine gelince paneli kapatmadan Okundu olarak işaretle (açık zarf, okunmamış konuşmada) ya da Okunmadı olarak işaretle (noktalı zarf, danışanın son mesajını okuduğunuz konuşmada) simgesi belirir. Simgenin üzerinde beklerseniz ne yaptığı küçük bir ipucuyla yazar. Sağ üstteki Mesajlar ve Bildirimler simgelerinin üzerine gelince de adları görünür. Mesajlar ya da Bildirimler sayfasındayken o simge lacivert zemin üzerinde altın renkle öne çıkar. Panelin altındaki Tüm mesajlar Mesajlar ekranını, Ekip konuşmaları ekip içi yazışmaları açar (okumadığınız ekip mesajı varsa bağlantının yanında sayısı yazar). Yeni mesaj düğmesi yeni konu penceresini doğrudan açar (mesaj yazma yetkisi olanlarda görünür).

Mesaja PDF, görüntü ve belge eklenebilir: danışan yazışmasında da ekip konuşmalarında da (ataşla seçerek, yazışmanın üzerine sürükleyip bırakarak ya da yapıştırarak). Ek karantinadan geçer ve şifreli saklanır. Ekip konuşmasındaki ekleri yalnız o konuşmanın katılımcıları görür. Ekip listesinde son mesajda ek varsa “Fotoğraf” ya da “2 dosya” etiketi çıkar. Ek kartı dosya türünü, boyutunu ve tarama durumunu gösterir: Taranıyor (tarama bitince açılır), Güvenli (görsel önizlenir, diğer dosyalar yeni sekmede açılır), Engellendi (zararlı içerik bulundu, açılamaz). Taraması temiz JPEG, PNG, GIF ve WebP görseller baloncukta küçük resim olarak görünür: yazışmayı kaydırdıkça yüklenir, yüklenene kadar bulanık bir yer tutucu durur. Küçük resme tıklamak büyük önizlemeyi açar. Küçük resim indirme sayılmaz. Erişim denetim kaydına kişi ve dosya başına günde bir kez “Önizledi” olarak düşer, büyük önizleme ve indirme ise her seferinde “İndirdi” olarak kaydedilir. Danışan da portalda kendi konusundaki temiz görselleri aynı kurallarla küçük resim olarak görür. Portalda yanıt kutusu boşken danışana kurumun portal hazır yanıtları (Kurum Yapısı › Portal hazır yanıtları) çip olarak çıkar. Yeni mesajda karşı tarafa bildirim gider: danışana portal bildirimi ve tercihine göre SMS/e-posta özeti (içerik değil, “yeni mesajınız var”). Uzmana panel bildirimi ve mobil push. Kurum bazında beklenen yanıt süresi (ör. 1 iş günü) ayarlanır ve portalde danışana gösterilir. Süreyi aşan konular Bekleyen İşler’e düşer.

Mesajlar › Otomatik yanıt sekmesinin üstündeki kart ayarın durumunu söyler: Açık, Kapalı, Zamanı gelince başlayacak ya da Süresi doldu, yanında da hangi tarihler arasında çalıştığı yazar. Anahtarla açıp kapatırsınız. Hızlı başlangıç kalıpları (Mesai dışı, Hafta sonu, Tatildeyim) metni ve zamanı tek tıkla doldurur. Sonra dilediğiniz gibi değiştirirsiniz.

“Ne zaman yanıt verilsin?” bölümünde iki seçenek vardır. Çalışma saatleri dışında: yanıt yalnız mesai dışında gelen mesajlara gider. Saatler Kurum Yapısı › Çalışma Saatleri ekranından gelir. İsterseniz “Yalnız belirli tarihler arasında” ile süre de verirsiniz. Her mesaja: tatil ya da izin gibi dönemlerde mesai içinde gelen mesajlara da yanıt gider. Bu seçenekte bitiş tarihi zorunludur. Saatler Türkiye saatiyle uygulanır ve bitişten sonra yanıt kendiliğinden durur.

Sağdaki önizleme danışanın portalda göreceği balonu yazdığınız anda gösterir. Aynı konuşmaya günde en fazla bir otomatik yanıt gider. Mesajlaşması kapatılmış konuşmaya gitmez. Değişiklik yaptığınızda alttaki çubuk “Kaydedilmemiş değişiklik var” der. Kaydet ile kaydedene kadar eski ayar çalışır, Geri al değişiklikleri bırakır.

Mesajlaşma klinik kayıt değildir, seansa ilişkin değerlendirme seans notuna yazılır, mesajda yalnızca lojistik ve kısa bilgilendirme yapılır. Portal, mesaj ekranının üstünde “acil durumlar için” uyarısı ve kurumun acil numarasını gösterir. Danışan anonimleştirildiğinde mesaj gövdeleri temizlenir. Konu iskeleti anonim kalır.