Bireysel terapide danışan dosyası basit bir yapıdır: bir kişi, bir dosya. Çift ve aile çalışmasında ise aynı soru hiç de basit değildir. Seansta iki kişi vardır, aralarında bireysel görüşmeler yapılır, bazen bir çocuk sürece dâhil olur ve süreç ayrılıkla sonuçlanabilir. Kayıt bu yapıyı düşünmeden kurulduğunda birkaç ay sonra cevaplanamayan sorular çıkar: bireysel görüşmede söylenen bir şey ortak notta duruyor mu, taraflardan biri kayıt talep ederse ne verilir, süreç bittiğinde dosya kimin? Bu pratik bu soruları önceden karara bağlar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Bu alandaki aksamalar çoğunlukla seans bittikten sonra ortaya çıkar: bir talep geldiğinde, bir tartışma çıktığında ya da süreç sona erdiğinde. O ana kadar her şey yolunda görünür. Sorunun dört tipik görünümü şudur.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Ortak seansın notu süreç dosyasına, bireysel görüşmenin notu kişinin kendi kaydına yazılır. Bu ayrım kayıt talebinde ne verileceğini de belirler.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Çift çalışmasında kayıt sorunu, birkaç ayarla giderilecek teknik bir eksiklikten öte çalışmanın kendi doğasından kaynaklanır. Terapinin konusu iki kişi arasındaki ilişkidir, ancak kişisel veri hukuku tek tek kişileri tanır. Bu ikilik kayıt yapısına yansıtılmadığında sorun kaçınılmaz olur.
- 01
Kayıt yapısı tek katmanlı kurulmuş
Yalnızca ortak bir dosya ya da yalnızca iki ayrı dosya tutmak, çalışmanın iki katmanlı yapısını taşıyamaz. Ortak seansların kaydı ilişkiye, bireysel görüşmelerin kaydı kişiye aittir. İkisini aynı yere yazmak baştan bir hatadır. Doğru yapı iki katmanı da barındırır.
- 02
Paylaşım çerçevesi yazılı değil
Bireysel görüşmelerde söylenenlerin ortak seansa taşınıp taşınmayacağı terapistin çalışma yaklaşımına göre değişir ve her ikisi de savunulabilir bir tercihtir. Sorun, tercihin yazılı olmamasındadır. Sözlü anlaşmalar aylar sonra taraflarca farklı hatırlanır ve bu fark güven ilişkisini doğrudan zedeler. Üstelik bu genellikle sürecin en kritik anında, taraflardan biri kendini savunmasız hissettiğinde ortaya çıkar.
- 03
Sürecin sonu için senaryo düşünülmemiş
Çift çalışmalarının bir kısmı ayrılıkla ya da bir tarafın süreçten çekilmesiyle biter. Bu olağandır. Ancak kayıt yalnızca sürecin devam edeceği varsayımıyla kurulduğunda, bu noktada ne yapılacağı belirsiz kalır. Baştan verilmiş bir karar, o anda alınacak aceleci bir karardan her zaman daha sağlamdır. Sürecin sonu duygusal olarak yüklü bir dönemdir. O anda prosedür tasarlamak kimse için iyi sonuç vermez.
Bu sorunun size bedeli
- Yanlış yere yazılmış bilgi
- Vakaların bir kısmında
- Bireysel görüşmede söylenip ortak kayda düşen ve geri alınamayan içerik.
- Cevaplanamayan kayıt talebi
- Talep başına günler
- Nasıl davranılacağı yazılı olmadığı için gecikmeli ve tedirgin verilen yanıtlar.
- Farklı hatırlanan çerçeve
- Sürecin herhangi bir anında
- Sözlü kalan gizlilik anlaşmasının taraflarca farklı yorumlanması.
- Devir edilemeyen geçmiş
- Ayrılıkla biten süreçlerde
- Bireysel çalışmaya geçişte hangi kaydın taşınacağının belirsiz kalması.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Buradaki çözüm, kayıt açılmadan önce verilmiş birkaç karara dayanır. Kayıt yapısı bu kararların üzerine kurulur. Ortak ile bireysel katmanı ayırmak, paylaşım çerçevesini yazıya dökmek ve sürecin sonu için baştan bir yol belirlemek çift çalışmasının kayıt tarafını büyük ölçüde güvenceye alır.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez
Ortak ve bireysel kaydı iki ayrı katmana bölün
Çift için bir süreç kaydı, her kişi için ayrı bir kişi kaydı açın.
Ortak seansların kaydı süreç dosyasında, bireysel görüşmelerin kaydı ise ilgili kişinin kendi kaydında tutulmalıdır. Bu ayrım yapıldığında bir talep geldiğinde ne verileceği sorusu da yanıtlanmış olur.
- Çift için bir süreç kaydı, kişiler için ayrı kayıtlar açın
- Bireysel görüşme notunu ortak kayda yazmayın
- Terapist çalışma notlarının yerini de baştan belirleyin
Ayrıntısını okuyun
Uygulamada bu, çift için bir süreç kaydı ve her iki kişi için birer kişi kaydı anlamına gelir. Ortak seansta konuşulanlar süreç kaydına yazılır. Bireysel görüşmede söylenenler kişinin kendi kaydında kalır. Terapistin kendi çalışma notları ise ayrı bir kategoridir ve bunların da nerede tutulacağına baştan karar verilmelidir. Karar ne olursa olsun tutarlı uygulanması gerekir. Bazı seansları bir yere, bazılarını başka bir yere yazmak, ayrımı fiilen ortadan kaldırır. Aylar sonra hangi notun hangi katmanda olduğunu bulmaya çalışmak, en başta hiç ayrım yapmamaktan daha zahmetlidir.
PratiVia’da: PratiVia’da danışanlar birbirine ilişkilendirilebilir ve her kayıt kendi not akışını taşır. Ortak süreç ile kişisel notlar aynı dosyada karışmadan yan yana yürütülür.
Danışan yönetimi - 2Adım 2 / 5Her yeni süreçte
Paylaşım çerçevesini ilk seansta yazıya dökün
Bireysel görüşmede söylenenin ortak seansa taşınıp taşınmayacağını ilk seansta yazın.
Bireysel görüşmelerde söylenenlerin ortak seansa taşınıp taşınmayacağı, ilk seansta konuşulmalı ve iki tarafın da onayladığı kısa bir metin olarak yazılmalıdır. Bu metin bir sayfayı geçmez ama sürecin en çok işe yarayan belgesidir.
- Bireysel görüşme içeriğinin ne olacağını ilk seansta konuşun
- Anlaşmayı bir sayfalık bir metin olarak yazıp onaylatın
- Metni her iki kişinin de kaydında saklayın
Ayrıntısını okuyun
İçeriği terapistin yaklaşımına göre değişir. Bazı terapistler bireysel görüşmede söylenen hiçbir şeyin ortak seansa taşınmayacağını taahhüt eder. Bazıları ise sır tutmayacağını baştan söyler. İkisi de meşru birer tercihtir. Kritik olan, tarafların hangi çerçevede konuştuklarını bilerek konuşmalarıdır. Bu netlik olmadan yapılan bireysel görüşmeler, sonradan güven kaybının en yaygın kaynağı hâline gelir. Metnin kısalığı da önemlidir. Okunmayan uzun bir belge, hiç olmayan bir belgeyle aynı işi görür ve iki tarafın da neyi kabul ettiğini bilmemesine yol açar.
PratiVia’da: PratiVia’da onam ve çalışma koşulları metinleri dijital olarak onaylatılabilir. Onay tarihi ve metnin hangi sürümünün kabul edildiği kayıtta durur.
Online formlar - 3Adım 3 / 5Kurulumda bir kez
Kayıt talebine nasıl yanıt verileceğini önceden kararlaştırın
Talep gelmeden karar verin: kişiye kendi kaydı, ortak kayıttan yalnız ona ait kısım.
Taraflardan biri kayıt talep ettiğinde ne verileceği, talep gelmeden önce karara bağlanmalıdır. Kişinin kendi kaydına erişimi bir haktır. Ancak ortak seans kaydı diğer kişinin verisini de içerir ve bu ayrım gözetilmelidir.
- Kayıt talebinde izlenecek yolu yazılı hâle getirin
- Ortak kayıttan yalnızca diğer kişiyi içermeyen kısımları paylaşın
- Hukuki sonuç doğurabilecek taleplerde hukuki görüş alın
Ayrıntısını okuyun
Uygulamada işleyen yaklaşım, kişiye kendi kaydını vermek ve ortak kayıttan yalnızca diğer kişiye ait bilgi içermeyen kısımları paylaşmaktır. Bu tür bir talep hukuki sonuçlar da doğurabileceği için, özellikle boşanma süreçleri gibi durumlarda hukuki görüş almak yerinde olur. Kararın baştan verilmiş olması ise büyük kolaylık sağlar: talep geldiğinde tereddüt edilmez, savunmaya geçilmez ve süreç birkaç gün beklemeden yürür. Talep eden kişi de bu netliği çoğu zaman olumlu karşılar. Belirsizlik, karşı tarafta bir şeyin saklandığı izlenimi bırakır.
PratiVia’da: PratiVia’da kayıt erişimleri ve belge paylaşımları denetim kaydına yazılır. Hangi belgenin ne zaman ve kimin talebiyle paylaşıldığı sonradan değiştirilemez biçimde gösterilebilir.
Ekip ve roller - 4Adım 4 / 5Kurulumda bir kez
Sürecin sona ermesi için baştan bir yol belirleyin
Ayrılıkta bireysel çalışmaya devam edip etmeyeceğinizi süreç başında söyleyin.
Çift çalışmasının bir tarafın çekilmesiyle ya da ayrılıkla sonuçlanması olağandır. Bu durumda süreç kaydının kapatılıp kapatılmayacağı, bireysel çalışmaya geçen kişiyle hangi geçmişin taşınacağı ve terapistin bu geçişi yapıp yapmayacağı baştan kararlaştırılmalıdır.
- Sürecin sona ermesi hâlinde izlenecek yolu ilk seansta söyleyin
- Bireysel çalışmaya devam edip etmeyeceğinizi baştan belirtin
- Kapanan süreç kaydını arşivleyin, silmeyin
Ayrıntısını okuyun
Birçok terapist, çift sürecini yürüttüğü kişilerden biriyle bireysel çalışmaya devam etmemeyi tercih eder. Bu, tarafsızlığı korumaya yönelik yerleşik bir yaklaşımdır. Böyle bir tercih varsa süreç başlarken söylenmelidir. Sonradan söylendiğinde, kişi bunu bir reddediliş olarak yaşayabilir ve bu, zaten kırılgan bir dönemde gereksiz bir zarar üretir. Baştan konuşulduğunda ise yalnızca bir çalışma kuralı olarak kalır ve kimse bunu kişisel bir tutum olarak okumaz. Kapanan sürecin kaydının silinmemesi de aynı ölçüde önemlidir. Arşive alınmış bir dosya listeden çıkar ama gerektiğinde geri çağrılabilir.
PratiVia’da: PratiVia’da danışan kayıtları silinmeden arşiv durumuna alınabilir. Kapanan süreç, geçmişi bozulmadan aktif listeden çıkar ve gerektiğinde yetkili kullanıcı tarafından yeniden görüntülenebilir.
Danışan yönetimi - 5Adım 5 / 5Yılda bir, 30 dakika
Kayıt düzenini yılda bir gözden geçirin
Yılda bir notların doğru katmanda olduğunu ve metinlerin onaylı olduğunu kontrol edin.
Yılda bir yapılacak kısa bir kontrol, uygulamanın kâğıttaki karara sadık kalıp kalmadığını gösterir. Bakılacak şey basit: bireysel görüşme notları gerçekten kişi kaydında mı duruyor, çalışma koşulları metni her süreçte onaylatılmış mı, arşivlenen kayıtlar doğru biçimde kapatılmış mı.
- Bireysel notların doğru kayıtta olup olmadığını örnekleme ile kontrol edin
- Çalışma koşulları metninin her süreçte onaylandığını doğrulayın
- Mevzuat ve etik ilke güncellemelerini düzene yansıtın
Ayrıntısını okuyun
Bu kontrolün değeri yıllar içinde ortaya çıkar. Kayıt düzeni fark edilmeden kayar. Yoğun bir dönemde bir not yanlış yere yazılır ve bu bir alışkanlık olur. Yılda bir yapılan bakış, bu kaymayı henüz birkaç kayıtla sınırlıyken yakalar. Ayrıca meslek örgütlerinin etik ilkeleri ve kişisel veri mevzuatı zaman içinde güncellenir. Kendi düzeninizi bu güncellemelere göre gözden geçirmek de aynı kontrolün parçasıdır.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında onam kayıtları ve not dağılımı listelenebilir. Hangi süreçte hangi metnin onaylandığı ve notların hangi kayda düştüğü tek ekrandan izlenir.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Tek kişilik dosya mantığıyla kurulmuş sistemler, iki kişinin aynı süreçte olduğu bir çalışmayı taşıyamaz. Ya her şeyi tek dosyaya yığar ya da bağı tamamen koparır. PratiVia kayıtları birbirine ilişkilendirerek her iki katmanı da korur.
İlişkilendirilmiş kayıtlar
Çiftin süreç kaydı ile kişilerin kendi kayıtları birbirine bağlanır. Bağ kurulur ama içerik karışmaz.
Danışan yönetimiSürümlü onam kaydı
Çalışma koşulları metni dijital olarak onaylanır, hangi sürümün ne zaman kabul edildiği kayıtta durur.
Online formlarİzlenebilir paylaşım
Kayıt talepleri ve belge paylaşımları denetim izine düşer. Ne verildiği sonradan gösterilebilir.
Ekip ve rollerArşivlenebilir süreç
Kapanan çalışma silinmeden arşive alınır. Aktif listeden çıkar, geçmiş korunur.
Danışan yönetimi
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu alanda ölçülecek şey, kayıt düzeninin kendi kurallarına sadık kalıp kalmadığıdır. Kayma yavaş ilerler ve ancak bakıldığında görülür. Aşağıdaki göstergeler bunu yılda birkaç dakikada kontrol etmenizi sağlar.
Doğru katmana yazılmış bireysel not oranı
Tamamı
Bireysel görüşme notlarının kişi kaydında yer alma oranı.
Onaylı çalışma koşulları metni oranı
Tamamı
Paylaşım çerçevesi metni onaylanmış çift süreçlerinin payı.
Kayıt talebine yanıt süresi
Birkaç iş günü
Talep tarihinden yanıt verilene kadar geçen süre.
Doğru kapatılmış süreç oranı
Tamamı
Sona eren süreçlerden arşiv kuralına uygun kapatılanların payı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Ortak ve bireysel kayıt katmanlarını tanımlayın.
İki katmanlı kayıt yapısı
2. hafta
Paylaşım çerçevesi metnini yazın ve onay akışına bağlayın.
Onaylanabilir çalışma koşulları metni
3. hafta
Kayıt talebi ve süreç sonu için izlenecek yolu yazılı hâle getirin.
Yazılı talep ve kapanış prosedürü
4. hafta
Mevcut açık süreçleri yeni yapıya taşıyın.
Yeni düzene geçmiş dosyalar
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Çift terapisinde tek dosya mı iki dosya mı tutmalıyım?
İkisi de tek başına yetmez. Doğru yapı her ikisini birlikte içerir. Ortak seansların kaydı çiftin süreç dosyasında, bireysel görüşmelerin kaydı ise ilgili kişinin kendi dosyasında tutulur. Bu ayrım yapıldığında bir kayıt talebi geldiğinde ne verileceği baştan bellidir. Tek dosya tutulduğunda bireysel içerik yanlış yere düşer. Tamamen ayrı iki dosya tutulduğunda ise ortak sürecin bütünlüğü kaybolur ve seanslar arası bağ görünmez olur.
Bireysel görüşmede söylenenleri ortak seansa taşımalı mıyım?
Bu bir çalışma yaklaşımı tercihidir ve iki uç da savunulabilir. Kimi terapist bireysel görüşmede söylenenlerin sır olarak kalacağını taahhüt eder, kimi ise sır tutmayacağını baştan bildirir. Güçlük, tarafların hangi çerçevede konuştuklarını bilmemesinden çıkar. Bu yüzden çerçeve ilk seansta konuşulmalı ve kısa bir metne bağlanmalıdır. Sözlü kalan anlaşmalar aylar sonra iki tarafça farklı hatırlanır.
Taraflardan biri kayıt isterse ne vermeliyim?
Kişinin kendi kaydına erişimi bir haktır. Ancak ortak seans kaydı diğer kişinin verisini de içerir ve bu ayrım gözetilmelidir. İşleyen yaklaşım, kişiye kendi kaydını vermek ve ortak kayıttan yalnızca diğer kişiye ait bilgi içermeyen kısımları paylaşmaktır. Boşanma gibi adli sonuç doğurabilecek durumlarda hukuki görüş almak yerinde olur. Kararın baştan yazılı olması ise talep geldiğinde tereddüt yaşanmasını önler.
Çift ayrıldıktan sonra biriyle bireysel çalışabilir miyim?
Birçok terapist tarafsızlığı korumak adına bunu tercih etmez ve bu yerleşik bir yaklaşımdır. Tercihiniz ne olursa olsun önemli olan, bunun süreç başlarken söylenmesidir. Sonradan söylendiğinde kişi bunu bir reddediliş olarak yaşayabilir ve zaten kırılgan bir dönemde gereksiz bir zarar oluşur. Baştan konuşulduğunda ise yalnızca bir çalışma kuralı olarak karşılanır ve kimse için sürpriz üretmez.
Sürece çocuk dâhil olduğunda kayıt nasıl değişir?
Çocuk sürece dâhil olduğunda üçüncü bir kişi kaydı gerekir ve bununla birlikte velayet ile erişim yetkisi sorusu da devreye girer. Ebeveynlerden hangisinin çocuğa ait bilgiye erişebileceği, ayrı yaşayan ailelerde özellikle netleştirilmelidir. Bu bilgi kayda geçirilmediğinde merkez, ailenin kendi anlaşmazlığının ortasında kalır. Çocukla yapılan görüşmelerin içeriğinin ebeveynlerle ne ölçüde paylaşılacağı da ayrıca konuşulması gereken bir başlıktır.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
